Poznámka je mezistátní dokument, jehož prostřednictvím probíhá oficiální komunikace mezi zaměstnanci. Jeho obsah je omezen na úkoly, plnění jakýchkoli úkolů atd., Tj. Pracovní záležitosti. Navzdory skutečnosti, že psaní poznámky je jednoduchá záležitost a neregulována velmi přísnými pravidly, musíte je znát. V tomto článku se budeme zabývat postupem sestavování této dokumentace, typů atd.
Funkce
Povaha servisní poznámky je informativní, což znamená, že obsahuje určitá oznámení, zprávy, pokyny atd. Problémy v ní obsažené se týkají konkrétního zaměstnance, kterému byla odeslána. Jinými slovy, poznámka je sada nástrojů pro komunikaci v rámci podniku.
Poznámka: Povinná poznámka nebyla stanovena. Jedná se o další dokument, ačkoli objednávky a pokyny mohou být vypracovány na jeho základě.
Praxe
Poznámka je považována za často používanou dokumentaci zároveň, která není zahrnuta do seznamu úředně utajovaných manažerských dokumentů. Široce používaná se stává komunikací na horizontální úrovni: to znamená, že je sestavena zaměstnancem jedné jednotky k přenosu žádosti nebo návrhu na zaměstnance jiné.
Důležité: stavy kontrolních objektů, mezi nimiž probíhá komunikace prostřednictvím poznámky, musí být rovnocenné. Jinak se dokument nepovažuje za poznámku, ale za poznámku.
Účel použití
Poznámka k práci lze použít v různých případech.
Zde je několik příkladů:
- pro zaměstnanecké bonusy;
- poslat zaměstnance na služební cestu;
- hlášení logistickému oddělení o poruše zařízení;
- koupit poznámku;
- oznámení vedoucímu bezpečnosti od vedoucího jakékoli jiné jednotky o nutnosti vstupu neoprávněných osob (nikoli zaměstnanců) do budovy společnosti s důvody;
- žádost ve formě poznámky zaslané účetnímu oddělení o alokaci materiálních zdrojů pro určité potřeby atd.
Vybrané případy pro psaní poznámek
Ačkoli je poznámka považována za interní dokument, jednou z jejích odrůd je dokument zaslaný atestační komisi. Používání rychlých poznámek pouze pro pracovní komunikaci je však stále běžnější.
Jak napsat poznámku?
Základní pravidla pro psaní poznámky jsou podobná všem ostatním. Zahrnují psaní na list formátu A4, pokyny od koho a komu jsou zasílány, osvědčení podle data a podpisu. Ale jak napsat poznámku v souladu se všemi požadavky?
- do středu (také povoleno na levé straně listu) napište odpovídající název dokumentu;
- Existují dvě možnosti, jak napsat datum - a to zcela arabskými číslicemi a uvedením měsíce slovy;
- v názvu lze k hlavnímu nadpisu přidat stručný popis obsahu dokumentu;
- Informace o odesílateli a příjemci musí být úplné: jméno, příjmení a patronymie, plné jméno pozice a oddělení (jednotky), ke které je tato pozice připojena.
Obsah servisní poznámky
Odpověď na otázku, jak napsat poznámku, zahrnuje nejen podrobnosti a atributy tohoto dokumentu, ale také jeho obsah.
Posuzovaný článek nevyžaduje uvedení podstaty problému ve velmi suchém a úředním jazyce - vyprávění je však povoleno bez ohledu na konkrétní důvod psaní.
Obsah je obvykle rozdělen do dvou částí. První z nich se nazývá preambule. Krátce se mluví o tom, co přimělo tvůrce napsat poznámku a odeslat ji konkrétnímu zaměstnanci.
Druhá část je považována za hlavní, je také větší než preambule. Tento text obsahuje prohlášení o přímé žádosti nebo návrhu. K tomu lze připojit analýzu situace, závěry a výsledky.
Form
Na otázku, jak napsat poznámku, některé společnosti jednoduše poskytují svým zaměstnancům zvláštní formulář. Je však třeba poznamenat, že se nejedná o povinné sjednocení - GOST poskytuje pouze poradenská ustanovení (týkající se písem, rozměrů a mezer) bez schváleného vzorku. Pokud však v konkrétní společnosti existuje, je nejlepší se s tím držet.
Servis a poznámky
O něco vyšší v poznámce bylo uvedeno, jak se liší oficiální a reportážní poznámky. Ale mnoho lidí je stále ochotno si je navzájem zaměňovat.
Nejčastější chyby jsou:
- poznámka pro zaměstnance od zaměstnance k šéfovi (ve skutečnosti zpráva);
- o zvýšení platu;
- o propagaci.
Poslední dva zahrnují ošetření ne na horizontální úrovni, ale svisle, což popírá definici poznámky.
Důležité: rozdělení poznámek na poznámky a a priori vysvětlující je nesprávné.
Registrace
Všechny poznámky jsou zaznamenány v registru. V závislosti na tom, jak je papírování organizováno v každé konkrétní společnosti, to může vyřešit ten, kdo papír vypracoval, nebo ten, kdo jej obdržel. V každém případě se tím snižuje skutečnost, že servisní poznámce je přiřazeno jedinečné číslo, které by mělo být uvedeno v jejím textu.
Ukázka poznámky
"Obchodní oddělení, ředitel divize informačních technologií V. A. Kutsak
Memorandum
№ 19-43/102
13. dubna 2015
O testování stavu počítače na jeho výkon
Počínaje 4. 10. 2015 v osobním počítači obchodního zaměstnance R. D. Maksimenko dochází k pravidelným selháním, a to: restartování počítače bez zadání tohoto příkazu do počítače, problémy se zapnutím / vypnutím a také blikání obrazovky. Vzhledem k popsaným požadavkům vás žádám, abyste provedli nezbytnou diagnostiku specialisty svého oddělení, abyste zjistili příčiny závad a také je úspěšně vyřešili. Navrhuji, aby výsledky zkoušek byly vydány písemně a shrnuty další kroky: oprava nebo výměna stroje.
Vedoucí oddělení L. A. Kudryavtsev "
Předpokládejme, že se ukázalo, že počítač nelze opravit. V takovém případě si vypíšeme poznámku k odepsání zařízení.
Příklad poznámky k vyřazení z provozu
"Obchodní oddělení, Ředitel logistiky Oddělení M. A. Oleinik
Memorandum
№ 21-45/104
16. dubna 2015
O vyřazování z provozu nefunkčního PC
Od 10. dubna 2015 došlo v osobním počítači obchodního zástupce R. Maximenko k pravidelným poruchám. Výsledkem diagnostiky provedené odborníky IT oddělení bylo: PC není vhodné pro další provoz. V tomto ohledu žádám o odepsání výše uvedeného zařízení pro nefunkčnost.
Vedoucí oddělení L. A. Kudryavtsev "
Kromě ní budete potřebovat další poznámku - k výměně vyřazeného zařízení.
Poznámka k výměně zařízení
"Obchodní oddělení, ředitel logistického oddělení M. A. Oleinik
Memorandum
№ 22-46/104
17. dubna 2015
O výměně poškozeného počítače
Osobní počítač specializovaného pracovníka, Maksimenko R. D., byl vyřazen z provozu a musí být vyměněn kvůli jeho nefunkčnosti (podle dok. Č. 20-44 / 103 ze dne 15. 5. 2015).Poskytněte nové zařízení, které odpovídá vyřazeným parametrům. O implementaci prosím informujte písemně. K poznámce připojuji zprávu divize informačních technologií o diagnostice a jejích výsledcích.
Vedoucí oddělení L. A. Kudryavtsev "
Na závěr
Psaní poznámky obvykle nezpůsobuje problémy. Tento mezistátní dokument je poměrně známým prostředkem komunikace mezi různými úrovněmi správy. Podmínkové bariéry mohou způsobit pouze „záměny“ mezi poznámkami a poznámkami (článek uvádí, jak se liší).
V některých společnostech probíhá kompilace poznámek výhradně podle zavedeného a schváleného modelu (v tomto případě je lepší zásobit se speciálními formuláři), v jiných je to více než zdarma.
Při sestavování tohoto dokumentu byste se měli řídit stejnými pravidly jako u jiných příspěvků - písmo a mezery podle GOST, datum a podpis platnosti noty.
Obecně je poznámka velmi výhodná sada nástrojů, kterou lze snadno zvládnout a při správném použití je dobře koordinovaná a jasná práce týmu organizací. Pomáhá udržovat holistické spojení mezi odděleními a také posiluje strukturu, kterou tvoří.
