Primární účetní záznamy. Formy primárních účetních dokladů. Primární dokumenty jsou ...

Primární dokumenty jsou hmotné objekty, ve kterých se shromažďují počáteční údaje, získávají se postupně během pozorování, vývoje, výzkumu a dalších typů lidské činnosti. V mnoha oblastech tyto dokumenty fungují jako základ pro podávání zpráv. Podívejme se dále na to, jaké formy primárních dokumentů mohou být.

Obecné informace

Primární dokumenty jsou potvrzením legální platnosti všech operací nebo akcí. Jinými slovy, dokazují, že k tomu nebo k tomu došlo. Registrace primárních dokumentů se provádí v okamžiku akce nebo operace. Prostřednictvím těchto dokumentů je stanovena odpovědnost konkrétních výkonných umělců.

Primární účetní doklady

Všechny obchodní operace prováděné podnikem musí být zaznamenány v osvobozeních. Jsou přijímány k účetnictví, pokud jsou sestaveny ve formě přítomné v odpovídajících albech sjednocených forem. Tyto časopisy jsou v souladu s PBU, schváleným nařízením Ministerstva financí č. 34. V případě potřeby mohou být do formulářů primárních účetních dokladů zahrnuty další sloupce a řádky. V takovém případě musí být zachovány všechny požadované podrobnosti stanovené regulačními předpisy. Opravy, které budou provedeny na formulářích, jsou potvrzeny příslušnými objednávkami a objednávkami. Formy primárních účetních dokladů opravujících hotovostní transakce se nemění.

Kódy

Sjednocené primární dokumenty jsou formuláře, ve kterých jsou informace zadávány v souladu s klasifikačními předpisy platnými v dané zemi. Některé kódy nemají odkazy na tyto standardy. Jsou určeny k systematizaci a zobecnění dat během zpracování pomocí počítače. Tyto operace se zaznamenávají podle kódovacího systému schváleného podnikem.

Volitelné

Sjednocené formuláře vytvořené přímo společností mohou být rovněž přijaty k účetnictví. Rovněž si musí zachovat povinné údaje stanovené pro jiné typy vzorků. Společnost sama může vytvořit seznam primárních dokumentů, které nejsou obsaženy v albech.

Povinné údaje

Primární dokumenty organizace by měly obsahovat:

• jméno;
• datum kompilace;
• název společnosti, jejímž jménem je formulář vyplněn;
• údaj o postavení osob odpovědných za provoz a jeho fixaci.

Všechny formuláře musí být potvrzeny těmi subjekty, jejichž informace jsou v nich obsaženy. Osvědčující dokumenty primárního podpisu slouží jako důkaz pravosti a právní platnosti cenných papírů.

Odpovědné osoby

Primární účetní doklady musí být vyplněny včas a správně. Tento úkol vykonávají osoby, které je ve skutečnosti skládají a schvalují. Odpovědní zaměstnanci také zajišťují včasný převod dokladů do účetního oddělení za účelem jejich následné reflexe ve výkaznictví. Úředníci jsou povinni do formulářů vkládat pouze spolehlivé informace. Seznam zaměstnanců, kteří mohou podepisovat primární dokumenty, schvaluje vedení podniku po dohodě s finančním a zúčtovacím oddělením. Dokumenty zaznamenávající obchodní transakce týkající se peněžních toků jsou přímo schvalovány ředitelem společnosti.Hlavní účetní má také právo tyto dokumenty podepisovat.

Klasifikace

Primární dokumenty jsou formuláře, které se používají v různých oblastech podniku. Všechny tyto články lze rozdělit na:

1. Organizační a administrativní. Patří sem příkazy, příkazy, plné moci, pokyny atd. Všechny umožňují provádění určitých operací.
2. Acquittal. Tato kategorie zahrnuje záruky, požadavky, faktury, akceptační doklady atd. Všechny tyto doklady jsou doklady primárního účetnictví transakcí. Data, která obsahují, se zaznamenávají do příslušných registrů.
3. Formy účetní závěrky. Tyto dokumenty se používají pro účetnictví.

Některé formy jsou současně považovány za osvobozující i tolerantní. Jedná se zejména o: výplatní listina hotovostní výdaje a tak dále.

Administrativní práce

V podniku je vyvíjen zvláštní rozvrh, v souladu s nímž jsou stanoveny podmínky a postup pro přesun primární dokumentace v rámci společnosti, jakož i její příjem v účetnictví. Po převodu cenných papírů do finančního a vypořádacího oddělení jsou zkontrolovány. Sleduje se zejména:

1. Forma dokumentu. Oprávněný zaměstnanec kontroluje správnost a úplnost plnění, přítomnost povinných údajů.
2. Aritmetická věrnost výpočtů.
3. Obsah Dokumenty by neměly obsahovat interní rozpory, jasně vidět vztah určitých ukazatelů.

Registry

Po přijetí primárních účetních dokladů jsou informace z nich zapsány do zvláštních listů. Zároveň jsou formuláře označeny, s výjimkou jejich opětovného použití. Například je nastaveno datum. Účetní rejstřík se nazývá zvláštní listy pro zadávání a organizování informací. Jsou vedeny ve zvláštních časopisech nebo knihách, na samostatných kartách a na stránkách, ve formě typogramů získaných pomocí počítačů. Registry mohou být ve formě magnetických pásek, disket, disků a dalších jednotek. Oprava obchodních operací se provádí chronologicky. Všechny akce jsou seskupeny v odpovídajících účtech.

Druhy registrů

Klasifikace se provádí z různých důvodů. Evoluce se tedy dělí na:

1. Knihy (hlavní, hotovost).
2. Karty (pro účetní materiály, dlouhodobý majetek atd.).
3. Časopisy s tištěnými nebo nepotaženými listy.

V závislosti na typu vytvářených záznamů mohou být registry:

1. Systematická (hlavní účetní kniha).
2. Chronologické (registrační knihy).
3. Kombinované (rozkazy).

Pokud jde o úroveň podrobností informací, rozlište registry:

1. Kombinované (záruka na časopis).
2. Syntetický (hlavní kniha).
3. Analytické (karty).

Důležitý bod

Informace, které jsou zapsány v primárních účetních dokladech, musí být zaznamenány prostředky zajišťujícími jejich bezpečnost po dobu stanovenou pro uložení v archivním oddělení. Informace mohou být v elektronické nebo papírové formě. V prvním případě je společnost povinna na vlastní náklady předložit kopie dokumentů na papíře. To je nezbytné k poskytování informací dalším účastníkům obchodních operací, pověřeným orgánům dohledu, státnímu zastupitelství a soudu.

Skladování papíru

Před odesláním dokumentů do archivu jsou seskupeny v chronologickém pořadí, poté jsou vyplněny a protkány. Všechny příspěvky jsou uloženy ve speciálních složkách. Při odesílání dokumentace do archivu je vyplněn odpovídající certifikát. Při ukládání registrů musí být zajištěna jejich ochrana před neoprávněným zavedením úprav. Informace obsažené v dokumentech se týkají obchodního tajemství společnosti. Osoby s přístupem k takové dokumentaci nejsou oprávněny informace zveřejňovat.Za porušení obchodního tajemství jsou odpovědní podle zákonů Ruské federace. Doba použitelnosti primární dokumentace v souladu s čl. 17 Federální zákon „o účetnictví“ je stanoven podle pravidel platných v podniku. Období by navíc nemělo být kratší než 5 let.

Úpravy

Pokud se v listech vyskytne chyba, je třeba ji opravit. Oprava je v tomto případě doložena odůvodněním a potvrzena podpisem odpovědného zaměstnance s datem. Opravy bankovních a peněžních dokladů nejsou povoleny. Zbytek formuláře pro přizpůsobení se provede pouze po dohodě s ostatními účastníky obchodních operací. Potvrzují to podpisy stejných zaměstnanců, kteří doklady ověřili. V tomto případě je uvedeno datum úpravy. Opravy, které budou opraveny, musí být přeškrtnuté. Řádek by měl být tenký, ale jasný, aby bylo vidět původní hodnotu. Ručně psané vedle ní je označeno „Opraveno věřit“. Úprava je potvrzena podpisem zaměstnance, který ji přispěl, s uvedením jeho jména a iniciál.

Obnova papíru

Právní předpisy v oblasti účetnictví nemají jasná pravidla, kterými se řídí postup při opětovném sestavování dokumentace v případě její ztráty. Některá další průmyslová nařízení také stanoví pouze retenční období. Vzhledem k tomu, že právní předpisy nestanovují, co přesně je nutné, aby společnost učinila v případě ztráty primárních dokumentů z důvodů, které nemůže ovlivnit, jsou v dopise UMNS uvedena tato doporučení:

1. Jmenuje se na příkaz komise pověřené provádět vnitřní vyšetřování příčin smrti, chybějící doklady. K jeho složení by měli být v případě potřeby přizváni zástupci státního dozoru, vyšetřovacích orgánů a bezpečnosti.
2. Přijmout opatření povolená zákonem k obnovení těch dokumentů, které podléhají aktualizaci a uložení během stanovených časových rámců. Například kopie výpisů o pohybu hotovostních účtů lze získat od společností poskytujících služby v bankovnictví, protistrany mohou požadovat faktury, úkony, smlouvy atd.

Společnost však má zdaleka vždy možnost požádat o duplikáty všech ztracených dokumentů. K tomu může například dojít, když existuje velký počet dodavatelů, kvůli absenci kupujících nebo dodavatelů na dříve známých adresách nebo kvůli ztrátě kontaktních informací. Existují tedy poměrně objektivní okolnosti, které mohou vytvářet určité překážky pro obnovení dokumentace. Zároveň má řada manažerů logickou otázku - měla by být daňová správa informována o tom, co se stalo? Podle některých odborníků není nutné inspekci oznámit. V žádném případě to nevylučuje pravděpodobnou odpovědnost. Za neexistenci primární dokumentace v legislativě poskytuje pokutu. Tento trest je stanoven zejména v čl. 120 NK.

Možné řešení problému

Daňovník, který z nějakého důvodu ztratil původní dokumentaci, může provést jeden z následujících úkonů:

1. Obnovte, pokud je to možné (alespoň částečně) papír.
2. Proveďte opravné položky pro výdaje, které nejsou zdokumentovány a odrážejí úpravy v revidované prohlášení daň ze zisku za období. Náklady necertifikované cennými papíry se nevykazují jako náklady v daňovém výkaznictví.
3. Umožněte zástupcům daňové služby stanovit částky, které mají být zaplaceny do rozpočtu při kontrole. Děje se tak na základě údajů, které má podnikatel, jakož i informací o jiných podobných podnicích. Tato možnost je stanovena v čl. 31, odst. 1, odst. 7 daňového řádu.

Odstranění papíru

Tento postup mohou provádět pouze autorizované orgány.Patří sem zejména orgány předběžného vyšetřování, vyšetřování, státní zástupci, daňové inspekce, soudy a policejní útvary. Primární dokumentace je zajištěna na základě rozhodnutí těchto orgánů přijatých v rámci zákona. Dopis Ministerstva financí č. 16/176 schválil pokyn, podle kterého se tento postup provádí. Zajištění dokumentace se provádí v případě, že daňový poplatník zakrývá nebo podceňuje příjem nebo jiné předměty podléhající zdanění. Podnik i úředník i občan mohou jednat jako porušovatel. Hlavní účetní nebo jiný odpovědný zaměstnanec společnosti je oprávněn se souhlasem a za přítomnosti zástupců orgánů provádějících odstoupení pořizovat kopie primárních dokumentů s uvedením data tohoto postupu.