Účetnictví a zlepšování skladových operací je klíčem ke kvalitní práci každého moderního podniku. Přesně, jak se upravuje práce skladu, určuje, jak racionálně společnost pracuje, jak efektivně jsou využívány výrobní zdroje. Ladění, zlepšování systému, automatizované účtování skladových operací umožňuje dosáhnout lepší ziskovosti a produktivity a výsledný produkt se zlepší.
Proč potřebujeme sklad?
Hlavním účelem skladu v jakékoli společnosti je skladování výrobních zásob - MPZ. Sklad - platforma pro různá díla: zde jsou materiály připraveny k použití jako součást výrobního procesu, jsou zasílány spotřebitelům. Moderní, efektivní organizace a technologie skladových operací pomocí nejnovějších metodik, software umožňuje minimalizovat materiálové ztráty jak během skladování, tak i při práci. To zase ovlivňuje náklady na zboží. Neopatrná registrace skladových operací však vytváří podmínky, za nichž nelze krádeži zabránit. Vedoucí společnosti, bez ohledu na to, jak si je jistý v každém ze zaměstnanců, si musí být vědom, že vždy existuje možnost nespravedlivého chování zaměstnanců vyvolaného jeho osobními vlastnostmi i vnějším tlakem.
Nedílnou součástí skladového systému je specialista na skladové operace. Závisí to na jeho kvalifikaci, pozornosti, vzdělání, zda bude sklad „stejně přesný jako hodiny“, nebo zda budou problémy pravidelně sledovány. Při výběru zaměstnanců do skladu nestačí zajistit, aby uchazeč vlastní 1C: Warehouse. Musíte zjistit, jak dobře rozumí logistice a zda chápe logiku organizace zón úložiště.
Poddruhy skladů
V závislosti na místě určení existuje několik skupin skladů. Klasický klasifikační systém:
- materiál;
- vnitřní produkce.
Druhá skupina je rozdělena do skladů:
- mezi workshopy;
- uvnitř workshopů.
Jak název napovídá, materiál je nutný k uložení materiálních rezerv podniku. Zde je vše, co společnost potřebuje pro pracovní postup bez přerušení. Upravují práci skladu materiálu, provádějí základní operace skladu tak, aby výrobní proces byl vždy opatřen materiály s rezervou. Jasnost logistiky skladu určuje úspěch společnosti, výrobních linek, schopnost podniku vyrovnat se s objednávkami a vedoucí oddělení - s úkoly.
Intra-production - to jsou druhy skladů, které existují uvnitř obchodů a mezi nimi, které jsou nezbytné pro MPZ. Obsahuje také mezioperační rezervy nezbytné k tomu, aby byly práce prováděny jasně a včas. Vedení záznamů o skladových operacích nastává při úpravě o posun zavedený ve výrobě. To znamená, že každý nový rozvrh, každý následný přesun pracovníků musí mít všechny suroviny nezbytné pro normální fungování.
Co ještě existuje?
Kromě toho vám skladové účetnictví umožňuje přidělit univerzální a specializovaná místa pro skladování MPZ.
Univerzální design, takže můžete snadno ukládat různé hodnoty na dlouhou dobu, která přichází do společnosti. Takto jsou obvykle organizovány centrální sklady. Zde uložené zásoby jsou určeny pro správu a výrobu.
Specializované jsou ty, kde jsou pouze specifické variace hodnot. Může to být kov nebo barvy, laky nebo dřevo, elektrické výrobky, mražená jídla atd.
Zařízení a účetnictví
Efektivní účtování operací skladu je možné pouze tehdy, když jsou zaznamenávané hodnoty uloženy v logickém, systematickém systému. To znamená, že musí existovat jasně navržený prostor a provozovatelé skladů mají a jsou schopni používat váhy a další měřicí přístroje. Posuzují na místě kvalitativní parametry příchozího zboží a monitorují jeho bezpečnost, měří objem vydaných položek a identifikují případné nesrovnalosti a také určují příčinu toho, co se stalo.
Objemy obdržených materiálů se berou v úvahu na základě účetní jednotky přijaté společností. Pro kontrolu polohy změřte, zvažte, kolik kusů dorazilo. V některých případech se používá tzv. Teoretický výpočet.
Účetnictví: proč je to nutné?
K čemu je program 1C: Warehouse? Proč potřebujeme mít záznamy o zásobách k dispozici podniku? Tato otázka může vyvstat mezi manažery, kteří bezpodmínečně věří v poctivost svých zaměstnanců. Přesto, bez ohledu na to, jak manažeři věřili v zaměstnance, účetnictví je povinnou součástí jakéhokoli skladu, z toho není úniku.
Účtování o skladových operacích je zaměřeno na zajištění bezpečnosti hodnot získaných v podniku. Údaje nashromážděné v účetním systému umožňují určit, zda má společnost pomalu se pohybující pozice nebo zda existuje nadbytečnost materiálů. Z práce účetního systému je zřejmé, jak velký je obrat, a to nejen obecně, ale také s ohledem na konkrétní druh materiálu. Nakonec databáze kdykoli odpoví na otázku: „Kolik položek zbývá ve skladu?“
Sklad: přijímáme pozice
Jednou z nejdůležitějších operací ve skladu je převzetí zboží. Pro kvantitativní účetnictví je obvykle nastaven automatizovaný program pro skladové účetnictví, ale kromě toho by měla být prováděna také kvalita.
Provozovatel odpovědný za přijímání pozic kontroluje počet přijatých pozic a kontroluje kvalitu každé z nich. V tomto případě musíte nejprve vyjasnit shodu z hlediska objemu, teprve poté z hlediska kvality. V některých skladech připadá na skladovatele, na osobu odpovědnou za sklad, na vedoucího av některých je odpovědnost sdílena mezi vedoucím a technickým personálem.
Pokud jsou do skladu přijaty materiály patřící do zvláštních kategorií - tzv. Odpovědné jmenování, je pro přijetí jmenována provize. Postup přijímání cenných pozic je podobný. Program účetnictví zásob musí obsahovat úplnou nomenklaturu v databázi v souladu s objednávkou schválenou pro danou akci. Stejné pořadí zavádí výběrovou komisi a jmenuje složení podle názvu. V některých společnostech odpovídá za vydání objednávky hlavní technik.
Skladové účetnictví: jak to funguje?
Takže materiály ve skladu jsou přijímány, faktury jsou kontrolovány, pozice jsou přepočítávány, kvalita každého z nich byla studována: hmatná, vonící, ochutnaná. Co bude dál? A pak začíná skutečná magie kontroly zásob - ta, která nedovoluje, aby se hodnoty, které se objevují ve společnosti, rozptylovaly po rozích, jak to krysy rádi dělají.
Jeden z hlavních asistentů vedoucího skladu a jeho prostřednictvím - vedoucí společnosti - to jsou dokumenty o skladových operacích. Odrážejí, jaké materiály dorazily do skladu, které šly, co bylo vyčerpáno a komu bylo odepsáno. Takové účetnictví by mělo být funkční, mělo by odrážet současný stav, brát v úvahu všechny odpovědné zaměstnance a způsob jejich podnikání. Přiřaďte hodnoty inventárním číslům, poté zadejte do účetních karet s uvedením počtu pozic, které se ve společnosti objevily, jejich spotřeby.
Karta jako základ všech věcí
Karta se používá k uložení všech informací týkajících se hodnoty, ke které je přiřazena. Vyplněním karet je pověřena věcně odpovědná osoba, se kterou předběžně uzavírají smlouvu o odpovědnosti. Otevírá se zvláštní registr pro karty, ze kterých je vydán konkrétní proti striktnímu přijetí.
Skladové účetnictví může být vedeno bez registrů, ale s pomocí knih vystavených předepsaným způsobem. V praxi však téměř všechny moderní společnosti přešly na automatizované účetnictví. V takovém případě je karta vedena v elektronické podobě a přístup mají pouze uživatelé, kteří mají účty v systému. Program ukládá informace o tom, kdo provedl tyto nebo jiné změny na kartě, která slouží jako analog k seznamu v registru při obdržení papírové kopie účetního dokladu.
Žádné hlášení - nikde
Účtování o skladových operacích zahrnuje denní sledování stavu zásob v podniku. Osoba odpovědná za sklad, která analyzuje počáteční dokumentaci, každý měsíc připravuje zprávu pro vedoucího podniku. Zpráva je zaslána účetnímu oddělení a zazálohována dokumentací odrážející příjem, ztrátu hodnot.
Zpráva by měla odrážet takové materiály, výrobky, množství, jejichž složení se během vykazovaného období změnilo. Na začátku každého měsíce se připravuje samostatná zpráva, která uvádí, jak velké jsou zůstatky pro různé pozice, které má podnik k dispozici. Primární dokumentace společnosti slouží jako základ pro stanovení příchodu hodnot, odjezdu. Na základě těchto údajů připravte kód a zůstatky odrážející stav společnosti na konci měsíce. Informace uvedené ve výkazech musí být podobné těm, které jsou uvedeny v účetním systému skladu a na pozičních kartách.
Zvláštní případy
V některých případech se účtování skladových operací provádí podle obecných kategorií. Například pokud má společnost výrobní linku, která umožňuje opravy strojů, lze účtování všech malých náhradních dílů považovat za nepraktické. V tomto případě můžete zadat obecnou kategorii - například „náhradní díly pro frézky“. Díky tomu je zpracování dat méně práce a času náročné. Účetnictví se provádí celkem, jednotlivá jména hodnot se v něm neobjevují.
Některé společnosti mají na skladě léky. V tomto případě je účtování skladových operací nastaveno tak, aby bylo vždy známo celkové množství, ale nikoli seznam konkrétních položek. Speciální karty by měly být likvidovány pouze na lécích, které obsahují alkohol nebo toxické látky. Podávání zpráv o léčivých přípravcích je určeno lékařům, veterinářům podniku. Osobně vytvářejí seznamy, které jsou poté zasílány účetním.
Skladování a logistika
Různé sklady provádějí různé operace: je to určeno zvláštnostmi konkrétní organizace. V souladu s tím se stanoví typy skladových operací, které společnost vyžaduje. Největším počtem skladů v naší zemi jsou nyní maloobchodní, velkoobchodní a servisní společnosti. Vzhledem k práci velkoobchodních společností můžeme rozlišit následující operace ve skladu:
- vykládání aut zboží;
- přijetí přineseného;
- pohybující se položky ve skladu;
- umístění zboží do vyhrazených sekcí;
- výběr hodnot;
- personální obsazení;
- načítání.
Obecně to lze popsat termínem „logistika“. V našem případě logistika popisuje nakládku a vykládku cenností.
A jak pracujeme?
Charakteristika nakládky a vykládky skladových operací závisí na tom, s jakým druhem nákladu musíte pracovat, s jakým druhem přepravy se má nakládat. Silný vliv na práci má úroveň mechanizace nejjednodušších procesů.Přijímání zboží kvalitou je jedním z nejdůležitějších okamžiků celého komplexu spojeného s přijímáním pozic ve skladu.
O tom, jak přesně řídit toky hmotných aktiv, se rozhoduje analýzou informací o množství a kvalitě pozic ve skladu. Praxe ukazuje, že v účetních systémech jsou data často nesprávná, neúplná, což vede k manažerským chybám a ztrátám pro společnost. Technologické operace, ke kterým dochází během logistiky zboží, jsou spojeny s neplánovanými změnami v množství a kvalitě. Náklad může být odcizen, poškozen, ztracen, existuje koncept „nadměrného poklesu“. Zaměstnanci se mohou dopustit chyby, nesprávného vyplnění šarží, nesprávného odeslání zboží. To vše vede k nedostatku, přepracování, nadměrnému objemu.
Při převzetí zboží je velmi důležité pečlivě vyhodnotit žadatele, pravidelně porovnávat hodnoty s deklarovaným seznamem. Proto by pro každou pozici měly být zpravidla vystaveny průvodní doklady. Zdokumentování každého kroku je nejúčinnějším způsobem získání přesných údajů o stavu zásob.
Data musí být aktuální!
Je však důležité nejen správně zaznamenat všechny pozice, které společnost získala. Je nutné zavést systém účetnictví pro operace ve skladu, který bude databázi průběžně aktualizovat. A na záchranu přicházejí nejmodernější technologická řešení. Jedná se o specializovaný software určený speciálně pro sklady. Typickým příkladem je produkt společnosti 1C, tzv. „Sklad“. Použití takového softwaru může minimalizovat chyby spojené se ztrátou informací a také snížit lidský faktor.
Aby data byla co možná nejpřesnější a odrážely skutečnou situaci ve skladu, musíte zavést systém řízení pohybu hodnot, který odráží všechny pohyby. Všechny kroky - od zdroje ke spotřebiteli - musí najít své místo v interní dokumentaci společnosti. Pouze taková úplná kontrola může poskytnout vysokou úroveň spolehlivosti dat použitých pro rozhodnutí managementu.
Skladujeme a odvezeme
Zboží odebrané od dodavatele ve skladu je umístěno v oblasti určené pro pravidelné skladování. Pokud zboží dorazilo do kontejnerů nebo jde o kusové zboží, může být stohováno. Výhodnou možností je instalace regálů. Hodnoty zde však nemohou navždy ležet, takže dříve nebo později nastane čas pro další operaci skladu - výběr uložené pozice. To lze provést buď jako součást balíčku, nebo jako celek.
Doporučuje se mechanizovat provoz, pokud je to možné, ale není to vždy možné a ne každý podnik má dostatek finančních prostředků na nákup potřebných strojů. Výběr se vyznačuje technikami malorozměrové mechanizace a plně mechanizovanou.
Sklady jsou mechanizovány v různé míře, na základě tohoto rozlišování: statistická dynamika ve vysokých nadmořských výškách. V prvním případě existují věšáky, podél kterých se pracovník, který vybere buňky, pohybuje. Zpravidla pracuje jako vysokozdvižný vozík: zachycuje potřebný nákladový balíček, vytáhne jej, přesune na pohyblivou platformu a doručí jej k sběrači. Pokud nepotřebujete celé balení, zaujme se potřebné místo a zbytek se vrátí do stojanu.
Ale dynamické výškové jsou ty, kde fungují automatické výtahy. Nasměrují nákladové balíčky do sběrače a vracejí je do cel. Mechanismy jsou vybaveny vidličkami, které pomáhají s výběrem požadované položky. Pokud selektor potřebuje pouze část obsahu nákladního balíčku, zbývající část se odešle do úložné buňky.
Docházíme k logickému závěru
Dokončují se skladové operace spojené s logistikou zboží, směr hodnot k kupujícímu. To se děje na místě určeném pro nakládací polohy.Aby sklad fungoval hladce, je důležité kontrolovat dva body:
- pohodlí a efektivní využití prostoru;
- dokumentace každého pracovního kroku.
Jak již bylo zmíněno, dokumentace je nejúčinnější pomocí elektronických databází. Pokud je společnost malá, není třeba instalovat speciální software, můžete si sami vytvořit jednoduchou základnu pro zaznamenávání pohybu zboží.
Pokud však jde o efektivitu využití oblastí, které má společnost k dispozici, řídí se požadavky:
- každý centimetr čtvereční by měl být prospěšný;
- uličky by měly být široké;
- potřeba centrálních chodníků;
- místa přijetí jsou organizována tam, kde zboží dorazí;
- přepravní oblasti jsou vybaveny, odkud jsou položky odeslány;
- pracovní místa by měla být bezpečná;
- nákladní toky musí být rozloženy tak, aby nedocházelo k nadcházejícímu pohybu.
Inventář
Pravděpodobně jde o takovou operaci ve skladu, což je nejhorší pro lineární zaměstnance i manažery. Je to docela složité, protože vyžaduje velké množství práce a často také vyvolává konfliktní situace. Pokud se vám podaří bezchybně nastavit pracovní postup, můžete se jim vyhnout. Ve skutečnosti moderního podnikání je však velmi obtížné.
Inventář zahrnuje studium volných reziduí, jejich hodnocení, identifikaci místa. Akce má několik hlavních fází. Pravděpodobnost chyby můžete minimalizovat, pokud se na začátku inventáře zcela zbavíte rezerv společnosti.
Inventář má následující posloupnost:
- tvoří prázdnou rezervu;
- Vytvořte plánovaný prázdný nákup
- přidat do rezervy všechny pozice dostupné ve volném zůstatku;
- nezapočtené hodnoty jsou zahrnuty do plánovaného nákupu;
- zboží ve volné rezervaci se považuje za chybějící a je zařazeno do zvláštního seznamu.
Výsledek této sekvence dává:
- volný prázdný zůstatek;
- kladná rezerva, včetně všech odpovídajících pozic;
- seznamy chybějících hodnot;
- Plánované zadávání veřejných zakázek, včetně všeho, co se ukázalo, je mimo účet.
V důsledku soupisu jsou chybějící hodnoty obvykle odepsány, kladná rezerva se změní na volný zůstatek. Nakonec se nakoupí plánovaný nákup.
Shrnout
Účtování o skladových operacích v jakékoli moderní společnosti, která chce uspět a vyhnout se ztrátám, by mělo být založeno na specifikách společnosti, jejím rozsahu a vlastnostech zboží, s nimiž je nutné interagovat. Je důležité zdokumentovat všechny pracovní procesy ve skladu, aby se zabránilo nepříjemným konfliktním situacím.
Přesné a správné účtování skladových operací umožňuje zaměstnancům i vedoucím společnosti rychlý přístup k informacím o současném stavu ve společnosti. Na základě těchto údajů může management učinit správná rozhodnutí o správě. Dobře vyladěné účetní schéma pomáhá nejen odstranit chybu při sledování práce společnosti, ale také minimalizovat ztráty, zefektivnit práci organizace a také eliminovat pravděpodobnost krádeže a nepoctivosti.