Archivpapiere: Recht, Unterricht

In allen Organisationen wird die Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, danach muss sie in das Stadt- oder Staatsarchiv übertragen werden. Die Übermittlung von amtlichen Papieren zur Aufbewahrung weist bestimmte Merkmale auf, die in verschiedenen Landesteilen unterschiedlich sein können.

Papierkram ist der Arbeitsbereich, der sowohl für den Dokumentationsprozess als auch für die Ausführung der amtlichen Papiere verantwortlich ist.

Die archivarische Büroarbeit ist eine besondere Tätigkeit staatlicher Strukturen, Organisationen und Bürger bei der Buchführung, Lagerung und Verwendung von Archivpapieren.

Arten von Dokumenten

Archiv- und Papierarbeiten enthalten viele Begriffe zur Bezeichnung von Papieren verschiedener Art. Dokumente sind:

• Fein (enthalten Daten in Form eines Bildes jeglicher Art).
• Fotodokument (erstellt mit Hilfe von Fotografie oder Ikonografie. Ein solches Dokument enthält normalerweise Bilder verschiedener Kunstobjekte).
• Grafik (sie verwenden Linien, Helldunkel und Striche).
• Ein phonographisches Dokument (ein Träger mit Tondaten, der von einem beliebigen Tonaufzeichnungssystem installiert wird).
• Audiovisuell (enthält Bilder und Töne).
• Filmdokument (häufiger handelt es sich um ein audiovisuelles oder bildliches Dokument, das mit der Kinematografiemethode erstellt wird).
• Ein schriftliches Dokument (dies sind Daten, die mit jeder Art von Brief identifiziert werden können).
• Text (enthält alle Sprachdaten, die eine Tonaufnahme verwenden).
• Maschinentext (Aufzeichnung ist in die Entwicklung auf eine der möglichen Arten involviert, aufgrund derer Informationen unter Verwendung eines elektronischen Computers verarbeitet werden).
• Belova (die endgültige Form des Dokuments, die von Hand oder mit technischen Mitteln ohne Korrekturen und Fehler kopiert wurde).
• Handschriftlich (Zeichen in einem solchen Dokument werden nur von Hand angebracht).
• Videogramm (Bild mit Informationen auf dem Bildschirm).
• Maschinengeschriebenes Dokument: beinhaltet Zeichen des Briefes, die mit allen technischen Mitteln angebracht werden.
• Entwurf eines Dokuments - spiegelt die Aktivitäten des Autors mit allen Flecken und Korrekturen wider.

Standards

Gemäß russischem Recht ist das Verfahren für die Übermittlung von amtlichen Dokumenten an das Archiv in GOST R 7.0.8-2013 geregelt. 12 Monate nach Abschluss der Unterlagen werden die Unterlagen unter Beachtung aller Regeln und Anforderungen zwingend ins Archiv übertragen. Die Vorbereitung für den Transfer kann vom Produktionspersonal selbst oder von einem Drittunternehmen durchgeführt werden.

GOST 2013 Archivierung und Papierkram enthält Definitionen der wichtigsten Begriffe, die in diesem Bereich verwendet werden. In dem Dokument sehen Sie sowohl die allgemeinsten Begriffe - ein Formular oder ein Inventar - als auch hoch spezialisierte Begriffe, beispielsweise die Leiste für Zugriffsbeschränkungen.

Darüber hinaus enthält das GOST für Büroverwaltung und Archivierung eine Definition (Interpretation) von Begriffen, die sich auf den Bereich der Arbeitsorganisation mit Dokumenten, Dokumentation und anderen Büroprozessen beziehen.

Vorbereitungsstufen

Schrittweise Vorbereitung der Materialien für den Transfer ins Archiv:

• Stellen Sie sicher, dass der Papierkram alle Anforderungen dieses Archivs erfüllt.
• Broschürendokumentation durchführen;
• nummerieren Sie alle Blätter;
• einen Fallzertifizierer zu entwickeln;
• Deckblattdetails angeben;
• Entwicklung einer internen Akte;
• Inventar erstellen.

Wenn die Übertragung von Papieren, die weniger als 10 Jahre gelagert werden sollen, zu erwarten ist, ist das Fehlen von Broschüren, Systematisierungen, Nummerierungen und Zertifizierungselementen zulässig.Hierbei ist es zunächst erforderlich, sich auf die Anforderungen eines bestimmten Archivs zu konzentrieren, da die Standards verschiedener Institutionen eine oder alle der oben genannten Fragen enthalten können.

Das Gesetz über Archivangelegenheiten und Aufzeichnungen listet die wichtigsten Begriffe und ihre Definitionen in diesem Bereich auf. Nachfolgend betrachten wir einige davon.

Aufzeichnungen und Archivierung: Begriffe und Definitionen

1. Dokumentation - Informationen in irgendeiner Form in Übereinstimmung mit den gegebenen Regeln festlegen.
2. Unified Documentation System (DCL) - Ein System, das Informationen enthält, die für die Verwaltung in einem bestimmten Arbeitsbereich erforderlich sind.
3. Dokumentationsregeln - Eine Liste von Regeln und Vorschriften für das Arbeiten mit Dokumenten.
4. Das Unified Document Form (UFD) - viele Details, die in einer bestimmten Reihenfolge auf verschiedenen Datenträgern abgelegt sind, um Probleme im Tätigkeitsbereich zu lösen.
5. Dokumentationssystem - viele Papiere, die in Art, Art und Zweck sowie den Anforderungen an ihre Erstellung einheitlich sind.
6. Name des Dokuments - der spezifische Name des Dokuments im Brief.
7. Organisations- und Verwaltungsdokument - enthält die Lösung verschiedener organisatorischer und administrativer Aufgaben, Fragen des Managements, der Regulierung der Arbeit von Produktionsabteilungen, Organisationen sowie staatlicher Strukturen und Behörden.
8. Requisiten - eines der erforderlichen Elemente des offiziellen Dokuments. Requisiten bestehen meist aus variablen und konstanten Teilen.
9. Formular - eine Papierprobe. Es kennzeichnet den Anwendungsbereich, Fragen zum Aufbau und die wesentlichen Details.
10. Das Formular besteht aus einer Reihe von Details, anhand derer der Autor eines offiziellen Dokuments identifiziert werden kann.
11. Das standardisierte Berichtsblatt ist eine Liste der zugelassenen UVDs.
12. Registrierung - Eingabe aller notwendigen Elemente in ein Dokument, die durch die Anforderungen der Büroarbeit festgelegt werden.
13. Das Leistungsfeld einer einheitlichen Form - die UVD-Zone - ist in den technischen Bestandteilen des Speichers festgelegt und dient zum Aufbringen von Spezialbildern.

Dies sind die Grundbegriffe und Definitionen des bestehenden staatlichen Standards für Archivierung und Papierkram.

Arten von Details

Separat lohnt es sich, auf die Details zu verzichten, die bei der Erstellung offizieller Dokumente verwendet werden:

1. Unterschrift - ein schriftliches Zeichen einer befugten Person.
2. Genehmigungsstempel - drückt eine positive Bewertung der Organisation oder einer Person aus, die nicht der Autor von offiziellen Dokumenten ist.
3. Datum - gibt den Tag an, an dem das Papier erstellt wurde, sowie den Zeitpunkt, an dem es angenommen, genehmigt oder veröffentlicht wurde.
4. Limitstempel - Ein Zeichen, das darauf hinweist, dass einer bestimmten, begrenzten Anzahl von Personen Informationen zur Verfügung stehen.
5. Titel - fasst das Wesentliche des Dokuments zusammen.
6. Der Stempel der Genehmigung - spricht über die Normativität und Rechtmäßigkeit der in dem Dokument enthaltenen Informationen.
7. Visa - drückt die Zustimmung oder Ablehnung der befugten Person mit den in dem Dokument genannten Informationen aus.
8. Text - Daten, die mit einem beliebigen Buchstaben- oder Tonaufzeichnungssystem aufgezeichnet wurden. Enthält den Hauptteil der Sprachinformationen des Dokuments.

Bedienungsanleitung

Regeln, Listen, Anweisungen für die Archivierung und andere behördliche Dokumente tragen zur Umsetzung des Grundgesetzes bei. Für den Betrieb von Archivstrukturen, die im Jahr 2002 erstellt wurden, gelten grundlegende Anforderungen.

Es ist erwähnenswert, dass solche Regeln nicht beim Justizministerium der Russischen Föderation registriert wurden. Insoweit gelten weiterhin die "Grundregeln der Abteilungsarchive" von 1986.

Das Vorhandensein dieser Anforderungen im Bereich Papierkram und Archivierung beruht auf dem Erfordernis einer einheitlichen Abrechnung, Verwendung, Vervollständigung und Speicherung von Dokumenten in Archiven bei der Organisation all dieser Prozesse. Der Schwerpunkt der Anforderungen liegt auf der Nomenklatur.

Der Algorithmus der Aktionen lautet also wie folgt:

• eine Prüfung des Wertes von Wertpapieren organisieren;
• Dokumente für den Versand an das Archiv vorbereiten;
• ein Geschäft zu gründen;
• ein Verfahren für die Zuteilung von zu vernichtenden Dokumenten ausarbeiten;
• Schicken Sie den Fall an das Archiv.

Es ist anzumerken, dass diese Anforderungen nicht für die Dokumentation gelten, deren Arbeit nicht durch das Gesetz der Russischen Föderation vom 21. Juli 1993 „Über das Staatsgeheimnis“ geregelt ist.

Organisation

Die archivierte Speicherung von Dokumenten und Unterlagen hilft dabei, die Arbeit mit Dokumenten klar zu steuern und gleichzeitig deren Sicherheit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Es gibt bestimmte Arten von Dokumenten, die einen bestimmten Begriff und sogar eine Speichermethode haben.

Bei der Organisation der Archivarbeiten übermitteln die staatlichen Abteilungen und Organe die amtlichen Dokumente unweigerlich an die Archivfonds der Russischen Föderation (AF RF). Kommerzielle Strukturen haben wiederum eine größere Auswahl an Methoden zum Speichern von Dokumentation.

Jede Gruppe amtlicher Papiere hat ihre eigene spezifische Aufbewahrungsdauer, die im Einklang mit dem Rechtsrahmen der Russischen Föderation geregelt ist. Es wird auch ein Inventar erstellt, in dem das Datum der Beschlagnahme von Dokumenten im Archiv mit dem Ablaufdatum der Aufbewahrung und einem Verweis auf die einschlägige gesetzliche Bestimmung vermerkt ist.

Anforderungen an den Ort der Aufbewahrung von Dokumenten

Innerhalb des Unternehmens ist die Archivierung von Dokumenten in Spezialgebäuden oder in separaten, isolierten Räumen organisiert. Gleichzeitig sind übermäßige Erwärmung und hohe Luftfeuchtigkeit im Raum strengstens untersagt. Dies sind die wichtigsten Kriterien für die Speicherung von Archivdokumenten. Gleichzeitig benötigen verschiedene Datenträger einen eigenen Modus. Nämlich:

1. Papiere: 18-20 ° C, Luftfeuchtigkeit - 52-57%.
2. Filme: Schwarz und Weiß - 16 ° C, Farbe - 3-6 ° C. Die Luftfeuchtigkeit beträgt 41–44%.
3. Magnetbänder und -platten: 16-19 ° C, Luftfeuchtigkeit - 52-64%.

Es ist unmöglich, Dokumente in der Nähe von Lagern mit Lebensmitteln und Chemikalien sowie Schnellimbissplätzen und Kantinen zu arrangieren. Außerdem sollte ein separater Raum für die Entgegennahme von Papieren vorhanden sein, in dem die Akklimatisierung der Dokumentation stattfindet. Manchmal werden diese Räume für die kurzfristige Lagerung verschiedener Speichermedien verwendet.

Der Raum sollte die notwendigen Katalogregale, Regale und Archivmappen sowie Spezialboxen enthalten. Besonders notwendige und wirtschaftlich wertvolle Dokumente werden in Metallschränken mit Sicherheitsschlössern aufbewahrt. Neben den Grundvoraussetzungen gibt es weitere, nicht weniger wichtige Voraussetzungen:

1. Sicherheit Archivräume müssen schwer entflammbar, vor Überflutung geschützt sein, es gibt einen Notausgang. Der Abstand der Dokumente von der Wärmequelle (einschließlich der Fenster) beträgt mindestens 0,6 m. Es ist strengstens verboten, Papier in die Nähe zu legen.
2. Verwendung von Rohrleitungen, die nur mit Schutzausrüstung isoliert sind.
3. Verdeckte versiegelte Steckdosen und elektrische Verkabelung.
4. Striktes Betriebsverbot für alle Heizgeräte. Lebensmittel und andere Gegenstände, die nicht mit der Aufbewahrung von Unterlagen zusammenhängen, sind ebenfalls nicht gestattet.
5. Bei Vorhandensein muss es sich um mobile oder stationäre Metallgestelle handeln. Papiere darauf werden am besten in Schachteln oder Bündeln gelegt. Gleichzeitig beträgt der Abstand im Hauptgang mindestens 1,3 m und zwischen den Regalen - 0,7 m. Der Abstand von der unteren Schublade - mindestens 0,1 m und vom Regal zur Wand - nicht mehr als 0,5 m.

Auch eine Aufbewahrungspflicht: Der Standort der Schränke ist senkrecht zu den Wänden, Fenstern und Batterien.

Im Archivpapierlagergebäude ist künstliches und natürliches Licht zulässig. Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass kein direktes Sonnenlicht in die Dokumentation gelangt. Bei Verwendung von Glühlampen muss jeweils eine Schutzabdeckung aufgesetzt werden. Fluoreszierende Geräte sollten mit einem kleinen UV-Spektrum ausgewählt werden.

Lagerzeit

Für die Archivierung von amtlichen Dokumenten wird eine spezielle Methode zur Systematisierung der Dokumentation in der Produktion angewendet. Es hilft, die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Ziel ist es, den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.

Nach Ablauf der festgelegten Zeit für die Aufbewahrung der Wertpapiere im Archiv vernichtet die verantwortliche Person die amtlichen Papiere und erstellt anschließend eine Liquidationshandlung.

Darüber hinaus gibt es Dokumente mit unbegrenzter Speicherdauer. Für sie wird ein Förderungsverfahren durchgeführt. Hierbei handelt es sich um eine Aufgabenteilung in Archivarbei- tungen für verschiedene Fonds und Sammlungen.

Zulassungsdokumente

Die Gesetzgebung im Bereich der Archivarbeit enthält viele methodische Empfehlungen und regulatorische Rechtsakte. Dies ist ein komplexer, aber logisch korrekter Regulierungsmechanismus.

Hauptpfeiler der Regelung der Beziehungen ist das Gesetz vom 22. Oktober 2004 Nr. 125 über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation. Auf ihrer Grundlage wurden auf der Ebene der Teilstaaten der Russischen Föderation Gesetze über die Regeln für die Arbeit mit Dokumenten sowie über Listen von Papieren mit Aufbewahrungsfristen erlassen. Es enthält auch andere behördliche Dokumente zur Archivverwaltung, die mit den Archiveinheiten vereinbart wurden.

Diese Gesetze und Verordnungen tragen zur Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen bei. Obligatorisch für Organisationen und Institutionen aller Eigentumsformen.

GOST für Archivierung und Papierkram gilt für die Dokumentation von staatlichem, kommunalem und privatem Eigentum. Er identifizierte die Haupttypen der Dokumentation, die in den staatlichen Speicher übertragen und in den Archivfonds der Russischen Föderation aufgenommen werden. Die Aufnahme von Dokumenten, die sich in Privatbesitz befinden, erfolgt in Übereinstimmung mit dem Gesetz.

Auch der Zeitpunkt für die Übergabe der amtlichen Unterlagen an die Stadt- und Landesarchive ist genau festgelegt. Dies gilt für kommunale und staatliche sowie nichtstaatliche Unternehmen, die eine Vereinbarung über die dauerhafte Speicherung abschließen.

Staatliche und kommunale Archive erstellen Organisationslisten und übermitteln diese Papiere (Kommissionierlisten) zur Aufbewahrung und weiteren Übermittlung an den Archivfonds der Russischen Föderation. Die Aufnahme nichtstaatlicher Unternehmen in solche Listen erfolgt auf deren Wunsch und in Übereinstimmung mit der bestehenden Vereinbarung. Darüber hinaus kann das Archiv Besetzungslisten für Organisationen verwalten, mit denen nur eine Zusammenarbeit geplant ist.

Was passiert mit Archivierungsdokumenten, wenn eine Organisation heruntergefahren wird?

Bei Liquidation, Umstrukturierung oder Insolvenz eines Unternehmens werden sämtliche Archivdokumente an die rechtlich berechtigten Nachfolger, an den Gründer, das Staats- oder Gemeindearchiv, weitergegeben.

Durch die Privatisierung von kommunalen oder staatlichen Organisationen können Sie alle Papiere in ihrem Archiv belassen, die aufgrund ihrer Aktivitäten ausgestellt wurden (z. B. Personalbestellungen).

Zugriffsreihenfolge und -beschränkungen

Sie sind auch gesetzlich geregelt. Einschränkungen betreffen die Priorität des Zugriffs auf Dokumente, die staatliche (oder staatlich geschützte) Geheimnisse oder Informationen über persönliche oder familiäre Geheimnisse enthalten (in diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsdauer 75 Jahre ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments).

Es ist zu beachten, dass Archive juristische Personen (Kopien oder Urkunden von Archivdokumenten) innerhalb der hierfür gesetzlich festgelegten Fristen unentgeltlich aushändigen müssen. Solche Dokumente sind für Sozialschutz, Renten, Leistungen und Entschädigungen erforderlich.

Archivierte Dokumente, die als Beweismittel beschlagnahmt wurden (gemäß den Gesetzen der Russischen Föderation), müssen zurückgegeben werden.

Die Nichtbeachtung der Vorschriften, ein Verstoß gegen die Gesetzgebung der Russischen Föderation in Archivangelegenheiten führt zu administrativer, strafrechtlicher und rechtlicher Haftung.