Persönliche Dokumente sind Dokumente, die von staatlichen Behörden ausgestellt wurden und biografische Informationen zur Identifizierung des Eigentümers enthalten. Sie sind erforderlich, wenn Sie Transaktionen mit Immobilien tätigen, Kredite aufnehmen oder Tickets kaufen. Sowie die Registrierung von Arbeitsbeziehungen.
Dokumentklassifizierung
Zur Klassifizierung von Dokumenten nach dem Prinzip der Herkunft und Ähnlichkeit.
Nach Herkunft gibt es Arten von Dokumenten:
- privat
- offiziell.
Ein Dokument privaten Ursprungs ist ein Medium aus Papier, das von einem Einzelnen in seinem persönlichen Leben geschaffen wurde und nicht mit seinem Arbeitsbereich oder seinen öffentlichen Pflichten zusammenhängt. Zu diesen Dokumenten gehören Briefe, Erinnerungen privater Art, Tagebücher und Fotoalben.
Ein offizielles Dokument ist eine Informationsquelle, die von einer juristischen Person, einem einzelnen Unternehmer, erstellt wurde, um seine gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen und sich auf den Sozial- und Arbeitsbereich auszuwirken.
Arten von Dokumenten
Zu den offiziellen unterscheiden diese Arten von persönlichen Dokumenten:
- Personalausweise;
- Bestätigung der Spezialität, Ausbildung, Qualifikation;
- Bestätigung des Dienstalters;
- persönlich.
Es ist unmöglich, eine Stelle zu finden, wenn die oben genannten Dokumente nicht dem Personaldienst zur Verfügung gestellt werden. Diese Verpflichtung eines Arbeitnehmers ist in Artikel 65 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation geregelt. Das Hauptdokument zum Nachweis der Identität einer Person ist ein Reisepass.
Aber neben dem Reisepass gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die bei Bedarf den Personalausweis ersetzen können. Dies ist eine Bescheinigung eines Seemanns, eines Militärs, eines Militärausweises, einer Aufenthaltserlaubnis, einer Geburtsurkunde, eines ausländischen Passes usw.
Dokumente für die Beschäftigung
Eine Anstellung wird abgelehnt, wenn die Stelle berufliche Qualifikationen vorsieht und der Bewerber keinen Ausbildungsnachweis besitzt. Für medizinisches Personal ist dies neben einem Diplom eines medizinischen Instituts und einem Praktikum auch eine Bescheinigung über die Fortbildung und eine Bescheinigung über das Recht, medizinische Dienstleistungen in einem bestimmten Fachgebiet zu erbringen.
Zu den persönlichen Unterlagen zählen Beschwerden, Beschwerden, schriftliche Ansprüche und Erläuterungen.
Persönliche Akte
Die Liste der Nomenklaturangelegenheiten wird vom Leiter der Organisation genehmigt. Eine Personalakte ist für Unternehmen nicht zwingend erforderlich. Eine Ausnahme für Regierungsorganisationen, bei denen sie an alle ausgegeben werden. Der Arbeitgeber entscheidet selbständig, ob er erstellt oder nicht. Konkrete Vorteile: Persönliche Daten liefern schnelle, zeitnahe und vollständige Informationen über jeden Mitarbeiter. Im Falle von Inspektionen durch die Inspektionsbehörden, bei denen zahlreiche Dokumente von Mitarbeitern dringend benötigt werden, vereinfacht die Durchführung solcher Fälle das Verfahren erheblich. Alle erforderlichen Dokumente zum Erstellen von Ordnern werden vom Mitarbeiter selbst bereitgestellt. Manchmal sammelt der Arbeitgeber jedoch unabhängig Informationen, um den neu eingestellten Mitarbeiter zu überprüfen, z. B. Merkmale und Empfehlungen.
Während der Arbeitszeit ist der Mitarbeiter in den Arbeitsprozess involviert: Es ist möglich, ihn in andere Abteilungen oder auf andere Positionen zu verlagern und Disziplinarstrafen oder Auszeichnungen zu verhängen. All dies wird von der Veröffentlichung von Personaldokumenten begleitet, die die Personalakte des Mitarbeiters ergänzen. Sie endet nach Beendigung der Arbeitsverhältnisse mit dem Arbeitnehmer. Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten von Arbeitnehmern, die vor dem 01.01.2003 entlassen wurden, beträgt 75 Jahre und für Arbeitnehmer, die nach dem 01.01.2003 entlassen wurden, 50 Jahre. Fälle von Führungskräften der Organisation, Vertretern aller Ebenen, Mitarbeitern mit Auszeichnungen und Titeln werden auf unbestimmte Zeit gespeichert.
Regulierungsstruktur von Dokumenten
Es gibt kein Gesetz, das die Zusammensetzung persönlicher Akten regelt. Die Arbeitgeber legen die Liste der Dokumente unabhängig von den Besonderheiten der Organisation fest. Eingehende Dokumente sind in mehrere Kategorien unterteilt.
Es gibt persönliche Dokumente, die beim Abschluss eines Arbeitsvertrages benötigt wurden. Auf deren Grundlage wird ein Arbeitsvertrag ausgefüllt, Informationen in das 1C-Programm eingegeben. Ohne Arbeitsvertrag, Reisepass, Arbeitsakte, TIN, SNILS geht es nicht.
Bewirbt sich der Kandidat für eine Stelle, die eine Berufsausbildung erfordert, dann ein Diplom. Wenn ein Kandidat für den Militärdienst haftet, dann eine Militärkarte. Für einige Kategorien von Arbeitnehmern ist ein ärztliches Attest auf der Grundlage der Ergebnisse einer ärztlichen Untersuchung obligatorisch.
Die nächste Kategorie sind die Dokumente, die während der Arbeit in der Organisation erstellt wurden. Dies beinhaltet Kopien von Überweisungsaufträgen, eine Zwangsvollstreckung.
Und die letzte Kategorie sind die Dokumente, die bei Beendigung des Arbeitsvertrags erstellt wurden. Je nach Kündigungsgrund handelt es sich um ein Kündigungsschreiben, eine Kündigungserklärung, eine Kopie der Sterbeurkunde und eine Kopie des Kündigungsbeschlusses.
Workflow
Die auf Anordnung des für die Aufrechterhaltung des Arbeitsablaufs zuständigen Generaldirektors bestellten Mitarbeiter sind persönlich für die Sicherheit der Unterlagen verantwortlich. Wenn sich die Informationen zum Mitarbeiter ändern, wird die Personalakte ergänzt, das alte Dokument kann jedoch nicht entfernt werden. Ordner mit Hüllen sollten in einem speziellen Metallschrank oder Tresor aufbewahrt werden. Das Speichern persönlicher Dokumente von Mitarbeitern nach Erreichen der Bearbeitungsziele ist verboten. Sobald das Ziel, für das die Dokumente angefordert wurden, erreicht wurde, sollten sie aus dem Fall ausgeschlossen und unter Unterschrift an den Eigentümer zurückgesandt werden. Wenn keine Rückgabemöglichkeit besteht, werden sie von einer eigens dafür bestimmten Kommission vernichtet.