Was ist ein Antwortschreiben und wie kann es verfasst werden?

In der Geschäftskorrespondenz hat jedes Dokument eine eigene Bedeutung und kann auf die eine oder andere Weise die Beziehung zwischen Partnern beeinflussen. Unter der Vielzahl solcher Dokumente nimmt das Antwortschreiben einen besonderen Platz ein.

Klassifizierung von Geschäftspapieren

In den Beziehungen zwischen den Parteien werden die meisten Probleme schriftlich gelöst. Und wie Sie wissen, haben mündliche Vereinbarungen laut Gesetz keine Gültigkeit. Daher bei jedem Unternehmen, Geschäftskorrespondenz. Es ist ein allgemein anerkanntes Mittel zum Informationsaustausch aufgrund offizieller Kontakte zwischen verschiedenen Organisationen und Unternehmen.

Alle Geschäftsbriefe sind in zwei Kategorien unterteilt:

1. Diejenigen, die eine verbindliche Antwort erfordern.
2. Diejenigen, die eine solche Reaktion nicht brauchen.

Das Antwortschreiben gehört zur zweiten Kategorie. Es handelt sich um eine der kommerziellen Arten von Dokumenten, zusammen mit einem Anforderungsschreiben, Informationen, Warnungen, Angeboten, Erinnerungen oder Präsentationen. Solche Sicherheiten werden normalerweise zum Zeitpunkt des Abschlusses und der weiteren Unterstützung verschiedener Vereinbarungen und anderer Vereinbarungen zwischen den Parteien verwendet. Das Antwortschreiben verlangt im Gegensatz zu den anderen nichts und bietet nichts an. Es enthält nur Informationen, die zuvor von der anderen Partei angefordert wurden.

Anwendungsbestätigung

In verschiedenen Fällen wird ein Antwortschreiben erstellt. Dies kann eine Reaktion auf eine bestimmte Beschwerde, Forderung oder Aufforderung sein. Darüber hinaus kann es sowohl positiv als auch negativ sein. Im zweiten Fall enthält das Dokument bereits eine Art Ablehnungsschreiben. Es ist jedoch notwendig, die Gründe, die zu einer solchen Entscheidung geführt haben, ausführlich zu erläutern. Zum Beispiel können wir den Fall betrachten, dass das Unternehmen einen offiziellen schriftlichen Auftrag zur Herstellung eines bestimmten Produkttyps für einen bestimmten Zeitraum erhalten hat. Wenn eine solche Zusammenarbeit für das Unternehmen wünschenswert ist, muss sofort reagiert werden. Die Antwort ist willkürlich. Es kann mit den Worten beginnen: "Wir werden vervollständigen" oder "Wir werden produzieren". In einem Zeitraum ist es besser, das Versanddatum anzugeben, wobei die Zeit zu berücksichtigen ist, die erforderlich ist, um die Waren zu produzieren und in das Lager zu überführen. Darüber hinaus müssen Zahlungsbedingungen festgelegt werden, da der Kunde mit mehreren Schritten rechnen kann. Darüber hinaus müssen Sie nur den Gesamtbetrag berechnen und Ihre Daten angeben, für die der Kunde Überweisungen tätigt. Ein solches Dokument wird normalerweise vom Direktor und Hauptbuchhalter unterschrieben, und ganz am Ende werden die Koordinaten des direkten Testamentsvollstreckers angegeben.

Korrespondenz mit Einzelpersonen

Einige Unternehmen haben aufgrund ihrer Tätigkeit direkten Kontakt zu Einzelpersonen. Dies kann eine Organisation sein, die im Dienstleistungssektor tätig ist, oder ein Unternehmen, das Konsumgüter herstellt. Informationen sehr unterschiedlicher Art, sowohl positive als auch negative, können von Bürgern an die Adresse eines solchen Unternehmens gelangen. Es bedarf jedoch einer angemessenen Antwort und einer verbindlichen Antwort. In solchen Fällen können Sie sich nicht auf ein persönliches Gespräch oder einen Anruf beschränken. Ein Bürger muss in allen Fragen, die ihn interessieren, umfassend geklärt werden. Dies sollte eine ausführliche Antwort auf den Brief sein.

Ein Muster eines solchen Dokuments muss bestimmte Anforderungen erfüllen:

1. Für jede geschäftliche Korrespondenz ist es besser, das offizielle Formular zu verwenden.
2. Es ist notwendig, die Besonderheiten der Erstellung solcher Dokumente zu berücksichtigen.Die Hauptsache ist, dass sie nach der bekannten Regel der Parallelität geschrieben werden, dh dass sie den gleichen Wortschatz und die gleichen sprachlichen Wendungen enthalten, die vom Autor-Initiator verwendet wurden. Dies maximiert das gegenseitige Verständnis.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Link zum Anforderungsschreiben erstellen, und geben Sie dessen Nummer und Datum an.
4. Es ist besser, den Text mit dem Satz zu beginnen: "Zu Ihrer Briefnummer ...", "Als Antwort auf Ihre Anfrage ..." oder "Wir informieren Sie ...".

Das Folgende ist eine Darstellung des Sachverhalts und eine endgültige Entscheidung wird getroffen.

Streng formal

Wenn Sie den offiziellen Brief beantworten möchten, müssen Sie dies korrekt tun. Es muss daran erinnert werden, dass ein solcher Appell sicherlich höflich und korrekt sein muss. Vergessen Sie auch nicht die Alphabetisierung. Es ist lächerlich, offensichtliche Fehler in den Informationen einer seriösen Organisation zu sehen.

Die Adresse wird von Anfang an in der rechten oberen Ecke gedruckt. Es ist eine genaue Kopie dessen, was auf dem Umschlag angegeben ist. Die Antwort wird immer auf eine Anfrage gegeben, daher müssen im Registrierungsstempel oben links die ursprünglichen Details (Nummer und Datum der Abreise) vermerkt werden. Dann kommt eine kurze Aufforderung an den Adressaten (Sie können einfach den Nachnamen ohne Initialen angeben). Der Text sollte ausführliche Erläuterungen zu dem interessierenden Problem enthalten. Als Argumente sollten nur verifizierte Daten verwendet werden. In keinem Fall kann man sich auf Gerüchte und Spekulationen verlassen. Bei Bedarf können Sie Auszüge aus Vorschriften mit den entsprechenden Artikeln verwenden. Der Direktor des Unternehmens unterschreibt ein solches Dokument, und eine Notiz mit den Daten des Namens und der Telefonnummer der verantwortlichen Führungskraft ist etwas niedriger.