Kein modernes Unternehmen kann ohne Dokumente arbeiten. Daher ist die kompetente Organisation des Workflows einer der Faktoren, die die Gesamtleistung des Unternehmens beeinflussen. Was beinhaltet dieses Konzept? Welche Arten und Systeme von Workflows gibt es? Wir werden dies alles in dem Artikel betrachten.
Workflow und Papierkram
Auf den ersten Blick sind dies identische Konzepte. Aber wenn Sie genau hinsehen, können Sie den Unterschied erkennen. Der Papierkram umfasst drei Phasen:
- Erstellung eines Dokuments über die Tatsache der wirtschaftlichen Tätigkeit - Dokumentation.
- Die Organisation der Wertpapierbuchhaltung und ihrer Bewegung im gesamten Unternehmen und darüber hinaus ist ein Dokumentenfluss.
- Dokumentenablage - Archivierung.
Der Dokumentenfluss ist eine der Phasen der Büroarbeit. Innerhalb dieses Prozesses werden auch Stufen oder Abläufe unterschieden:
- Eingehende Dokumentation ist das, was für das Unternehmen von außen kommt.
- Ausgehend - das Unternehmen sendet an Gegenparteien.
- Interne Dokumentation wird innerhalb der Organisation erstellt und für Managementaktivitäten verwendet.
Durch eine ordnungsgemäße Organisation des Prozesses können Sie die Bewegung des Dokuments in allen Phasen vom Zeitpunkt der Erstellung bis zum Erhalt der Speicherung steuern. So ist es jederzeit möglich zu wissen, wo sich das Papier befindet und welche Arbeiten damit durchgeführt werden.
Dokumentverarbeitungsschritte
Jedes eingehende Dokument im Unternehmen durchläuft bestimmte Phasen. Die Länge des Pfads hängt von der in der Organisation festgelegten Reihenfolge ab. Die gesamte eingehende Korrespondenz kann zunächst an den Kopf und erst dann an die ausübenden Künstler gehen. Dies ist ein längerer Weg, es wird nicht so oft verwendet.
Ein kürzerer Weg ist, wenn der Sekretär sich mit der Verteilung der Abteilungen befasst. Diese Option wird häufiger verwendet. Der Vorteil liegt auf der Hand: Dokumente kommen schneller beim Auftragnehmer an.
Jedes eingehende Dokument durchläuft das Registrierungsverfahren. Dies geschieht in einer speziellen Zeitschrift. Das Eingangsdatum sowie die vorab zugewiesene Seriennummer werden angezeigt.
Besonders wichtige Dokumente können überwacht werden. Die letzte Verarbeitungsstufe ist das Senden des Dokuments an den Archivspeicher.
Workflow-Organisationsprinzipien
Die Organisation des Workflows zielt darauf ab, den Zeitaufwand für Dokumente zu reduzieren. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden bestimmte Prinzipien entwickelt:
- Zentraler Empfang, Vorverarbeitung und Versand. In kleinen Organisationen ist die Sekretärin daran beteiligt, in einem großen Unternehmen kann eine ganze Abteilung Aufgaben ausführen.
- Reduzierung der Durchgangspunkte des Dokuments, wodurch die Möglichkeit seiner Rückgabe ausgeschlossen wird.
- Entwicklung von Arbeitsabläufen und Vorschriften.
- Registrierung von Papieren.
- Einleitung der vorläufigen Prüfung der Unterlagen.
Durch die Einhaltung dieser Regeln wird der Zeitverlust bei doppelten Aktionen vermieden und eine gleichmäßige Belastung der mit Papieren arbeitenden Personen geschaffen.
Was ist der Dokumentenfluss?
Es ist daher üblich, Dokumente mit ähnlichem Zweck oder ähnlichem Typ aufzurufen, die einen bestimmten Zweck haben.
Die Strömung ist durch Struktur, Häufigkeit und Dichte gekennzeichnet. In einer Handelsorganisation, die Waren jeden Tag an eine große Anzahl von Einzelhandelsgeschäften versendet, weist der Dokumentenfluss eine einheitliche Struktur, Aktualität und hohe Dichte auf. Wenn das Unternehmen in der Herstellung teurer Industrieanlagen tätig ist, hat der Durchfluss unterschiedliche Eigenschaften.
Elektronische Dokumentenverwaltung
Die Tatsache, dass es im klassischen Dokumentenumlauf ein materielles Medium des Dokuments gibt, wirft eine Reihe schwerwiegender Probleme auf. Die Papiere müssen irgendwie von einer Organisation zu einer anderen transferiert werden. Hierfür werden Kuriere oder Post eingesetzt. Dies erfordert finanzielle und zeitliche Kosten, außerdem sind Lieferausfälle und Fehler aufgrund menschlicher Faktoren möglich. Der Dokumentenfluss ist ein erheblicher finanzieller und zeitlicher Aufwand.
Papiere müssen irgendwo aufbewahrt werden. Wenn die Organisation groß ist, sind große Bereiche für die Speicherung erforderlich. Unter Umständen höherer Gewalt ist der Tod von Dokumenten ohne die Möglichkeit einer späteren Wiederherstellung möglich. Und das ist noch lange nicht alles.
Das elektronische Dokumentenmanagement ist ein System, das immer beliebter wird, da es die oben genannten Nachteile nicht aufweist. Für die Datenübertragung werden moderne sichere Systeme verwendet, die eine schnelle und genaue Zustellung gewährleisten, die Austauschzeit für Dokumente verkürzen und eine zuverlässige Speicherung gewährleisten. 
Regierungsorganisationen wie das Finanzamt oder die Pensionskasse haben die Vorteile des elektronischen Informationsaustauschs schnell erkannt und versuchen, so viele Organisationen wie möglich zur Meldung zu bewegen.
Ein klarer Workflow ist die Möglichkeit, die erforderlichen Informationen schnell zu finden und sie mit dem geringsten Zeitaufwand an die Adresse zu senden.
