Was muss eine Organisation tun, unabhängig von den Besonderheiten und Tätigkeitsbereichen? Natürlich - führen Sie Aufzeichnungen. Der Dokumentenfluss ist das, was in jeder Einrichtung vorhanden ist. Daher ist klar, woher er stammt und warum ein solcher Beruf als Sachbearbeiter wichtig ist.
Wichtige Position
Viele sagen, dass es keinen Sinn macht, einen Angestellten zu engagieren, wenn das Personal bereits eine Sekretärin oder sogar mehrere Sekretäre hat. Dieser Ansatz ist absolut falsch, da die Aufgaben dieser beiden völlig unterschiedlichen Berufe unterschiedliche Aufgaben umfassen: Die Sekretärin sollte dem Manager helfen, den Zeitplan einzuhalten, Anrufe zu beantworten, Kaffee zu bringen, kleine Aufgaben auszuführen, und die Pflichten des Angestellten umfassen die Kontrolle über die gesamte Dokumentation der Organisation.
Komplexe Dokumentenkontrolle
Der verantwortliche Sachbearbeiter muss nicht nur den Dokumentenumlauf in der Organisation kontrollieren, sondern ist auch der Hauptarchivar. Die Aufgaben des Sachbearbeiters umfassen folgende Funktionen:
- Management Geschäftskorrespondenz Management-Link;
- Bildung einer strukturierten Dokumentationsbasis;
- Überwachung der Umsetzung der in einem bestimmten Dokument festgelegten Bestimmungen.
Die Abrechnung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz führt ebenfalls zu den Pflichten des Sachbearbeiters.
Unterschiedliche Zuständigkeiten in kleinen und großen Unternehmen
Wie die Praxis zeigt, werden je größer die Organisation ist, desto mehr Angestellte arbeiten. In kleinen Organisationen, in denen es einfach nicht möglich ist, einen Angestellten einzustellen, auf dessen Dienste Sie jedoch nicht verzichten können, wird eine Person angesprochen, die den Posten eines Sekretärs innehat. Verantwortlichkeiten des Sekretärs Wie bereits klar, handelt es sich hierbei um eine Mischung der Aufgaben dieser beiden Stellen. Eine Person schafft es, alles zu bewältigen, weil die Arbeitsabläufe in kleinen Unternehmen nicht so vielfältig und abwechslungsreich sind wie die von Großunternehmen.
Spezifische Anforderungen, die einem potenziellen Mitarbeiter vorgelegt werden können
Die Verantwortlichkeiten des Angestellten hängen von den Besonderheiten der Organisation ab. Beispielsweise können internationale Organisationen oder Unternehmen, die ausländische Partner haben, von ihren Sachbearbeitern verlangen, dass sie Korrespondenz, beispielsweise aus dem Englischen und umgekehrt, übersetzen.
Eine Person mit Berufserfahrung wird häufiger in eine solche Position versetzt, denn hier muss man ein hohes Maß an Ausdauer haben und eine wirklich gewissenhafte Person sein, die seit mehreren Jahren arbeitet. Junge Menschen, die gerade ihre Ausbildung in diesem Bereich abgeschlossen haben und noch keine Erfahrung haben, sollten versuchen, den potenziellen zukünftigen Arbeitgeber mit ihrem Wunsch nach Arbeit zu beeindrucken. Vielleicht gibt es dann eine Chance, auch in einer großen, vielversprechenden Organisation eine solche Stelle zu bekommen.
Sie müssen die Besonderheiten des Unternehmens verstehen, mit deren Dokumentation Sie arbeiten müssen. Eine ausreichende Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen, die das Unternehmen leiten, ist auch für einen potenziellen Mitarbeiter ein großes Plus.
Sie müssen darauf vorbereitet sein, dass Sie nicht nur die Struktur des Unternehmens studieren müssen, sondern auch ein echter Spezialist auf dem Gebiet der Arbeitsschutzregeln und -standards werden und dies auch nicht vergessen Geschäftsetikette Kommunikation.
Was Organisationen ohne Sachbearbeiter nicht können
Die Position des Bürokaufmanns besteht immer in Schulen und Kindergärten von Großstädten.Dies liegt daran, dass Sie ohne eine Person, die in der Lage ist, die gesamte Dokumentation im Auge zu behalten und, falls erforderlich, die gespeicherten Dokumente sofort bereitzustellen, nichts tun können.
Die Pflichten des Angestellten in der Schule unterscheiden sich geringfügig von den Pflichten des Angestellten, beispielsweise in einer Berufsorganisation. Hier wird mit den Unterlagen jedes Schülers gearbeitet. Am Ende des Berichtszeitraums müssen Informationen über die geleistete Arbeit bereitgestellt werden. Es ist besser, wenn eine Person, die in solchen Organisationen arbeitet, sowohl mit Kindern als auch mit ihren Eltern leicht eine gemeinsame Sprache findet, da Probleme bei der Dokumentenverwaltung, das Vorhandensein von Unstimmigkeiten, die geklärt werden müssen, ein ziemlich verbreitetes Phänomen sind.
Jeder große Kindergarten hat auch einen eigenen Angestellten. Die Aufgaben in diesem Bereich ähneln denen in Schulen, in denen Mitarbeiter dieses Profils haben. Dies ist auf den einzigen Schwerpunkt der Aktivitäten solcher öffentlichen oder privaten Organisationen zurückzuführen. Solche Institutionen wollen auch einen verantwortlichen und qualifizierten Angestellten, der mit ihnen zusammenarbeitet. Die Aufgaben im Kindergarten für diesen Spezialisten bleiben gleich: Arbeit mit der Dokumentenbasis und den Archiven.
Einige persönliche Eigenschaften, die ein guter Angestellter haben sollte
- Eine Person, die ein gehobener Angestellter werden will, muss ein sehr gutes Gedächtnis haben. Emotionalität ist ein Feind, der bekämpft und nicht zugelassen werden muss, damit Stimmungsschwankungen die Produktivität der Arbeit beeinträchtigen können.
- Toleranz ist ein wahrer Schatz, den ein Angestellter haben sollte. Ergänzt wird seine berufliche Verantwortung durch die Funktion, vielen Menschen die Bedeutung vieler Dokumente und die Wichtigkeit jedes einzelnen „Blattes“ zu erklären, ohne das es unrealistisch wäre, einen Wunsch zu verwirklichen.
- Selbstbeherrschung ist genauso wichtig wie Toleranz. In diesem Bereich gibt es oft Situationen, die einen unvorbereiteten Menschen aus sich herausführen können. Sie müssen sich ständig kontrollieren.
- Mit den Fähigkeiten zur Geschäftskommunikation können Sie schnell auftretende Probleme mit Personen lösen, die in derselben Organisation arbeiten oder über Geschäftskontakte mit dem Unternehmen verbunden sind.
- Organisation auf manischer Ebene. In der Tat schiebt ein guter Sachbearbeiter niemals Dinge und Dokumente für später auf, weil er versteht, dass dies zu Fehlern oder einem vollständigen Chaos führen kann, das auf keinen Fall mit Dokumenten arbeiten dürfen sollte.
