Jede Organisation, unabhängig von Eigentumsform und Tätigkeitsbereich, erstellt Dokumente. Bestellungen, Protokolle, Briefe, elektronische und Papier. Alle von ihnen sind Teil der allgemeinen und Personalverwaltung des Unternehmens. Der Erfolg des Unternehmens und der Wohlstand des Unternehmens hängen unmittelbar davon ab, wie gut dieser Prozess etabliert ist.
Allgemeine Grundlagen der organisatorischen Büroarbeit
Papierkram ist ein Prozess der Erstellung und Verbreitung aller Dokumente einer Organisation. Einschließlich deren Empfang, Verarbeitung, Erklärung zur Kontrolle und Ausführung. Im Unternehmen wird diese Tätigkeit von einer Sekretärin, einem Büroleiter oder einer gesamten Einheit ausgeführt, die von einem führenden Spezialisten - einem Dokumentenspezialisten - geleitet wird.
Die Hauptphasen der Büroarbeit sind:
- Erstellung oder Erhalt von Unterlagen einschließlich deren Registrierung.
- Kontrolle über die Ausführung des Dokuments, dessen Übermittlung an die angesprochenen Beamten, Unterzeichnung, Beantwortung und sonstige Maßnahmen.
- Papierkram für die betriebliche oder Archivierung. In einigen Fällen ist die Zerstörung von Akten und Papieren möglich.
Das Führen von Aufzeichnungen im Unternehmen kann auf verschiedene Arten organisiert werden. Die folgenden Arten sind am häufigsten anzutreffen:
- dezentral - Dokumente werden in jeder Einheit individuell erstellt, angenommen und verarbeitet. Dies gilt für große Unternehmen mit unterschiedlichen Aktivitäten.
- Zentralisiert - Die Organisation verfügt über eine Spezialeinheit, die ausschließlich mit der Dokumentationsarbeit befasst ist. Dies kann das Sekretariat, die Büroabteilung oder ein Mitarbeiter sein, der diese Funktionen wahrnimmt. Charakteristisch für kleine und mittlere Unternehmen;
- gemischt - enthält eine Kombination der ersten beiden Typen.
Egal wie organisiert der Papierkram ist - dies sollte sich in den Regulierungsdokumenten des Unternehmens widerspiegeln.
Aktenführung und Dokumentenmanagement im Unternehmen - organisatorische Notwendigkeit
Der finanzielle Erfolg der Aktivitäten des Unternehmens hängt direkt davon ab, wie gut der Workflow-Prozess organisiert ist. Die Manager sollten kompetentes Personal auswählen, die Sekretäre regelmäßig zur Weiterbildung vergiften und Gesetzesänderungen überwachen.
In jeder Organisation ist Papierkram das "Kreislaufsystem" des Unternehmens. Mit einer kompetenten Herangehensweise funktioniert es reibungslos und liefert die erforderlichen Papiere an verantwortliche Beamte, sendet Briefe und entfernt unnötige Dokumente zur Aufbewahrung.
Jeder Unternehmensleiter versteht, dass Papierkram ein System ist, das klar und kompetent handeln muss. Berücksichtigen Sie bei Bedarf verschiedene Optionen für elektronische Assistenten und schulen Sie entsprechend das Personal für die Arbeit in diesen Systemen.
HR Records Management als Basis für einen stabilen Betrieb des Unternehmens
In den meisten großen Unternehmen sind sie nicht nur allgemein, sondern auch in der Personalaktenverwaltung aktiv. Dies ist ein System, das Dokumente enthält, die sich auf die persönlichen Daten und Arbeitsdaten der Mitarbeiter beziehen.
Das Personalaktenmanagement ist durch eine wesentlich strengere Regulierung gekennzeichnet. Die meisten Dokumente werden auf Standardformularen ausgestellt. Alle Formulierungen und Hinweise müssen den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, insbesondere dem Arbeitsgesetzbuch. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über eigene Gesetze, die die Arbeitsbeziehungen zu den Mitarbeitern regeln.
Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist immer eine eigenständige Einheit des Unternehmens.Wenn das Unternehmen klein ist, kann es sich um einen Mitarbeiter handeln. In diesem Fall müssen seine Pflichten jedoch im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
Die Namen der Einheiten können sehr unterschiedlich sein:
- "Personalabteilung";
- "Personalservice";
- "HR Manager";
- HR-Abteilung.
Regulierung von Büroarbeit und Arbeitsabläufen
Die Struktur der Büroarbeit eines Unternehmens muss in den örtlichen Vorschriften festgelegt werden.
Es kann sein:
- kollektiver Arbeitsvertrag;
- Unterweisung in der Büroarbeit der Organisation;
- Stellenbeschreibungen von Mitarbeitern, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit mit Dokumenten stehen;
- Firmencharter.
Jegliche aufsichtsrechtlichen Dokumente des Unternehmens in Bezug auf Personal und allgemeine Büroarbeiten sollten nicht im Widerspruch zur geltenden Gesetzgebung stehen.
Ordnungsgemäß organisiertes Personal und allgemeine Formalitäten bilden die Grundlage für den stabilen Betrieb des Unternehmens.
