Nach Untersuchungen verschiedener Personalagenturen gehört der Beruf des „Sekretärs“ zu den Berufen, die mit der größten Anzahl von Raffinerien und der Notwendigkeit der Anpassung an den Arbeitsplan des Managements verbunden sind. Zu dieser Gruppe gehören auch Fahrer und Vertreter einiger anderer Fachrichtungen.
Was ist eine Sekretärin?
Dieser Begriff stammt aus dem lateinischen "Geheimnis", den sogenannten Stellvertretern im alten Rom. Und dann, und später (an den königlichen Höfen) waren es ausschließlich Männer, die es manchmal schafften, sehr geschickt an die Macht zu gelangen.
Mit dem Aufkommen einer Schreibmaschine und dem Aufkommen einer solchen Position als Referentin wurde dieser Beruf bereits am Ende des Ersten Weltkrieges weiblich. Heutzutage gibt es mit ihren fortschrittlichen Technologien sogar virtuelle Sekretärsassistenten. Dies ist der Name von Unternehmen oder Einzelpersonen, die Online-Dienste zum Schreiben von E-Mails oder zum Empfangen von Telefonanrufen (übersetzt) ohne die physische Anwesenheit einer Sekretärin im Büro bereitstellen.
Was macht er
Unter den Menschen hat die persönliche Sekretärin des Regisseurs ein stereotypes Image - eine langbeinige Schönheit, die hauptsächlich am Computer tippen, Kaffee trinken und Anrufe entgegennehmen kann. Manchmal spiegelt sich dies in nicht zu anständigen Witzen wider. Tatsächlich setzt der Beruf des „Sekretärs“ sowie die Position des Referenten in einem großen Unternehmen das Vorhandensein eines sehr ernsthaften Gepäcks an Fähigkeiten, Kenntnissen und auch bestimmten Arbeitseigenschaften voraus. Ein echter Vertreter dieses Berufsstandes kann nicht auf Organisation, Fleiß, Pünktlichkeit und Diplomatie verzichten.
Zu den Aufgaben des Sekretärs (Referenten) gehört die Kenntnis aller normativen Dokumente im Zusammenhang mit Büroarbeit, Dokumentenmanagement, Organisation der Büroarbeit, Managementstruktur, Grundprinzipien der Büroausstattung, Arbeitsschutzregeln. Alle seine vielfältigen Rechte, Pflichten und Tätigkeiten sind in Stellenbeschreibungen geregelt. Sie ist das wichtigste Rechtsdokument in Bezug auf die Aktivitäten eines solchen Mitarbeiters. Die Erstellung ist in jedem Fall mit aller Verantwortung erforderlich.
Schauen wir uns die Hauptabschnitte dieses Dokuments an.
Was steht in der Anweisung für die Assistenzsekretärin?
Die allgemeinen Bestimmungen enthalten den Namen der Organisation, geben die unmittelbaren Vorgesetzten an und rufen denjenigen an, der bei Abwesenheit den Sekretär ersetzt. Dort finden Sie die Anforderungen an die Dienstzeit und die Qualifikation des Mitarbeiters sowie eine Liste aller für die Arbeit erforderlichen Dokumente (Regeln, GOSTs, Codes und Vorschriften).
Die dem Sekretär zugewiesenen Funktionen sind im zweiten (gleichen) Abschnitt angegeben. Dies beinhaltet die Verpflichtung, die erforderlichen Dokumente gemäß den Anweisungen der Leitung zu erstellen, sich anzumelden, Korrespondenz zu empfangen und zu senden, die Arbeit der Rezeption zu organisieren und zu kontrollieren, Dokumentationsunterlagen zu führen und vieles mehr.
Ausführlicher werden seine Tätigkeiten im nächsten Abschnitt "Die Pflichten des Sekretärs" beschrieben. Wir sprechen über die Sicherheit und Abrechnung von Korrespondenz, die Ausstellung von Zertifikaten für verschiedene registrierte Dokumente, die Organisation und Vorbereitung von offiziellen Sitzungen, das Kopieren und Drucken, das Aufzeichnen von Nachrichten für die in seiner Abwesenheit verbliebenen Vorgesetzten und die Information über diese und die Bereitstellung des erforderlichen Schreibmaterials für das Büro des Unternehmens.
In jeder Organisation können die Aufgaben des Sekretärs in Abhängigkeit von den Besonderheiten der Arbeit ihre eigenen Merkmale aufweisen. Seine Position mag sich wie eine „Sekretärin“ anhören, was bedeutet, dass das Spektrum der Kernaufgaben erweitert wird.
Über die Rechte des Sekretärs
Worauf hat die Sekretärin Anspruch? Gemäß den Anweisungen kann er die Materialien anfordern, die für die Arbeit in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens erforderlich sind, um das Verfahren für deren Verwendung festzulegen.
Eine andere Sache ist, die gescannten Dokumente direkt an die Verantwortlichen weiterzuleiten, die Reihenfolge der Besucher im Empfangsraum festzulegen und die Anrufe entsprechend ihrer Wichtigkeit zu verteilen und die Mitarbeiter aufzufordern, im Falle von Disziplinarverstößen zu erklären.
Wie jeder andere Mitarbeiter hat auch der persönliche Sekretär des Leiters das Recht, unter angemessenen Bedingungen zu arbeiten, die eingehalten werden müssen Arbeitsschutzanforderungen und Sicherheitsstandards.
Wofür ist die stellvertretende Sekretärin zuständig?
Es trägt die Verantwortung für die Geheimhaltung vertraulicher Informationen, für die Qualität der Dokumentation und die rechtzeitige Übermittlung an die Geschäftsführung, für die verantwortungsvolle Haltung gegenüber der Dokumentenverwaltung, für die Bewahrung von Eigentum und Dokumenten der Organisation sowie für die taktvollen Beziehungen zur Geschäftsführung und zu den Mitarbeitern.
Im nächsten Abschnitt der Stellenbeschreibung wird angegeben, welche beruflichen und funktionalen Beziehungen zwischen der stellvertretenden Sekretärin und verschiedenen Unternehmensstrukturen bestehen. In einer mittelständischen Organisation muss der Sekretär in der Regel mit der Verwaltungs- und Wirtschaftsabteilung, mit anderen Abteilungen und natürlich direkt mit der Geschäftsleitung in materiellen und technischen Fragen (Bereitstellung von Büromaterial für das Büro) zusammenarbeiten.
Die Leistung des Sekretärs wird nach den wichtigsten ausgewählten Kriterien beurteilt, die auch im entsprechenden Abschnitt der Anweisung geregelt sind. In den allermeisten Fällen sind solche Kriterien Effizienz und Sorgfalt. Es gibt auch Situationen, in denen die Anweisung überarbeitet werden muss. Dies kann passieren, wenn Funktionen oder Organisationsstruktur geändert werden.
Um es zusammenzufassen
Bei der Einstellung einer Person wird diese Person mit der Serviceanleitung vertraut gemacht, in der alle Aufgaben des Sekretärs aufgeführt sind. Erinnern Sie sich noch einmal kurz daran.
- Empfang von Telefonanrufen für den Kopf.
- Alle arbeiten mit Dokumentation - Sortierung nach Wichtigkeit, Design, Vorbereitung, Empfang und Verteilung, Lagerung und Systematisierung.
- Organisation des Empfangs von Besuchern.
- Unterstützung des Chefs bei der Planung des Arbeitsplans, ggf. Buchung von Tickets und Buchung eines Hotels.
- Vorbereitung und Organisation von Geschäftsverhandlungen.
- Bestellung von Büromaterial und anderen notwendigen Kleinigkeiten, manchmal auch Produkten.
Mit der Liste der Pflichten vertraut gemacht, unterschreibt der Mitarbeiter unter der Anweisung, die Unterschrift des Leiters wird auch gesetzt. Beachten Sie, dass jede Organisation ihre eigene Version der Anweisung hat, aber keine davon sollte den aktuellen Gesetzen oder anerkannten Arbeitsnormen widersprechen.
Gerichtssekretär
Die Besonderheiten der Arbeit in jeder Institution sind, wie Sie wissen, unterschiedlich. Was macht zum Beispiel ein Gerichtsschreiber? Was sind seine beruflichen Pflichten? Es gibt viele von ihnen:
- Gestaltung von Umschlägen für aktuelle Angelegenheiten;
- Erhalt von Ansprüchen von Justizassistenten;
- Dokumente und Materialien in Fällen ablegen;
- Zusammenstellung von Inventaren neuer Fälle;
- Paginierung
- Verteilung von Kopien von Gerichtsurteilen an die Verfahrensbeteiligten (Parteien);
- Zusendung von Gerichtsurteilen im Namen des Richters an bestimmte Personen;
- Information der Parteien über die Daten und Termine der Gerichtsverhandlungen.
Außerdem
Die Aufgaben des Gerichtsschreibers umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
- eine Woche lang Listen von Gerichtsverfahren veröffentlichen;
- Überprüfung des Aussehens der Versammlungsbeteiligten;
- Aufzeichnungen vor Gericht;
- Kontrolle des Eingangs und des Versands aller in den Fall involvierten Dokumente.
Die Sekretäre sollten die Parteien mit den Unterlagen des Falls vertraut machen, die per Post eingegangenen Mitteilungen kontrollieren, Quittungen, Mitteilungen, Kopien von Handlungen und andere wichtige Unterlagen einreichen. Sie geben Informationen in Zeitschriften und Karten, in das Computersystem ein, drucken handschriftliche Akten aus, übergeben die Fälle zur Überprüfung an die Richter und nehmen sie nach, stellen den Vollstreckungsbescheid aus, reichen ihn ein und erledigen viele andere Aufgaben im Namen der Richter.
Voraussetzungen für den Registrar
- Die Dokumente sollten nummeriert und gesäumt sein.
- Eine Liste von Fällen und anderen Dokumenten wird separat zusammengestellt.
- Fotos und Umschläge sind nummeriert, im Fehlerfall beginnt die Nummerierung von neuem, alte Nummern sind durchzustreichen (nicht zu korrigieren!).
- Alle Korrekturen werden gemäß der akzeptierten Form bescheinigt.
- In den Umschlägen der Rechtssachen sind der Name des Gerichts, die Nummer und der Titel der Rechtssache, die Namen der Parteien, die Daten für Beginn und Ende, die Anzahl der Blätter und die Haltbarkeit angegeben.
- Inventuren werden manuell oder am Computer durchgeführt.
Was muss eine Schulsekretärin tun?
Manchmal gibt es Anzeigen "Ich brauche eine Sekretärin für die Schule." Was ist diese Position und was sollte dort getan werden? Lass es uns herausfinden.
Die Schulsekretärin ist die erste und wichtigste Assistentin des Direktors. Er muss alle Anweisungen und Anweisungen seiner Vorgesetzten in Bezug auf die Funktionsweise der Bildungseinrichtung erfüllen.
Zu seinen Hauptaufgaben gehören die Führung von Geschäften in Bezug auf Personalveränderungen (Entlassung, Zulassung) von Mitarbeitern, Einschreibung und Ausweisung von Studenten. Seine Aufgabe ist es, ein Dokument zu erstellen, das der Regisseur mit seiner eigenen Unterschrift versehen muss. Falls erforderlich, muss der Sekretär die unterschriebenen Dokumente zur richtigen Zeit abholen und an die höheren Behörden weiterleiten.
Weitere Aufgaben des Schulsekretärs sind das Empfangen und Übermitteln von Informationen an Schüler und Mitarbeiter. In Abwesenheit eines Direktors ist die Sekretärin verpflichtet, die Gesamtzahl und den Inhalt von Anrufen, Beschwerden und Beschwerden von Besuchern, einschließlich Grundschülern, aufzuzeichnen.
Optional
Die Marke, die die Anweisung des Schulsekretärs enthält, besagt: Es liegt auch in der Verantwortung des Schulsekretärs, zusätzliche (andere) Anweisungen zu erfüllen. Was bedeutet das?
Es wird wie folgt entschlüsselt: Der Sekretär des Schulleiters muss alle Anweisungen befolgen, mit Ausnahme von persönlichen Anfragen. Dies kann zum Beispiel ein Anruf für ein Gespräch zwischen einem Schüler oder Lehrer sein, das Versenden von E-Mails, das Tätigen einer Geldüberweisung und der Kauf der für die Schule erforderlichen Ausrüstung. Diese Liste ist praktisch unerschöpflich, dh die Aufgaben der Sekretärin in der Schule sind sehr, sehr umfangreich.
Wenn die Schule nicht die Stelle eines Buchhalters vorsieht, werden dem Sekretär auch finanzielle Angelegenheiten übertragen. Seine Aufgabe ist es, Gehaltsinformationen zu senden, ein Arbeitszeitblatt auszufüllen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Die Hilfe des Sekretärs kann nicht nur vom Direktor, sondern auch von jedem Besucher der Rezeption verlangt werden. Sie wenden sich an ihn, um den Text auszudrucken, das Dokument zu kopieren und eine Vielzahl von Fragen zu klären.
Wenn Sie als stellvertretende Sekretärin des CEO arbeiten
In diesem Fall sind Sie einer der Spezialisten, und der Direktor wird Sie annehmen und entlassen, und Sie werden ihm direkt gehorchen. Um in diese Position zu gelangen, müssen Sie eine Hochschulausbildung (oder zumindest eine spezielle Sekundarschulausbildung) mit einer Berufserfahrung von einem Jahr vorweisen können. Wenn keine Erfahrung vorliegt, eine Bescheinigung über die Teilnahme an Kursen mit Sekretariatsbezug.
Sie müssen in Fragen der wirtschaftlichen und finanziellen Aktivitäten des Unternehmens, der Aussichten für seine Entwicklung, der Organisation des Dokumenten- und Arbeitsmanagements, der Computerkenntnisse und der Büroausstattung, der Übersetzung der Produktionsdokumentation in eine Fremdsprache und der Geschäftsethik kompetent sein.
Funktionen und Verantwortlichkeiten
Sie müssen alle Auskunfts- und Informationsdienste in Bezug auf die Dokumentation des Unternehmens übernehmen. Ebenso die Organisation und Steuerung der Büroarbeit in den Niederlassungen und einzelnen Unternehmensbereichen. Kein Wunder - Sie sind kein gewöhnlicher Sekretär. Sie sollten in der Lage sein, die Tätigkeiten ihrer Leitungs- und Beratungsgremien zu dokumentieren und schnell zu organisieren. Wenn es keinen Personalinspektor gibt, bewahren Sie alle Personalakten und Aufzeichnungen auf.
Der stellvertretende Sekretär des Generaldirektors muss die für die finanzielle und wirtschaftliche Tätigkeit des gesamten Unternehmens erforderlichen Unterlagen vorbereiten, deren Empfang, Registrierung, Buchhaltung und Lagerung organisieren. Es kontrolliert die Genauigkeit der Erstellung, Genehmigung und Genehmigung aller Unterlagen, die der Geschäftsführung des Unternehmens zur Unterzeichnung vorgelegt werden. Ergreift Maßnahmen zur qualitätsgerechten Ausführung von Aufträgen von Vorgesetzten, leitet Informationen direkt an die ausübenden Künstler weiter, führt Analysen durch und gibt Stellungnahmen zu Berichten und Zertifikaten ab, die an das Management gesendet werden.
Darüber hinaus gehören zu den Aufgaben des Sekretärs die Aufrechterhaltung der operativen Kommunikation zu Fragen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens mit Bürgern - Einzelpersonen und Einzelorganisationen (sowohl staatliche als auch kommerzielle). Er nimmt Besucher auf, kann Personalarbeiten durchführen - Personalakten, Bestellungen, Arbeitsbücher, Verträge, Reisedokumente und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausfüllen, ein Arbeitszeitblatt führen und Gehaltsbescheinigungen ausstellen.
Und nochmal über die Rechte
Diese Position beinhaltet nicht nur die erweiterten Pflichten des Sekretärs, sondern auch die ihnen entsprechenden Rechte. Zusätzlich zu den allgemein anerkannten Rechten umfassen sie das Recht, die erforderlichen Materialien und Informationen von funktionalen Diensten des Unternehmens anzufordern und die Gründe für Verzögerungen bei der Erfüllung von Managementaufgaben zu erläutern. Dann ist es möglich, die Vervollständigung von Dokumenten zu verlangen, die vom Auftragnehmer unter Verstoß gegen die anerkannten Regeln gemäß GOST 6.38-90 oder ISO - International Standards for Documentation erstellt wurden.
Er hat das Recht, im Rahmen seiner eigenen amtlichen Zuständigkeit Dokumente im Zusammenhang mit Unternehmensführungstätigkeiten einzusehen, der Geschäftsführung persönliche Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit der Organisation auf dem Gebiet der Dokumentenverwaltung und des Einsatzes der neuesten Computertechnologien zur Prüfung vorzulegen.
Er hat Zugriff auf Dokumente, die als "vertraulich" gekennzeichnet sind, und kann mit allen Mitarbeitern und Diensten des Unternehmens interagieren, um die Umsetzung von Managemententscheidungen zu überwachen und diese Informationen bereitzustellen.
