Offiziell Pflichten des Sekretärs bilden den Hauptteil der Anweisungen für die Ausführung von Arbeitstätigkeiten für die bezeichnete Beschäftigungsposition. Ein ähnliches Dokument enthält neben der Liste bestimmter verbindlicher Empfehlungen auch Informationen zu den Anforderungen, Rechten, dem Verantwortungsbereich des Sekretärs sowie allgemeinen Arbeitsvorschriften. Es sollte nicht berücksichtigt werden, dass eine solche berufliche Position einfach ist und nicht die Berücksichtigung bestimmter Nuancen erfordert.
Allgemeine Verantwortlichkeiten
Zunächst müssen Sie verstehen, was die klassischen, einheitlichen Aufgaben der Sekretärin sind. Kurz gesagt, sie können auf die folgenden obligatorischen Empfehlungen reduziert werden:
- Gewährleistung der administrativen Tätigkeiten des Managements.
- Empfangen und Verteilen von Korrespondenz, Verarbeiten, Vorbereiten und Senden von Antworten auf empfangene Briefe nach Bedarf.
- Bereitstellung von Büroarbeit, Erfassung und Verarbeitung der für die Geschäftsleitung erforderlichen Informationen.
- Annahme von Dokumenten von Mitarbeitern zur Übermittlung an Vorgesetzte zur Unterschrift und Einarbeitung.
- Vorbereitung von Besprechungen und deren Protokollen.
- Beschaffung von Büroartikeln und anderen Produkten, die zur Gewährleistung einer normalen Arbeitstätigkeit erforderlich sind.
- Organisation des Empfangs von Mitarbeitern und anderen Besuchern.
- Erfüllung einer Reihe von Anweisungen.
Wissensanforderungen
Die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters können je nach Kernkompetenz leicht variieren. Unabhängig davon sind jedoch Kenntnisse in den folgenden Bereichen für diese Position überflüssig und sehr nützlich:
- Grundlagen des Arbeits- und Verwaltungsrechts.
- Allgemeine Ethik und Geschäftsetikette.
- Grundlagen der Schreibarbeit.
- Sicherheitstechnik.
- Regeln für die Arbeit mit Computer und Empfang und Verhandlung sowie Büroausstattung.
- Arbeitsschutz.
- Anforderungen für die Durchführung von Geschäftskorrespondenz.
Unter anderem ist es unmöglich, die Aufgaben des Sekretärs ordnungsgemäß auszuführen, ohne die internen Grundlagen des Unternehmens, den Tätigkeitsplan, die behördlichen Dokumente und vieles mehr zu kennen.
Aufgaben des Assistenten
Die Aufgaben des Sekretärs des Geschäftsführers unterscheiden sich nicht wesentlich von den oben genannten allgemeinen Anforderungen. Er empfängt und sendet auch Korrespondenz, ist mit dem Kopieren und Archivieren von Dokumenten beschäftigt, kontrolliert die Zustellung von Bestellungen des Leiters an verantwortliche Personen, erledigt die notwendigen Formalitäten, stellt den Kauf von Prioritätswaren sicher. Ein solcher Spezialist sollte unter anderem befähigt sein,
- Bereitstellung von administrativen sowie administrativen Tätigkeiten;
- Sammeln und Verarbeiten und dann Bereitstellen von Informationen auf Anforderung einer höheren Ebene;
- Organisation von Telefongesprächen und persönlichen Gesprächen;
- Geschäftsbriefe schreiben;
- die Schaffung von Bedingungen für die Steigerung der Effektivität des Führers und vieler anderer.
In der Regel können solche amtlichen Aufgaben des Sekretärs des Leiters von Personen mit höherer und sekundärer Berufsausbildung wahrgenommen werden. Im letzteren Fall ist das Vorhandensein einer Berufserfahrung von 2 Jahren ein wesentlicher Vorteil.
Sekretärsrechte
Es muss daran erinnert werden, dass nicht nur die offiziellen Pflichten des Sekretärs seine Arbeit bestimmen, sondern dass der Arbeitnehmer natürlich auch bestimmte Rechte hat. Sie bieten also die Möglichkeit, sich mit Arbeitsprojekten vertraut zu machen, und das Recht, rationale Vorschläge als Teil ihrer Stellenbeschreibung zu machen.Darüber hinaus ist der Sekretär berechtigt, bei der Feststellung von Mängeln im Rahmen seiner Zuständigkeit den Leiter auf diese Aspekte aufmerksam zu machen.
Voraussetzungen für die Tätigkeit des Sachbearbeiters
Die Aufgaben des Sekretärs unterscheiden sich in der Regel geringfügig von den oben beschriebenen. In diesem Fall sollte der stellvertretende Manager in erster Linie direkte Managementaktivitäten ausführen, während sich der Sachbearbeiter zum größten Teil auf die Papierarbeit konzentriert. Die Anweisungen für seine Arbeit müssen folgende Aspekte enthalten:
- Eingehende E-Mails verarbeiten, kompilieren und Antworten senden.
- Überwachung der Ausführung von Aufträgen und Anweisungen.
- Überprüfung der Richtigkeit der Gestaltung der internen Dokumentation.
- Registrierung, Buchhaltung, Aufbewahrung von Dokumenten.
Voraussetzungen für die Tätigkeit des Gerichtsschreibers
Viel bedeutendere Änderungen betreffen die offiziellen Pflichten des Gerichtsschreibers. Diese Fachkräfte sind in der Regel direkt an der Aufrechterhaltung und Festsetzung von Gerichtssitzungen beteiligt. Darüber hinaus bereiten sie Briefe, Anfragen und andere Unterlagen vor, können an der gerichtlichen Auseinandersetzung beteiligte Personen anrufen. Eine solche aktive Arbeit kann von einer Person mit einer höheren oder unvollständigen Hochschulausbildung ohne einschlägige Berufserfahrung verrichtet werden. Diese Position wird in der Regel von jungen Menschen und Mädchen besetzt, die Erfahrungen im juristischen Bereich sammeln und ihre juristische Laufbahn fortsetzen möchten.
Einige mögen den Eindruck erwecken, dass für eine solche Stelle keine besonderen Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich sind, weshalb sie für viele geeignet ist, aber dies ist nicht ganz richtig. Was macht der Gerichtsschreiber sonst noch? Seine Aufgaben umfassen:
- Einhaltung der Verfassung, der Bundesgesetze und anderer gesetzlicher Vorschriften und Anordnungen.
- Ausführung von Anordnungen eines Richters oder anderer befugter Personen.
- Interaktion mit anderen Mitgliedern der Justiz, um Probleme zu lösen, die in die Zuständigkeit des Gerichtsschreibers fallen.
Allgemeine Informationen
Offiziell Pflichten des Angestellten, Der stellvertretende Leiter und das Gerichtspersonal werden durch ein spezielles Dokument geregelt, das als Stellenbeschreibung bezeichnet wird. Seine Präsenz in einem Unternehmen ist obligatorisch, da ein Mitarbeiter gemäß der festgelegten Liste von Regeln versteht, welche Aktionen er ausführen muss und welche nicht. Ein solches Dokument wird unter Beteiligung des Managements entwickelt und verfasst und enthält unbedingt Unterabschnitte wie allgemeine Bestimmungen, Rechte und Pflichten, Verantwortungsbereich, Mitarbeiterbeziehungen im Unternehmen sowie erforderliche Anträge.
