Unter der Vielzahl von Geschäftskorrespondenzoptionen verdient ein Bestätigungsschreiben besondere Aufmerksamkeit. Was ist das und in welchen Fällen sollte ein ähnliches Dokument erstellt werden?
Hauptziel
Wirtschaftsethik sorgt immer für gegenseitigen Respekt zwischen den Parteien. Dies ist eine Grundvoraussetzung für die normale Geschäftsführung. Ohne sie ist eine lange und fruchtbare Zusammenarbeit nicht vorstellbar. Ein Bestätigungsschreiben ist manchmal nur notwendig.
An sich ist es nicht so wichtig. Dies ist nur eine Geste der Höflichkeit. Er macht deutlich, was die Partner am Vortag vereinbart haben. Das heißt, ein Bestätigungsschreiben gibt die Erfüllung einer Tatsache oder Handlung an. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten:
- Bestätigung des Eingangs von Waren, Briefen oder anderen Dokumenten, die nach vorheriger Anfrage versandt werden. Hier teilt eine der Parteien der anderen mit, dass die Aktion abgeschlossen wurde.
- Bestätigung der Zustimmung zu einer bestimmten Sache (Preis oder Menge der Ware, Datum der bevorstehenden Verhandlungen, Bedingungen für den Versand der Ware usw.). Hier drücken Gefährten ihre Zustimmung zu bestimmten Punkten der Vereinbarung aus.
Daraus wird deutlich, dass das Bestätigungsschreiben ein optionales Dokument ist. Das erneute Absenden zeigt dem Partner jedoch, mit welcher Aufmerksamkeit und mit welchem Respekt er behandelt wird.
Rechtschreibregeln
Um zu verstehen, wie ein Bestätigungsschreiben verfasst wird, müssen Sie die Grundregeln für die Verarbeitung von Geschäftspapieren kennen. Sie sollten erst dann mit der Arbeit beginnen, wenn die Bedeutung eines solchen Aufrufs vollständig verstanden ist. Tatsächlich gibt es nichts Kompliziertes.
Ein solches Schreiben sollte wie jede andere Geschäftskorrespondenz aus drei Teilen bestehen: Überschrift, Text und Abschluss. Jeder von ihnen trägt seine eigene semantische Last:
- Der Titel enthält zunächst Angaben in Form des Abreisedatums und der ausgehenden Registriernummer.
- Der Inhalt ist in der Regel in zwei Teile gegliedert: Einleitung und Textkörper. Ein solches Schreiben beginnt in der Regel mit einem Aufruf an den Adressaten. Dies sind die üblichen Regeln guter Form. In den meisten Fällen steht es im Namen des Leiters des Partnerunternehmens. Manchmal ist es jedoch ratsam, ein solches offizielles Dokument an einen Spezialisten zu richten, der direkt an der Lösung dieses Problems beteiligt ist. Beispielsweise kann eine Auftragsbestätigung für die Arbeit an den Verkaufsleiter oder den Produktionsverantwortlichen gesendet werden.
- Abschließend ist es üblich, Dankbarkeit auszudrücken. Sie können auch einige Worte über den Wunsch hinzufügen, die Zusammenarbeit fortzusetzen.
Solche Nachrichten ermöglichen es den Partnern, sich gegenseitig zu vertrauen.
Einen Brief schreiben
Manche Leute verwechseln ein solches Dokument mit einem Hinweis. Aber es gibt einen großen Unterschied zwischen den beiden Buchstaben. Einer von ihnen meldet lediglich einen Sachverhalt oder ein Ereignis und der andere bestätigt den Abschluss einer bestimmten Aktion auf der Grundlage einer vorläufigen Vereinbarung. Um Fehler zu vermeiden, müssen Sie wissen, wie ein Bestätigungsschreiben aussehen soll. Das Muster kann unabhängig erstellt werden, da für einen solchen Geschäftsbrief kein speziell genehmigtes Formular existiert.
Es sollte auf dem Briefkopf der Entsendeorganisation ausgestellt werden. Wenn die Firma keine hat, kann ein Eckstempel verwendet werden. Informationen sollten der Reihe nach platziert werden:
- Geben Sie zunächst in der linken Ecke in speziellen Spalten die Nummer und das Datum gemäß dem Eintrag im Registrierungsjournal an.
- Geben Sie dann rechts die vollständigen Details des Empfängers an (Firmenname und Adresse, Position und vollständiger Name des Empfängers).
- Im Folgenden wird eine Schlüsselphrase geschrieben, die das Wesentliche dieser Nachricht enthält.
- Der Hauptteil beginnt mit einem Aufruf an den Adressaten. Es ist besser, dies namentlich und namentlich zu tun und ganz am Anfang das Wort "respektiert" hinzuzufügen.
- Darüber hinaus muss in klaren Worten darauf hingewiesen werden, dass die Bedingungen der Vereinbarung erfüllt sind.
- Danach sollte ein Wort der Wertschätzung sein.
- Sie können den Text mit der Phrase "Grüße" beenden.
Das Dokument wird vom Leiter unterschrieben, was vom Siegel der Organisation bestätigt werden muss.
