Während der Aktivitäten eines Unternehmens erscheint eine große Anzahl von Dokumenten, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. In unserem Artikel möchten wir darüber sprechen, wie die operative Speicherung von Dokumenten und deren Zerstörung durchgeführt wird.
Was ist Online-Speicher?
Absolut alle im Laufe des Unternehmens erstellten oder erhaltenen Papiere unterliegen einer klaren Systematisierung und gründlichen Bearbeitung. Damit Sie sie in Zukunft wiederverwenden können, müssen Sie ihre Sicherheit ordnungsgemäß organisieren und einen schnellen Zugriff auf sie ermöglichen. Tatsächlich ist die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten die Aufbewahrung von Papieren in einer Organisation oder Struktureinheit, bis sie vernichtet oder in das Archiv der Organisation übertragen werden.
Aufbewahrungsfristen für Dokumente
In jeder Organisation gibt es eine Vielzahl von Papieren, die dem Grad ihres Wertes entsprechen. Einige haben einen hohen wirtschaftlichen oder wissenschaftlichen Wert, andere enthalten Informationen, die zur Lösung spezifischer Probleme erforderlich sind, wonach sie ihre Bedeutung verlieren. Daher müssen einige der Papiere ordnungsgemäß systematisiert und gelagert werden, während andere nach bestimmten Regeln einfach vernichtet werden müssen.
Die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten von wissenschaftlichem oder praktischem Wert hat einen eigenen Zeitrahmen. Sie hängen vom Grad der Wichtigkeit ihres Inhalts ab.
Die Haltbarkeit kann wie folgt sein:
- Permanent.
- Befristet (mehr als zehn Jahre).
- Befristet (nicht mehr als zehn Jahre).
Es ist zu beachten, dass die Form der Papiere in keiner Weise die Aufbewahrungsdauer der Dokumente beeinflusst (die Aufbewahrungstabelle wird von uns im Artikel angegeben). Es ist kein Geheimnis, dass die meisten Informationen derzeit elektronisch verarbeitet werden. Begriffe hängen in erster Linie vom Inhalt des Dokuments selbst ab.
Speicheranforderungen
Für die betriebliche Aufbewahrung von Dokumenten gelten bestimmte Anforderungen. Beispielsweise sollten abgeschlossene Fälle der vorübergehenden oder dauerhaften Aufbewahrung noch mehrere Jahre in den Organisationseinheiten verbleiben. Nach dieser Zeit werden sie in das Archiv des Unternehmens gestellt.
Solange die Papiere aktiv verwendet werden, müssen sie ordnungsgemäß gestaltet und gewartet werden. Die betriebliche Speicherung von Dokumenten impliziert deren Bildung nach bestimmten Gruppen sowie die von der Organisation festgelegten Nomenklaturspezifikationen.
Um eine schnelle Suche in allen Artikeln zu gewährleisten, müssen die Namen der Ordner so informativ wie möglich sein. Als Laufwerk werden in der Regel Ordner verwendet, auf deren Deckblatt sich ein Fach für austauschbare Namen von Nomenklaturen befinden sollte.
Während der Online-Speicherung werden die folgenden Informationen auf den Deckblättern angezeigt:
- Der vorübergehende Zeitraum von Beginn und Ende der Nutzung.
- Insgesamt saubere Blätter in einem Ordner.
- Angabe der Haltbarkeit solcher Wertpapiere.
- Vollständiger Name Künstler, seine Kontakttelefonnummer.
- Zusätzliche Beschriftungen können ebenfalls vorhanden sein ("zur Genehmigung", "zur Unterschrift" usw.)
Die aktuelle Lagerung erfolgt in speziell ausgestatteten Schränken (Metall) oder in einem separaten Raum, der für den Zugang geschlossen ist. Die vorübergehende Ausgabe von Wertpapieren sollte nur auf Anordnung der Geschäftsleitung der Abteilung erfolgen, auf die sich die Dokumente beziehen. Am Ende des Tages sollte der Ordner an seinen Platz zurückkehren - einen sicheren Schrank.
Am Ende der Betriebsdauer wird den Dokumenten der Status „erledigt“ zugewiesen. Und erst danach beginnt die Prozedur für ihre Vorbereitung für die Übertragung in das Archiv.
Aufbewahrungstermine eingehender Dokumente
In jeder Organisation häufen sich eingehende Dokumente im Verlauf der Aktivität an. Sie haben auch Haltbarkeit. In der Regel bezieht sich eingehende Korrespondenz auf alle Dokumente, die im Unternehmen eingehen. Die Lagerzeiten solcher Papiere richten sich nach dem Inhalt. Es wird empfohlen, eingehende Dokumente mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Wichtigere Briefe können jedoch länger dauern (z. B. länger als fünf Jahre). Die Dauer wird durch den Grad der Wichtigkeit der Informationen in den Papieren bestimmt. Daher muss bei der Klassifizierung solcher Dokumente die Wichtigkeit von Informationen berücksichtigt werden. Beispielsweise sollten Briefe von Behörden in einem Ordner hervorgehoben und Korrespondenz mit Geschäftspartnern in einem anderen Ordner. Solche Papiere sollten mindestens fünf Jahre gelagert werden.
Ausgehende Aufbewahrungsfristen
Ausgehende Dokumente werden wie alle anderen im Unternehmen gespeichert. Darüber hinaus haben sie wie bei eingehenden Papieren bestimmte Begriffe, die vom Grad ihrer Wichtigkeit abhängen.
Es ist ratsam, die Dokumente zu systematisieren und die Aufbewahrungsfristen in jedem Ordner anzugeben. Ausgehende Dokumente sollten logischerweise in separate Arrays unterteilt werden: Korrespondenz mit Lieferanten, mit Kunden, Kunden, Regierungsorganisationen, Versorgungsunternehmen usw. Die wichtigsten Papiere sollten mindestens fünf Jahre und einfacher - bis zu drei Jahre - im Betrieb aufbewahrt werden. Besonders wichtige Briefe können zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Gründe für eine solch lange Nutzung müssen in einer speziellen Anweisung über die Büroarbeit des Unternehmens festgelegt werden.
Dokumentprotokolle
Ein Dokumentregistrierungsjournal ist in jedem Unternehmen verfügbar. Darüber hinaus werden in der Regel separate Registrierungsjournale für eingehende und ausgehende Wertpapiere vergeben, wenn die Organisation aktiv ist. So viel bequemer, um die gesamte Korrespondenz zu systematisieren. Zeitschriften werden jedes Jahr gekauft und gewechselt. Natürlich bevorzugen es viele derzeit, eine ähnliche Zeitschrift in elektronischer Form zu führen. Es muss jedoch eine Papierkopie vorhanden sein.
Anforderungen von Dokumenten werden in den Journalen aufgezeichnet, ihnen werden Nummern zugewiesen, und es werden auch Daten angegeben. Durch eine solche Registrierung von Wertpapieren kann bei Bedarf das richtige Dokument gefunden werden. Zeitschriften werden drei Jahre aufbewahrt. Am Ende dieses Zeitraums werden alle Dokumente im Zusammenhang mit eingehender und ausgehender Korrespondenz zerstört, während eine Handlung erstellt wird.
Dokumentenprüfung
Wie bereits erwähnt, hängt die Verwendungs- und Aufbewahrungsdauer von Papieren in keinem Fall von der Form (Papier oder elektronisch) ab, lediglich der Inhalt der Dokumente ist von Bedeutung. Zur Feststellung der Signifikanz wird eine Prüfung angesetzt. Ihre Aufgabe ist es herauszufinden, welche Dokumente für die Produktion, die Wissenschaft, den Staat usw. von Bedeutung sind. Für Dokumente, die für die betriebliche Aufbewahrung ausgewählt wurden, muss der Zeitraum angegeben werden, in dem sie möglicherweise benötigt werden. Daher ist die Ermittlung der Lagerzeit eine weitere Aufgabe, die vor der Untersuchung festgelegt wird. Alle Arbeiten, die zur Vorbereitung der Übergabe an das Archiv zur Begutachtung durch Experten eingereicht werden, werden von bestimmten Strukturabteilungen oder dem Büro-Management-Dienst zu Nomenklaturangelegenheiten zusammengefasst.
Die Wertprüfung kann bei den Unternehmen selbst, in den Archiven von Organisationen sowie in den Staatsarchiven durchgeführt werden.
Wenn es sich um seriöse Verwaltungsdokumente handelt, werden im Allgemeinen die Daten ihrer Speicherung zum Zeitpunkt ihrer Erstellung festgelegt. Die wichtigsten Referenz- und Regulierungshilfen, die sich auf die Aufbewahrungsfristen auswirken, sind Listen von Dokumenten, in denen die Aufbewahrungsfristen angegeben sind. Sie werden bei der Begutachtung von Wertpapieren in kommunalen, staatlichen Archiven und bei Unternehmen eingesetzt. Und der Wert drückt sich, wie gesagt, in der Haltbarkeit aus.
Die Liste der Dokumente mit Aufbewahrungsfristen ist eine systematische Liste der Kategorien und Arten von Wertpapieren, die aufsichtsrechtliche Informationen zum Zeitpunkt ihrer Aufbewahrung enthalten.
Die Listen enthalten die Aufbewahrungsfristen für Standarddokumente, die in einer Organisation verfügbar sind. Bestimmte Dokumente, die bestimmte Funktionen des Unternehmens widerspiegeln, können sich jedoch auf Abteilungslisten beziehen.
Dokumentenarchiv
Ein Archiv von Dokumenten in einer Organisation kann nicht alleine existieren. Die Papiere werden dort für eine gewisse Zeit aufbewahrt, danach müssen sie in städtische oder staatliche Archive überführt werden. Das Bundesgesetz legt die Aufbewahrungsdauer für viele darin enthaltene Wertpapiere klar fest. So müssen beispielsweise Personalunterlagen, Notariatsunterlagen, Geschäftsbücher 75 Jahre aufbewahrt werden, wissenschaftliche Unterlagen - 15 Jahre.
Für den Fall, dass die Organisation aus irgendeinem Grund liquidiert wird, müssen das Archiv der Dokumente mit fester Haltbarkeit sowie die Personalpapiere in das städtische (staatliche) Archiv übertragen werden. Nichtstaatliche Unternehmen, die Dokumente übermitteln möchten, müssen zunächst eine Vereinbarung mit dem Archivfonds der Russischen Föderation abschließen. Wenn es nicht rechtzeitig abgeschlossen wurde, sollte das Archiv nur Papier auf dem Personal des Unternehmens für die Lagerung nehmen. Der Aufbewahrungsort für die übrigen Unterlagen sollte vom Vorsitzenden der Liquidationskommission gewählt werden.
Wie vernichte ich Dokumente?
Archivdokumente, die im Unternehmen gespeichert sind, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Die Vernichtung von Dokumenten kann einer Drittorganisation anvertraut werden oder von Ihnen selbst durchgeführt werden. Es gibt einheitliche Regeln, nach denen dieser Prozess durchgeführt wird. Denken Sie daran, dass Sie nur Dokumente vernichten können, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist und die ihre praktische Bedeutung verloren haben. In Bezug auf Wertpapiere können Maßnahmen nur nach fachmännischem Ermessen ergriffen werden.
Die Vernichtung von Dokumenten wird von der Vollstreckung des Gesetzes begleitet.
Eine Handlung ausarbeiten
Papiere können in den Vernichtungsakt einbezogen werden, wenn die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar des Jahres abgelaufen ist, in dem das Dokument erstellt wurde. Das heißt, wenn der Fall von 2014 und die Speicherdauer fünf Jahre beträgt, kann sie erst im Jahr 2020 in das Gesetz aufgenommen werden.
Um weitere Missverständnisse zu vermeiden, müssen alle Fälle vollständig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle darin enthaltenen Papiere an Wert verloren haben. In der Praxis machen sie jedoch oft etwas anderes. Wenn Dokumente seit fünf Jahren in einem Regal liegen und nie berührt wurden, werden die Regeln missachtet. Sie blättern einfach in ausgewählten Fällen, um sicherzustellen, dass sie wirklich nicht mehr benötigt werden.
Das Gesetz muss Informationen enthalten, die auf dem Cover der Fälle verfügbar sind. Solche mühsamen Arbeiten werden denjenigen unnötig erscheinen, die die Feinheiten der Archivarbeit nicht verstehen. In Wirklichkeit ist dies jedoch nicht der Fall.
Ein Gesetz muss auf jeden Fall von der Person unterzeichnet werden, die die Sachverständigenprüfung durchgeführt hat. Ferner wird in dem Dokument vermerkt, dass die Maßnahmen mit dem Sachverständigenausschuss der Organisation vereinbart wurden. Letztendlich muss das Gesetz vom Leiter des Unternehmens genehmigt werden.
Erst wenn alle Verfahren befolgt wurden, kann die Organisation die im Gesetz aufgeführten Fälle zerstören.
Wie werden Geschäftspapiere vernichtet?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu zerstören. Wenn es das Territorium des Unternehmens zulässt, können Sie das Papier selbst verbrennen und dabei den Brandschutz beachten. Außerdem können Sie die Aktenvernichter-Dokumente verwenden. Dies ist aber ein ziemlich langer Prozess, diese Methode eignet sich für kleine Volumina. In diesen Fällen wird eine Handlung in beliebiger Form verfasst, in der die Tatsache der Zerstörung festgehalten wird.
Große Mengen von Fällen, die zur Vernichtung bestimmt sind, werden normalerweise von Unternehmen zur Entsorgung oder zum Recycling an spezialisierte Organisationen übergeben, die sich damit befassen.
Die Tatsache der Übertragung muss in der Abnahmebescheinigung vermerkt werden. Das Dokument gibt das Datum, das Gewicht und die Anzahl der Fälle an. Experten empfehlen, dass ein Mitarbeiter des Unternehmens bei der Vernichtung der Papiere anwesend ist, um die Vertraulichkeit zu wahren.