Μια νέα αγγλική λέξη "back office" εμφανίστηκε στη ρωσική καθημερινότητα. Τι είναι αυτό; Τι λειτουργίες εκτελεί; Σε ποιες επιχειρήσεις υπάρχει; Ας προσπαθήσουμε να καταλάβουμε με περισσότερες λεπτομέρειες.
Πίσω γραφείο. Τι είναι αυτό;
Αυτές οι μονάδες υπάρχουν σε πολλές οργανώσεις. Ένα back office είναι ένα τμήμα ή ένα τμήμα μιας εταιρείας που έχει ορισμένες λειτουργίες. Πρόκειται για ρουτίνα, διοικητικές υπηρεσίες και υπηρεσίες. Παραδοσιακά, οι λειτουργίες περιλαμβάνουν επίσης την τεχνολογία πληροφοριών (υπηρεσίες διοίκησης και υποστήριξης), τους ανθρώπινους πόρους και τη λογιστική.
Σε ορισμένους οργανισμούς, καθορίζονται ξεχωριστά οι πρόσθετες οδηγίες εργασίας που πρέπει να εκτελέσει το back office. Τι είναι αυτό; Συχνά οι υπάλληλοι αυτού του τμήματος ασχολούνται με τη στατιστική και αναλυτική λογιστική των πωλήσεων, των αγορών, των αποθεμάτων και τη διατήρηση του αρχείου.
Αν αυτό το back office είναι τμήμα της τράπεζας, τότε οι λειτουργίες περιλαμβάνουν πράξεις εκκαθάρισης, τρέχουσες υπηρεσίες διακανονισμού μετρητών κ.ο.κ.
Πίσω ιστορικό γραφείου
Στα αρχικά στάδια της επιχειρηματικής ανάπτυξης, η διάταξη των εγκαταστάσεων οποιασδήποτε επιχείρησης ήταν ξεχωριστή. Το προσκήνιο καταλήφθηκε από το αποκαλούμενο μπροστινό γραφείο. Αυτό έγινε έτσι ώστε οι πελάτες να έχουν την ευκαιρία να βρουν γρήγορα και εύκολα τον κατάλληλο υπάλληλο. Φυσικά, η διοίκηση επένδυσε σε μεγάλο βαθμό σε αυτό το δωμάτιο, πραγματοποιώντας δαπανηρές επισκευές, καθαρισμό και επίπλωση. Το μπροστινό γραφείο θα έπρεπε να έχει κάνει την καλύτερη εντύπωση, αφού είναι το "πρόσωπο" οποιασδήποτε εταιρείας.
Οι υπάλληλοί του πρέπει επίσης να είναι συνεπείς στο ύφος της ένδυσης και της συμπεριφοράς. Αυτή είναι η δημόσια πλευρά οποιασδήποτε εταιρείας.
Στο βάθος, το back office βρίσκεται παραδοσιακά. Αυτός είναι ένας τόπος όπου πραγματοποιήθηκε η ίδια η παραγωγή, υπήρχε ένα σύστημα διοικητικών χώρων, διαφόρων τμημάτων, αποθηκών κλπ.
Ως εκ τούτου, αυτά τα εδάφη είναι παραδοσιακά βρώμικα, ζοφερά και όχι πολύ καλά περιποιημένα. Η δυνατότητα παρουσίας αυτών των χώρων δεν παρακολουθήθηκε πολύ, αφού οι πελάτες δεν εμφανίστηκαν ποτέ σε αυτές. Φυσικά, δεν επιβάλλονται ειδικές απαιτήσεις στην εμφάνιση των εργαζομένων. Ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στις επαγγελματικές δεξιότητες.
Αυτή η διαίρεση του γραφείου σε δύο μεγάλα τμήματα που εκτελούν διαφορετικές λειτουργίες έχει αποδειχθεί καλά και υπάρχει μέχρι σήμερα.
Οι υπάλληλοι του front office δημιουργούν μια όμορφη εικόνα για την εταιρεία. Ταυτόχρονα, χάρη στο προσωπικό του back-office, η εταιρεία αναπτύσσεται και ευδοκιμεί. Γιατί; Ας ρίξουμε μια ματιά.
Σημασία και σημασία του back office για την ανάπτυξη της εταιρείας
Η πρακτική δείχνει πόσο σπουδαίος είναι ο ρόλος αυτής της μονάδας για τον οργανισμό.
Πρώτον, το back office βοηθά στη διατήρηση της φήμης της εταιρείας σε ένα ιδιαίτερα ανταγωνιστικό περιβάλλον. Φυσικά, εάν οι εργαζόμενοι εκτελούν τα καθήκοντά τους καλά και καθαρά. Πράγματι, για κάθε πελάτη, το κύριο κριτήριο για μια καλή εταιρεία είναι μια ποιοτική υπηρεσία. Χάρη στους υπαλλήλους του back office, πραγματοποιείται ένας πλήρης κύκλος μιας συγκεκριμένης λειτουργίας.
Δεύτερον, η διαχείριση κινδύνων πραγματοποιείται επίσης από το back office. Τι φέρνει αυτό στην εταιρεία; Οι υπάλληλοι αυτού του τμήματος συντάσσουν εκθέσεις, επιλέγουν δεδομένα, παράγοντες και πραγματοποιούν υπολογισμούς βάσει των αποφάσεων διαχείρισης. Επομένως, η ορθότητα και η ακρίβειά τους είναι πολύ σημαντικές για το μέλλον της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι ασκούν εξαιρετικά υπεύθυνη δουλειά, μειώνοντας σημαντικά τους κινδύνους.
Τρίτον, η υπηρεσία back office αναπτύσσει επίσης νέες μεθόδους εξοικονόμησης και προτάσεις εξορθολογισμού. Φυσικά, οι εργαζόμενοι δεν κερδίζουν άμεσα οικονομικούς πόρους για την εταιρεία. Μπορούν όμως να επηρεάσουν έμμεσα αυτή τη διαδικασία.
Πίσω γραφείο στην τράπεζα
Πρόκειται για λειτουργική λογιστική μονάδα. Χάρη στο έργο του, εξασφαλίζονται οι δραστηριότητες των κύριων τμημάτων.
Το back office ασχολείται με τη λογιστική και την εγγραφή συναλλαγών με τίτλους, διαχείριση παθητικών και περιουσιακών στοιχείων, καθώς και με τους πελάτες. Αλλά αυτό είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου.
Το back office εκτελεί εργασίες επεξεργασίας δανείων. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι συχνά συμμετέχουν στο άνοιγμα λογαριασμών, τη λογιστική και τη διαχείριση κινδύνων.
Πίσω γραφείο. Υλοποίηση εγγράφων και υποστήριξη μιας συναλλαγής στην αγορά τίτλων
Στις τράπεζες, το back office συχνά αποτελείται από διάφορα τμήματα. Ειδικά αν ο οργανισμός πραγματοποιεί μεγάλο αριθμό συναλλαγών στην αγορά τίτλων. Τα καθήκοντα των εργαζομένων περιλαμβάνουν την ηλεκτρονική επεξεργασία και την τεκμηρίωση, την υποστήριξή τους. Ας εξετάσουμε αυτό το θέμα με περισσότερες λεπτομέρειες.
Πρώτον, ο υπάλληλος υποστήριξης διατηρεί μητρώο συναλλαγών, καταρτίζει σύμβαση πώλησης τίτλων συγκεκριμένου εκδότη.
Ακολουθεί η διαδικασία της νέας εγγραφής τίτλων. Πρόκειται για μεταβίβαση κυριότητας. Για να ξεκινήσει αυτή η διαδικασία, ο υπάλληλος back-office πρέπει να εκδώσει μια εντολή μεταφοράς και να νομιμοποιήσει την τρέχουσα συναλλαγή.
Αφού γίνει η εκ νέου εγγραφή και παραληφθεί ένα αποδεικτικό έγγραφο, ο εργαζόμενος ελέγχει την τελική διαδικασία διακανονισμού.
Ο υπάλληλος του back office έχει πολύ μεγάλη ευθύνη. Εάν υπάρχει η παραμικρή ανακρίβεια στη διαδικασία της γραφειοκρατίας, η συναλλαγή αναγνωρίζεται ως μη έγκυρη. Ως αποτέλεσμα, ο πελάτης θα υποφέρει, και η εταιρεία θα υποστεί σοβαρές απώλειες.
Επιπλέον, το back office ασχολείται με αναλυτικές (εσωτερικές) συναλλαγές μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού στο σύστημα αναδιανομής οικονομικών.
Για τον τομέα του εμπορίου τα τελευταία χρόνια, χρησιμοποιούν συχνά μια ποικιλία προγραμμάτων αυτοματοποίησης back-office.
Λιανικό γραφείο υποστήριξης
Κατά την οργάνωση μιας επιχείρησης, ένας διευθυντής αντιμετωπίζει πολλά προβλήματα. Είναι απαραίτητο να παρέχεται το εμπόριο με τα εμπορεύματα, να αυτοματοποιείται η λογιστική αποθήκης στην επιχείρηση, να διαχειρίζεται η τιμολόγηση, να αλληλεπιδρά με προμηθευτές και υποκαταστήματα.
Προκειμένου να επιλυθούν αυτά και πολλά άλλα προβλήματα, όπως σημειώθηκε, υπάρχουν ειδικά προγράμματα για το back office.
Στο σύστημα λιανικής πώλησης, οι υπάλληλοι μιας τέτοιας μονάδας θα συμβάλλουν στον έλεγχο της άφιξης και της απελευθέρωσης αγαθών, στη διαγραφή και στην μετακίνηση, στην επαναξιολόγηση, στην απόδοση, σε μετρητά και τραπεζικές εργασίες εργασία με εμπορικό εξοπλισμό.
Το πακέτο λογισμικού μπορεί να έχει διαφορετικές διαμορφώσεις: λιανικό εμπόριο μη καπνιστών, κατάστημα ευκολιών, καταστήματα τροφίμων ή σούπερ μάρκετ. Υπάρχει σήμερα μια επιλογή.
Δίκτυο back office
Οι κύριοι τομείς δραστηριότητας στην εμπορία δικτύων είναι:
- την πραγματοποίηση αλλαγών και προσθηκών σε ένα ευρύ φάσμα προϊόντων.
- ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των τμημάτων ·
- κεντρική λογιστική ·
- τη λήψη λειτουργικών εκθέσεων σχετικά με τη λειτουργία υποκαταστημάτων κ.λπ.
Για να διευκολύνουν την εργασία και να εξασφαλίσουν την αλληλεπίδραση του γραφείου με ένα δίκτυο καταστημάτων, συχνά χρησιμοποιούν μια αυτοματοποιημένη έκδοση back-office. Τα προγράμματα αυτά επιτρέπουν στον οργανισμό να εργάζεται πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.
Πίσω γραφείο στην τροφοδοσία
Το έργο του προσωπικού εξυπηρέτησης του back-office είναι κυρίως συνεχιζόμενες δραστηριότητες. Περιλαμβάνουν κατά παράδοση τα ακόλουθα:
- τη διεξαγωγή συνηθισμένων υποχρεωτικών επιχειρήσεων ·
- διεξαγωγή λογιστικών βιβλίων αγαθών και αποθηκών.
- τη διαδικασία ελέγχου της παραγωγής πιάτων ·
- συλλογή και ανάλυση δεδομένων ·
- αναφορές.
Ανάλογα με το μέγεθος και τον κύκλο εργασιών του οργανισμού, το back office στο εμπόριο συνήθως αριθμεί από τρεις έως δεκατρείς έως δεκαπέντε άτομα.
Επί του παρόντος, όπως σημειώθηκε, υπάρχουν αυτοματοποιημένα συστήματα που διευκολύνουν την υλοποίηση των πράξεων που πρέπει να εκτελούν οι εργαζόμενοι. Αυτό, βεβαίως, είναι μια θετική στιγμή για τον επικεφαλής του οργανισμού. Αλλά όχι πάντα για τους εργαζόμενους. Η πρακτική δείχνει ότι η απόκτηση αυτοματοποιημένων συστημάτων που εκτελούν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας back-office οδηγεί σε μείωση του προσωπικού.
