Σήμερα, σχεδόν κάθε ειδικός πρέπει να έχει διαχειριστικές δεξιότητες. Ο σύγχρονος ρυθμός δεν μας επιτρέπει να χαλαρώνουμε για ένα λεπτό - ούτε στην προσωπική ζωή ούτε, ιδιαίτερα, στην εργασία. Ποιο είναι λοιπόν το μυστικό της διαχείρισης; Η δομή αυτής της επιστήμης είναι αρκετά απλή, αλλά μερικές φορές οι αφηρημένες έννοιες θα διαταράξουν ακόμη και έναν επαγγελματία υψηλής ποιότητας.
Θα ασχοληθούμε με ένα από τα θεμελιώδη στοιχεία της διοίκησης - την οργανωτική δομή. Πράγματι, η επιτυχία ολόκληρης της επιχείρησης εξαρτάται από τον τρόπο κατασκευής της αλυσίδας μεταφοράς πληροφοριών.
Τι είναι μια οργανωτική δομή;
Η ικανότητα επίτευξης στόχων και η αποτελεσματικότητα της αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ιεραρχία της υποταγής, η οποία τηρεί σε μια συγκεκριμένη οργάνωση. Με άλλα λόγια, η δομή διαχείρισης είναι ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία της επιτυχίας μιας επιχείρησης.
Τι εννοούμε με αυτό; Πρώτον, η τάξη των διασυνδεδεμένων τμημάτων της εταιρείας. Δεύτερον, εστιάστε στην επίλυση των καθηκόντων. Δυστυχώς, αυτό είναι μερικές φορές πολύ δύσκολο να επιτευχθεί λόγω του γεγονότος ότι η αστάθεια του εξωτερικού περιβάλλοντος απαιτεί ευελιξία από την επιχείρηση. Και η δομή διαχείρισης συνεπάγεται ένα μάλλον σφιχτό και άκαμπτο πλαίσιο.
Ως εκ τούτου, ο σύγχρονος ηγέτης πρέπει να βρει έναν συμβιβασμό μεταξύ του ολοκληρωτισμού και της δημοκρατίας στη διακυβέρνηση. Δεδομένου ότι οι ορθολογικές μέθοδοι είναι αρκετά σταθερές, απλές και κατανοητές, δεν απαιτούν ιδιοφυΐα από υπαλλήλους σε διάφορες θέσεις. Από την άλλη πλευρά, η ευελιξία της καινοτόμου διαχείρισης καθιστά δυνατή την καλύτερη ανταπόκριση στη δυναμική του μακροοικονομικού περιβάλλοντος.
Ενώσεις
Οι όλο και πιο σύνθετες οικονομικές σχέσεις απαιτούν τη δημιουργία νέων αρχών για την κατασκευή συστημάτων διαχείρισης που θα αποκαλύπτουν τις δυνατότητες κάθε εργαζόμενου και θα κατευθύνουν τις ικανότητές του για την επίτευξη κοινών στόχων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα ζητήματα της αναδιοργάνωσης των επιχειρήσεων γίνονται όλο και πιο δημοφιλή.
Η δομή διαχείρισης ως κατηγορία διαχείρισης είναι ένα συγκεκριμένο πλαίσιο του συστήματος. Απεικονίζει τη σχέση των θεμάτων και αντικειμένων της ηγεσίας. Οι συνδέσεις σε έναν οργανισμό είναι χτισμένες όχι μόνο σε κάθετη βάση. Μερικές φορές είναι πολύ πιο σημαντικό να έχουμε οριζόντιες ευκαιρίες για τη λήψη πληροφοριών από διάφορα τμήματα, δεδομένου ότι σε αυτήν την περίπτωση ελαχιστοποιείται ο χρόνος για την αποστολή ενός μηνύματος και τη λήψη μιας απάντησης.
Οι κάθετες συνδέσεις είναι ο βαθμός και το επίπεδο υποταγής και οι οριζόντιες είναι ο συντονισμός των ενεργειών των υπαλλήλων των διαφόρων τμημάτων και η άμεση επικοινωνία τους.
Κατανομή εργασίας
Η αλληλεπίδραση των μονάδων μπορεί να είναι γραμμική ή λειτουργική. Η γραμμική δομή του συστήματος διαχείρισης προϋποθέτει ότι οι ροές πληροφοριών συγκλίνουν στους διαχειριστές που είναι αποκλειστικά υπεύθυνοι, αν όχι για τις δραστηριότητες ολόκληρης της εταιρείας, στη συνέχεια για τη διαίρεσή τους. Οι λειτουργικοί δεσμοί συνδέουν τους υπαλλήλους σε υποσυστήματα με βάση κοινές λειτουργίες.
Η ποικιλομορφία της εργασίας κάνει προσαρμογές στην οργάνωση κάθε συγκεκριμένης επιχείρησης. Παρ 'όλα αυτά, οι ειδικοί στον τομέα της διαχείρισης υπογραμμίζουν ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά κοινά για όλες τις επιχειρήσεις. Πρώτον, αυτό αφορά τον καταμερισμό της εργασίας σε απλές διαδικασίες και τον καθορισμό του βαθμού ευθύνης του κάθε εργαζομένου.
Από τη μοναδικότητα της επιχείρησης προς την τυπική οργάνωση
Η οριζόντια δομή του συστήματος ελέγχου εμφανίζεται ως αποτέλεσμα της κατανομής όλων των ειδικών καθηκόντων.Για να επιτύχετε συγκεκριμένους στόχους, κάποιος πρέπει να προσαρμόσει αυτό το έργο, πράγμα που σημαίνει ότι εμφανίζεται κάθετος έλεγχος. Στην πραγματικότητα, όταν η διαχείριση διαχωρίζεται από την ίδια τη δραστηριότητα, δημιουργείται μια ιεραρχία υποταγής (καταμερισμός της εργασίας).
Η εκπλήρωση των καθηκόντων είναι κατ 'αρχήν δυνατή σε οποιαδήποτε οργανωτική μορφή. Είναι σημαντικό ότι αυτή η φόρμα είναι πιο κατάλληλη για το περιεχόμενο και τις μεθόδους της εταιρείας.
Στη ζωή, η δομή διαχείρισης λαμβάνει τη μορφή πολλών καλά καθορισμένων συστημάτων σχέσεων. Με όλη την ποικιλία λειτουργιών, μπορείτε να υπολογίζετε στα δάχτυλα τα πραγματικά σημαντικά διακριτικά μοτίβα.
Γραμμικός έλεγχος
Η γραμμική δομή διαχείρισης είναι χτισμένη με τέτοιο τρόπο ώστε κάθε διαχειριστής να προσαρμόζει όλους τους τύπους δραστηριοτήτων των υφισταμένων του. Τα βασικά πλεονεκτήματα μιας τέτοιας οργάνωσης είναι η απλότητα και η ενότητα της διοίκησης. Αλλά το μειονέκτημα του είναι ότι ο ηγέτης πρέπει να είναι μια απεικόνιση του όρου "και τα Shvets, και το θεριστή, και το μάγκα είναι ένας τύπος ...". Η στενή εξειδίκευση της σύγχρονης επιχείρησης δεν άφησε σχεδόν καθόλου χώρο για έναν τέτοιο διαχειριστή και, κατά συνέπεια, για μια τέτοια οργανωτική δομή.
Οι λειτουργικές μονάδες είναι το κλειδί για την αποτελεσματική εργασία
Λειτουργική δομή Η διαχείριση χαρακτηρίζεται από τη δημιουργία υπηρεσιών που ειδικεύονται σε σαφώς καθορισμένα καθήκοντα και ευθύνες. Τις περισσότερες φορές, ο διαχωρισμός γίνεται στις κατευθύνσεις της εταιρείας (παραγωγή, μάρκετινγκ, μάρκετινγκ κ.λπ.).
Τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας διαχείρισης είναι η στενή εξειδίκευση, η μείωση της αλληλεπικάλυψης των λειτουργιών και της κατανάλωσης πόρων και η γρήγορη ανταπόκριση της διοίκησης σε τυχόν αλλαγές. Υπάρχουν όμως και μειονεκτήματα: το ενδιαφέρον για τη δική του επιτυχία μπορεί να εξισορροπήσει τις δραστηριότητες ολόκληρης της επιχείρησης.
Εάν είναι απαραίτητο, σε κάθε μονάδα χρησιμοποιείται γραμμική υποταγή. Ένα τέτοιο μοντέλο δεν είναι ασυνήθιστο σε ένα σύγχρονο σύστημα. Η λειτουργική-γραμμική δομή διαχείρισης χρησιμοποιείται για να αποφευχθούν επιπλοκές των διαδικασιών επικοινωνίας σε σχετικά σταθερές εξωτερικές συνθήκες με μικρή ονοματολογία παραγωγής και επικράτηση τυποποιημένων προβλημάτων διαχείρισης.
Διεθνείς εταιρείες
Η παγκοσμιοποίηση των οικονομικών σχέσεων απαιτεί αναδιάρθρωση όχι μόνο από τις δυτικές εταιρείες. Η λειτουργική δομή διαχείρισης εκσυγχρονίζεται, επισημαίνονται μεγάλες μονάδες παραγωγής, οι οποίες μπορεί να υπάρχουν και αυτόνομα. Τέτοιες επιχειρηματικές οντότητες καλούνται τμήματα.
Η οργανωτική δομή διαχείρισης σας επιτρέπει να εστιάζετε στο προϊόν, στον καταναλωτή-στόχο ή σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Εξαιτίας αυτού, η επιχείρηση ανταποκρίνεται πιο εύκολα στη δυναμική του εξωτερικού περιβάλλοντος. Ένα άλλο πλεονέκτημα αυτού του συστήματος είναι η απλούστευση και διευκόλυνση των επικοινωνιών. Αλλά δεν ήταν χωρίς μύγα στην αλοιφή: η επικάλυψη ορισμένων λειτουργιών και ακόμη και οι απλές εργασίες οδηγούν σε αύξηση του κόστους του τελικού προϊόντος στην αγορά.
Ρυθμίστε στο περιβάλλον μακροεντολών
Για να ρυθμίσουμε και να οδηγήσουμε σε ένα γενικό πλαίσιο, όλες οι διαδικασίες παραγωγής γίνονται πιο δύσκολες. Η αβεβαιότητα των εξωτερικών παραγόντων και ο ρυθμός ανάπτυξης τους απαιτούν τη χρήση προσαρμοστικών δομών. Με τη βοήθειά τους, μπορείτε να δημιουργήσετε προσωρινές μονάδες με στόχο την επίλυση του προβλήματος στο υπάρχον περιβάλλον μακροεντολών.
Οι ξένες εταιρείες στα τέλη της δεκαετίας του '80 του ΧΧ αιώνα ανέπτυξαν μοντέλα που έλαβαν τα ονόματα των "μήτρων" και "δομής του έργου της διοίκησης επιχειρήσεων". Χαρακτηρίζονται από τη δημιουργία προσωρινής τοπικής ηγεσίας στην εφαρμογή των σημαντικότερων θεμάτων γενικής διαχείρισης στα κεντρικά γραφεία της εταιρίας.
Προσωρινές ομάδες εργασίας
Η ουσία του έργου έγκειται στο γεγονός ότι σε μία ομάδα προσλαμβάνονται οι πιο ειδικευμένοι υπάλληλοι για διαφορετικά καθήκοντα για να εκπληρώσουν το έργο.Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών, μια τέτοια οργάνωση διαλύεται και κάθε ανάδοχος είναι ελεύθερος να αναζητήσει νέα έργα. Ένα παράδειγμα μιας τέτοιας εταιρείας μπορεί να είναι ένα θέατρο που δημιουργήθηκε για να οργανώσει μια επιχείρηση.
Η δομή διαχείρισης της μήτρας του οργανισμού, σε αντίθεση με το έργο, προσελκύει εργαζόμενους μιας επιχείρησης για την υλοποίηση του σκοπού. Το κύριο μειονέκτημα ενός τέτοιου συστήματος ήταν η ταυτόχρονη υπαγωγή των εκτελεστών σε δύο κεφάλια: αφενός, υπάρχει ο επικεφαλής ενός προσωρινού σχεδίου και, αφετέρου, ο επικεφαλής της λειτουργικής μονάδας, στον οποίο ένας συγκεκριμένος υπάλληλος είναι συνεχώς εγγεγραμμένος. Παρ 'όλα αυτά, η δομή μήτρας επιτρέπει μια πιο ευέλικτη προσέγγιση των ζητημάτων επίλυσης των τρεχόντων προβλημάτων.
Πώς να κάνετε αναβάθμιση
Και πάλι για την παγκοσμιοποίηση της παγκόσμιας παραγωγής. Σε σύγχρονες συνθήκες, όταν οι στρατηγικές της εταιρείας στοχεύουν στη διαφοροποίηση της παραγωγής, την επέκταση της παραγωγής και των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και τη διείσδυση των διεθνών αγορών, είναι απαραίτητο η δομή διαχείρισης του οργανισμού να είναι ευέλικτη και σχετικά απλή.
Η αύξηση του αριθμού των καταστημάτων, για παράδειγμα, οδηγεί όχι μόνο σε αύξηση των διοικητικών δαπανών αλλά και στην επιμήκυνση των διαύλων επικοινωνίας. Οι εταιρείες αυτές είναι σχεδόν καταδικασμένες σε σύγκριση με επιχειρήσεις που διαχειρίζονται από ένα κέντρο. Ωστόσο, η διαρθρωτική διαφοροποίηση δεν πηγαίνει οπουδήποτε. Οι σύμβουλοι εμπειρογνωμόνων συνιστούν να επισημαίνονται οι ακόλουθες επιλογές αναδιάρθρωσης του συστήματος
- να ορίσει σαφώς το πεδίο ευθύνης κάθε αυτόνομης μονάδας προκειμένου να εκφορτώσει τα κεντρικά διοικητικά όργανα της εταιρείας ·
- να στραφούν στη χρήση ποσοτικών παραμέτρων για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των μονάδων ·
- βελτίωση των κινήτρων των εργαζομένων της εταιρείας.
Η δομή της διαχείρισης των επιχειρήσεων εξαρτάται σημαντικά από την κατάσταση του εξωτερικού περιβάλλοντος. Ως εκ τούτου, οι ειδικοί συστήνουν να μην χρησιμοποιούν πρότυπα κατά την οικοδόμηση των δικών τους συστημάτων, αλλά αναζητούν βέλτιστες λύσεις σε κάθε περίπτωση.
Τι να ψάξετε κατά τη δημιουργία ενός οργανωτικού συστήματος
Για να οικοδομήσουμε ένα σύστημα, είναι πολύ σημαντικό να μελετήσουμε τα χαρακτηριστικά του εξωτερικού περιβάλλοντος. Είναι αναγκαίο να προσδιοριστούν σαφώς οι παράγοντες άμεσου αντίκτυπου και να περιγραφούν πλήρως εκείνοι που έχουν έμμεσες επιπτώσεις. Όσον αφορά τις εσωτερικές σχέσεις της εταιρείας, εδώ είναι απαραίτητο να διαχωριστούν σωστά τα αντικείμενα και τα θέματα διαχείρισης.
Το πιο σημαντικό για τη διαμόρφωση του συστήματος είναι οι στόχοι, οι αρχές και οι μέθοδοι εργασίας. Η οργανωτική δομή της διαχείρισης των επιχειρήσεων εξαρτάται ουσιαστικά από τα χαρακτηριστικά και τις απαιτήσεις της αγοράς.
Ιδιαίτερη σημασία έχει η ανάγκη να διαχωριστούν οι δραστηριότητες όχι οριζόντια αλλά κάθετα. Αυτό δημιουργεί την πολυπλοκότητα της σχέσης και καθορίζει το βαθμό ευθύνης του κάθε υπαλλήλου.
Οι παράγοντες έμμεσων επιπτώσεων περιλαμβάνουν συνήθως την τεχνολογία, το προσωπικό και τον εξοπλισμό. Αυτές οι παράμετροι επηρεάζουν μόνο οργανωτικά - η δομή διαχείρισης δεν αλλάζει την ουσία, αλλά μπορεί να τροποποιηθεί λόγω της μοναδικότητας ενός από αυτά.
Πόσους ανθρώπους να υποτάσσονται
Ο σημαντικότερος παράγοντας που επηρεάζει τον τύπο της οργάνωσης είναι ο ρυθμός ελέγχου. Ο αριθμός των υπαλλήλων σε κάθε τμήμα, ο αριθμός των τμημάτων και ο αριθμός των βαθμίδων διαχείρισης εξαρτώνται από αυτό. Ξεκινώντας από τα νηπιαγωγεία, όπου για κάθε ηλικία ο αριθμός των παιδιών ανά δάσκαλο καθορίζεται και τελειώνει με αθλητικούς αγώνες, όπου κάθε χώρα έχει κατανεμηθεί μια ποσόστωση του αριθμού των συμμετεχόντων, έχουμε ασχοληθεί καθ 'όλη τη διάρκεια της ζωής μας υπολογίζοντας το ποσοστό ελέγχου. Το υπερβολικό προσωπικό, καθώς και η έλλειψη προσωπικού, οδηγούν σε δυσλειτουργίες ολόκληρου του συστήματος. Ακριβώς σε τέτοια ποσοστά πληθυσμού ανά επιθεωρητή οικοδομείται η δομή της δημόσιας διοίκησης.
Πρέπει να παραδεχτούμε ότι η λύση στο φαινομενικά στοιχειώδες καθήκον της διανομής της εργασίας ανά επίπεδο και βαθμό ευθύνης εξαρτάται από ένα συνδυασμό πολλών παραγόντων. Αυτοί είναι οι στόχοι και το εύρος της εργασίας, η διαθεσιμότητα της τεχνολογίας των πληροφοριών και ο βαθμός επικοινωνίας του κάθε εργαζομένου, η προσωπικότητα του ηγέτη κλπ. Ως αποτέλεσμα, καταλήγει στην κατανόηση ότι η ικανότητα να διαμορφωθεί μια αποτελεσματική και αποδοτική οργανωτική δομή είναι μια τέχνη.
