Η προσωπική αποτελεσματικότητα είναι το κύριο μυστικό της επιτυχίας σε όλα τα θέματα και εξαρτάται, μεταξύ άλλων, από την ικανότητα σωστής διάθεσης πόρων χρόνου. Η διαχείριση του χρόνου προσφέρεται για επιστημονική μελέτη και σχεδιασμό. Υπάρχουν ειδικές τεχνικές που σας επιτρέπουν να διανείμετε σωστά το χρόνο, ώστε να είναι αρκετό για όλα.
Η έννοια της διαχείρισης του χρόνου
Ένα άτομο στη γέννηση λαμβάνει ένα μοναδικό, αναντικατάστατο πόρο - χρόνο. Συχνά πώς το διαθέτει, συχνά εξαρτάται από την επιτυχία ενός ατόμου στην επιχείρηση, την αποτελεσματικότητά του. Η διαχείριση του χρόνου ή η διαχείριση του χρόνου είναι μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων που περιλαμβάνει δεξιότητες στον προγραμματισμό, την ανάλυση και την οργάνωση των διαδικασιών.
Η ιδέα της διαχείρισης του χρόνου δεν είναι καινούργια, ακόμα και στα πρώτα χρόνια της εποχής μας, ο Ρωμαίος φιλόσοφος Seneca έγραψε ότι ο χρόνος απαιτεί μια ιδιαίτερη στάση και διατύπωσε τους πρώτους κανόνες διαχείρισης του χρόνου: πρέπει να κρατήσετε ένα ημερολόγιο χρόνου, πρέπει να αξιολογήσετε πόσο χρόνο δαπανήθηκε και πώς Η χρονική περίοδος ήταν κορεσμένη με γεγονότα. Αργότερα, οι φιλόσοφοι σκέφτηκαν περισσότερο από καιρό για το πώς να κρατήσουν τη ροή του χρόνου, να υποβάλουν θεωρίες και εφευρέσεις για την οικονομία και τις ορθολογικές δαπάνες τους.
Αλλά επιστημονικά διαχείρισης αυτός ο πόρος εμφανίζεται μόνο στις αρχές του 19ου και του 20ού αιώνα. Ο Frederick Taylor, Αμερικανός μηχανικός, πρότεινε την έννοια της διαχείρισης του χρόνου των εργαζομένων και συνέδεσε αυτή τη διαδικασία με το κίνητρο και τον καθορισμό στόχων. Στις αρχές του 20ου αιώνα, οι Ρώσοι επιστήμονες δημιούργησαν ένα ολόκληρο πεδίο που ονομάζεται "επιστημονική οργάνωση της εργασίας" και έθεσαν σοβαρό θεμέλιο για τη σύγχρονη θεωρία της διαχείρισης του χρόνου. Ο όρος «διαχείριση χρόνου» εμφανίζεται μόνο στη δεκαετία του 70 του 20ού αιώνα και από τις αρχές του 21ου αιώνα ο κλάδος αυτός έχει καταστεί ένα από τα σημαντικότερα και καλύτερα ανεπτυγμένα τμήματα της διοίκησης.
Τύποι χρόνου
Για να διαχειριστείτε κάτι, πρέπει να καταλάβετε την ουσία του αντικειμένου. Ο χρόνος είναι ένα συγκεκριμένο αντικείμενο διαχείρισης, προκειμένου να το ξοδέψετε σωστά, αξίζει να το διαιρέσετε σε τύπους. Η πρώτη ταξινόμηση βασίζεται στις έννοιες της εργασίας και του ελεύθερου χρόνου, οπότε ο χρόνος χωρίζεται σε εργασία και αναψυχή ή ελεύθερος. Η διαχείριση των εποχών σάς επιτρέπει να διακρίνετε είδη όπως η εποχιακή εποχή: ο χρόνος δαπανών υψηλού και χαμηλού κόστους.
Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε έναν προσωρινό πόρο ανάλογα με τη δραστηριότητα στην οποία είναι αφιερωμένη, και στη συνέχεια κατανέμεται η εργασία, ο προσωπικός και ο κοινωνικός χρόνος. Ένας εργαζόμενος δαπανάται για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων, ο σχεδιασμός, τα προσωπικά περιλαμβάνει τον ελεύθερο χρόνο, την εκπαίδευση, την ψυχαγωγία, και το κοινό δαπανάται για την οικογένεια, τους φίλους, τη δημιουργία διαφόρων επικοινωνιών. Όταν πρόκειται για προγραμματισμό, συνήθως λαμβάνεται υπόψη ο χρόνος εργασίας, αν και, φυσικά, είναι απαραίτητο να εφαρμοστούν οι αποκτηθείσες δεξιότητες οικονομικής δαπάνης χρόνου σε όλους τους τύπους.
Χαρακτηριστικά διαχείρισης χρόνου
Κάθε διοίκηση εκτελεί την κύρια λειτουργία - αυτή είναι η ορθολογική χρήση των πόρων. Οι λειτουργίες διαχείρισης χρόνου είναι ο σχεδιασμός, η διανομή και η δαπάνη αυτού του μη ανανεώσιμου πόρου. Η διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητη για την αποτελεσματικότερη χρήση του διαθέσιμου χρονικού αποθεματικού, το οποίο επηρεάζει άμεσα την παραγωγικότητα ενός ατόμου ή ενός εργαζομένου. Οι κύριες λειτουργίες της διαχείρισης του χρόνου είναι ο προγραμματισμός της χρήσης του χρόνου, η οργάνωση διαδικασιών για τη χρήση του χρόνου, η παρακολούθηση της τήρησης των αρχών και ο καθορισμός του χρόνου που δαπανάται.
Οφέλη από τη διαχείριση του χρόνου
Η διαχείριση του χρόνου δίνει μια σειρά θετικών αποτελεσμάτων.Για να επιτευχθεί επιτυχία σε οποιαδήποτε δραστηριότητα, θα πρέπει να μάθετε πώς να περάσετε σωστά το χρόνο σας. Ένα άτομο που έχει μάθει την τεχνολογία της διαχείρισης του χρόνου λαμβάνει τα ακόλουθα οφέλη:
- ταχύτερα και πιο συχνά επιτυγχάνει τους στόχους του ·
- δημιουργεί τις περιστάσεις της ζωής του και μπορεί να τον ελέγξει.
- είναι σε θέση να επιτύχει οποιοδήποτε στόχο και επιτυχία σε οποιαδήποτε δραστηριότητα.
- λιγότερες νευρικές εμπειρίες, καθώς στη ζωή του δεν υπάρχει τόπος ματαιοδοξία και βιασύνη?
- έχει αρκετό χρόνο για αυτοεκπαίδευση και πνευματική ανάπτυξη.
- έχει ένα σχέδιο δράσης για κάθε μέρα, γίνεται πιο πειθαρχημένο και συλλεχτό.
- ξεχωρίζει περισσότερο και ως εκ τούτου αισθάνεται χαρούμενος και υγιής, έχει περισσότερες ευκαιρίες επικοινωνίας με φίλους και συγγενείς, για μαθήματα χόμπι?
- παραγωγικότερη στην εργασία.
- στο τέλος, ένα άτομο είναι πιο σίγουρο και ευτυχισμένο.
Δομή διαδικασίας διαχείρισης χρόνου
Το σύστημα διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνει αρκετές βασικές διαδικασίες:
- ανάλυση - για να μετακινηθείτε κάπου, πρέπει να ξέρετε τι θέλετε και πόρους που έχετε.
- στρατηγικό σχεδιασμό ·
- δήλωση των στόχων?
- τακτικό και λειτουργικό σχεδιασμό ·
- επίτευξη στόχου ·
- τον έλεγχο των δαπανών πόρων και την επίτευξη στόχων.
Υπάρχουν και άλλες προσεγγίσεις για τον προσδιορισμό της διάρθρωσης της διαχείρισης του χρόνου, διακρίνει τέσσερις τομείς της διαμόρφωσης γνώσεων, δεξιοτήτων και συνηθειών, όπως:
- ρύθμιση στόχων, mastering τεχνικές καθορισμού στόχων,
- ικανότητα προτεραιότητας ·
- την ικανότητα χρήσης των εργαλείων σχεδιασμού και της αρμόδιας εφαρμογής τους ·
- την ανάπτυξη, την ενοποίηση και την εφαρμογή δεξιοτήτων ορθολογικής χρήσης του χρόνου.
Τύποι διαχείρισης χρόνου
Όπως κάθε διοίκηση, η κύρια διαχείριση χρόνου μπορεί να χωριστεί σε στρατηγικό και λειτουργικό σχεδιασμό. Μπορεί επίσης να χωριστεί σε τύπους διαχείρισης αυτού του πόρου από το χρόνο: μακροπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα, γεγονός που, στην πραγματικότητα, διπλασιάζει την πρώτη ταξινόμηση.
Ο στρατηγικός σχεδιασμός συνδέεται με την επίτευξη μακροπρόθεσμων, παγκόσμιων στόχων, ενώ ο χρόνος διατίθεται για ένα έτος ή περισσότερο. Συνδέεται με την πρόβλεψη, με βάση μια βαθιά ανάλυση της κατάστασης.
Η διαχείριση του τρέχοντος χρόνου σχετίζεται με την επίτευξη στόχων βραχυπρόθεσμα: από ένα μήνα σε έξι μήνες. Είναι ενσωματωμένο στο στρατηγικό σχέδιο, αλλά καλύπτει μόνο το άμεσο μέρος του.
Η λειτουργική κατανομή του χρόνου συνδέεται με την προετοιμασία των σχεδίων για την εβδομάδα και την ημέρα. Η τακτική κατανομή των πόρων συνδέεται με μια πραγματική, τρέχουσα κατάσταση στην οποία οι περιστάσεις μπορούν να κάνουν μια διόρθωση.
Γενικές αρχές διαχείρισης του χρόνου
Οι διαδικασίες διαχείρισης του χρόνου βασίζονται στις κύριες αρχές, όπως:
- Σωστή ρύθμιση στόχου. Η προσβασιμότητα και το κίνητρό του για την επίτευξή του εξαρτώνται από αυτό. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές ρύθμισης στόχου, το πιο διάσημο και αποτελεσματικό είναι το μοντέλο SMART.
- Κίνητρο. Ο χρόνος εξοικονόμησης πρέπει να συνειδητοποιείται και να συνδέεται με την ικανοποίηση ορισμένων σημαντικών αναγκών, διαφορετικά δεν θα πρέπει να αναμένεται επιτυχία από τη διαχείριση του χρόνου.
- Αποθήκευση. Η διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητη για την κατάργηση ή τη μείωση του ελλείμματος χρόνου, για την αύξηση της παραγωγικότητας για τις ίδιες χρονικές περιόδους.
Μέθοδοι διαχείρισης χρόνου
Σήμερα, είναι γνωστές διάφορες στρατηγικές και τεχνικές για τη διανομή και τη χρήση του χρόνου. Οι πιο γνωστές μέθοδοι διαχείρισης του χρόνου είναι οι εξής:
- Το Matrix Eisenhower. Αυτή η μέθοδος συνίσταται στη συμπλήρωση μιας μήτρας σύμφωνα με 4 χαρακτηριστικά: σημαντική, ασήμαντη, επείγουσα, μη επείγουσα. Όλες οι περιπτώσεις για την περίοδο προγραμματισμού αξιολογούνται σε αυτή την κλίμακα και κατατάσσονται για εφαρμογή. Πρώτα απ 'όλα, εκτελούνται επείγοντα και σημαντικά ζητήματα, αναβάλλονται λιγότερο επείγοντα και σημαντικά ζητήματα για το δεύτερο στάδιο, το κύριο πράγμα δεν είναι να καθυστερήσουν την εφαρμογή τους έτσι ώστε να μην εισέλθουν στην πρώτη κατηγορία.Οι επείγουσες και λιγότερο σημαντικές περιπτώσεις θα πρέπει να μεταβιβάζονται σε υφισταμένους, όποτε είναι δυνατόν, να μην συσσωρεύονται μη επείγουσες και ασήμαντες υποθέσεις, επομένως θα πρέπει να μεταβιβάζονται ή να μην εκτελούνται καθόλου και να αποκλείονται από τα σχέδια.
- Πυραμίδα του B. Franklin. Αυτό το συμπαγές μοντέλο απαιτεί λεπτομερή προετοιμασία για πρώτη φορά και στη συνέχεια είναι εύκολο στη χρήση. Η πυραμίδα βασίζεται σε παγκόσμιους στόχους και ζωή ανθρώπινες αξίες. Το δεύτερο επίπεδο είναι μακροπρόθεσμοι στόχοι για 10-20 χρόνια. Το τρίτο είναι ένα στρατηγικό σχέδιο, αποφάσεις για τον τρόπο επίτευξης παγκόσμιων στόχων. Ακολουθεί το σχέδιο για το επόμενο έτος, στη συνέχεια το βραχυπρόθεσμο σχέδιο. Ο επάνω όροφος είναι ένα σχέδιο για την ημέρα. Μια τέτοια πυραμίδα πρέπει να αναθεωρείται περιοδικά και να ενημερώνεται.
Υπάρχουν και άλλες τεχνικές διαχείρισης του χρόνου, αλλά όλες βασίζονται στην ικανότητα διαχωρισμού του σημαντικού από το ασήμαντο, στις δεξιότητες καθορισμού σωστών και εφικτών στόχων και στο κίνητρο για εξοικονόμηση χρόνου.
Διαχείριση χρόνου εργασίας: βασικές τεχνικές και κανόνες
Η ορθολογική κατανομή του χρόνου εργασίας είναι το πιο σημαντικό καθήκον για τους ανθρώπους που προσπαθούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά τους. Μέθοδοι διαχείρισης χρόνου, διαχείρισης με στόχο την εξάλειψη της έλλειψης χρόνου εργασίας. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό να σχεδιάσετε μια εργάσιμη ημέρα με βάση τις ακόλουθες αρχές:
- είναι απαραίτητο να παρέχεται η δυνατότητα καταγραφής του χρόνου που δαπανάται για διάφορες λειτουργίες.
- κατά την προετοιμασία του σχεδίου, το 60% του χρόνου θα πρέπει να αφιερώνεται σε προγραμματισμένες εργασίες, το 20% σε απρόβλεπτες υποθέσεις, το 20% σε αυθόρμητα καθήκοντα,
- είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι "νεροχύτες χρόνου" και να εξαλειφθούν όσο το δυνατόν περισσότερο.
- πρέπει να ταξινομήσετε τα καθήκοντα εργασίας με επείγουσα ανάγκη και σημασία.
- ο χρονικός προγραμματισμός πρέπει να είναι συστηματικός, συνεπής, λογικός.
Για να διαχειριστείτε το χρόνο σε έναν οργανισμό, συχνά χρησιμοποιείται η μέθοδος ABC, σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τους πόρους της επιχείρησης κατά βαθμό σπουδαιότητας. Βασίζεται σε τρεις αρχές:
- τα σημαντικότερα πράγματα γίνονται από τον ηγέτη · ξοδεύει το 15% του χρόνου του σε αυτά?
- τα καθήκοντα μεσαίας σημασίας μεταβιβάζονται στους διαχειριστές, τους χορηγείται το 20% του χρόνου εργασίας,
- λιγότερο σημαντικά καθήκοντα μεταβιβάζονται σε ερμηνευτές που ξοδεύουν το 65% του χρόνου τους.
Διοργάνωση διαχείρισης χρόνου
Η διαχείριση του χρόνου σε μια επιχείρηση είναι ένας τρόπος εξοικονόμησης έως και 30% του χρόνου εργασίας ενός ειδικού. Επομένως, πρέπει να δοθεί η δέουσα προσοχή σε αυτό. Η διαχείριση του χρόνου στην οργάνωση εμπίπτει στους ώμους των διαχειριστών που καταρτίζουν επιχειρησιακά και μεσοπρόθεσμα σχέδια εργασίας για τους ερμηνευτές. Σήμερα υπάρχουν πολλά προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών που σας επιτρέπουν να προγραμματίσετε τις ώρες εργασίας των εργαζομένων, καθώς και να παρακολουθείτε την εκτέλεση των εργασιών και το χρόνο που αφιερώνετε. Για παράδειγμα, Toggl, Bitrix "Team" και "Project". Υπάρχουν τρεις κύριες στρατηγικές για τη διαχείριση της διαχείρισης του χρόνου:
- Επιτάχυνση. Είναι απαραίτητο να ελαχιστοποιηθεί ο χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση τυπικών, ιδιαίτερα επαναλαμβανόμενων εργασιών.
- Συσσώρευση. Είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν τα αποθεματικά και οι προτεραιότητες σε κάθε φάση παραγωγής, ώστε να δημιουργηθεί ένα αποθεματικό χρόνου για την εκτέλεση απρόβλεπτων εργασιών.
- Εξορθολογισμός. Είναι απαραίτητο να εφαρμοστούν αποτελεσματικά συστήματα σχεδιασμού και ελέγχου των χρονομεριστικών δαπανών.
Διαχείριση ελεύθερου χρόνου
Οποιοσδήποτε αισθάνεται πάντα την έλλειψη ελεύθερου χρόνου, και πρέπει να σχεδιαστεί τόσο προσεκτικά όσο ένας εργαζόμενος. Για να γίνει αυτό, πρέπει να μάθετε πώς να διαχωρίζετε αυστηρά την εργασία από τον ελεύθερο χρόνο, έτσι ώστε να υπάρχει χρόνος για να αποκατασταθεί η απόδοση. Κατά τη διάρκεια των διακοπών, θα πρέπει να περιορίσετε τον εαυτό σας από κλήσεις και μηνύματα στην εργασία για να χαλαρώσετε πλήρως. Η οικιακή εργασία πρέπει να μάθει να οργανώνεται με μέγιστη εξοικονόμηση χρόνου. Είναι απαραίτητο να αναπτύξουμε την ικανότητα να προσδιορίζουμε τα πιο σημαντικά καθήκοντα, ώστε να υπάρχει αρκετός χρόνος όχι μόνο για χαλάρωση, αλλά και για αυτο-ανάπτυξη. Θα πρέπει επίσης να μάθετε να εγκαταλείπετε τα μικρά ρουτίνα, άχρηστα πράγματα, αφήνοντας το μέγιστο χρόνο για να πετύχετε τους στόχους προτεραιότητας.
