Η κατάσταση κατά την οποία οι επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν την ανάγκη να αναβοσβήνουν τα έγγραφα δεν είναι καθόλου ασυνήθιστη. Μπορεί να απαιτούνται έγγραφα για φορολογική επιθεώρηση, συνταξιοδοτικό ταμείο ή για αποθήκευση στο αρχείο.
Απαγορεύεται αυστηρά η κόλληση εγγράφων ή η στερέωση με συρραπτικό. Για να αποφύγετε προβλήματα και να μην κερδίσετε τη φήμη ενός αναλφάβητου, πρέπει να ξέρετε πώς να αναπαράγετε τα έγγραφα σύμφωνα με όλες τις απαιτήσεις.
Γενικοί κανόνες
Με την πρώτη ματιά, μπορεί να φαίνεται ότι δεν πρέπει να προκύψουν δυσκολίες σε δεσμευτικά έγγραφα, αλλά αυτό δεν είναι απολύτως αληθές. Η διαδικασία πρέπει να προσεγγίζεται υπεύθυνα, έτσι ώστε τα χαρτιά να έχουν τη σωστή μορφή. Πολλοί εκδοτικοί οίκοι μπορούν να κάνουν αυτό το έργο για ένα προκαθορισμένο τέλος και σε σύντομο χρονικό διάστημα, αλλά όχι κάθε επιχειρηματίας θα διακινδυνεύσει να αναθέσει σημαντικές εργασίες σε ξένους. Για να μην χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες των επαγγελματιών κάθε φορά, αξίζει να μάθετε πώς μπορείτε να αναπαράγετε σωστά τα έγγραφα.
Οι δομές εποπτείας δεν παρέχουν στους επιχειρηματίες συγκεκριμένη καθοδήγηση σχετικά με αυτό το ζήτημα, επομένως πρέπει να το αντιμετωπίζετε μόνοι σας. Οι πληροφορίες μπορούν να ληφθούν από τις κατευθυντήριες γραμμές στον τομέα της εργασίας γραφείου.
Ράψτε το χαρτί με νήμα
Πώς να αναπαράγετε έγγραφα με αυτόν τον τρόπο; Για να το κάνετε αυτό, ετοιμάστε τα αξεσουάρ. Πρέπει να έχετε κλωστές, βελόνες και κόλλα. Η διαδικασία αποτελείται από τρία στάδια:
- Προετοιμασία εγγράφων. Όλα τα χαρτιά πρέπει να τοποθετηθούν στη σωστή σειρά και να αριθμηθούν με ένα μολύβι στη γωνία του φύλλου. Οι τρύπες μπορούν να γίνουν με ένα τρύπημα ή να χρησιμοποιηθούν γροθιές. Στην περίπτωση που υπάρχουν πολλά χαρτιά και είναι αδύνατο να τρυπηθούν με μια τρύπα, αξίζει να χρησιμοποιείτε ένα αιχμηρό καρφί και ένα σφυρί. Ο αριθμός των τρυπών εξαρτάται από τη σημασία και τον σκοπό του εγγράφου. Υψηλά ευαίσθητα έγγραφα συρράπτονται σε πέντε τρύπες για να αποφευχθεί η πλαστογράφηση φυλλαδίων. Οι οπές πρέπει να βρίσκονται στα αριστερά, στο κέντρο του ελεύθερου πεδίου. Η απόσταση πρέπει να είναι περίπου τρία εκατοστά από τη μία παρακέντηση στην άλλη.
- Διαγραφή. Κατανόηση πώς να βελονιά έγγραφα με νήματα, πρέπει να γνωρίζετε τις σημαντικές αποχρώσεις. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιείτε σπάγγο ή νήμα LS-210. Άλλα ανθεκτικά νήματα επιτρέπονται επίσης. Είναι απαραίτητο να ξεκινήσετε τη διαδικασία από το πίσω μέρος της τρύπας, η οποία βρίσκεται στη μέση. Είναι συνηθισμένο να συρραφήσετε έγγραφα δύο φορές για να δώσετε την επιθυμητή δύναμη. Το νήμα φέρεται στο πίσω μέρος της κεντρικής διάτρησης και συνδέεται με έναν κόμπο. Αν χρειαστεί να συνδέσετε χαρτιά που δεν έχουν ιδιαίτερη αξία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κανονικό νήμα.
- Πιστοποίηση εγγράφου. Για να πιστοποιήσετε σωστά το χαρτί, είναι απαραίτητο να προετοιμάσετε ένα μικρό φύλλο με διαστάσεις 4 έως 5 εκ. Πρέπει να κολληθεί στη δέσμη έτσι ώστε τα άκρα του νήματος να είναι ελεύθερα. Στο φύλλο πρέπει να αναφέρετε τον αριθμό των αρχειοθετημένων εγγράφων με αριθμούς και λέξεις, καθώς και τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του υπεύθυνου προσώπου. Μετά από αυτό, ο πιστοποιών βάζει την υπογραφή και τη σφραγίδα του, αν υπάρχει. Οι άκρες της υπογραφής και της σφραγίδας πρέπει να υπερβαίνουν τα αυτοκόλλητα φυλλαδίων.
Πώς να ετοιμάσει έγγραφα για φορολογική επιθεώρηση;
Οποιοσδήποτε επιχειρηματίας είναι υποχρεωμένος να παρέχει διάφορες εκθέσεις σχετικά με τις δραστηριότητές του, επομένως είναι απαραίτητη η γνώση του τρόπου με τον οποίο θα αναβοσβήνουν τα έγγραφα για τη φορολογική υπηρεσία. Για να αποφύγετε ασυνέπειες, συνιστάται να ενημερώσετε τον υπεύθυνο για τους κανόνες στερέωσης των εγγράφων.
Στο τελικό έγγραφο θα πρέπει να υπάρχει μια λίστα με όλα τα επισυναπτόμενα έγγραφα. Ο κατάλογος πρέπει να περικλείεται στην αρχή της περίπτωσης και να αριθμείται χωριστά.Είναι επίσης απαραίτητο να αναφερθούν οι ημερομηνίες των εγγράφων και ο αριθμός των φύλλων. Πρέπει να θυμόμαστε ότι ο αριθμός τοποθετείται στα φύλλα, όχι στις σελίδες. Εάν το έγγραφο είναι πολλαπλών τόνων, τα φύλλα κάθε τόμου αριθμούνται χωριστά.
Για τις φορολογικές αρχές, πρέπει να αναβοσβήνετε τα έγγραφα σε 3 τρύπες, όχι περισσότερο και όχι λιγότερο. Η απόσταση μεταξύ των τρυπών πρέπει να είναι μεγαλύτερη από τρία εκατοστά. Πρέπει να τα κανονίσετε στα πεδία στην αριστερή πλευρά. Οι οπές κατασκευάζονται με μια βελόνα ή μια παχιά βελόνα. Οι διατρήσεις πρέπει να βρίσκονται στη μέση του πεδίου έτσι ώστε το κείμενο να είναι σαφώς ορατό. Όλες οι τρύπες πρέπει να είναι κατασκευασμένες έτσι ώστε να βρίσκονται ακριβώς κάτω από το άλλο.
Τι νήμα για να ράψετε;
Τα έγγραφα για τον φόρο πρέπει να είναι ραμμένα μόνο με μια βελόνα διάτρησης, χρησιμοποιώντας νήμα ή κλωστή LS-210. Σε μια ακραία περίπτωση, επιτρέπεται να αναβοσβήνει με ένα νάιλον νήμα διπλωμένο αρκετές φορές.
Το νήμα εμφανίζεται στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου. Τα άκρα, το μήκος των οποίων δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 6 cm, πρέπει να είναι δεμένα. Το αυτοκόλλητο είναι κατασκευασμένο σύμφωνα με τους γενικά αποδεκτούς κανόνες και πιστοποιείται με υπογραφή και σφραγίδα. Τα άκρα του νήματος πρέπει να είναι ελεύθερα.
Εάν το έγγραφο θα αποθηκευτεί για περισσότερο από δέκα χρόνια, πρέπει να γίνουν πέντε διάτρηση. Στην περίπτωση αυτή, η αυτοκόλλητη ετικέτα πρέπει να είναι κατασκευασμένη από λεπτό χαρτί.
Κάλυμμα εγγράφου
Πρέπει να γνωρίζετε όχι μόνο πώς να αναβοσβήνετε έγγραφα, αλλά και πώς να επιλέξετε ένα εξώφυλλο για αυτά. Μπορούν να είναι τριών τύπων: τυποποιημένα, μη τυποποιημένα και εκείνα που χρησιμοποιούνται για μακροπρόθεσμη αποθήκευση χαρτιών. Κατά κανόνα, οι διαστάσεις του καλύμματος είναι συνήθως 229 με 324 mm, χρησιμοποιούνται για φύλλα Α4.
Εάν το έγγραφο είναι μεγαλύτερο, πρέπει να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο κάλυμμα. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το τυπογραφείο ή να το φτιάξετε μόνοι σας. Αυτά τα χαρτιά που πρέπει να αποθηκευτούν για περισσότερα από 25 χρόνια πρέπει να πλαισιώνονται σε ισχυρή κάλυψη από χοντρό χαρτόνι. Εάν το έγγραφο υποτίθεται ότι μεταφέρεται στο κρατικό αρχείο, το υλικό κάλυψης πρέπει να είναι απαλλαγμένο από οξύ.
Υλικολογισμικό 4 οπών
Ανάλογα με το χρονικό διάστημα αποθήκευσης των εγγράφων, η εκτέλεση μπορεί να είναι δύο τύπων:
- Μερική, στην οποία τα φύλλα μπορεί να μην είναι αριθμημένα. Στην περίπτωση αυτή, δεν χρειάζεται να καταρτιστεί κατάλογος και φύλλο πιστοποίησης. Αυτό το σχέδιο επιτρέπεται για έγγραφα που αποθηκεύονται για όχι περισσότερο από δέκα χρόνια.
- Η πλήρης εκτέλεση είναι απαραίτητη εάν τα χαρτιά βρίσκονται στο αρχείο για περισσότερο από δέκα χρόνια. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να αναβοσβήνετε έγγραφα σε 4 τρύπες.
Το κάλυμμα πρέπει να είναι συμπαγές, από χοντρό χαρτόνι, το πάχος του οποίου είναι 0,35-1,5 mm. Τα στοιχεία περιγραφής πρέπει να τοποθετούνται σύμφωνα με το GOST 17914-72. Κατά την κατάθεση χαρτιού, πρέπει να θυμάστε ότι το κείμενο θα πρέπει να διαβάζεται καλά. Όλα τα μεταλλικά στοιχεία, όπως συνδετήρες και συνδετήρες, πρέπει να αφαιρεθούν.
Για το firmware σε 4 τρύπες, θα πρέπει να προετοιμάσετε ένα ρολό, ένα εξάρτημα για σύσφιξη, μεγάλες βελόνες και κλωστές. Εάν υπάρχουν πολλά φύλλα, είναι καλύτερα να τραβήξετε ένα τρυπάνι.
Οι λεπτότητες της αρχειοθετικής ραφής
Πριν αναβοσβήνετε έγγραφα, πρέπει να ελέγξετε όλα τα χαρτιά και να τα κανονίσετε με τη σωστή σειρά. Τα φύλλα αποθέματος πρέπει να αριθμούνται χωριστά. Τελικά, απαιτείται ένας μάρτυρας.
Εάν η θήκη είναι εν μέρει ολοκληρωμένη, το χαρτόνι πρέπει να τοποθετηθεί πάνω και κάτω. Στην περίπτωση ενός ολοκληρωμένου σχεδίου, είναι απαραίτητο να στερεωθεί και να συνδεθεί με κόλλα PVA.
Για να στερεώσετε τη συσκευασία, πρέπει να χρησιμοποιήσετε καταπίεση ή ειδική συσκευή. Η κάτω και ανώτερη διάτρηση πρέπει να βρίσκεται σε απόσταση 30 mm από τα όρια των πεδίων. Οι υπόλοιπες δύο οπές βρίσκονται σε απόσταση περίπου 80 mm από τις ακραίες διατρήσεις.
Τα άκρα του σπειρώματος πρέπει να σπειρώνονται σε διαφορετικές βελόνες και να συγκρατούνται στις μεσαίες διατρήσεις στην μπροστινή πλευρά. Το νήμα εμφανίζεται από πίσω μέσω των ακραίων τρυπών στην μπροστινή πλευρά. Περαιτέρω σπείρωμα σε γειτονικές τρύπες. Οι άκρες πρέπει να είναι δεμένες από την πλάτη.
Συμπέρασμα
Η σωστή αναφορά και διαχείριση εγγράφων είναι μία από τις βασικές πτυχές μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές θα πρέπει να προσεγγίσουν το θέμα αυτό με κάθε ευθύνη και να ξέρουν πώς να εκκενώσουν τα έγγραφα.
