Όροι αποθήκευσης παραγγελιών προσωπικού. Κανόνες λογιστικής και αποθήκευσης των εγγράφων προσωπικού

Είναι σημαντικό για κάθε εργοδότη να γνωρίζει ποιες περίοδοι αποθήκευσης των παραγγελιών προσωπικού λαμβάνουν χώρα. Εξάλλου, η ασφάλεια της τεκμηρίωσης είναι η ευθύνη που αναλαμβάνει κάθε εταιρεία. Δεν πρέπει μόνο να συλλέγει πληροφορίες για το προσωπικό των εργαζομένων, αλλά και να διασφαλίζει την αποθήκευση. Και χωρίς αποτυχία. Μόνο δεν όλοι γνωρίζουν τι σημαίνει αυτό το τεκμήριο. Και ακόμη περισσότερο, πολλοί δεν καταλαβαίνουν τις αρχές της αποθήκευσης και καταγραφής παραγγελιών προσωπικού. Όλες οι λεπτομέρειες σχετικά με αυτά τα θέματα παρουσιάζονται παρακάτω. Θα βοηθήσουν στην κατανόηση του πόσο και πώς ακριβώς αποθηκεύονται οι πληροφορίες για τους υπαλλήλους καθώς και άλλων εγγράφων που μπορούν να αποδοθούν στην τεκμηρίωση του προσωπικού.

Τι είναι αυτό;

Το πρώτο βήμα είναι να καταλάβουμε τι διακυβεύεται. Τι είναι οι παραγγελίες όσον αφορά το προσωπικό; Μετά από όλα, προτού αρχίσετε να αποθηκεύετε κάτι, θα πρέπει να κατανοήσετε πλήρως την τεκμηρίωση με την οποία πρέπει να εργαστείτε.

Παραγγελίες Προσωπικού - Κανονιστικά Έγγραφα εργασιακές σχέσεις μεταξύ του εργαζομένου και του εργοδότη. Αυτή η τεκμηρίωση είναι το μόνο που μπορεί να υποδεικνύει αρχεία και πληροφορίες που σχετίζονται με τη δραστηριότητα. Όλες οι παραγγελίες χωρίζονται σε διάφορες κατηγορίες:

• Έγγραφα μακροπρόθεσμης αποθήκευσης.
• Βραχυπρόθεσμα έγγραφα.
• Προσωρινές παραγγελίες.

Κατά συνέπεια, καθεμία από τις κατηγορίες έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Επομένως, προτού αρχίσετε να μελετάτε τη θεωρία της αποθήκευσης και της λογιστικής τεκμηρίωσης για το προσωπικό της εταιρείας, πρέπει να καταλάβετε σε ποιον τύπο ανήκει το χαρτί ή το χαρτί. Μόνο μετά από αυτό θα είναι δυνατόν, χωρίς να παραβιαστούν οι καθιερωμένοι κανόνες, να πραγματοποιηθούν οι μελέτες που μελετήθηκαν. Ποιες είναι οι περίοδοι διατήρησης για παραγγελίες προσωπικού; Τι πρέπει να γνωρίζει ο εργοδότης για αυτή τη στιγμή;

Μακροπρόθεσμα έγγραφα

Τώρα είναι καιρός να εξετάσουμε κάθε τύπο εγγράφων που αναφέρθηκαν προηγουμένως. Έχει ήδη ειπωθεί ότι αυτό θα βοηθήσει στην πλήρη κατανόηση του πόσο να φυλάσσεται η τεκμηρίωση. Αλλά η λογιστική για όλους τους τύπους τίτλων είναι η ίδια. Ως εκ τούτου, η ερώτηση είναι συνήθως απλή. Χρόνος αποθήκευσης έγγραφα προσωπικού εξαρτάται άμεσα από τον τύπο του χαρτιού. Η πρώτη είναι οι εντολές μακροχρόνιας αποθήκευσης. Δεν είναι δύσκολο να υποθέσουμε ότι θα ληφθούν υπόψη από τον εργοδότη και θα αποθηκευτούν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Πόσο ακριβώς; Περισσότερα για αυτό αργότερα.

Τι μπορεί να αποδοθεί σε αυτήν την τεκμηρίωση; Πρόκειται για έγγραφα που περιγράφουν τη σχέση εργασίας μεταξύ εργοδότη και υφισταμένων και δείχνουν επίσης σημαντικούς παράγοντες εργασίας. Τι μπορεί να τους αποδοθεί; Αυτό είναι:

1. Σύμβαση εργασίας με εντολή εργασίας.
2. Έγγραφα Μετάφρασης.
3. Καταδικάζει την καθιέρωση συγκεκριμένου μισθού σε συγκεκριμένη θέση.
4. Πιστοποιητικά που επιβεβαιώνουν το βραβείο ή το επίδομα των εργαζομένων.
5. Έγγραφα για επαγγελματικά ταξίδια (μακρά, ξένη).
6. Προσωπικά αρχεία.
7. Έντυπα υποψηφιότητας συμπληρώνονται κατά τη διάρκεια της απασχόλησης
8. Παραγγελίες απόλυσης.

Όχι από το προσωπικό

Τώρα είναι σαφές ποια έγγραφα είναι μακροπρόθεσμα. Το μόνο πράγμα είναι ότι η εντολή για την πρόσληψη ενός εργαζομένου είναι ένα έγγραφο, το οποίο αναφέρεται στο προσωπικό. Υπάρχει όμως μια ελαφρά εξαίρεση στον κανόνα. Θα πρέπει να θυμόμαστε.

Για τι μιλάς; Οχι όλες οι εντολές απασχόλησης, μαζί με σύμβαση εργασίας, είναι παραγγελίες προσωπικού. Παρόμοια έγγραφα έχουν εξαίρεση. Υπάρχουν λεγόμενες παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα. Αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• Σύμβαση εργασίας με κατάλληλη εντολή.
• Αλλαγές στη σύμβαση εργασίας (για παράδειγμα, μεταφορά σε άλλη θέση).
• Έγγραφα σχετικά με την απόλυση του πλαισίου.

Πρέπει να σημειωθεί ότι για την κύρια δραστηριότητα οι τίτλοι αυτοί θα ληφθούν υπόψη μόνο σε σχέση με ιδιώτες. Συνήθως, πρόκειται για στελέχη επιχειρήσεων, καθώς και λογιστές, αρχηγούς, βουλευτές. Το προσωπικό αυτό συχνά ορίζεται στο χάρτη της εταιρείας. Ο κανόνας αυτός πρέπει να ληφθεί υπόψη εάν ο εργοδότης θέλει να μάθει ποιους είναι οι όροι αποθήκευσης των παραγγελιών στο προσωπικό. Δεν εμπίπτουν όλα τα έγγραφα σε αυτήν την κατηγορία.

Βραχυπρόθεσμη αποθήκευση

Στη συνέχεια, πρέπει να καταλάβετε τι μπορεί να αποδοθεί σε έγγραφα βραχυπρόθεσμης αποθήκευσης. Φυσικά, θα γίνει κάποια καταγραφή των εντολών σε προσωπικό σε αυτή την κατάσταση. Αλλά μετά από σύντομο χρονικό διάστημα τέτοια έγγραφα θα καταστραφούν. Τι μπορεί να αποδοθεί σε αυτή την κατηγορία; Τα έγγραφα βραχυπρόθεσμης αποθήκευσης ονομάζονται εντολές, οι οποίες ρυθμίζουν άμεσα την απόδοση από έναν εργαζόμενο μιας συγκεκριμένης εργασιακής δραστηριότητας. Δηλαδή, αυτά δεν είναι τόσο σοβαρά έγγραφα όπως τα έγγραφα σχετικά με την απόλυση ή μια σύμβαση εργασίας. Πιο συγκεκριμένα, μπορούμε να διακρίνουμε:

1. Παραγγελίες διακοπών.
2. Οδηγίες για σύντομα ταξίδια.
3. Έγγραφα που υποδεικνύουν μια ποικιλία πειθαρχικών μέτρων.
4. Παραγγελίες για την αποστολή προσωπικού σε προγράμματα κατάρτισης ή συνεχούς εκπαίδευσης.

Αλλά αυτό δεν είναι όλο. Οι κανόνες αποθήκευσης για τα έγγραφα που έχουν μελετηθεί έχουν πολλά χαρακτηριστικά και αποχρώσεις. Εκτός από τις επιλογές που έχουν ήδη εξεταστεί, μπορεί κανείς να διακρίνει προσωρινή αποθήκευση και μόνιμη. Αυτές οι περιπτώσεις δεν είναι πολύ συνηθισμένες.

Προσωρινά και μόνιμα

Τα προσωρινά έγγραφα είναι εντολές και οδηγίες που δεν παίζουν σημαντικό ρόλο στην εργασία. Συνήθως είναι σημαντικές σε κάποιο σημείο. Και αφού δεν χρειάζονται πλέον, καταστρέφονται. Υπάρχουν επίσης εντολές για μόνιμη αποθήκευση. Τις περισσότερες φορές, μόνο τα προσωπικά αρχεία διαχειριστών και άλλων αξιωματούχων που προβλέπονται στο χάρτη της εταιρείας μπορούν να διακριθούν από τα έγγραφα για το προσωπικό. Η λογιστική και η αποθήκευση τέτοιων εγγράφων διεξάγονται σε συνεχή βάση. Και καταστρέφεται μόνο μετά το κλείσιμο της εταιρείας.

Πολλή ώρα

Ποιες είναι οι περίοδοι διατήρησης για παραγγελίες προσωπικού; Έχει ήδη ειπωθεί ότι πολλά εξαρτώνται από το είδος των εν λόγω τίτλων. Υπάρχει τεκμηρίωση για μακροχρόνια αποθήκευση. Θα πρέπει να συστηματοποιηθεί και να ληφθεί υπόψη σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες. Και τέτοια έγγραφα αποθηκεύονται για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Δεδομένου ότι μόνο ορισμένες εταιρείες είναι σε θέση να εργαστούν για μεγάλο χρονικό διάστημα μετά το άνοιγμα, μπορούμε να πούμε ότι το μακροπρόθεσμο χαρτί αποθήκευσης δεν θα πρέπει να καταστρέφεται συνεχώς. Γιατί; Το γεγονός είναι ότι οι παραγγελίες προσωπικού αυτής της κατηγορίας αποθηκεύονται για 75 χρόνια. Και μόνο μετά από αυτή την περίοδο μπορείτε να κάνετε την καταστροφή. Μόνο ορισμένες εταιρείες καταφέρνουν να εργάζονται περισσότερο από την καθορισμένη περίοδο.

Είναι σύντομο;

Και ποιες είναι οι περίοδοι αποθήκευσης για έγγραφα προσωπικού που ταξινομούνται ως βραχυπρόθεσμα; Τέτοιου είδους τεκμηρίωση μπορεί ακόμα να περάσει από τη φάση καταστροφής χωρίς να κλείσει ή να εκκαθαρίσει την οργάνωση. Τα βραχυπρόθεσμα έγγραφα αποθηκεύονται συνήθως για 5 χρόνια. Σε ορισμένες περιπτώσεις (εάν είναι προδιαγεγραμμένη στο χάρτη) - 10. Αλλά όχι περισσότερο.

Σχετικά με τη λογιστική και την αποθήκευση

Πόσες παραγγελίες προσωπικού αποθηκεύονται; Απαντήστε σε αυτή την ερώτηση δεν είναι δύσκολη. Τώρα μπορείτε να δώσετε προσοχή στους κανόνες λογιστικής για αυτά τα έγγραφα. Αυτό είναι επίσης ένα σημαντικό σημείο που πρέπει να γνωρίζει ο κάθε εργοδότης. Άλλωστε, αν υπάρχουν έγγραφα που είναι αποθηκευμένα για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, θα πρέπει κάπως να τηρήσετε ένα αρχείο αυτών, αλλιώς μπορείτε να χάσετε σημαντικές παραγγελίες.

Τώρα υπάρχουν διάφοροι τύποι αποθήκευσης εγγράφων. Σε κάθε εταιρεία, πρέπει να εφαρμοστούν. Τώρα οι εταιρείες πρέπει να δημιουργήσουν ειδικούς καταλόγους λογιστικής για τους τίτλους τους στο προσωπικό τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή.Με την ευκαιρία, το δεύτερο μπορεί να παραμεληθεί. Αλλά η γενικά αποδεκτή μορφή της παρουσίασης είναι απαραίτητη. Αλλά πώς να πραγματοποιήσει τη λογιστική; Οι αρχές για τις ηλεκτρονικές και υλικές εκδόσεις είναι οι ίδιες. Περαιτέρω σχετικά με αυτούς.

Βασικές αρχές λογιστικής

Επομένως, η λογιστική των παραγγελιών προσωπικού είναι υπεύθυνη και ρυθμίζεται από γενικά αποδεκτά πρότυπα. Όλα τα έγγραφα προσωπικού πρέπει να καταχωρηθούν. Εάν αυτό δεν γίνει, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό ή το χαρτί. Δεν υπάρχει εγγραφή - κανένα έγγραφο. Τι σημαίνει αυτή η διαδικασία;

Η καταχώρηση των εντολών στο προσωπικό είναι η μεταφορά των στοιχείων που είναι γραμμένα σε έγγραφα σε εξειδικευμένα έντυπα με την επόμενη ανάθεση ενός αριθμού και την ημερομηνία έγκρισης του εγγράφου όπως καταγράφεται. Δηλαδή, με μια ερμηνεία χαρτιού και με μια ηλεκτρονική, είναι απαραίτητο να εκχωρήσετε μια ψηφιακή ονομασία σε κάθε παραγγελία. Και γράψτε τη σε μία ή την άλλη μορφή. Αυτό είναι ένα απαιτούμενο στοιχείο.

Τα δεδομένα καταγράφονται στα μητρώα παραγγελιών προσωπικού. Επίσης, η είσοδος πραγματοποιείται σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων και αρχεία. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για την πλήρη καταγραφή και αποθήκευση εγγράφων. Οι εταιρείες προβλέπουν την ελεύθερη επιλογή του εντύπου για την αποθήκευση τεκμηρίωσης. Ο χάρτης θα πρέπει να περιέχει κανόνες σύμφωνα με τους οποίους όλες οι παραγγελίες (ή οποιεσδήποτε συγκεκριμένες) αποθηκεύονται τόσο σε χαρτί όσο και σε ηλεκτρονικές εκδόσεις. Αξίζει να σημειωθεί ότι η πρώτη παράγραφος είναι συνήθως υποχρεωτική. Είναι ένα υλικό έγγραφο που μπορεί να επιβεβαιώσει μια συγκεκριμένη σειρά.

Εφημερίδα σειρά

Η συνηθέστερη πρακτική της καταγραφής και της αποθήκευσης τεκμηρίωσης είναι ένα βιβλίο παραγγελιών για το προσωπικό που εκδίδεται από την εταιρεία. Αυτό το έγγραφο είναι ένα μικρό σημειωματάριο. Περιέχει τον αριθμό των παραγγελιών, καθώς και τα κύρια στοιχεία τους (λεπτομέρειες). Για παράδειγμα, όνομα και ημερομηνία έγκρισης. Το περιοδικό των παραγγελιών καταγράφει χαρτί μόνιμης, μακροπρόθεσμης και βραχυπρόθεσμης αποθήκευσης. Αλλά αν μιλάμε για προσωρινή τεκμηρίωση, τότε δεν πρέπει να εγγραφεί σε τέτοιο σημειωματάριο. Εκτός εάν η εταιρεία παρέχει χάρτα για ξεχωριστό περιοδικό, προοριζόμενο αποκλειστικά για προσωρινές παραγγελίες. Είναι γεμάτο στο τέλος. Μόλις λήξουν τα κενά φύλλα, πρέπει να εισαγάγετε ένα νέο λογιστικό έγγραφο σε λειτουργία. Το παλιό αρχείο κατατίθεται και αποστέλλεται για αποθήκευση. Παρεμπιπτόντως, πρόκειται για ένα έγγραφο συνεχούς λογιστικής.

Αρχεία

Ανεξάρτητα από τις εντολές για τις οποίες μιλάει το προσωπικό, κάθε εταιρεία παρέχει αρχειακή αποθήκευση εγγράφων. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη μορφή λογιστικής. Και όλα αυτά. Όχι απαραίτητα στο προσωπικό. Όλα τα δεδομένα αποστέλλονται στα αρχεία αφού δεν χρειάζονται πλέον. Ή αυτά που έχουν ήδη εκτελεστεί. Για παράδειγμα προσωπικά αρχεία υπαλλήλων. Μόλις υπογραφεί απόρριψη καθώς και η υπόθεση είναι κλειστή, πρέπει να αποσταλεί στο αρχείο για αποθήκευση για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Υπάρχουν διάφοροι τύποι διαλογής δεδομένων, αλλά περισσότεροι σε αυτό αργότερα.

Αρχικά, πρέπει να σημειωθεί ότι τα αρχεία μπορούν να παρουσιαστούν σε χαρτί (απαιτείται), καθώς και ηλεκτρονικά. Ανεξάρτητα από αυτό, η εταιρεία επιλέγει τις αρχές της οργάνωσης των αποθηκευμένων πληροφοριών. Τα αρχειακά δεδομένα έχουν απογραφή. Παρέχει μια σύντομη λίστα όλων των αποθηκευμένων εγγράφων. Η αρχειοθέτηση των εγγράφων είναι η πιο κατάλληλη μορφή καταγραφής δεδομένων. Χρησιμοποιείται τόσο σε χαρτί όσο και σε ηλεκτρονική μορφή. Πρέπει να σημειωθεί ότι τα προσωρινά έγγραφα δεν αρχειοθετούνται. Συνδέονται με τους κύριους τίτλους και, στη συνέχεια, καταστρέφονται. Συνιστάται να αποστέλλονται όλες οι εντολές προσωρινής αποθήκευσης σε ξεχωριστό χώρο και να μην συνδυάζονται με μακροπρόθεσμες ή βραχυπρόθεσμες.

Συμβουλές συστηματοποίησης

Οι περίοδοι διατήρησης των εγγράφων προσωπικού είναι κατανοητές. Συνήθως είναι ηλικίας 5 και 75 ετών. Αλλά αυτό δεν είναι όλο. Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στα αρχεία.Μετά την καταχώρηση της παραγγελίας, καθώς και την τοποθέτησή της στο αρχείο, απαιτείται να συστηματοποιηθεί με κάποιο τρόπο όλα τα διαθέσιμα δεδομένα. Για το σκοπό αυτό, οι εταιρείες χρησιμοποιούν διάφορες αρχές:

• Αποθήκευση τεκμηρίωσης σε χωριστούς φακέλους με διαίρεση σε βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα έγγραφα. Συνιστάται να μη στοιβάζετε όλα τα χαρτιά μαζί.
• Συστηματικοποίηση ανά έτος, μήνα και ημερομηνία. Κάθε φάκελος με έγγραφα είναι εντολές ορισμένης χρονικής περιόδου. Στο εσωτερικό, όλα τα χαρτιά παρουσιάζονται λαμβάνοντας υπόψη την εγγραφή τους στο λογιστικό περιοδικό (για μήνες και ημέρες). Έτσι διευκολύνεται το έργο της εύρεσης ενός συγκεκριμένου εγγράφου.
• Χρήση της θέσης με αριθμούς παραγγελιών, λαμβάνοντας υπόψη την αλφαβητική σειρά. Ήδη μέσα σε κάθε φάκελο, συνιστάται να συστηματοποιείται με αριθμούς παραγγελίας, καθώς και με κεφαλαίο γράμμα.

Τέλος λογιστικής

Τι να κάνετε μετά τη λήξη της αποθήκευσης ενός εγγράφου στα αρχεία; Μια ειδική υπηρεσία στην εταιρεία ελέγχει τα χαρτιά. Στη συνέχεια τα συστηματοποιεί και δίνει συγκεκριμένες εντολές για καταστροφή. Συνήθως, τα έγγραφα είτε καίγονται είτε περνούν μέσω ενός τεμαχιστή. Σε κάθε περίπτωση, οι εντολές δεν μπορούν απλά να πεταχτούν. Είναι ακριβώς να τα καταστρέψουμε. Για να εκχωρήσετε έγγραφα σε ένα ή άλλο τύπο, εμπλέκεται ειδική επιτροπή. Εκτιμά τη σημασία των παραγγελιών, τους αποδίδει μια ζωή στο ράφι. Μόνο τότε τοποθετούνται σε αρχεία σε μία ή την άλλη μορφή.