Μεγάλες εταιρείες με πολλά τμήματα αντιμετωπίζουν αναπόφευκτα το ζήτημα της εσωτερικής ροής εργασιών. Σε προηγμένες εταιρείες, μια τέτοια διαδικασία είναι μηχανογραφημένη, σε μια πιο συγκρατημένη εκδοχή, αυτή είναι αλληλογραφία σε χαρτί φορείς. Ωστόσο, οι κανόνες της επιχειρηματικής γραφής παραμένουν οι ίδιοι για κάθε μορφή. Τυπικά, ένα τέτοιο έγγραφο ονομάζεται σημείωμα.
Για ποιες περιπτώσεις κάνετε ένα σημείωμα
Η σχέση μεταξύ των μονάδων είναι μια λεπτή υπόθεση και μερικές φορές απαιτεί γραφή. Ας υποθέσουμε ότι οι υπάλληλοι πολλών γεωγραφικά απομακρυσμένων μονάδων συνεργάζονται σε ένα έργο. Για την ανταλλαγή αξιόπιστων πληροφοριών, το τηλέφωνο δεν είναι αρκετό, απαιτούνται γραπτές πηγές.
Ή μια άλλη, λιγότερο ευχάριστη επιλογή: πρέπει να φέρεις τον υπάλληλο σε πειθαρχική ευθύνη για παραβίαση των επίσημων καθηκόντων. Πώς να αποδείξει κανείς ότι μια τέτοια παραβίαση υπήρξε καθόλου και από τι συνίστατο; Φυσικά, με τη βοήθεια γραπτών πηγών: ψηφίσματα, εσωτερική αλληλογραφία, γραπτές οδηγίες και άλλες παρόμοιες σημειώσεις.
Μπορεί να υπάρχουν φορές που πρέπει να κάνετε μια αίτηση ή να δώσετε προσοχή σε όλους τους υπαλλήλους σημαντικές πληροφορίες. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας ένα σημείωμα.
Δηλαδή, ένα υπόμνημα δείγματος μπορεί να είναι χρήσιμο σε διάφορα θέματα της επιχείρησης:
- εργασίας ·
- με συμφωνία.
- διοικητικά και διαχειριστικά.
- πειθαρχική ·
- διοικητική λειτουργία ·
- συνδικαλιστική οργάνωση ·
- ενημερωτικό.
Και αυτή η λίστα δεν είναι εξαντλητική.
Υποχρεωτικά στοιχεία
Ένα σημείωμα είναι, πρώτα απ 'όλα, ένα έγγραφο και, ως εκ τούτου, πρέπει να καταρτίζεται σύμφωνα με τους κανόνες της ροής εργασίας των επιχειρήσεων, εστιάζοντας στο δείγμα. Ένα υπόμνημα γραπτώς καταρτισμένο είναι αρκετά αρκετό για την επίλυση ενός προβλήματος παραγωγής. Το έγγραφο πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- στους οποίους απευθύνεται το σημείωμα.
- ποια είναι η ουσία του, η δικαιολόγηση, η αναφορά σε νόμους, κανόνες, οδηγίες;
- εφαρμογές - εάν υπάρχουν,
- ο οποίος υπέγραψε - ο επικεφαλής της μονάδας, ο οποίος έχει το δικαίωμα να υπογράψει εσωτερικά έγγραφα,
- ο οποίος συνέταξε - τον καλλιτέχνη που συνέταξε άμεσα το δειγματοληπτικό σημείωμα υπηρεσίας.
- τον αριθμό εγγραφής του εγγράφου και την ημερομηνία αποστολής του στον παραλήπτη.
Κατά κανόνα, οι εγγραφές υπηρεσιών συντάσσονται από τον αριθμό των παραληπτών στα πρωτότυπα συν ένα αντίγραφο για τον αποστολέα. Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες, τότε εμφανίζονται στην ιεραρχία στο δεξιό μισό του φύλλου.
Πώς να γράψετε ένα σημείωμα
Ένα δείγμα εγγράφου μπορεί να βρεθεί σε οποιαδήποτε δημοσίευση αναφοράς χρησιμοποιώντας μια επαγγελματική επιστολή ή σε συλλογές επιχειρηματικών εγγράφων. Μορφή σημείωμα δεν έχουν εγκριθεί ειδικά. Βασικά, κατά την κατάρτιση τους, καθοδηγούνται από τους κανόνες του κύκλου εργασιών και της καθιερωμένης πρακτικής.
Ωστόσο, υπάρχουν τα λεγόμενα κρατικά πρότυπα που διέπουν τη μορφή της τεκμηρίωσης. Επιβάλλουν συγκεκριμένες απαιτήσεις στην εσωτερική τεκμηρίωση της επιχείρησης, καθορίζονται εκεί που πρέπει να εντοπιστούν αυτές ή αυτές οι επιγραφές, πώς να υποδηλώνουν σωστά τα αρχικά ή να υπογράφουν σωστά τα έγγραφα στον αναπληρωτή απουσία του κεφαλιού.
Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα γραπτά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σημείωση υπηρεσίας δείγματος παρακάτω. Φυσικά, η λογική της παρουσίασης και της αιτιολόγησης που αναφέρει ο μεταγλωττιστής πρέπει να είναι καλά μελετημένη, διότι η μορφή θα καθορίσει την αντίληψη του εγγράφου και, ως εκ τούτου, την αποτελεσματικότητά του. Ένα υγιές και καλά μελετημένο έγγραφο είναι πάντα πιο αξιόπιστο.
Δείγμα υπομνήματος
Διευθυντής HR
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Υπενθύμιση
Σχετικά με το θέμα της παράδοσης του εγγράφου στον υπάλληλο
Αριθ. 214 / OK με ημερομηνία 06/03/14
05/31/14 η εταιρεία έλαβε μια επιστολή από τον δικαστικό επιμελητή, σύμφωνα με την οποία ο υπάλληλος Degtyareva Irina Pavlovna πρέπει να έρθει να τον δει, δεδομένου ότι είναι οφειλέτης με δικαστική απόφαση να ανακτήσει το ποσό υπέρ του Κέντρου Απασχόλησης.
Σύμφωνα με τα διαθέσιμα στοιχεία, ο συγκεκριμένος υπάλληλος εργάζεται στο τμήμα Ηλεκτρισμού ως αποστολέας.
Σύμφωνα με τις απαιτήσεις του δικαστικού επιμελητή, σας ζητώ να φροντίσετε επειγόντως την παράδοση της συνημμένης κλήσης προς την Degtyareva Irina Pavlovna κατά της υπογραφής και να στείλετε ένα αντίγραφο με την υπογραφή ταχυδρομικώς στον δικαστικό επιμελητή.
Παράρτημα: κλήση σε 2 αντίτυπα.
Λυπούμαστε
Προϊστάμενος του Νομικού Τμήματος
M.V. Blanche
Ισπανικά Oleva I.R.
5027982
Σε αυτή τη μορφή, μπορείτε να θέσετε οποιαδήποτε ερώτηση, το κύριο πράγμα είναι να επικεντρωθεί στο δείγμα υπηρεσίας και να μην παραμελήσει το σκεπτικό για τις δηλωμένες απαιτήσεις.
Σημείωμα - Εσωτερικό Έγγραφο
Ένα παράδειγμα σημειώματος δίνει μια ιδέα της διαδικασίας για την προετοιμασία του. Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι αυτό το έγγραφο, ανεξαρτήτως του αντικειμένου του, παραμένει η εσωτερική υπόθεση της εταιρείας.
Τυπικά, μια επιχείρηση εκδίδει ειδική εντολή για τον προσδιορισμό πληροφοριών με περιορισμένη πρόσβαση, αναφερόμενη σε ποιες, είναι δυνατόν να αρνείται να εκδώσει αντίγραφα ή, επιπλέον, πρωτότυπα επίσημης τεκμηρίωσης κατόπιν αιτήματος τρίτων.
Ωστόσο, πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι, κατόπιν αιτήματος των αρχών επιβολής του νόμου και των δικαστικών αρχών, η επίσημη αλληλογραφία μπορεί να γίνει ιδιοκτησία του ερευνητή ή του δικαστή. Επίσης, τα εν λόγω έγγραφα έχουν το δικαίωμα να ζητούν από τους φορείς ελέγχου. Δεδομένης αυτής της δυνατότητας, είναι καλύτερο να συντάξουμε αμέσως ένα έγγραφο σωστά και με σύνεση, επειδή αυτό που γράφεται με ένα στυλό δεν μπορεί να αποκοπεί με ένα τσεκούρι. Για το σκοπό αυτό, η σημείωση υπηρεσίας δειγματοληψίας είναι η καλύτερη εφαρμογή.
