Τα τελευταία χρόνια παρατηρείται σταθερή τάση αύξησης του αριθμού των επιχειρήσεων που εκδίδουν εταιρικές τραπεζικές κάρτες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι είναι πολύ βολικό να χρησιμοποιηθούν για να πληρώσουν τα τρέχοντα έξοδα, με τον ένα ή τον άλλο τρόπο που συνδέεται με τις οικονομικές δραστηριότητες των ιδρυμάτων. Παρά την αυξανόμενη δημοτικότητα, το μερίδιο των εκπομπών τους είναι σχετικά μικρό, επομένως δεν μπορούν να αποκαλούνται μαζικά προϊόντα.
Ποικιλίες εταιρικών καρτών
Κατά κανόνα, χρησιμοποιούνται από μεγάλους οργανισμούς που συνεργάζονται στενά με ξένες εταιρείες. Το ίδρυμα υπογράφει σύμβαση με την τράπεζα, βάσει της οποίας ανοίγει μια εταιρική κάρτα για ένα άτομο που στη συνέχεια θα πληρώσει για την αντιπροσώπευση και τα έξοδα ταξιδίου μαζί του. Σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης, ο υπάλληλος της εταιρείας στην εξουσιοδότηση του οποίου είναι ανοιχτός ο λογαριασμός έχει το πλήρες δικαίωμα να διαθέσει τα διαθέσιμα κονδύλια. Σήμερα υπάρχουν δύο τύποι εταιρικών καρτών:
- πίστωση, μέσω της οποίας οι διακανονισμοί πραγματοποιούνται εις βάρος των κεφαλαίων που παρέχει η τράπεζα βάσει των όρων της σύμβασης δανείου ·
- διακανονισμός - όλοι οι υπολογισμοί πραγματοποιούνται εις βάρος των τακτοποιημένων ιδίων κεφαλαίων της επιχείρησης.
Κατόπιν αιτήματος του πελάτη, η εταιρική τραπεζική κάρτα μπορεί να έχει σταθερό όριο μετρητών. Το ελάχιστο υπόλοιπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις. Η προϋπόθεση αυτή πρέπει να προσδιορίζεται στη σύμβαση. Επιπλέον, μπορεί να ανοίξει ένας λογαριασμός εταιρικής κάρτας για έναν ή περισσότερους υπαλλήλους. Ανάλογα με το μέγεθος, τον τύπο δραστηριότητας και τη δραστηριότητα της εταιρείας, η τράπεζα επιλέγει τη βέλτιστη μορφή οργάνωσης της πληρωμής των τρεχουσών δαπανών.
Ποιες είναι οι λειτουργίες μιας εταιρικής κάρτας;
Πρώτον, η χρήση του επιτρέπει να μειωθεί σημαντικά ο απαιτούμενος χρόνος για έναν λογιστή να επεξεργάζεται την έκδοση ή επιστροφή κεφαλαίων σε υπεύθυνα πρόσωπα. Επίσης, ένας αποσπασμένος υπάλληλος της επιχείρησης εξοικονομεί χρόνο και χρήμα για τη δήλωση κεφαλαίων κατά τη διέλευση τελωνειακού ελέγχου. Η εταιρική κάρτα σάς επιτρέπει να καθορίσετε αυστηρό έλεγχο υπεύθυνο πρόσωπο ξοδεύει χρήματα. Με τη βοήθειά του, οι ταξιδιωτικοί κατάλογοι, οι υπηρεσίες κοινής ωφελείας και τα έξοδα φιλοξενίας πληρώνονται.
Κανόνες έναρξης
Ο αντιπρόσωπος της εταιρείας πρέπει να επικοινωνήσει με το επιλεγμένο τραπεζικό ίδρυμα και να υποβάλει αίτηση για εταιρική κάρτα, βάσει της οποίας θα υπογραφεί συμφωνία για το άνοιγμα και την επόμενη εξυπηρέτηση ενός λογαριασμού. Επιπλέον, η εταιρεία πρέπει να παρέχει στην τράπεζα κατάλογο των υπαλλήλων στο όνομα των οποίων θα ανοίξουν οι κάρτες. Οι μελλοντικοί ιδιοκτήτες πρέπει να γράψουν μια αίτηση για να τους παραλάβουν. Όλα τα παραπάνω πρέπει να συνοδεύονται από μια δέσμη εγγράφων που απαιτούνται για το άνοιγμα ενός τρεχούμενου λογαριασμού.
Λογιστική Εταιρικής Κάρτας
Η βάση για τον λογιστικό έλεγχο της ταμειακής ροής είναι μια τραπεζική δήλωση ή δεδομένα από ένα ηλεκτρονικό περιοδικό στο σύστημα "Client-Bank".
Το άνοιγμα ή το κλείσιμο ενός λογαριασμού, η εταιρεία υποχρεούται να ειδοποιήσει σχετικά τη φορολογική αρχή εντός επτά ημερών. Διαφορετικά, αντιμετωπίζει σημαντικό πρόστιμο. Στη λογιστική πολιτική της εταιρείας, πρέπει να παρέχονται όρια στην κάρτα, κατάλογος των εγγράφων για εκθέσεις εκ των προτέρων, κατάλογος εξόδων και λειτουργιών που επιτρέπονται στους υπαλλήλους, καθώς και ο χρόνος και η διαδικασία υποβολής εκθέσεων.
Βασικά οφέλη για την εταιρεία
Η εταιρική κάρτα επιτρέπει την επίτευξη σημαντικής μείωσης του χρόνου και του λειτουργικού κόστους για την έκδοση λογοδοσίας μετρητών. Εξασφαλίζει τη διαχείριση της επιχείρησης από την ανάγκη λήψης και αποθήκευσης σε τραπεζικό ίδρυμα των ποσών που προορίζονται να πληρώσουν για εκπροσώπηση, ταξιδιωτικά και επιχειρηματικά έξοδα. Επιπλέον, η εταιρεία που εξέδωσε την εταιρική κάρτα διευκολύνει σημαντικά τη λογιστική εργασία και υπάρχει μείωση στον αριθμό των εγγράφων αναφοράς.
Η εταιρεία έχει την ευκαιρία να ελέγχει τα έξοδα των εργαζομένων όχι μόνο με τραπεζικές δηλώσεις, αλλά και περιορίζοντας τις επιτρεπόμενες πράξεις. Αν ένας εργαζόμενος που βρίσκεται σε επαγγελματικό ταξίδι χρειάζεται επειγόντως πρόσθετα κεφάλαια, η εταιρεία μπορεί να ανανεώσει το λογαριασμό ανά πάσα στιγμή. Για να διασφαλιστεί η ασφάλεια των χρημάτων σε μια χαμένη κάρτα, η συμφωνία προβλέπει τη δυνατότητα αποκλεισμού της μέσω τηλεφωνικής κλήσης του ιδιοκτήτη. Κατά τη διέλευση των κρατικών συνόρων, τα κεφάλαια στην κάρτα πληρωμής δεν χρειάζεται να δηλώνονται. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια αλλοδαπών επαγγελματικών ταξιδιών, ο κάτοχος της κάρτας εξαλείφει την ανάγκη αγοράς ξένου νομίσματος. Όλες οι εργασίες που εκτελούνται στο εξωτερικό υπόκεινται σε αυτόματη μετατροπή.
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια εταιρική κάρτα;
Η χρήση τέτοιων καρτών διέπεται από κανόνες που ισχύουν για όλους τους υπαλλήλους ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Οι διατάξεις σχετικά με τη χρήση πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:
- τη διαδικασία ανάληψης δράσης σε περίπτωση απώλειας ·
- απαιτήσεις για την εξασφάλιση πληροφοριών PIN ·
- ενδεικτικό κατάλογο των εγγράφων που έγιναν αποδεκτά ως απόδειξη δαπανών ·
- η χρονική περίοδος κατά την οποία ο εργαζόμενος υποχρεούται να καταρτίζει και να υποβάλλει έκθεση εξόδων με έγγραφα που επισυνάπτονται σε αυτόν, τα οποία επιβεβαιώνουν τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν.
Για να ενημερώσετε τους υπαλλήλους για το τι μπορεί να χρησιμεύσει ως απόδειξη δαπανών, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ειδικό άλμπουμ των δειγμάτων και να το επισυνάψετε στον κανονισμό σχετικά με τη χρήση των καρτών. Είναι επιθυμητό οι κανόνες να προβλέπουν όρια για τους επιτρεπόμενους διακανονισμούς σε κάρτες, έναν κατάλογο των πράξεων και δαπανών που μπορεί να διαπράξει ένας υπάλληλος. Ο κατάλογος των επιτρεπόμενων ενεργειών ενδέχεται να ποικίλλει ανάλογα με την επικράτεια της οποίας δηλώνεται η εταιρεία. Τα όρια διακανονισμού ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τη θέση που κατέχει ο κάτοχος της κάρτας. Μεταξύ άλλων, το καταστατικό πρέπει να προσδιορίζει την χρονική περίοδο στο τέλος της οποίας ο υπάλληλος πρέπει να επιστρέψει την κάρτα, καθώς και τον βαθμό ευθύνης και τη διαδικασία αποζημίωσης για τη μη συμμόρφωση με τους καθιερωμένους κανόνες.
Τιμές υπηρεσίας
Κάθε τράπεζα καθορίζει ανεξάρτητα την αμοιβή για το άνοιγμα και την επακόλουθη εξυπηρέτηση μιας εταιρικής κάρτας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ουσιαστικά δεν διαφέρει από τα τυποποιημένα τιμολόγια που ισχύουν για τα άτομα.
Κατά τη διαδικασία εγγραφής, ο πελάτης έχει το δικαίωμα να επιλέξει μια κατηγορία κάρτας. Η παραγωγή στιγμιαίων, μη προσωποποιημένων καρτών συνήθως δεν διαρκεί περισσότερο από μισή ώρα, ενώ η απελευθέρωση αναγνωρισμένων καρτών ονομάτων μπορεί να διαρκέσει αρκετές εργάσιμες ημέρες.
