Η εργασιακή διαδικασία αποτελείται από τον καθορισμό καθηκόντων από το κεφάλι και την εφαρμογή τους από έναν υπάλληλο της εταιρείας. Από καιρό σε καιρό, κάθε εργαζόμενος καταρτίζει μια έκθεση προόδου. Η συχνότητα εξαρτάται από τους εσωτερικούς κανόνες της επιχείρησης, καθώς και από τη μορφή. Μην υποτιμάτε τη σημασία αυτού του εγγράφου για τη διαχείριση.
Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε πώς να συντάξουμε μια έκθεση σχετικά με το έργο που έχει γίνει, ένα δείγμα συμπλήρωσης ενός εγγράφου και μερικές συμβουλές για την προετοιμασία του.
Γιατί πρέπει να είστε σε θέση να αναφέρετε σωστά την εργασία σας
Η ροή εργασίας μπορεί να παρουσιαστεί με τη μορφή ενός πολύπλοκου μηχανισμού στον οποίο κάθε εργαζόμενος της εταιρείας είναι εργαλεία. Σε αυτό το παράδειγμα, ο επικεφαλής του οργανισμού είναι μηχανικός ο οποίος πρέπει να εξασφαλίσει ότι όλοι οι μηχανισμοί λειτουργούν ομαλά και όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Στην πραγματική ζωή, είναι αρκετά δύσκολο για τους προϊστάμενους να αξιολογήσουν πόσο καλά εργάζονται οι εργαζόμενοι αν δεν δουν τα αποτελέσματα της δουλειάς τους. Ως εκ τούτου, σε όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις, η διοίκηση υποχρεώνει κάθε εργαζόμενο να συντάσσει τακτικά μια έκθεση σχετικά με το έργο που έχει γίνει. Συχνά αυτό το έγγραφο δημιουργείται με συχνότητα 1 εβδομάδα. Έτσι, οι προϊστάμενοι μπορούν να δουν τι κάνουν οι εργαζόμενοι, καθώς και πόσο χρήσιμες ήταν για την εταιρεία.
Λάθος παράδειγμα
Το έγγραφο είναι σε ελεύθερη μορφή. Ίσως γι 'αυτό υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός αναφορών που δεν μιλούν με τη διοίκηση για τίποτα ή σας κάνουν να νομίζετε ότι ο εργαζόμενος δεν αντιμετωπίζει τις λειτουργίες που του έχουν ανατεθεί. Επιπλέον, ένας συγκεκριμένος υπάλληλος μπορεί να είναι ένας πραγματικός σκληρός εργάτης και να υπερβεί το σχέδιό του. Η ευθύνη για αυτό είναι μια εσφαλμένη έκθεση σχετικά με το έργο που επιτελέστηκε. Ένα δείγμα ενός τέτοιου εγγράφου δίνεται παρακάτω.
"Προς: ο επικεφαλής του τμήματος σχεδιασμού Ιβάνοφ Π. Μ.
Από: οικονομολόγος της 1ης κατηγορίας του τμήματος σχεδιασμού Petrov Yu. R.
Είδος εγγράφου: έκθεση προόδου για την περίοδο από 02.15.16 έως 02.19.16
Έχουν ολοκληρωθεί τα εξής:
- εφαρμοστεί ώρες εργασίας παραγωγικό εργαστήριο ·
- τα αποτελέσματα της χρονομέτρησης περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα εργασίας ·
- υπολογισμένα νέα πρότυπα χρόνου.
- Οι απαντήσεις στα αιτήματα των επιθεωρήσεων εργασίας, καθώς και πολλών πελατών, καταρτίστηκαν.
- συμμετείχε σε διάσκεψη για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας στην επιχείρηση.
Ημερομηνία σύνταξης: 02.19.16
Υπογραφή: Petrov Yu, R. "
Αν ο εργαζόμενος συντάξει μια έκθεση σχετικά με το έργο που έχει γίνει με αυτόν τον τρόπο, τότε η διοίκηση θα θεωρήσει ότι δεν είναι επαρκώς φορτωμένος.
Ποια είναι τα λάθη;
Το παραπάνω παράδειγμα δείχνει σαφώς τα τυπικά σφάλματα κατά την προετοιμασία τέτοιων εγγράφων.
Τα κυριότερα είναι:
- έλλειψη καταλόγου εργασιών που τέθηκαν σε εκτέλεση ·
- κανένα σχέδιο για την επόμενη περίοδο αναφοράς ·
- έλλειψη εξειδίκευσης ·
- δεν υπάρχει ανάλυση.
- η έλλειψη πρωτοβουλίας του εργαζομένου τονίζεται από την έλλειψη προσφορών στον τομέα του έργου του.
Οι παραπάνω απαιτήσεις θα πρέπει να χρησιμοποιούνται τόσο στην προετοιμασία των εβδομαδιαίων εντύπων όσο και στην κατάρτιση μιας έκθεσης για το έργο που έχει γίνει για το έτος.
Κατάλληλη επιλογή
Είναι πιθανό ότι η πρώτη φορά που θα συντάξετε μια αναφορά ποιότητας δεν θα λειτουργήσει. Για να σας διευκολύνουμε, δίνουμε ένα παράδειγμα για το πώς να γράψετε μια αναφορά στον αρχηγό για το έργο που εκτελέσατε, όπως υποδεικνύεται στο πρώτο παράδειγμα:
"Προς: ο επικεφαλής του τμήματος σχεδιασμού Ιβάνοφ Π. Μ.
Από: οικονομολόγος της 1ης κατηγορίας του τμήματος σχεδιασμού Petrov Yu. R.
Έκθεση σχετικά με τα αποτελέσματα της εργασίας για (02.15.16-19.02.16 gg.)
Για την εβδομάδα αναφοράς, τέθηκαν τα ακόλουθα καθήκοντα για μένα:
- Να πραγματοποιήσει το χρονοδιάγραμμα των εργασιών του εργαστηρίου παραγωγής, για τις οποίες τα σημερινά πρότυπα χρόνου είναι απόντα ή ξεπερασμένα.
- Με βάση τις μετρήσεις, προετοιμάστε για έγκριση νέα πρότυπα για τις εργασίες της σχετικής δομικής μονάδας.
- Συμμετέχετε σε διάσκεψη για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας στην επιχείρηση, η οποία έχει προγραμματιστεί για τις 18/2/2016, προετοιμάζει ερωτήσεις και προτάσεις.
Όλες οι εργασίες ολοκληρώθηκαν, δηλαδή:
- Δαπανήθηκαν 5 φορές και ο ίδιος αριθμός νέων προτύπων καταρτίστηκε για το έργο του εργαστηρίου παραγωγής.
- συμμετείχε στη διάσκεψη, σημείωμα με συνημμένες προτάσεις.
Επίσης, έγιναν εργασίες με την εισερχόμενη τεκμηρίωση, δηλαδή:
- Συντάχθηκε 2 απαντήσεις σε αιτήσεις IOT.
- Απαντήσεις στις επιστολές του γρ. Yurieva Α.Α., Zhakova S.I., Mileeva Κ. Β.
Για την περίοδο από 02.22.16 έως 02.26.16 προγραμματίζεται επαγγελματικό ταξίδι για την επαλήθευση του έργου της δομικής μονάδας του υποκαταστήματος Pechersk.
Ημερομηνία σύνταξης: 02.19.16
Υπογραφή: Petrov Yu.R. "
Συμφωνείτε ότι αυτή η έκδοση της έκθεσης διαβάζεται καλύτερα και η διεύθυνση μπορεί να δει πόσο καλά εργάζεται ένας από τους υπαλλήλους.
Πώς να γράφετε αναφορές για μεγαλύτερες περιόδους;
Φυσικά, μια περίοδος μιας εβδομάδας για να ζωγραφίσει όμορφα σε χαρτί δεν είναι δύσκολη. Είναι πιο δύσκολο να καταρτίσει μια έκθεση σχετικά με το έργο που έχει γίνει για μισό χρόνο ή και ένα χρόνο. Ωστόσο, είναι ευκολότερο να γίνει από ό, τι φαίνεται με την πρώτη ματιά. Για παράδειγμα, εάν έχετε εβδομαδιαίες αναφορές για την απαιτούμενη περίοδο, τότε μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε με ασφάλεια.
Μέγιστη ένταση - 1 φύλλο A4
Ταυτόχρονα, θα πρέπει να προσπαθήσετε να διευρύνετε ελαφρώς τις πληροφορίες έτσι ώστε το αποτέλεσμα να χωράει σε 1-2 σελίδες. Σε περίπτωση που δεν πραγματοποιούνται τα εβδομαδιαία αποτελέσματα στον οργανισμό, αλλά είστε υποχρεωμένος να δημιουργήσετε μια έκθεση σχετικά με το έργο που έχει γίνει για το έτος, μην πανικοβληθείτε και αγώνας σε υστερία.
Όλες οι πληροφορίες είναι γύρω σας: δείτε το ιστορικό των μηνυμάτων στα αρχεία καταγραφής εγγράφων ή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ανοίξτε το φάκελο με τις αναφορές σας, εξετάστε τα φύλλα ταξιδιού. Όλα αυτά θα βοηθήσουν στην ανάκληση των εκμεταλλεύσεων που πραγματοποιήσατε κατά τη διάρκεια του έτους εργασίας.
Συνοψίζοντας
Ας δούμε μερικά παραδείγματα σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας έκθεσης προόδου. Το κυριότερο είναι να δηλώνονται οι πράξεις που εκτελούνται, υποδεικνύοντας ποσοτικά χαρακτηριστικά (τόσες φορές ή κάτι τέτοιο και ένα τέτοιο αριθμό τεμαχίων κλπ.). Έτσι, θα ενημερώσετε τον οδηγό σχετικά με το πόση εργασία θα μπορούσατε να ολοκληρώσετε.
Μην ξεχάσετε να αναφέρετε στην αρχή της έκθεσης μια λίστα με συγκεκριμένα καθήκοντα που σας έχουν δοθεί για να ολοκληρώσετε. Ένα σημαντικό μέρος είναι η ολοκλήρωση της έκθεσης. Να είστε βέβαιος να γράψετε αυτό που θέλετε να συνειδητοποιήσετε στην εργασία στο εγγύς μέλλον. Με αυτόν τον τρόπο θα δείξετε ότι βλέπετε ευρύτερο από τον χώρο των άμεσων καθηκόντων και λειτουργιών που πρέπει να εκτελεστούν σύμφωνα με την περιγραφή εργασίας.
Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το παραπάνω παράδειγμα.
Προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η σύνταξη τέτοιων αναφορών, μπορείτε να καταγράφετε το έργο που γίνεται καθημερινά σε σημειωματάριο ή ηλεκτρονικό έγγραφο. Θα περάσετε μόνο 3-5 λεπτά την ημέρα σε αυτό το μικροσκόπιο. Αυτό δεν είναι τόσο πολύ. Ωστόσο, λόγω τέτοιων αρχείων, θα έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια έκθεση για την εργασία σας για οποιαδήποτε περίοδο στο μέλλον χωρίς κανένα πρόβλημα.
