Ένα σημείωμα είναι ένα διακρατικό έγγραφο μέσω του οποίου λαμβάνει χώρα η επίσημη επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων. Το περιεχόμενό του περιορίζεται σε εργασίες, στην εκτέλεση οποιωνδήποτε εργασιών κ.λπ., δηλαδή σε θέματα εργασίας. Παρά το γεγονός ότι η σύνταξη ενός υπομνήματος είναι ένα απλό θέμα και δεν ρυθμίζεται από πολύ αυστηρούς κανόνες, πρέπει να τα γνωρίσετε. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τη διαδικασία σύνταξης αυτής της τεκμηρίωσης, τύπων κ.λπ.
Χαρακτηριστικό
Η φύση του σημειώματος εξυπηρέτησης είναι ενημερωτική, πράγμα που σημαίνει ότι περιέχει ορισμένες ειδοποιήσεις, μηνύματα, οδηγίες κλπ. Τα ζητήματα που αναφέρονται σ 'αυτό αφορούν τον συγκεκριμένο υπάλληλο στον οποίο απεστάλη. Με άλλα λόγια, ένα σημείωμα είναι μια εργαλειοθήκη για την επικοινωνία μέσα σε μια επιχείρηση.
Σημείωση: το υποχρεωτικό σημείωμα δεν έχει αποδειχθεί. Πρόκειται για ένα πρόσθετο έγγραφο, παρόλο που οι εντολές και οι εντολές μπορούν να συνταχθούν στη βάση του.
Πρακτική
Το σημείωμα θεωρείται ότι χρησιμοποιείται συχνά τεκμηρίωση, ενώ ταυτόχρονα δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο των επίσημα ταξινομημένων εγγράφων διαχείρισης. Χρησιμοποιείται ευρέως, γίνεται επικοινωνία σε οριζόντιο επίπεδο: δηλαδή, συντάσσεται από έναν υπάλληλο μιας μονάδας για να μεταφέρει ένα αίτημα ή μια πρόταση σε έναν υπάλληλο άλλου.
Σημαντικό: οι καταστάσεις των αντικειμένων διαχείρισης, μεταξύ των οποίων η επικοινωνία γίνεται μέσω σημείωσης, θα πρέπει να είναι ισοδύναμες. Διαφορετικά, το έγγραφο δεν θεωρείται ως σημείωμα, αλλά ως υπόμνημα.
Σκοπός χρήσης
Ένα υπόμνημα για εργασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορες περιπτώσεις.
Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα:
- για τα μπόνους των εργαζομένων.
- να στείλετε έναν υπάλληλο σε επαγγελματικό ταξίδι.
- αναφορά στο τμήμα εφοδιαστικής σχετικά με τη δυσλειτουργία του εξοπλισμού.
- σημείωμα αγοράς.
- ειδοποίηση του επικεφαλής ασφαλείας από τον επικεφαλής οποιασδήποτε άλλης μονάδας σχετικά με την ανάγκη για μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα (όχι εργαζόμενοι) να εισέλθουν στο κτίριο της επιχείρησης με λόγους.
- αίτημα υπό τη μορφή υπομνήματος που αποστέλλεται στη λογιστική υπηρεσία για την κατανομή υλικών πόρων για ορισμένες ανάγκες κ.λπ.
Επιλεγμένες περιπτώσεις για τη σύνταξη μηνυμάτων
Αν και το σημείωμα θεωρείται εσωτερικό έγγραφο, μια από τις ποικιλίες του είναι ένα έγγραφο που αποστέλλεται στην επιτροπή βεβαίωσης. Ωστόσο, η χρήση κολλητικών σημειώσεων αποκλειστικά για την επικοινωνία εργασίας είναι ακόμα πιο συνηθισμένη.
Πώς να γράψετε ένα σημείωμα;
Οι βασικοί κανόνες για τη σύνταξη ενός σημειώματος είναι παρόμοιοι με τους άλλους. Περιλαμβάνουν γραφή σε ένα φύλλο μορφής Α4, εντολές από ποιον και σε ποιόν αποστέλλονται, πιστοποίηση κατά ημερομηνία και υπογραφή. Αλλά πώς να γράψετε ένα σημείωμα σύμφωνα με όλες τις απαιτήσεις;
- στο κέντρο (επίσης επιτρέπεται στην αριστερή πλευρά του φύλλου) να γράψετε το αντίστοιχο όνομα του εγγράφου.
- Υπάρχουν δύο επιλογές για τη σύνταξη της ημερομηνίας - τόσο σε αραβικούς αριθμούς, όσο και στην ένδειξη του μήνα με λέξεις.
- στον τίτλο, μπορεί να προστεθεί σύντομη περιγραφή του περιεχομένου του εγγράφου στην κύρια επικεφαλίδα.
- Οι πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και τον παραλήπτη πρέπει να είναι πλήρεις: όνομα, επώνυμο και επώνυμο, πλήρες όνομα της θέσης και του τμήματος (μονάδας) με το οποίο επισυνάπτεται αυτή η θέση.
Σημείωση υπηρεσίας Περιεχόμενο
Η απάντηση στο ερώτημα πώς να γράψετε ένα σημείωμα περιλαμβάνει όχι μόνο τις λεπτομέρειες και τα χαρακτηριστικά αυτού του εγγράφου, αλλά και το περιεχόμενο του.
Το υπό εξέταση έγγραφο δεν απαιτεί μια δήλωση για την ουσία του προβλήματος σε μια πολύ ξηρή και επίσημη γλώσσα - επιτρέπεται η ελεύθερη αφήγηση, αλλά αντικατοπτρίζει συγκεκριμένα τον λόγο της γραφής.
Το περιεχόμενο χωρίζεται συνήθως σε δύο μέρη. Το πρώτο από αυτά ονομάζεται προοίμιο. Σύντομα μιλά για το τι ώθησε τον συντάκτη να γράψει ένα σημείωμα και να το στείλει σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο.
Το δεύτερο μέρος θεωρείται το κύριο, είναι επίσης μεγαλύτερο από το προοίμιο. Το κείμενο αυτό περιλαμβάνει μια δήλωση σχετικά με την άμεση αίτηση ή πρόταση. Μπορεί να προστεθεί μια ανάλυση της κατάστασης, των συμπερασμάτων και των αποτελεσμάτων.
Μορφή
Όταν ρωτήθηκαν για το πώς να γράψουν ένα σημείωμα, ορισμένες εταιρείες απλά παρέχουν στους υπαλλήλους τους ένα ειδικό έντυπο. Όμως, πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό δεν είναι υποχρεωτική ενοποίηση - το GOST παρέχει μόνο συμβουλευτικές διατάξεις (σχετικά με τις γραμματοσειρές, τις διαστάσεις και την απόσταση) χωρίς ένα εγκεκριμένο δείγμα. Ωστόσο, εάν αυτό υπάρχει σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, είναι καλύτερο να τηρείτε αυτό.
Υπηρεσία και σημειώματα
Λίγο πιο ψηλά στη σημείωση, σημειώθηκε η διαφορά μεταξύ των επίσημων σημειώσεων και των σημειώσεων αναφοράς. Αλλά πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να έχουν την τάση να τους συγχέουν μεταξύ τους.
Τα πιο συνηθισμένα σφάλματα είναι:
- υπόμνημα για τον υπάλληλο από τον υπάλληλο στον προϊστάμενο (στην πραγματικότητα, έκθεση).
- σχετικά με την αύξηση μισθών.
- για την προώθηση.
Τα τελευταία δύο περιλαμβάνουν τη θεραπεία όχι σε οριζόντιο επίπεδο, αλλά κατακόρυφα, που αρνείται τον ορισμό ενός σημείωμα.
Σημαντικό: η κατανομή των σημειώσεων σε υπομνήματα και η εκ των προτέρων επεξηγηματική είναι εσφαλμένη.
Εγγραφή
Όλα τα σημειώματα καταγράφονται στο μητρώο. Ανάλογα με το πώς οργανώνεται η γραφειοκρατία σε κάθε συγκεκριμένη εταιρεία, είτε αυτός που συνέταξε το χαρτί είτε αυτός που το έλαβε μπορεί να το αντιμετωπίσει. Εν πάση περιπτώσει, αυτό έρχεται σε αντίθεση με το γεγονός ότι στο υπηρεσιακό σημείωμα έχει εκχωρηθεί ένας μοναδικός αριθμός, ο οποίος πρέπει να αναγράφεται στο κείμενό του.
Δείγμα υπομνήματος
"Τμήμα Πωλήσεων, Διευθυντής της Διεύθυνσης Πληροφορικής Β. Α. Κουτσάκ
Υπενθύμιση
№ 19-43/102
13 Απριλίου 2015
Κατά τη δοκιμή της κατάστασης ενός υπολογιστή για την απόδοσή του
Από τις 04/10/2015, οι κανονικές δυσλειτουργίες των πωλήσεων εμφανίζονται στον προσωπικό υπολογιστή ενός υπαλλήλου πωλήσεων, R. Maksimenko, δηλαδή: επανεκκίνηση χωρίς να δοθεί αυτή η εντολή στον υπολογιστή, προβλήματα με ενεργοποίηση / απενεργοποίηση και επίσης τρεμόπαιγμα της οθόνης. Λόγω των περιγραφόμενων, σας ζητώ να πραγματοποιήσετε τις απαραίτητες διαγνωστικές εξετάσεις από τους ειδικούς του τμήματος σας για να ανιχνεύσετε τις αιτίες των δυσλειτουργιών, καθώς και να τις επιλύσετε με επιτυχία. Προτείνω τα αποτελέσματα των δοκιμών να εκδοθούν γραπτώς, συνοψίζοντας περαιτέρω τις ενέργειες: επισκευή ή αντικατάσταση της μηχανής.
Επικεφαλής του τμήματος L. Α. Kudryavtsev "
Ας υποθέσουμε ότι αποδείχθηκε ότι ο υπολογιστής δεν μπορεί να επισκευαστεί. Σε αυτή την περίπτωση, συντάσσουμε ένα σημείωμα για να διαγράψουμε τον εξοπλισμό.
Παράδειγμα επεξήγησης παροπλισμού
"Τμήμα Πωλήσεων, Διευθυντής Logistics Τμήμα Μ. Α. Oleinik
Υπενθύμιση
№ 21-45/104
16 Απριλίου 2015
Σχετικά με τον παροπλισμό ενός μη λειτουργικού υπολογιστή
Από τις 10 Απριλίου 2015, οι κανονικές δυσλειτουργίες σημειώθηκαν στον προσωπικό υπολογιστή ενός υπαλλήλου πωλήσεων, R. Maximenko. Οι διαγνωστικοί έλεγχοι που έγιναν ως αποτέλεσμα αυτού από τους ειδικούς του τμήματος πληροφορικής έδειξαν τα εξής: ο υπολογιστής δεν είναι κατάλληλος για περαιτέρω λειτουργία. Από την άποψη αυτή, ζητώ να διαγράψω τον παραπάνω εξοπλισμό για μη λειτουργικότητα.
Επικεφαλής του τμήματος L. Α. Kudryavtsev "
Εκτός από αυτήν, θα χρειαστείτε μια άλλη σημείωση - για να αντικαταστήσετε τον παροπλισμένο εξοπλισμό.
Σημείωση αντικατάστασης εξοπλισμού
"Τμήμα Πωλήσεων, Διευθυντής του Τμήματος Logistics M. Α. Oleinik
Υπενθύμιση
№ 22-46/104
17 Απριλίου 2015
Σχετικά με την αντικατάσταση ενός σπασμένου υπολογιστή
Ο προσωπικός υπολογιστής ενός εξειδικευμένου τμήματος, Maksimenko R. D., παροπλίστηκε και πρέπει να αντικατασταθεί λόγω της μη λειτουργίας του (σύμφωνα με το έγγραφο 20-44 / 103 της 04/15/2015).Παρέχετε νέο εξοπλισμό που ταιριάζει με τις παροπλισμένες παραμέτρους. Ενημερώστε σχετικά με την υλοποίηση εγγράφως. Επισυνάπτω στο σημείωμα την αναφορά του τμήματος τεχνολογίας πληροφοριών για τα διαγνωστικά και τα αποτελέσματά του.
Επικεφαλής του τμήματος L. Α. Kudryavtsev "
Συμπερασματικά
Συνήθως, η σύνταξη ενός σημειώματος δεν προκαλεί προβλήματα. Αυτό το διακρατικό έγγραφο είναι ένα αρκετά οικείο μέσο επικοινωνίας μεταξύ διαφόρων επιπέδων διακυβέρνησης. Μόνο η "σύγχυση" μεταξύ υπομνημάτων και σημείων μπορεί να προκαλέσει εμπόδια υπό όρους (το άρθρο υποδεικνύει τον τρόπο με τον οποίο διαφέρουν).
Σε ορισμένες εταιρείες, η σύνταξη των σημείων γίνεται αποκλειστικά σύμφωνα με το εισαγόμενο και εγκεκριμένο μοντέλο (στην περίπτωση αυτή, είναι καλύτερο να αποθηκεύονται με ειδικά έντυπα για αυτά), σε άλλα είναι περισσότερο από δωρεάν.
Κατά τη σύνταξη αυτού του εγγράφου, θα πρέπει να καθοδηγείται από τους ίδιους κανόνες όπως και για άλλα έγγραφα - η γραμματοσειρά και η απόσταση σύμφωνα με την GOST, η ημερομηνία και η υπογραφή για την εγκυρότητα της σημείωσης.
Γενικά, ένα σημείωμα είναι ένα πολύ βολικό εργαλείο, το οποίο είναι εύκολο να κατακτηθεί και, όταν χρησιμοποιείται σωστά, υπάρχει ένα καλά συντονισμένο και σαφές έργο μιας ομάδας οργανώσεων. Βοηθά στη διατήρηση μιας ολιστικής σύνδεσης μεταξύ των τμημάτων και ενισχύει επίσης τη δομή που συνθέτουν.
