Πρωτογενή λογιστικά αρχεία. Έντυπα των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Τα πρωταρχικά έγγραφα είναι ...

Τα πρωταρχικά έγγραφα είναι υλικά αντικείμενα στα οποία αρχικά δεδομένα συσσωρεύονται, αποκτώνται με τη σειρά τους κατά τη διάρκεια παρατηρήσεων, ανάπτυξης, έρευνας και άλλων μορφών ανθρώπινης δραστηριότητας. Σε πολλούς τομείς, τα έγγραφα αυτά χρησιμεύουν ως βάση για την υποβολή εκθέσεων. Ας εξετάσουμε περαιτέρω ποιες μορφές πρωτογενών εγγράφων μπορούν να είναι.

Γενικές πληροφορίες

Τα πρωταρχικά έγγραφα αποτελούν επιβεβαίωση της νομικής εγκυρότητας οποιωνδήποτε πράξεων ή ενεργειών. Με άλλα λόγια, αποδεικνύουν ότι αυτό ή εκείνο το γεγονός έχει λάβει χώρα. Η εγγραφή πρωτογενών εγγράφων πραγματοποιείται κατά τη στιγμή της ενέργειας ή της ενέργειας. Μέσω αυτών των εγγράφων, καθορίζεται η ευθύνη συγκεκριμένων εκτελεστών.

Πρωτογενή λογιστικά έγγραφα

Όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες που εκτελεί η επιχείρηση πρέπει να καταγράφονται με αθωώσεις. Είναι αποδεκτά για τη λογιστική, αν συντάσσονται με τη μορφή που υπάρχει στα αντίστοιχα άλμπουμ των ενοποιημένων εντύπων. Αυτά τα περιοδικά συμμορφώνονται με το PBU, που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Οικονομικών αρ. 34. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν να συμπεριληφθούν πρόσθετες στήλες και γραμμές στις μορφές των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να τηρούνται όλες οι απαιτούμενες λεπτομέρειες που καθορίζονται από κανονιστικές ρυθμίσεις. Οι διορθώσεις που θα γίνουν στα έντυπα επιβεβαιώνονται από σχετικές παραγγελίες και παραγγελίες. Οι μορφές των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που καθορίζουν τις συναλλαγές σε μετρητά δεν υπόκεινται σε μεταβολή.

Κωδικοί

Τα ενοποιημένα πρωτογενή έγγραφα είναι έντυπα στα οποία καταχωρούνται πληροφορίες σύμφωνα με τους ισχύοντες ταξινομητές στη χώρα. Ορισμένοι κωδικοί δεν έχουν αναφορές σε αυτά τα πρότυπα. Έχουν σχεδιαστεί για να συστηματοποιούν και να γενικεύουν τα δεδομένα κατά την επεξεργασία από τον υπολογιστή. Οι πράξεις αυτές καταγράφονται σύμφωνα με το σύστημα κωδικοποίησης που έχει εγκριθεί από την επιχείρηση.

Προαιρετικά

Ενιαία έντυπα που αναπτύσσονται άμεσα από την ίδια την εταιρεία μπορούν επίσης να γίνουν δεκτά για λογιστική. Πρέπει επίσης να διατηρούν τις υποχρεωτικές λεπτομέρειες που προβλέπονται για άλλους τύπους δειγμάτων. Η ίδια η εταιρεία μπορεί να αναπτύξει μια λίστα πρωτογενών εγγράφων που δεν περιέχονται στα άλμπουμ.

Υποχρεωτικά στοιχεία

Τα πρωταρχικά έγγραφα του οργανισμού πρέπει να περιλαμβάνουν:

• όνομα;
• ημερομηνία σύνταξης ·
• όνομα της εταιρείας για λογαριασμό του οποίου συμπληρώνεται το έντυπο ·
• μια ένδειξη των θέσεων των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την επιχείρηση και την κατάστασή της.

Όλα τα έντυπα πρέπει να εγκρίνονται από τις οντότητες των οποίων οι πληροφορίες είναι παρούσες σε αυτές. Τα πρωτότυπα πιστοποιητικά υπογραφής λειτουργούν ως απόδειξη της γνησιότητας και της νομικής ισχύος των τίτλων.

Υπεύθυνοι

Τα πρωταρχικά λογιστικά έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται έγκαιρα και σωστά. Αυτό το καθήκον εκτελείται από άτομα που, στην πραγματικότητα, τα συνθέτουν και τα υποστηρίζουν. Οι υπεύθυνοι υπάλληλοι εξασφαλίζουν επίσης την έγκαιρη μεταφορά των εγγράφων στη λογιστική υπηρεσία για τον μεταγενέστερο προβληματισμό τους κατά την υποβολή εκθέσεων. Οι υπάλληλοι υποχρεούνται να εισάγουν μόνο αξιόπιστες πληροφορίες στα έντυπα. Ο κατάλογος των υπαλλήλων που μπορούν να υπογράψουν πρωτογενή έγγραφα εγκρίνεται από τη διοίκηση της επιχείρησης σε συμφωνία με το τμήμα χρηματοοικονομικών υπηρεσιών και διακανονισμού. Τα έγγραφα που καταγράφουν επιχειρηματικές συναλλαγές που σχετίζονται με ταμειακές ροές εγκρίνονται άμεσα από τον διευθυντή της εταιρείας.Ο επικεφαλής λογιστής έχει επίσης το δικαίωμα να υπογράψει αυτά τα έγγραφα.

Ταξινόμηση

Τα πρωταρχικά έγγραφα είναι έντυπα που χρησιμοποιούνται σε διάφορους τομείς της επιχείρησης. Όλα αυτά τα χαρτιά μπορούν να χωριστούν σε:

1. Οργανωτική και διοικητική. Αυτές περιλαμβάνουν παραγγελίες, εντολές, εξουσιοδοτήσεις, οδηγίες και ούτω καθεξής. Όλα αυτά επιτρέπουν την εκτέλεση ορισμένων λειτουργιών.
2. Αλήθεια. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει εντάλματα παραλαβής, απαιτήσεις, τιμολόγια, πράξεις αποδοχής και ούτω καθεξής. Όλα αυτά τα έγγραφα είναι έγγραφα πρωτογενούς λογιστικής των συναλλαγών. Τα δεδομένα που περιέχουν καταχωρούνται στα αντίστοιχα μητρώα.
3. Μορφές οικονομικών καταστάσεων. Αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούνται για τη λογιστική.

Ορισμένα έντυπα θεωρούνται ταυτόχρονα αθώα και επιτρεπτικά. Αυτά, ειδικότερα, περιλαμβάνουν μισθοδοσία ταμειακή εντολή και ούτω καθεξής.

Γραφείο

Στην επιχείρηση αναπτύσσεται ένα ειδικό χρονοδιάγραμμα, σύμφωνα με το οποίο καθορίζονται οι όροι και η διαδικασία για την κίνηση πρωτογενούς τεκμηρίωσης εντός της επιχείρησης, καθώς και η παραλαβή της στη λογιστική. Μετά τη μεταβίβαση των χρεογράφων στο τμήμα χρηματοοικονομικών υπηρεσιών και διακανονισμού, ελέγχονται. Συγκεκριμένα, παρακολουθείται:

1. Η μορφή του εγγράφου. Ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος ελέγχει την ορθότητα και την πληρότητα της πλήρωσης, την παρουσία υποχρεωτικών στοιχείων.
2. Αριθμητική πιστότητα των υπολογισμών.
3. Περιεχόμενο Τα έγγραφα δεν πρέπει να περιέχουν εσωτερικές αντιφάσεις, δείτε σαφώς τη σχέση ορισμένων δεικτών.

Μητρώα

Μετά την αποδοχή των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, οι πληροφορίες από αυτά καταχωρούνται σε ειδικά φύλλα. Ταυτόχρονα, τα έντυπα σημειώνονται, εξαιρώντας την επαναχρησιμοποίησή τους. Για παράδειγμα, έχει οριστεί ημερομηνία. Το μητρώο των λογαριασμών ονομάζεται ειδικό φύλλο για την εισαγωγή και την οργάνωση πληροφοριών. Φυλάσσονται σε ειδικά περιοδικά ή βιβλία, σε ξεχωριστές κάρτες και σελίδες, με τη μορφή τυπογραφικών στοιχείων που λαμβάνονται με τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών. Οι καταχωρητές μπορούν να έχουν τη μορφή μαγνητικών ταινιών, δισκετών, δίσκων και άλλων δίσκων. Ο καθορισμός των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων πραγματοποιείται σε χρονολογική σειρά. Όλες οι ενέργειες ομαδοποιούνται στους αντίστοιχους λογαριασμούς.

Τύποι μητρώων

Η κατάταξη πραγματοποιείται για διάφορους λόγους. Έτσι, στην εμφάνιση, τα μητρώα χωρίζονται σε:

1. Βιβλία (κύρια, μετρητά).
2. Κάρτες (για λογιστικά υλικά, πάγια περιουσιακά στοιχεία κ.λπ.).
3. Περιοδικά με έντυπα ή μη ετικέτα.

Ανάλογα με τον τύπο των εγγραφών που παράγονται, οι καταχωρητές μπορεί να είναι:

1. Συστηματική (γενική λογιστική).
2. Χρονολογικά (βιβλία εγγραφής).
3. Συνδυασμένα (warrants).

Όσον αφορά το επίπεδο λεπτομέρειας των πληροφοριών, διαχωρίζονται τα μητρώα:

1. Συνδυασμένο (εγγύηση περιοδικών).
2. Συνθετικό (γενικό βιβλίο).
3. Αναλυτικά (κάρτες).

Σημαντικό σημείο

Οι πληροφορίες που καταχωρούνται στα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα πρέπει να καταγράφονται με τη βοήθεια των μέσων που εξασφαλίζουν την ασφάλειά τους για το χρονικό διάστημα που έχει οριστεί για την αποθήκευση τους στο τμήμα αρχειοθέτησης. Οι πληροφορίες μπορεί να είναι σε ηλεκτρονική ή σε χαρτί μορφή. Στην πρώτη περίπτωση, η εταιρεία υποχρεούται με δικά της έξοδα να παράσχει αντίγραφα εγγράφων σε χαρτί. Αυτό είναι απαραίτητο για την παροχή πληροφοριών σε άλλους συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, τις εξουσιοδοτημένες εποπτικές αρχές, την εισαγγελία και το δικαστήριο.

Αποθήκευση χαρτιού

Πριν από την υποβολή εγγράφων στο αρχείο, ομαδοποιούνται με χρονολογική σειρά, κατόπιν ολοκληρώνονται και συνενώνονται. Όλα τα χαρτιά κατατίθενται σε ειδικούς φακέλους. Κατά την υποβολή τεκμηρίωσης στο αρχείο, συμπληρώνεται το αντίστοιχο πιστοποιητικό. Κατά την αποθήκευση των μητρώων πρέπει να εξασφαλίζεται η προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη εισαγωγή προσαρμογών. Οι πληροφορίες που περιέχονται στα έγγραφα αναφέρονται στο εμπορικό μυστικό της εταιρείας. Τα άτομα που έχουν πρόσβαση σε τέτοια έγγραφα δεν έχουν δικαίωμα να αποκαλύψουν πληροφορίες.Για παραβίαση των εμπορικών μυστικών, οι υπεύθυνοι είναι υπεύθυνοι σύμφωνα με τους νόμους της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Η διάρκεια ζωής του πρωτογενούς εγγράφου, σύμφωνα με το άρθρο. 17 Ομοσπονδιακός νόμος "για τη λογιστική", θεσπίζεται σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν στην επιχείρηση. Επιπλέον, η περίοδος αυτή δεν πρέπει να είναι μικρότερη των 5 ετών.

Προσαρμογές

Εάν υπάρχει σφάλμα στα φύλλα, τα τελευταία πρέπει να διορθωθούν. Η διόρθωση στην περίπτωση αυτή συνοδεύεται από αιτιολόγηση και πιστοποιείται με την υπογραφή του υπεύθυνου υπαλλήλου με την ημερομηνία. Δεν επιτρέπονται διορθώσεις σε τράπεζες και χαρτιά μετρητών. Το υπόλοιπο έντυπο προσαρμογής θα γίνει μόνο κατόπιν συμφωνίας με άλλους συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Αυτό επιβεβαιώνεται από τις υπογραφές των ίδιων υπαλλήλων που πιστοποίησαν τα έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, υποδεικνύεται η ημερομηνία της προσαρμογής. Τα στηρίγματα που θα διορθωθούν πρέπει να διαγραφούν. Η γραμμή πρέπει να είναι λεπτή αλλά καθαρή, ώστε να μπορείτε να δείτε την αρχική τιμή. Χειρόγραφη δίπλα σε αυτό σημειώνεται "Διορθώθηκε πιστεύω." Η προσαρμογή πιστοποιείται με την υπογραφή του υπαλλήλου που το συνέβαλε, αναφέροντας το όνομά του και τα αρχικά του.

Αποκατάσταση χαρτιού

Η νομοθεσία περί λογιστικής δεν έχει σαφείς κανόνες που διέπουν τη διαδικασία ανασυγκρότησης των εγγράφων σε περίπτωση απώλειας. Ορισμένοι άλλοι κανονισμοί του κλάδου καθορίζουν επίσης μόνο περιόδους διατήρησης. Λόγω του γεγονότος ότι η νομοθεσία δεν καθορίζει ποιο ακριβώς είναι απαραίτητο για την εταιρεία όταν τα πρωταρχικά έγγραφα χάνονται λόγω αιτιών που δεν υπόκεινται στον έλεγχό της, στην επιστολή του UMNS αναφέρονται οι ακόλουθες συστάσεις:

1. Να ορίσει με εντολή της επιτροπής που είναι εξουσιοδοτημένη να διενεργεί εσωτερική έρευνα σχετικά με τις αιτίες θανάτου, έγγραφα που λείπουν. Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να προσκληθούν στη σύνθεση του εκπρόσωποι της κρατικής εποπτείας, των οργάνων διερεύνησης και της ασφάλειας.
2. Να λάβει τα μέτρα που επιτρέπονται από το νόμο για την αποκατάσταση των εγγράφων που υπόκεινται σε ενημέρωση και αποθήκευση κατά τη διάρκεια των καθορισμένων χρονικών πλαισίων. Για παράδειγμα, αντίγραφα των δηλώσεων σχετικά με την κίνηση λογαριασμών μετρητών μπορούν να ληφθούν από εταιρείες παροχής υπηρεσιών τραπεζών, οι αντισυμβαλλόμενοι μπορούν να ζητήσουν τιμολόγια, πράξεις, συμβάσεις κ.λπ.

Ωστόσο, μακριά από πάντα, η εταιρεία έχει την ευκαιρία να ζητήσει αντίγραφα όλων των χαμένων εγγράφων. Έτσι, για παράδειγμα, αυτό μπορεί να συμβεί όταν υπάρχει μεγάλος αριθμός εργολάβων, λόγω της απουσίας αγοραστών ή προμηθευτών σε παλαιότερα γνωστές διευθύνσεις ή λόγω απώλειας πληροφοριών επικοινωνίας. Έτσι, υπάρχουν αρκετά αντικειμενικές συνθήκες που μπορούν να δημιουργήσουν ορισμένα εμπόδια στην αποκατάσταση της τεκμηρίωσης. Ταυτόχρονα, πολλοί διευθυντές έχουν ένα λογικό ερώτημα - πρέπει η φορολογική αρχή να ενημερωθεί για το τι συνέβη; Σύμφωνα με ορισμένους εμπειρογνώμονες, δεν είναι απαραίτητο να κοινοποιηθεί η επιθεώρηση. Σε κάθε περίπτωση, αυτό δεν θα εξαλείψει την πιθανή ευθύνη. Για την έλλειψη πρωταρχικής τεκμηρίωσης στη νομοθεσία παρέχει πρόστιμο. Η τιμωρία αυτή καθορίζεται, ειδικότερα, στο άρθρο. 120 Φορολογικού Κώδικα.

Πιθανή λύση στο πρόβλημα

Ένας φορολογούμενος ο οποίος για έναν ή τον άλλο λόγο έχει χάσει την αρχική τεκμηρίωση, μπορεί να κάνει ένα από τα παρακάτω:

1. Ανάκτηση, εάν είναι δυνατόν (τουλάχιστον εν μέρει) χαρτί.
2. Κάντε διορθωτικές καταχωρήσεις για δαπάνες που δεν έχουν τεκμηριωθεί και αντικατοπτρίζουν τις προσαρμογές στο αναθεωρημένη δήλωση φόρο κέρδους για την περίοδο. Τα έξοδα που δεν έχουν πιστοποιηθεί με τίτλους δεν αναγνωρίζονται ως έξοδα στα φορολογικά στοιχεία.
3. Να επιτρέπεται στους εκπροσώπους της φορολογικής υπηρεσίας να καθορίζουν τα ποσά που πρέπει να καταβληθούν στον προϋπολογισμό κατά τον έλεγχο. Αυτό γίνεται με βάση τα δεδομένα που κατέχει ο επιχειρηματίας, καθώς και πληροφορίες σχετικά με άλλες παρόμοιες επιχειρήσεις. Η δυνατότητα αυτή προβλέπεται στο άρθρο. 31, παράγραφος 1, παράγραφος 7 του φορολογικού κώδικα.

Αφαίρεση χαρτιού

Η διαδικασία αυτή μπορεί να διεξαχθεί μόνο από εξουσιοδοτημένες αρχές.Μεταξύ αυτών περιλαμβάνονται, ιδίως, οι υπηρεσίες προκαταρκτικής έρευνας, ερευνών, εισαγγελέων, επιθεωρήσεων φορολογίας, δικαστηρίων και αστυνομικών υπηρεσιών. Το πρωτότυπο έγγραφο τεκμηριώνεται με βάση τις αποφάσεις των αρχών αυτών που εκδίδονται στο πλαίσιο του νόμου. Η επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών αριθ. 16/176 ενέκρινε την εντολή σύμφωνα με την οποία διεξάγεται αυτή η διαδικασία. Η κατάσχεση των εγγράφων γίνεται σε περίπτωση απόκρυψης ή υποτιμήσεως από τον φορολογούμενο του εισοδήματος ή άλλων αντικειμένων που υπόκεινται σε φορολογία. Τόσο η επιχείρηση όσο και ο υπάλληλος και ο πολίτης μπορούν να ενεργούν ως παραβάτες. Ο κύριος λογιστής ή άλλος υπεύθυνος υπάλληλος της εταιρείας επιτρέπεται, με τη συγκατάθεση και παρουσία αντιπροσώπων των αρχών που προβαίνουν στην κατάσχεση, να κάνει αντίγραφα των πρωτότυπων εγγράφων που αναφέρουν την ημερομηνία αυτής της διαδικασίας.