Νέα επαγγελματική αλληλογραφία μερικές φορές δεν είναι καθόλου εύκολο. Μερικές φορές πρέπει να κάνετε χαρτιά που έχουν πολύ ιδιαίτερη εστίαση. Μεταξύ αυτών, ένα ειδικό μέρος είναι μια επιστολή πρόσκλησης.
Βασικές έννοιες
Η αλληλογραφία γραφείου έχει τους δικούς της νόμους και κανονισμούς. Κάθε έγγραφο που έχει συνταχθεί σε ένα συγκεκριμένο θέμα έχει μια συγκεκριμένη εμφάνιση. Έτσι είναι η επιστολή πρόσκλησης - η ουσία της αντικατοπτρίζεται ήδη στον ίδιο τον τίτλο.
Αυτό το ταχυδρομικό στοιχείο έχει σχεδιαστεί για να προσκαλεί ένα άτομο ή μια ομάδα ανθρώπων να συμμετάσχουν σε μια επερχόμενη προγραμματισμένη εκδήλωση. Φαίνεται ότι δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο εδώ. Στην πραγματικότητα, εκφράζοντας σωστά τις σκέψεις σας με λόγια δεν είναι εύκολη. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για μια τέτοια θεραπεία. Η επιστολή πρόσκλησης έχει σχεδιαστεί για να παρακινήσει ένα συγκεκριμένο άτομο (ή ομάδα) να ενεργήσει. Περιλαμβάνει μια κλήση και ταυτόχρονα διευκρινίζει κάποιες από τις περιστάσεις της. Ένα τέτοιο έγγραφο μπορεί να είναι πρόσκληση σε έκθεση ή συνέντευξη, επαγγελματική συνάντηση ή σε συνέδριο, σεμινάριο ή άλλο γεγονός. Σε καθεμία από αυτές τις περιπτώσεις, η παρούσα επιστολή ενεργεί ως ενδιάμεσος φορέας. Δεν ισχύει, δεν δείχνει, αλλά μεταφέρει στον αποδέκτη το αίτημα του αποστολέα.
Οφέλη εγγράφων
Πολλές οργανώσεις εκτός συνήθειας εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τον τρόπο επικοινωνίας από το στόμα. Πιστεύουν ότι η προσέλκυση προσώπων μέσω κλήσεων και συνομιλιών πρόσωπο με πρόσωπο είναι πολύ πιο αποτελεσματική από την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φυσικά, με άμεση επαφή είναι ευκολότερο να μεταφέρετε οποιαδήποτε σκέψη στον συνομιλητή. Αλλά αν κοιτάξετε προσεκτικά, μπορείτε να δείτε ότι η επιστολή πρόσκλησης εξακολουθεί να έχει αρκετά σημαντικά πλεονεκτήματα:
- Με αυτό το έγγραφο, ο αποστολέας δείχνει σεβασμό για κάθε παραλήπτη.
- Τέτοιο χαρτί μπορεί να σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε ήδη από την εμφάνισή του να δείχνει την κατεύθυνση του επερχόμενου γεγονότος.
- Η παρουσία ενός τέτοιου γράμματος καθιστά δυνατή τη χρησιμοποίησή του, εάν είναι απαραίτητο, ως κάρτα πρόσκλησης. Αυτό εξασφαλίζει ότι εκείνος στον οποίο απευθύνεται η προσφυγή θα έρθει στην εκδήλωση.
- Το έγγραφο βρίσκεται συνεχώς στον παραλήπτη και δεν του επιτρέπει να ξεχάσει τον τόπο, την ώρα και το θέμα της μελλοντικής συνάντησης. Πράγματι, στις συνθήκες της σύγχρονης ζωής, είναι μερικές φορές δύσκολο να θυμηθούμε κάτι σημαντικό στο χρόνο. Το χαρτί, το οποίο θα είναι πάντα μπροστά στα μάτια, δεν θα επιτρέψει σε ένα άτομο να το ξεχάσει.
- Αυτή η επιλογή είναι βολική εάν είναι αδύνατο να επικοινωνήσετε με συγκεκριμένα άτομα με άλλους τρόπους.
Όλοι αυτοί οι λόγοι τονίζουν και πάλι τις θετικές πτυχές μιας τέτοιας γραπτής έκκλησης.
Κανόνες για τη σύνταξη μιας επιστολής
Μια πρόσκληση, που εκφράζεται γραπτώς, είναι ένας τύπος επιστολής κοινοποίησης. Αυτό προκύπτει από τον τίτλο του ίδιου του εγγράφου. Στην πραγματικότητα, ενημερώνει τον παραλήπτη ότι μια συγκεκριμένη εκδήλωση θα διεξαχθεί την καθορισμένη ώρα. Ο αποστολέας θέλει να είναι σίγουρος ότι όλοι οι προσκεκλημένοι θα απαντήσουν σίγουρα και θα έρθουν στη συνάντηση.
Και για αυτό πρέπει να ξέρετε πώς να γράψετε μια επιστολή πρόσκλησης. Εδώ είναι απαραίτητο να λάβουμε υπόψη αρκετά σημαντικά σημεία:
- Εάν η εκδήλωση είναι επίσημης φύσης ή στη συνέχεια προβλέπει προσωπική επικοινωνία, θα πρέπει να εκδίδεται με επιστολόχαρτο. Αυτό θα τονίσει περαιτέρω τη σοβαρότητα και την επιτακτική ανάγκη της προσεχούς συνάντησης.
- Η επιστολή πρέπει να αποστέλλεται εκ των προτέρων, ώστε το άτομο να έχει αρκετό χρόνο να σκεφτεί και να αποφασίσει. Ίσως θα ήθελε να αρνηθεί.Σε αυτή την περίπτωση, θα έχει την ευκαιρία να επικοινωνήσει με τους διοργανωτές και να τους ενημερώσει σχετικά.
- Δεδομένου ότι ένα τέτοιο έγγραφο εξακολουθεί να ανήκει στην κατηγορία της επίσημης αλληλογραφίας, είναι απαραίτητο να συμμορφώνεται με αυτό κατά τη σύνταξη του. επιχειρηματικό στυλ.
- Είναι καλύτερα να το κάνετε διπλό, έτσι ώστε κάποιος να παραμείνει στην οργάνωση για επιβεβαίωση.
Κάθε πρόσκληση πρέπει να αποτελείται από τα ακόλουθα μέρη:
- Τυπική "κεφαλίδα", η οποία υποδεικνύει τις συντεταγμένες του παραλήπτη.
- Μια προσφυγή τύπου "Χαίρομαι που θα ενημερώσω" ή "Αγαπητέ σύντροφο", αν χρειαστεί, μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν συγκεκριμένο παραλήπτη. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Dmitry Sergeevich!".
- Το κύριο μέρος της πρόσκλησης περιγράφει όλες τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης.
- Υπογραφή του υπευθύνου που αναφέρει τη θέση, την υπογραφή και την πλήρη αποκωδικοποίηση
Εάν τηρούνται όλοι οι παραπάνω κανόνες, μπορείτε να περιμένετε ότι η επιστολή που θα σταλεί θα δώσει το επιθυμητό αποτέλεσμα.
