Η γραφή από αμνημονεύτων χρόνων υπήρξε και παραμένει ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους ανταλλαγής πληροφοριών. Οι τύποι των επιστολών αλλάζουν σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Αν πριν από περίπου 30 χρόνια οι άνθρωποι της χώρας μας δεν μπορούσαν να φανταστούν ούτε την ηλεκτρονική μετάδοση πληροφοριών, τώρα σχεδόν όλες οι εταιρείες βασίζουν τις εργασίες τους σε τέτοια τεκμηρίωση. Αν και η διαδικασία μετάδοσης έχει αλλάξει σημαντικά, οι τύποι και η ουσία των γραμμάτων παραμένουν οι ίδιες.
Τύποι επιχειρηματικών επιστολών
Στη διαδικασία εργασίας οποιασδήποτε επιχείρησης, επιχειρησιακά γράμματα χρησιμοποιούνται για την επίλυση μιας ευρείας ποικιλίας θεμάτων. Επομένως, υπάρχουν πολλοί τύποι γραπτών εγγράφων.
Τύποι επιχειρηματικών επιστολών σε εδαφική βάση:
- εσωτερική αλληλογραφία ·
- αλληλογραφία διεθνούς σημασίας.
Με βάση τη μέθοδο παράδοσης της επιστολής στον παραλήπτη, γίνεται διάκριση:
- αλληλογραφία που αποστέλλεται μέσω ταχυδρομείου ·
- επιστολές που αποστέλλονται με φαξ.
- Μηνύματα που έχουν τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Με βάση το καθεστώς των συμμετεχόντων στην αλληλογραφία:
- αλληλογραφία νομικών προσώπων (για λογαριασμό εταιρείας, οργάνωση) ·
- μεταφορά αλληλογραφίας μεταξύ ατόμων.
Τα επιχειρηματικά γράμματα διακρίνονται με βάση τον αριθμό των παραληπτών:
- επιστολή απευθυνόμενη σε 1 παραλήπτη.
- επιστολές απευθυνόμενες σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα.
Οι τύποι επιχειρηματικών επιστολών κατανέμονται ανάλογα με την περιοχή της αίτησής τους:
- αλληλογραφία κορυφαίας διαχείρισης.
- εμπορική αλληλογραφία ·
- επιστολές σχετικά με δικαστικές υποθέσεις ·
- προσωπική αλληλογραφία.
Σύμφωνα με τον προσανατολισμό τους, διακρίνονται οι τύποι των αγγλικών γραμμάτων:
- αλληλογραφίας πρωτοβουλίας.
- απάντηση αλληλογραφία.
Ανά τύπο γραφής:
- (γραπτές επιστολές με βάση το καθορισμένο έντυπο) ·
- μη ρυθμιζόμενες (επιστολές που δεν προβλέπονται από τους κανόνες).
Τύποι γραμμάτων ανά βαθμό ιεραρχίας:
- επιστολές από οργανισμούς που κατέχουν υψηλότερη διοικητική θέση ·
- αλληλογραφία υπαρχόντων οργανισμών ·
- επιστολές τρίτων οργανώσεων που δεν προσδιορίζονται στη σύμβαση.
Με βάση τα προβλήματα του μηνύματος, μπορούμε να διακρίνουμε:
- οικονομική αλληλογραφία ·
- νομική αλληλογραφία ·
- επιστολές σχετικά με την υλική και τεχνική βάση του οργανισμού.
Τα γράμματα μπορούν να χωριστούν ανάλογα με τον στόχο που επιδιώκει ο αποστολέας:
- αλληλογραφία που αποστέλλεται στον παραλήπτη για την επίλυση επιχειρηματικών ζητημάτων ·
- τα γράμματα της εθιμοτυπικής φύσης, τα οποία αποστέλλονται για να επηρεάζουν τα συναισθήματα του παραλήπτη.
Τύποι ενημερωτικών επιστολών
Από λειτουργικούς σκοπούς διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι γραμμάτων:
1. Τα πληροφοριακά γράμματα είναι μηνύματα με κύριο σκοπό την παροχή πληροφοριών στον παραλήπτη. Αυτός ο τύπος αλληλογραφίας μπορεί να αντιπροσωπεύεται από τους ακόλουθους τύπους:
- Ένα ενημερωτικό μήνυμα είναι ένα μήνυμα που φέρει, κατά κανόνα, επίσημες πληροφορίες. Συχνά εξηγεί την ουσία των κανονιστικών και νομοθετικών πράξεων. Οι επιστολές πληροφοριών μπορούν να αποστέλλονται σε ένα ευρύ φάσμα παραληπτών.
- Ένα γράμμα-μήνυμα είναι ένα μήνυμα με το οποίο ο αποστολέας ενημερώνει για πληροφορίες που είναι ενδιαφέρουσες και σχετικές και για τα δύο μέρη. Αυτός ο τύπος επιστολής μπορεί να είναι είτε προορατικός είτε να απαντά σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί προηγουμένως με αίτημα ή αίτημα.
- Συνοδευτική επιστολή - ένα μήνυμα που διευκρινίζει και συμπληρώνει τη συσκευασία των εγγράφων που αποστέλλονται. Για παράδειγμα, στην περίπτωση της απασχόλησης, μαζί με ένα βιογραφικό σημείωμα, περιγραφή εργασίας, βιογραφία και άλλα απαραίτητα έγγραφα, θα πρέπει να στείλετε μια σύντομη λίστα και περιεχόμενο.
- Υπενθύμιση μήνυμα - μια επιστολή που ζητά από τον παραλήπτη να εκτελέσει τα καθήκοντα ή τις δράσεις όπως συμφωνήθηκε.
- Ένα μήνυμα ειδοποίησης είναι μια επιστολή που ενημερώνει για τις επερχόμενες μαζικές κοινές εκδηλώσεις (σεμινάρια, συνέδρια κ.λπ.). Συνήθως, αυτό το μήνυμα αποστέλλεται σε έναν μεγάλο κύκλο παραληπτών, εκπροσώπων άλλων οργανισμών, για να τους προσκαλέσει και να τους ενθαρρύνει να συμμετάσχουν.
Η ειδοποίηση όχι μόνο ενημερώνει για την ημερομηνία και ώρα της επερχόμενης εκδήλωσης, αλλά και για το θέμα, τους στόχους και τους όρους της συμμετοχής της:
- Ένα μήνυμα ειδοποίησης είναι μια επιστολή που χρησιμοποιείται για τη διαβίβαση επίσημων πληροφοριών σχετικά με μαζική εκδήλωση ή συνάντηση. Η κοινοποίηση, κατά κανόνα, ειδοποιεί ένα ευρύ φάσμα ενδιαφερομένων μερών, επομένως μπορεί να δημοσιευθεί σε έντυπα μέσα.
- Μια επιστολή διαφήμισης είναι ένα μήνυμα που επηρεάζει θετικά τους πιθανούς αγοραστές αγαθών και υπηρεσιών, αυξάνει την επιθυμία να αγοράσει ένα συγκεκριμένο αντικείμενο ή να χρησιμοποιήσει υπηρεσίες.
Αίτηση επιστολής και επιστολή προσφοράς
Μια επιστολή αίτησης ή μια επιστολή για την υποβολή μιας πρότασης είναι ένας τύπος κοινοποίησης που ενθαρρύνει τον παραλήπτη να εκτελέσει ορισμένες ενέργειες που ενδιαφέρουν τον αποστολέα της επιστολής.
Κατανομή των κύριων τύπων επιστολών αίτησης και προτάσεων:
- Μια επιστολή αίτησης είναι ένα μήνυμα που αποσκοπεί στην προτροπή της ανάληψης δράσης ή στην απόκτηση σημαντικών πληροφοριών για τον συντάκτη της επιστολής. Ένα τέτοιο μήνυμα αίτησης απαιτεί σε κάθε περίπτωση απάντηση.
- Μια επιστολή που περιέχει ένα αίτημα είναι ένα μήνυμα με κύριο σκοπό την επίσημη επιβεβαίωση, σημαντικές πληροφορίες ή ορισμένα έγγραφα. Όπως και η επιστολή αίτησης, το αίτημα απαιτεί απάντηση.
- Προσφορά επιστολής - ένα μήνυμα που στοχεύει στην υποβολή πρότασης σε δυνητικό πελάτη, οργανισμό-εταίρο ή μελλοντικό υπάλληλο. Ένα τέτοιο μήνυμα με μια πρόταση μπορεί να είναι είτε προληπτικό είτε να ανταποκρίνεται σε ένα προηγουμένως ληφθέν αίτημα ή αίτημα.
- Μια επιστολή αίτησης είναι ένα μήνυμα μέσω του οποίου ένας οργανισμός εκφράζει την επιθυμία του να συμμετάσχει σε μια συγκεκριμένη εκδήλωση, διάσκεψη, έκθεση ή εκφράζει τη συγκατάθεσή του για την παροχή υπηρεσιών ή την παροχή αγαθών. Αυτός ο τύπος επιστολής δεν απαιτεί υποχρεωτική απάντηση από τον παραλήπτη. Το κυριότερο είναι ότι θα απαντήσει στην επιστολή της αίτησης και, για παράδειγμα, θα συμπεριλάβει την οργάνωση στο σχέδιο δράσης ή θα παράσχει τα απαραίτητα αγαθά, θα παράσχει μια υπηρεσία.
- Μια επιστολή παραγγελίας είναι ένα μήνυμα με πρόταση πρωτοβουλίας του αγοραστή σχετικά με την υπογραφή μιας συμφωνίας με συγκεκριμένους όρους. Τις περισσότερες φορές, μια παραγγελία είναι μια απάντηση σε μια πρόταση επιχείρησης.
- Μια επιστολή πρόσκλησης είναι ένα μήνυμα που περιέχει μια πρόταση σχετικά με τη συμμετοχή ενός οργανισμού σε ορισμένες εκδηλώσεις. Εάν οι οργανώσεις έχουν ειδικά επιστολόχαρτα και η εκδήλωση είναι επίσημη και επίσημη, τότε μια τέτοια επιστολή εκδίδεται επ 'αυτών.
Αίτηση επιστολής και αξίωση
- Μια επιστολή που περιέχει μια απαίτηση ή απαίτηση είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται στον οργανισμό ή το άτομο σε περίπτωση που ένα από τα μέρη δεν έχει ολοκληρώσει τα καθήκοντα καθόλου, έχει αναλάβει τις υποχρεώσεις ή έχει κάνει εσφαλμένα.
- Μια επιστολή που περιέχει μια απαίτηση είναι ένα τέτοιο μήνυμα, σκοπός του οποίου είναι να ενθαρρύνει τον παραλήπτη να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του, αναθέτοντας τα καθήκοντά του σε περίπτωση που έχουν ήδη διαπραχθεί παραβιάσεις υφιστάμενων συμφωνιών.
- Μια επιστολή αξίωσης είναι ένα μήνυμα που περιλαμβάνει αίτηση μη συμμόρφωσης με τα κύρια σημεία της σύμβασης και αξίωση αποζημίωσης.
Επιστολή απορρίψεως με άρνηση ή συγκατάθεση για την προσφορά
Μια επιστολή απάντησης είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται στον συντάκτη μιας επιστολής αίτησης, πρόσκλησης, αίτησης ή πρότασης.
Οι τύποι επιστολών απόκρισης υπηρεσίας διακρίνουν τα εξής:
- Μια επιστολή συγκατάθεσης είναι ένα μήνυμα που περιλαμβάνει μια θετική απάντηση σε μια επιστολή με αίτημα, πρόταση ή αίτημα.
- Άρνηση επιστολής - ένα μήνυμα που περιλαμβάνει αρνητική απάντηση σε μια επιστολή με αίτημα, αίτημα ή πρόταση.
Επιστολές που περιέχουν δέσμευση, εγγύηση ή επιβεβαίωση
Είδη επιστολές υπηρεσίας που περιέχει εγγύηση, υποχρέωση ή επιβεβαίωση είναι:
- Επιστολή εγγύησης - ένα μήνυμα που περιλαμβάνει μια δέσμευση ή επιβεβαιώνει την ποιότητα της εργασίας που εκτελείται εγκαίρως, την παράδοση αγαθών, την πληρωμή των πιστωτικών κεφαλαίων. Οι επιστολές εγγύησης μπορούν να απευθύνονται τόσο σε νομικά πρόσωπα όσο και σε ιδιώτες.
- Μια επιστολή επιβεβαίωσης είναι ένα μήνυμα στο οποίο ο παραλήπτης ενημερώνει τον αποστολέα για την επιστολή πρωτοβουλίας ότι έλαβε τα έγγραφα ή τις υλικές αξίες που απεστάλησαν νωρίτερα. Αυτός ο τύπος επιστολής χρησιμεύει επίσης για την κοινοποίηση της συγκατάθεσης για συμμετοχή σε κάποιο γεγονός ή για την εφαρμογή ορισμένων ρητρών μιας συμφωνίας που έχουν υπογραφεί προηγουμένως.
- Μια συστατική επιστολή είναι ένα μήνυμα στο οποίο, κατά κανόνα, ένας οργανισμός παρουσιάζει ένα χαρακτηριστικό σε ένα άτομο έτσι ώστε να μπορεί να βρει δουλειά ή να υποβληθεί σε κατάρτιση και ούτω καθεξής.
Επιστολές με ετικέτες
Τα εθιμοτυπικά γράμματα είναι μηνύματα που εκφράζουν συλλυπητήρια, προσοχή, συγχαρητήρια ή συμμετοχή.
Διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι γραμμάτων εθιμοτυπίας:
- Μια συγχαρητήρια επιστολή είναι ένα μήνυμα υπηρεσίας που αποστέλλεται για να συγχαρώ ένα άτομο για μια ειδική περίσταση.
- Μια επιστολή ευγνωμοσύνης είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται σε άτομο ή νομικό πρόσωπο με σκοπό να εκφράσει την ευγνωμοσύνη για τις παρεχόμενες υπηρεσίες, τα μέτρα που ελήφθησαν ή τα μέτρα που ελήφθησαν.
- Μια συλλυπητική επιστολή είναι ένα είδος κειμένου που συντάσσεται εάν χρειάζεται για να συμμετάσχει και εκφράζει συλλυπητήρια. Μια τέτοια επιστολή αποστέλλεται σε περίπτωση θανάτου, φυσικής καταστροφής ή ατυχήματος.
- Μια επιστολή συγγνώμης είναι ένα μήνυμα στο οποίο ο αποστολέας ζητά συγγνώμη για την εσφαλμένη εκτέλεση των υπηρεσιών ή τη διεξαγωγή ενεργειών.
Τι είδους αλληλογραφία υπάρχουν;
Υπάρχουν διάφοροι τύποι γραμμάτων. Το Mail διακρίνει τους ακόλουθους τύπους στοιχείων:
- Μια απλή επιστολή είναι ένα μήνυμα του οποίου η διαδικασία αποστολής είναι η ευκολότερη. Πρέπει να παραλάβετε ένα έγγραφο ή ένα μήνυμα γραμμένο σε ένα φύλλο, να το τοποθετήσετε σε ένα φάκελο, να γράψετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και του αποστολέα με τον ευρετήριο, να κολλήσετε τη σφραγίδα και να ρίξετε τον φάκελο στο γραμματοκιβώτιο. Ένα από τα μειονεκτήματα αυτού του τύπου επιστολής είναι ότι ο αποστολέας δεν μπορεί να ακολουθήσει την αποστολή του μηνύματός του. Αν και τα στατιστικά στοιχεία δείχνουν ότι τα περισσότερα από τα γράμματα φτάνουν επιτυχώς στον παραλήπτη Ωστόσο, είναι καλύτερο να μην στέλνετε σημαντικά έγγραφα με απλή επιστολή. Το μειονέκτημα αυτού του τύπου αποστολής είναι ότι μετά την αποστολή της επιστολής θα ζυγιστεί. Εάν αποδειχθεί ότι είναι κάτι παραπάνω από τον κανόνα (το κατά προσέγγιση μέγεθος είναι 2 φύλλα χαρτιού) με το συνηθισμένο σήμα, θα επιστρέψει σε ένα από τα ταχυδρομεία. Για να το στείλετε ξανά, θα πρέπει να σταθείτε στη γραμμή και να πληρώσετε μερικά χρήματα για πλεονέκτημα.
- Εγγεγραμμένη επιστολή. Ένα τέτοιο μήνυμα θα πρέπει να καταχωρηθεί σε ένα από τα ταχυδρομεία. Όταν το γράμμα φτάσει στον παραλήπτη, μπορείτε να το μάθετε με απόδειξη.
- Εγγεγραμμένη επιστολή με παράδοση. Ένα χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό μιας τακτικής συστημένης επιστολής είναι ότι επισυνάπτεται ένα ειδικό δελτίο αποκοπής, το οποίο δηλώνει: τη διεύθυνση του αποστολέα, το επώνυμο και τη διεύθυνση του αποδέκτη, μια σύντομη περιγραφή του περιεχομένου του φακέλου. Λίγες μέρες αργότερα, το κουπόνι αυτό θα πρέπει να παραδοθεί στον αποστολέα με την υπογραφή του αποδέκτη ως εγγύηση ότι η επιστολή παραδόθηκε αυτοπροσώπως.
- Μια συστημένη επιστολή με περιγραφή του συνημμένου. Ένα τέτοιο μήνυμα μπορεί να σταλεί τόσο ως εγγεγραμμένο όσο και με ειδοποίηση. Το κύριο πράγμα είναι να συμπληρώσετε τη φόρμα αλληλογραφίας με μια λίστα των συνημμένων που είναι σε οποιοδήποτε ταχυδρομείο. Συμπληρώνεται σε δύο αντίτυπα, ένα εκ των οποίων με επιστολόχαρτο πρέπει να επιστραφεί στον ταχυδρομικό εργάτη και το δεύτερο παραμένει μαζί σας.
Τα γράμματα ως είδος δραστηριότητας ομιλίας
Υπάρχουν μόνο 4 τύποι ομιλίας: ακρόαση, ομιλία, ανάγνωση και γραφή. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι η ομιλία και η ακρόαση εμφανίστηκαν, βέβαια, νωρίτερα από το γράψιμο και την ανάγνωση. Μέχρι πρόσφατα, οι πρώτοι τύποι ομιλίας παρέμειναν οι κύριοι. Γράφοντας, διαβάζοντας όχι μόνο εξίσωση, αλλά και έγινε πιο δημοφιλής και επικρατούσα. Όλα αυτά οφείλονται στην ταχεία εισαγωγή τεχνολογιών πληροφορικής, στη διάδοση του Διαδικτύου σε όλο τον κόσμο, καθώς και στην ανάπτυξη εξάρτησης από τεχνικά μέσα μετάδοσης πληροφοριών.
Το γράψιμο ως είδος ομιλίας ασκεί ηγετική θέση, καθώς οι σύγχρονοι άνθρωποι δαπανούν όλο και περισσότερο χρόνο στην εργασία και η επικοινωνία στα κοινωνικά δίκτυα με τη μετάδοση μηνυμάτων όλο και περισσότερων πλήκτρων από την επικοινωνία ζωντανά. Στις σύγχρονες συνθήκες, είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς μια οργάνωση της οποίας η εργασία δεν θα εξαρτιόταν από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Η γραφή ως δραστηριότητα είναι ένας πολύ αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας, αλλά παρά τα πλεονεκτήματα υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα:
- Ο παραλήπτης απουσιάζει κατά τη στιγμή της γραφής, επομένως δεν υπάρχει ενδιάμεση ανατροφοδότηση.
- Ο συγγραφέας δεν έχει την ευκαιρία να κάνει την επιστολή να επιμείνει, έτσι ώστε να μπορεί να γίνει αντιληπτή από τον παραλήπτη διφορούμενα. Ο αποστολέας πρέπει να επιλέξει φράσεις για τη σωστή ερμηνεία των σκέψεων περισσότερο και πιο προσεκτικά.
- Δεν υπάρχει τρόπος για τον αποστολέα να χρησιμοποιεί τη νοηματική γλώσσα και τις εκφράσεις του προσώπου.
Επιστολές στον Άγιο Βασίλη
Υπάρχουν διάφοροι τύποι επιστολών στον Άγιο Βασίλη. Ένα τέτοιο μήνυμα είναι πολύ σημαντικό στη ζωή κάθε παιδιού, επομένως τα παιδιά είναι πολύ υπεύθυνα για το γράψιμό του. Οι γονείς πρέπει να σκεφτούν όλα τα μικρά πράγματα της γραφής του, προκειμένου να βοηθήσουν τα παιδιά τους να οργανώσουν τα πάντα όμορφα.
Η αξία αυτού του τύπου επιστολής δεν μπορεί να υποτιμηθεί, επειδή οι γονείς από το περιεχόμενό του μπορούν να μάθουν τι θέλει πραγματικά το μωρό τους. Και τα παιδιά δείχνουν τη φαντασία τους και αποκτούν τις πρώτες δεξιότητες γράφοντας μηνύματα με παιχνιδιάρικο τρόπο. Και το πιο σημαντικό - το κάνουν με μεγάλη χαρά.
Υπάρχουν 5 τύποι γραμμάτων και παραδείγματα σχεδίασης για τον Άγιο Βασίλη:
- Πρότυπο για ένα μήνυμα στον Άγιο Βασίλη. Αυτός ο τύπος είναι ο απλούστερος όλων των τύπων. Απλά πρέπει να βρείτε τη δυνατότητα να συμπληρώσετε μια επιστολή με μια κάρτα που σας αρέσει και να την εκτυπώσετε προσθέτοντας τα στοιχεία και τις επιθυμίες σας.
- DIY χειροποίητη ευχετήρια κάρτα για τον Άγιο Βασίλη. Ένα παιδί μπορεί να ετοιμάσει μια τέτοια κάρτα με τη βοήθεια ενός ενήλικα ή ανεξάρτητα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να πάρετε ένα φύλλο πολύχρωμου χαρτονιού και να κάνετε διακοσμήσεις πάνω σε αυτό (χριστουγεννιάτικα δέντρα, νιφάδες χιονιού, χιονάνθρωπους, σκίουροι, σύμβολο του επόμενου έτους, Άγιος Βασίλης, Snow Maiden κλπ.) Από βροχή ή βαμβάκι. Για μια όμορφη διακόσμηση, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πολύχρωμα υφάσματα, χάντρες, έγχρωμο ή λευκό χαρτί, σερπαντίνα, χάντρες, άμμο, κοχύλια καρυδιάς.
- Οικογενειακή επιστολή. Μπορείτε να γράψετε μια αρχική επιστολή με τα σύμβολα της οικογένειάς σας. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει να βρείτε ψευδώνυμα για τα μέλη της οικογένειας ή απλά να καλέσετε όλους τους παραμυθένους ή κινούμενους χαρακτήρες. Για μια τέτοια επιστολή, είναι προτιμότερο να πάρετε περγαμηνή και να γράψετε ένα μήνυμα σε ένα όμορφο χειρόγραφο, στο τέλος προσθέτοντας τα σύμβολα της οικογένειάς σας: σημαία, οικόσημο και σφραγίδα.
- Κολάζ στο στυλ της Πρωτοχρονιάς. Μπορείτε να πάρετε ένα λευκό χαρτόνι ή ένα φύλλο χαρτιού και να κολλήσετε σε αυτό σκαλισμένα σε πρόβες στοιχεία των παιδιών, των ζώων, Άγιος Βασίλης, Snow Maiden και άλλους αγαπημένους χαρακτήρες.
- Γραμματόσημα και φάκελοι. Ένας φάκελος για ένα τέτοιο πράγμα είναι καλύτερα να επιλέξετε ένα φωτεινό και εορταστικό. Μπορείτε να το αγοράσετε σε ένα κατάστημα ή να το κάνετε μόνοι σας κολλώντας μια σφραγίδα. Ο φάκελος μπορεί επίσης να είναι ασυνήθιστα διακοσμημένος στο στυλ της Πρωτοχρονιάς και να δημιουργήσει τη δική σας σφραγίδα.
