Κάθε ένας από εμάς έγραψε επίσημα γράμματα και σημειώσεις τουλάχιστον αρκετές φορές στη ζωή μας. Όπου και αν βρίσκεστε και ό, τι κάνουμε, η επαγγελματική μας αλληλογραφία λαμβάνει χώρα σε οποιοδήποτε πεδίο, ο οποίος πρέπει να διεξάγεται για να μάθετε κάποια σημεία, να διευκρινίζετε τις πληροφορίες, να κάνετε μια ερώτηση κ.ο.κ. Αν νωρίτερα αυτό το φαινόμενο ήταν πιο συνηθισμένο στις εφαρμογές χαρτιού και στην αποστολή επιστολών σε ανώτερους (καθώς και επιχειρηματικούς εταίρους), σήμερα αυτή η κατηγορία έχει εξαπλωθεί ευρύτερα στο περιβάλλον μας.
Πρέπει να ξέρετε πώς να διεξάγετε σωστά την επιχειρηματική αλληλογραφία, ακόμα και αν κάνετε μια παραγγελία σε κάποιο ηλεκτρονικό κατάστημα και θέλετε να επικοινωνήσετε με τον εκπρόσωπό της.
Σε αυτό το άρθρο, περιγράφουμε μερικά από τα βασικά σημεία που αποτελούν την επιχειρηματική επικοινωνία. Θα δώσουμε προσοχή σε ποιες αποχρώσεις πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την ανταλλαγή επιστολών με τους εταίρους μας. τι δεν μπορεί να παραμεληθεί αν δεν θέλετε να εμφανιστείτε στον συνομιλητή ανίκανη και ακατάλυτη και επίσης να θυμάστε τους κανόνες που πρέπει να τηρούνται σε κάθε περίπτωση.
Κατά περίπτωση
Προφανώς, η επιχειρησιακή αλληλογραφία χρησιμοποιείται συχνότερα στη διαδικασία εργασίας. Εάν εργάζεστε σε μια εταιρεία, τότε σίγουρα θα συναντήσετε την ανάγκη να συνθέσετε αυτό το είδος αλληλογραφίας. Εφόσον μιλάμε για επιχειρηματικά ζητήματα, είναι εύκολο να καταλάβουμε ότι το στυλ γραφής πρέπει να είναι κατάλληλο - όσο πιο επίσημο και επίσημο γίνεται.
Η περαιτέρω εντύπωση των υπαλλήλων της εταιρείας, όπου στέλνεται η επιστολή, σχετικά με εσάς και την εταιρεία σας εξαρτάται από το πόσο καλά καταφέρνετε να δημιουργήσετε επαγγελματική αλληλογραφία. Επομένως, η διαδικασία σύνταξης του κειμένου και του σχεδιασμού του πρέπει να προσεγγίζεται όσο το δυνατόν πιο υπεύθυνα.
Πρώτα απ 'όλα, αν ψάχνετε για επαγγελματική αλληλογραφία, συνιστούμε να εξοικειωθείτε με τις οδηγίες μας. Σε αυτό, όπως προαναφέρθηκε, θα παρουσιάσουμε ορισμένα θεωρητικά σημεία καθώς και πρακτικά ζητήματα. Στο τέλος του άρθρου θα προσπαθήσουμε να δώσουμε μερικά παραδείγματα στροφών που είναι χαρακτηριστικές του τυπικού στυλ γραφής. Στο τέλος, χρησιμοποιώντας τη βάση από αυτό το άρθρο, μπορείτε να δημιουργήσετε ανεξάρτητα κείμενα υψηλής ποιότητας για περαιτέρω επικοινωνία με τους εργολάβους.
Είδη αλληλογραφίας
Αμέσως, συζητώντας ποια επιχειρηματική αλληλογραφία είναι, θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή στους τύπους της. Έτσι, μπορείτε να επιλέξετε μια επιστολή αίτησης και, συνεπώς, απάντηση επιστολή? μια επιστολή (συνήθως αποστέλλονται στον πελάτη) · μια ευχαριστήρια σημείωση (ευγνωμοσύνη για την παρεχόμενη υπηρεσία), επιστολή ειδοποίησης, υπενθύμιση, προειδοποίηση, συστατική επιστολή · εγγύηση και συνοδευτική επιστολή. Στην πραγματικότητα, πρόκειται για τους συνηθέστερα χρησιμοποιούμενους τύπους που αποτελούν τόσο πραγματική όσο και ηλεκτρονική επιχειρηματική αλληλογραφία. Ως εκ τούτου, μαζί τους θα συναντηθούμε πιο συχνά.
Δομή
Είναι λογικό, για μια πιο βολική οργάνωση γραπτώς οποιαδήποτε επιστολή, θα ήταν χρήσιμο να εργαστούμε με την συγκεκριμένη δομή ή σχέδιο. Αυτό θα σας επιτρέψει να σπάσετε το έργο σε μικρότερα στάδια, τα οποία είναι πολύ πιο εύκολο να ολοκληρωθούν. Για παράδειγμα, σκεφτείτε τη γραμμή της επιστολής σας με τέτοιο τρόπο ώστε να καλύψετε τα θέματα που πρέπει να καθορίσετε όσο το δυνατόν ακριβέστερα. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια ερώτηση σχετικά με την τιμή που έχει αυτό ή το προϊόν, προσπαθήστε να αναφέρετε εν συντομία το κίνητρο: γιατί γράφετε στην εταιρεία (επειδή θέλετε να αγοράσετε ή να παραγγείλετε αυτό ή το προϊόν). αποσαφηνίστε τον κύριο στόχο (για να μάθετε πόσο θα σας κοστίσει να παραγγείλετε 10 μονάδες αγαθών με ορισμένες επιλογές).Τέλος, καθορίστε σε ποια μορφή θέλετε να λάβετε τον υπολογισμό και ρωτήστε εάν υπάρχει έκπτωση σε έναν τέτοιο όγκο παραγωγής.
Φυσικά, αυτές οι πληροφορίες είναι ήδη προφανείς - απλά πρέπει να αναλύσετε λογικά αυτό που θέλετε να γράψετε. Επιπλέον, δεν πρέπει να ξεχνάμε το σχεδιασμό και τις απαιτήσεις. Θα σας ενημερώσουμε αργότερα για αυτό αργότερα.
Απαιτήσεις γραφής
Έτσι, οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας λένε ότι όλες οι επιστολές πρέπει να είναι, πρώτον, σύντομες. Αυτός είναι ο βασικός κανόνας που θα διαβάσει. Συμφωνώ, όλοι δεν μας αρέσουν όταν είμαστε φορτωμένοι με μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών. Εάν αυτή η επιστολή είναι επιχειρηματικού χαρακτήρα, δεν πρέπει να είναι τεράστια - στην περίπτωση αυτή μπορεί απλά να αγνοηθεί. Αν δεν μπορείτε να μειώσετε αμέσως τις πληροφορίες, κάντε το αφού γράψετε το πρώτο σχέδιο της επιστολής σας.
Δεύτερον, ο συνεργάτης σας (συμμετέχων στην αλληλογραφία) πρέπει να καταλάβει τι διακυβεύεται. Δηλαδή, η επιστολή πρέπει να είναι κατατοπιστική και κατανοητή. Είναι απαραίτητο να εισαγάγετε σε αυτήν τις πληροφορίες που θέλετε να μεταφέρετε με τέτοιο τρόπο ώστε να αποφεύγετε πρόσθετες ερωτήσεις και να μην χάσετε χρόνο για να διευκρινίσετε λεπτομέρειες.
Τρίτον, η επιστολή πρέπει να γίνει όσο το δυνατόν πιο σεβαστή προς τον συνεργάτη ή τον υπάλληλο της εταιρείας που θα το διαβάσει. Είναι αλήθεια - όσο περισσότερος σεβασμός επιδεικνύετε στον συνομιλητή σας, τόσο περισσότερες πιθανότητες είναι ότι θα ανταποκριθεί σωστά στο αίτημά σας και, τελικά, θα επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Αλληλογραφία στα αγγλικά
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαπραγματεύσεις θα πρέπει να γίνονται στα αγγλικά (ή σε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα εκτός από τη Ρωσική). Αυτό είναι φυσιολογικό, ειδικά αν υπάρχει σχέση με τους ξένους αντισυμβαλλομένους. Αξίζει να σημειωθεί ότι οι κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας ισχύουν για οποιαδήποτε γλώσσα: μόνο οι στυλιστικές στροφές μπορεί να διαφέρουν. Ο στόχος σας είναι να επιλέξετε το πιο κατάλληλο για την κατάσταση στην οποία είστε εσείς και ο συνεργάτης σας (συνομιλητής).
Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά, βεβαίως, απαιτεί γνώση σε αρκετά υψηλό επίπεδο, οπότε αν δεν πρόκειται για εσάς, συνιστούμε να επικοινωνήσετε με επαγγελματίες μεταφραστές. Είναι σημαντικό η μετάφραση να πραγματοποιείται από άτομο που κατέχει εξειδικευμένη ομιλία, η οποία περιλαμβάνεται στη γλώσσα της επαγγελματικής αλληλογραφίας.
Ένα παράδειγμα. Είσοδος
Σε κάθε συζήτηση, ο τρόπος με τον οποίο ξεκινάτε είναι πολύ σημαντικός. Από αυτή την άποψη επιχειρηματική εθιμοτυπία Η αλληλογραφία δεν διαφέρει από την ζωντανή επικοινωνία: το πρώτο πράγμα είναι να χαιρετήσουμε τον συνομιλητή και να τον εισαγάγουμε κάπως στη συζήτηση. Ο χαιρετισμός μπορεί να είναι το πρότυπο "Γεια σας", αλλά η εισαγωγή θα πρέπει να είναι πιο ατομική. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε τον σύντομο σκοπό της επιστολής σας ("Σας επικοινωνούμε για να διασαφηνίσουμε κάποιες πληροφορίες σχετικά με το προϊόν σας. Πρώτα απ 'όλα, μας ενδιαφέρει το κόστος του μοντέλου Α1). Μια άλλη επιλογή: "Ως συνέχεια της τηλεφωνικής συνομιλίας μας για το μοντέλο A1, σας γράφω με μια ερώτηση σχετικά με το κόστος αυτού του προϊόντος"). Μπορείτε επίσης να περιγράψετε την περίπτωσή σας: "Σας γράφω για το λόγο ότι το 2010 ο συνεργάτης σας ήρθε σε επαφή με την εταιρεία μας, προσφέροντάς σας να ξεκινήσετε τη συνεργασία σας στον τομέα αυτό για λογαριασμό σας".
Δήλωση υλικού
Επιπλέον, αφού γράψατε κάποια εισαγωγή στην επιστολή σας, θα πρέπει να διευκρινίσετε γιατί γράφετε. Για παράδειγμα, μετά από μια ερώτηση σχετικά με την τιμή ενός προϊόντος, καθορίστε τι σας ενδιαφέρει. Μπορείτε να γράψετε αυτό το μήνυμα: "Θα θέλαμε να παραγγείλουμε τον Ν-ο αριθμό μονάδων προϊόντων που υπόκεινται στην παράδοση στη διεύθυνση Χ." Σε περίπτωση συνέχισης της τηλεφωνικής συνομιλίας, μπορείτε να δηλώσετε το αίτημά σας - γιατί γράψατε στο άτομο αφού μιλήσατε μαζί του στο τηλέφωνο (για παράδειγμα, για να επιβεβαιώσετε την πρόθεσή σας να ολοκληρώσετε τη συναλλαγή): "Δηλαδή: ενδιαφέρεστε για το προϊόν Ν, υπό την προϋπόθεση ότι θα παραδοθεί με την επιλογή Χ ". Εάν λάβετε υπόψη την τρίτη έκδοση, μπορείτε επίσης να αρχίσετε να αναπτύσσετε το θέμα της επιθυμίας σας να συνεργαστείτε με την εταιρεία.Περιγράψτε ότι είναι προς το συμφέρον σας και ότι ο εταίρος θα έχει κάθε συγκεκριμένο όφελος από την αλληλεπίδραση με εσάς εάν συμφωνεί με αυτό: "Θα σας ενδιαφέρει να γνωρίζετε ότι η πορεία της εταιρείας μας έχει αλλάξει, μετά από την οποία έχει γίνει ακόμη πιο κοντά στα συμφέροντα της επιχείρησής σας".
Προσφορά
Οποιαδήποτε επιχειρηματική αλληλογραφία (τα παραδείγματα που αναφέρουμε επίσης απαραίτητα και αυτή την ιδιότητα) απαιτεί λογική ακολουθία. Εάν αρχικά γράψατε για το λόγο που γράφετε, τότε θα πρέπει να επεξεργαστείτε και να επεκτείνετε αυτή την ιδέα. Αναφέρετε τι θα θέλατε από τον συνομιλητή ευρύτερα - ίσως να του τραβήξετε μια προοπτική για τα οφέλη της συμφωνίας να συνεργαστείτε μαζί σας. Αυτό το μέρος, με όλη τη λογική, θα πρέπει να είναι η "κορυφή" της επιστολής σας, η κορυφή ενός είδους. Αν αρχικά προσεγγίζετε ομαλά αυτό που σας ενδιαφέρει πρώτα, τότε σε αυτό το μέρος θα πρέπει να "αποκαλύψετε τις κάρτες". Όλη η επιχειρησιακή αλληλογραφία (παραδείγματα των παραπάνω επιστολών δεν αποτελεί εξαίρεση) θα πρέπει να οικοδομηθεί σε μια τόσο ομαλή καμπύλη που ανεβαίνει. Στη συνέχεια, ο αναγνώστης των γραμμών σας θα κατανοήσει τη διάθεσή σας και, κατά συνέπεια, θα είναι πιο άνετο για αυτόν να επικοινωνήσει μαζί σας. Μην κάνετε κανένα απότομο άλμα, μην αλλάζετε από ένα θέμα σε άλλο.
Όπως δείχνουν τα παραδείγματα, εάν πρέπει να συζητήσετε, για παράδειγμα, δύο μη σχετιζόμενα θέματα, μπορείτε να κάνετε μια διαίρεση σε τμήματα του άρθρου, σπάζοντας το σε παραγράφους. Αυτό είναι βολικό για τον αναγνώστη, ο οποίος θα δει οπτικά τη στιγμή που μετακινείστε από τη μια ερώτηση στην άλλη. έτσι είναι για σας, γιατί σε αυτή την περίπτωση γράφετε σαν να μιλάμε για δύο διαφορετικά γράμματα.
Αν μιλάμε για τα παραδείγματα μας, θα πρέπει να γράψετε: "Επιπλέον, θα θέλαμε να ανακατασκευάσουμε τα προϊόντα N, για τα οποία έχουμε αλληλεπιδράσει ένα μήνα νωρίτερα". Ή: "Σε τιμή κατάλληλη για τις συνθήκες μας, θα θέλαμε να καθιερώσουμε μόνιμη συνεργασία μαζί σας σε αυτόν τον τομέα, αυξάνοντας το κανάλι πωλήσεων σε Χ-Υ χιλιάδες μονάδες." Τέλος, μπορείτε: "Εάν το ενδιαφέρον σας να συνεργαστείτε μαζί μας εξακολουθεί να ισχύει, ενημερώστε μας."
Κάθε δεύτερο δείγμα επιχειρηματικής αλληλογραφίας βασίζεται σε αυτή την αρχή, οπότε δεν υπάρχει τίποτα κακό με αυτό. Αντίθετα, οι επικεφαλίδες συχνά υπογραμμίζουν την καλύτερη πλοήγηση, επειδή αφαιρεί το "στερεό κείμενο", κάνει ένα είδος "άγκυρας" σε αυτό, στο οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε οπτικά.
Το τελευταίο μέρος
Τέλος, θα πρέπει να τερματίσετε το γράμμα με τον ίδιο τρόπο με τον οποίο το ξεκίνησα. Αν γράφετε ευχαριστίες, γράψτε ότι είστε στην ευχάριστη θέση να συνεργαστείτε με την εταιρεία που περιγράφετε. αν πρόκειται για εμπορική προσφορά, θα πρέπει να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας για την προσοχή στην επιστολή σας και την ελπίδα για περαιτέρω αλληλεπίδραση με αυτό το άτομο. Πρέπει να καταλάβετε ότι πώς τελειώνετε την επιστολή σας καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την τελική γνώμη για εσάς και την εταιρεία σας. Όλη η επιχειρησιακή αλληλογραφία (παραδείγματα επιστολών αποδεικνύουν συνεχώς αυτό) βασίζεται στην ευγένεια - έτσι θυμηθείτε πάντα να ευχαριστείτε τον συνομιλητή σας, να εκφράσετε την ελπίδα, να τον επαίνετε ή να αφήσετε τη σύστασή σας. Θα πρέπει να επιλέξετε το τέλος για το κείμενό σας έτσι ώστε να αντιστοιχεί πλήρως στο πρόβλημα που περιγράφεται στην επιστολή.
Παραδείγματα: «Ελπίζουμε να σας κρατήσουμε ως συνεχή συνεργάτη μας με την ελπίδα σταθερής συνεργασίας στις μελλοντικές μας δραστηριότητες». Ή "Είμαστε ειλικρινά ευγνώμονες για την προσοχή σας και ελπίζουμε ότι μπορούμε να αναπτύξουμε συνεργασία μαζί σας στο μέλλον." Ή "Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας. Ελπίζω να μπορέσουμε να συνεχίσουμε να διασφαλίζουμε τα ενδιαφέροντά σας στην αγορά N στο μέλλον".
Εθιμοτυπία και αλφαβητισμός
Σε καμία περίπτωση μην ξεχάσετε την ευγένεια. Όπως προαναφέρθηκε, είναι σημαντικό αν ενδιαφέρεστε για επαγγελματική αλληλογραφία. Φράσεις όπως "ευτυχής να συνεργαστεί", "ευχαριστώ για την προσοχή σας", "συγγνώμη για την ανησυχία σας", "θα χαρούμε να σας δούμε", "δεν θα μας κάνετε εταιρεία" και άλλοι. Τα τελευταία δύο, παρεμπιπτόντως, σχετίζονται περισσότερο με προσκλήσεις σε εταιρικές εορταστικές εκδηλώσεις παρά με επιχειρηματικό γράψιμο.
Πάντα, ως ένδειξη σεβασμού, προσθέστε στις φράσεις "παρακαλώ", "ευχαριστώ", "ευγενικά", και ούτω καθεξής, όπου χρειάζεται.
Εξίσου σημαντικό στη διαδικασία της σύνταξης επιχειρηματικών επιστολών είναι η ανθρώπινη παιδεία. Πιο συγκεκριμένα, εάν κάνετε τουλάχιστον ένα στοιχειώδες λάθος στη διαδικασία δημιουργίας μιας επιστολής, μπορούμε να πούμε ότι ο συνομιλητής θα σχηματίσει μια εντελώς διαφορετική γνώμη για εσάς από αυτό που περιμένετε. Επομένως, προσπαθήστε να γράψετε όσο το δυνατόν καλύτερα και να ελέγξετε τα πάντα αρκετές φορές. Εάν δεν γνωρίζετε πώς μπορείτε να βρείτε λάθη και να τα διορθώσετε μόνοι σας, χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες ενός διορθωτή ή εξειδικευμένων υπηρεσιών. Είναι πολύ απλό, αλλά σας επιτρέπει να είστε σίγουροι στο κείμενό σας.
Πρακτική και κατάρτιση
Στο δίκτυο, όπως σημειώνεται παραπάνω, υπάρχουν πολλά παραδείγματα έτοιμων επιχειρηματικών επιστολών για οποιοδήποτε θέμα. Δεν τα εισαγάγαμε εδώ συνολικά, διότι, στην πραγματικότητα, αυτό το άρθρο απλά δεν έχει αρκετό χώρο για να φιλοξενήσει τόσο μεγάλο όγκο πληροφοριών. Σε αντάλλαγμα, αποφασίσαμε να δηλώσουμε απλώς ορισμένους βασικούς κανόνες και αρχές, στις οποίες είχατε την ευκαιρία να εξοικειωθείτε με τα παραπάνω. Ωστόσο, αυτό, βέβαια, απέχει πολύ από όλα τα βήματα που πρέπει να γίνουν στο δρόμο για τη μελέτη των επαγγελματικών εγγράφων. Πράγματι, ο πρακτικός ρόλος διαδραματίζει τον σημαντικότερο ρόλο στον τομέα αυτό.
Εάν μελετάτε, ας πούμε, 5-10 παραδείγματα έτοιμων γραμμάτων, και επίσης να διαβάσετε το άρθρο μας και να εξαγάγετε κάποιους κανόνες από εδώ, πολύ σύντομα θα είστε σε θέση να γράφετε γράμματα με τον τρόπο που χρειάζεστε. Στην πραγματικότητα, αυτό αρκεί για να δημιουργήσει οποιαδήποτε επιστολή στο πλαίσιο της επαγγελματικής αλληλογραφίας.
Έτοιμα παραδείγματα
Δεδομένου ότι, όπως προαναφέρθηκε, υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός έτοιμων παραδειγμάτων, είναι δελεαστικό για τους σπουδαστές και τους αρχάριους να χρησιμοποιούν την έτοιμη τεχνογνωσία κάποιου άλλου για να κάνουν το δικό τους έργο στη βάση του. Θέλω να πω ότι αυτό δεν συνιστάται στην πράξη, ενώ στην κατάρτιση - παρακαλώ.
Στη διαδικασία της μελέτης όσων γράφονται με άλλες επιστολές, μπορείτε να πλοηγηθείτε πιο εύκολα σε αυτό που πρέπει να διευκρινίσετε στην αλληλογραφία σας. Αυτό είναι φυσιολογικό, αφού είναι ανθρώπινη φύση να μαθαίνει άμεσα από την εμπειρία.
Αληθινή, αν σας δοθεί η υποχρέωση να συντάξετε μια πλήρη επιχειρηματική επιστολή, δοκιμάστε πρώτα να αναθεωρήσετε τα παραδείγματα και να επιλέξετε το πιο κατάλληλο για την εργασία σας. Τότε πρέπει να το προσαρμόσετε όσο το δυνατόν περισσότερο στην κατάσταση που αναπτύξατε σύμφωνα με τη γενική ιδέα, αλλά ταυτόχρονα να την γράψετε ξανά για να δημιουργήσετε το δικό σας στυλ παρουσίασης και γραφής. Μετά από όλα, ίσως θα μπορείτε να μεταφέρετε καλύτερα τις πληροφορίες και να κάνετε την επικοινωνία πιο παραγωγική και αποτελεσματική.
Μάθετε και εξασκηθείτε! Και μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας επιχειρηματικές επιστολές σε μια αρκετά σύντομη χρονική περίοδο!
