Στο άρθρο μας θέλουμε να μιλήσουμε για επιστολές. Μετά από όλα, είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών. Στην καθημερινή ζωή και στην εργασία, απλά δεν μπορείτε να τα κάνετε χωρίς αυτούς.
Τι είναι μια επιστολή υπηρεσίας
Μια επιστολή είναι το κοινό όνομα για έγγραφα με πολύ διαφορετικό περιεχόμενο, τα οποία χρησιμεύουν ως μέσο επικοινωνίας μεταξύ τελείως διαφορετικών δομών και οργανώσεων κατά τη διαδικασία των δραστηριοτήτων τους.
Τα γράμματα είναι έγγραφα ενωμένα σε μια μεγάλη ομάδα με τη μέθοδο της μεταφοράς - μέσω ταχυδρομείου. Ένας τεράστιος αριθμός από αυτά συσσωρεύονται σε οποιαδήποτε οργάνωση. Διαχωρίζονται σε εξερχόμενες και εισερχόμενες.
Μια πολύ μεγάλη ποσότητα πληροφοριών μπορεί να δηλωθεί με γράμματα: μια ευχή, ένα χαιρετισμό, οτιδήποτε. Εκδίδεται σε εξειδικευμένα έντυπα Α4. Σε περιπτώσεις όπου το γράμμα είναι μικρό και δεν περιέχει περισσότερες από επτά γραμμές, επιτρέπεται η χρήση της μορφής A5.
Οποιοδήποτε έγγραφο πρέπει να είναι χρονολογημένο και επομένως και ένα γράμμα. Η ημερομηνία είναι η ημέρα της υπογραφής.
Δημιουργία επιστολής υπηρεσίας
Ένα γράμμα χτίζεται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο σχήμα:
- Εισαγωγή Δείχνει τα κίνητρα και τους λόγους για τη σύνταξη του εγγράφου, γεγονότων, συνδέσμων σε γεγονότα του παρελθόντος, αποφάσεις ανώτερων οργανισμών.
- Αποδεικτικά στοιχεία. Περιγράφει το σκεπτικό για όλα όσα παρουσιάζονται στο έγγραφο.
- Συμπέρασμα Καταλήγει σε συμπεράσματα, υποβάλλει προτάσεις, αιτήματα, απαιτήσεις.
Αυτή η επιλογή είναι επίσης δυνατή όταν το γράμμα της υπηρεσίας περιέχει μόνο το τελικό μέρος χωρίς καμία εξήγηση.
Κατά κανόνα, τα γράμματα δεν έχουν μεγάλους όγκους, συνήθως είναι περίπου μία σελίδα.
Σκοπός της σύνταξης
Ο σκοπός κάθε επιστολής είναι κίνητρο. Έτσι, το περιεχόμενο πρέπει να είναι σαφές, κατανοητό, συνοπτικό, χωρίς περιττές και περιττές πληροφορίες. Υπάρχουν πολλοί κανόνες που πρέπει να τηρούνται κατά την επεξεργασία ενός εγγράφου.
Μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή είναι αφιερωμένη σε ένα μόνο ζήτημα. Αυτό απλοποιεί την περαιτέρω επεξεργασία τους, η οποία σας επιτρέπει να επιταχύνετε την εκτέλεση εντός του οργανισμού.
Το κείμενο παρουσιάζεται στο τρίτο πρόσωπο και μοναδικό. Για παράδειγμα: "Στο εγγύς μέλλον, το σχολείο σχεδιάζει ...".
Ο επικεφαλής της οργάνωσης έχει το δικαίωμα να υπογράψει οποιοδήποτε επίσημο έγγραφο και κατά συνέπεια επιστολές και κατά τη διάρκεια της απουσίας του μεταβιβάζεται εξουσίες στον προσωρινό διευθυντή.
Προς το παρόν, μια επιστολή υπηρεσίας μπορεί να αποσταλεί όχι μόνο μέσω ταχυδρομείου, υπάρχει επίσης ένα τηλεγράφημα, φαξ και, φυσικά, ταχυδρομείο μέσω Internet, το οποίο είναι η πιο βολική και δημοφιλής επιλογή.
Απαιτήσεις για την προετοιμασία και εκτέλεση του εγγράφου
Όποιος και αν είναι ο τρόπος αποστολής του εγγράφου, η προετοιμασία της επιστολής υπηρεσίας υπόκειται στις ενιαίες απαιτήσεις σχεδιασμού. Είναι απλά και η γνώση ορισμένων αποχρώσεων μπορεί να έρθει κάποια στιγμή χρήσιμη.
Ας δούμε πώς να γράψουμε μια επιστολή υπηρεσίας. Ένα παράδειγμα δίνεται παρακάτω.
Έτσι καταρτίζεται παρόμοιο γράμμα.
Στοιχεία τράπεζας
Μια επίσημη επιστολή είναι το γενικό όνομα μιας μεγάλης ομάδας επιχειρηματικών εγγράφων που είναι απαραίτητα για την επικοινωνία μεταξύ ιδρυμάτων μεταξύ τους και με τους απλούς πολίτες. Περιέχουν τα απαιτούμενα στοιχεία στο σχέδιο.
Στοιχεία τραπεζικής επιστολής:
- Ημερομηνία
- Αριθμός επιστολής.
- Σύνδεσμοι με τους αριθμούς καταχώρισης και τις ημερομηνίες των εγγράφων στα οποία έχει συνταχθεί η απάντηση.
- Ο τίτλος του κειμένου σε μία μόνο φράση.
Επιπλέον, τα μεμονωμένα στοιχεία των λεπτομερειών πρέπει να υποδεικνύονται σωστά:
- Όνομα εταιρείας.
- Δομική μονάδα.
- Η θέση του εργολάβου.
- Επώνυμο και αρχικά.
- Διεύθυνση παραλήπτη
Σε περίπτωση που η επιστολή απευθύνεται σε πολλά άτομα ή οργανισμούς, πρέπει πρώτα να υποδείξετε τον κύριο παραλήπτη (τη διεύθυνσή του) και στη συνέχεια τα υπόλοιπα.
Ταξινόμηση επιστολών υπηρεσίας
Οι επιστολές υπηρεσίας μπορούν να ταξινομηθούν σύμφωνα με εντελώς διαφορετικούς λόγους, οι οποίοι μπορεί να σχετίζονται με το σκοπό, το περιεχόμενο, τη σημασία, το επείγον, την κατάσταση του παραλήπτη.
Γενικά, όλες οι επιχειρηματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν στους ακόλουθους τύπους:
- Συνοδεύει.
- Αίτηση επιστολής.
- Ενημερωτικό.
- Διαφήμιση.
- Εγγύηση
- Ισχυρίστε.
- Διαιτησία.
- Υπενθύμιση επιστολών.
- Τα γράμματα επιβεβαίωσης.
- Επιστολές αίτησης.
- Επιστολές κοινοποίησης.
Μια τέτοια ταξινόμηση είναι η πιο οικουμενική. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε ορισμένες από τις ποικιλίες της γραφής των επιχειρήσεων.
Συνοδευτική επιστολή
Συνοδευτική επιστολή - ένα έγγραφο με το οποίο ενημερώνει τον παραλήπτη ότι έχουν αποσταλεί σε αυτόν έγγραφα, ίσως κάτι εξηγείται ή διευκρινίζεται. Ένα τέτοιο γράμμα δεν περιέχει το τμήμα διεύθυνσης.
Κατά κανόνα, ένα τέτοιο έγγραφο αρχίζει με τις λέξεις: "Σας στέλνουμε ...", "Σας ενημερώνουμε ..."
Ταυτοχρόνως, τυχόν συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση παραγωγής ή διαχείρισης μπορεί επίσης να περιοριστούν. Για παράδειγμα: "Σύμφωνα με τις συμφωνίες ..."
Το κείμενο ενός τέτοιου εγγράφου μπορεί να περιέχει εξηγήσεις ή αιτήματα σχετικά με τα υλικά που επισυνάπτονται στη συνοδευτική επιστολή. Καταρτίζεται σε μορφή. Εκτός από όλες τις παραπάνω λεπτομέρειες, θα πρέπει να έχει μια σημείωση σχετικά με την παρουσία των αιτήσεων.
Επιστολή πρόσκλησης
Σε ένα τέτοιο έγγραφο ο παραλήπτης καλείται να συμμετάσχει στην εκδήλωση. Μια τέτοια επιστολή μπορεί να σταλεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή οργανισμό. Ξεκινούν με τις φράσεις: "Σας παρακαλούμε να επισκεφτείτε ...", "Σας προσκαλούμε να ...". Το έγγραφο αποκαλύπτει την ουσία του επερχόμενου γεγονότος με την υποχρεωτική ένδειξη της ημερομηνίας και της ώρας του γεγονότος, καθώς και τους όρους συμμετοχής σε αυτό.
Πληροφοριακή επιστολή
Αυτός ο τύπος γραφής είναι πολύ συνηθισμένος. Ενημερώνει τον αποστολέα για τις επίσημες πληροφορίες. Κατά κανόνα, αυτές οι επιστολές είναι αρκετά χαρακτηριστικές και αποστέλλονται από τις διοικητικές δομές σε υποκείμενους οργανισμούς. Μπορούν να αναφέρουν συγκεκριμένες νομοθετικές διατάξεις, προτάσεις και συστάσεις.
Με την ευκαιρία, τα ενημερωτικά δελτία μπορεί να έχουν συνημμένα. Ο όγκος ενός εγγράφου, κατά κανόνα, δεν υπερβαίνει πολλές σελίδες. Υπογράφονται από τον επικεφαλής της επιχείρησης.
Προωθητική επιστολή
Αυτό είναι επίσης ένα είδος επιστολής ενημέρωσης, αλλά απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή οργανισμό, περιέχει μια λεπτομερή περιγραφή αγαθών και υπηρεσιών. Το κείμενο της επιστολής περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες. Ο απώτερος στόχος του είναι να ενθαρρύνει την απόκτηση κάτι από τον παραλήπτη.
Εγγυητική επιστολή
Αυτό είναι ένα έγγραφο που περιέχει υποχρεώσεις ή την επιβεβαίωσή τους. Απευθύνεται σε συγκεκριμένα άτομα και οργανισμούς. Για ποιες εγγυήσεις μιλάμε; Για παράδειγμα, εγγυήσεις για την πληρωμή των αγαθών, το μίσθωμα, τις υπηρεσίες, τους όρους εργασίας. Μια τέτοια επιστολή υπογράφεται, κατά κανόνα, από δύο άτομα - τον διευθυντή και τον επικεφαλής λογιστή, και επίσης πιστοποιείται με σφραγίδα.
Αίτηση επιστολής (καταγγελία)
Πρόκειται για επιχειρηματική επιστολή που περιέχει πληροφορίες σχετικά με την ανακάλυψη της μη συμμόρφωσης, για παράδειγμα, του προϊόντος με τα πρότυπα που αναφέρονται στη σύμβαση. Σκοπός αυτού του εγγράφου είναι η αντιστάθμιση των ζημιών που προκλήθηκαν λόγω παραβίασης των συμβατικών διατάξεων. Η αξίωση πρέπει να γίνει εγγράφως. Δεν υπάρχει συγκεκριμένη μορφή τέτοιας επιστολής στην πράξη, αλλά υπάρχουν υποχρεωτικά στοιχεία που πρέπει να τηρούνται.
Η αξίωση πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Η πλήρης διεύθυνση του οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται το έγγραφο.
- Οι λόγοι αναφέρονται (αναφορά στην εγγύηση, σύμβαση).
- Ειδικές απαιτήσεις (επιστροφή αγαθών, χρήματα, αποτίμηση).
Η αξίωση αποστέλλεται με συστημένη επιστολή ή με επιστολή παραλαβής.Περιλαμβάνει φωτοαντίγραφα όλων των εγγράφων που επιβεβαιώνουν ότι ο αποστολέας είναι σωστός. Μια αποστολή αλληλογραφίας διατηρείται καλύτερα.
Ένα γράμμα αρχίζει πάντα με τη φράση: "Σας στέλνουμε ένα παράπονο ..."
Αίτηση
Αίτηση επιστολής - επιχειρηματικό έγγραφο που αποστέλλεται για επίσημες πληροφορίες. Το κείμενό του έχει σαφή αιτιολόγηση για την ανάγκη πληροφόρησης. Αυτά μπορεί να είναι δεσμοί με νόμους, κανονισμούς. Οι επιστολές υπογράφονται από επίσημα εξουσιοδοτημένο υπάλληλο.
Μια επιστολή αίτησης συνεπάγεται μια επιστολή απάντησης. Ιδιαίτερο καθεστώς δίδεται στα αιτήματα που στέλνουν οι αρχές.
Υπενθύμιση επιστολή
Πρόκειται για έγγραφο που χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου ο οργανισμός δεν εκπληρώνει τα λειτουργικά του καθήκοντα, αλλά απλώς ενεργεί ως ενδιάμεσος ρόλος. Κατά κανόνα, μια επιστολή αποτελείται από πολλά μέρη. Το πρώτο από αυτά αναφέρεται σε ένα έγγραφο στο οποίο καθορίζονται οι υποχρεώσεις. Και στη δεύτερη - ένα αίτημα για να εκτελέσετε οποιαδήποτε ενέργεια.
Γράμμα ειδοποίησης
Ένα τέτοιο έγγραφο ενημερώνει για τα γεγονότα (δημόσια). Οι επιστολές αποστέλλονται σε μεγάλο αριθμό οργανισμών ή ανθρώπων για τη συμμετοχή τους, τη συμμετοχή τους. Μπορούν να ενημερώσουν όχι μόνο για τα γεγονότα, τον τόπο και το χρόνο, αλλά και την ίδια στιγμή να καλέσουν για συμμετοχή. Η επιστολή μπορεί να περιέχει συνημμένα, για παράδειγμα, ερωτηματολόγιο ενός συμμετέχοντος, πρόγραμμα της εκδήλωσης. Κατά κανόνα, αποστέλλεται σε έναν ολόκληρο κατάλογο αποδεκτών, πράγμα που σημαίνει ότι ο παραλήπτης δεν αναφέρεται. Μια επιστολή υπογράφεται από τον υπεύθυνο της εκδήλωσης.
Αντί ενός μετάλλου
Στο άρθρο μας, εξετάσαμε τα πιο χρησιμοποιούμενα είδη επιχειρηματικών επιστολών, καθώς και τις αποχρώσεις της γραφής τους. Αφού μελετήσατε λίγο το θέμα, μπορείτε τώρα να το περιηγηθείτε ελεύθερα και να μην συγχέεται αν σας προσεγγίσει μια πρόταση: "Σύνθεση επιστολής υπηρεσίας". Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό δεν είναι δύσκολο, ειδικά εάν θυμάστε όλες τις βασικές απαιτήσεις και λεπτομέρειες για τη σύνταξη ενός εγγράφου. Ένα παράδειγμα για το πώς να συντάξουμε μια επιστολή υπηρεσίας (δείγμα), που δώσαμε στο άρθρο. Καλή τύχη.
