Πιθανώς όλοι όσοι τουλάχιστον μία φορά έπρεπε να ασχοληθούν με την ανάγκη να γράψουν μια επιχειρησιακή επιστολή. Κατά τη σύνταξή της, καταλήγετε ακούσια στο συμπέρασμα ότι αυτό δεν είναι καθόλου εύκολο. Υπάρχουν πολλοί κανόνες και κανόνες για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών που πρέπει να γνωρίζετε. Το άρθρο περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία σύνταξης του εγγράφου, παρέχει δείγματα επιχειρησιακής επιστολής, συζητά τους τύπους και το σχεδιασμό τους.
Κενό
Οι έτοιμες φόρμες θα δώσουν σταθερότητα και θα υποδείξουν την αξιοπιστία της εταιρείας. Περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση, όπως:
- Το όνομα.
- Διεύθυνση
- Επικοινωνήστε με τηλέφωνα.
- Ο ιστότοπος.
- Λογότυπο.
- Άλλα στοιχεία επικοινωνίας.
Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με τα έντυπα. Επομένως, κάθε οργάνωση αποφασίζει ανεξάρτητα από ποιες πληροφορίες πρέπει να τις θέσει.
Πώς να γράψετε επιχειρηματικές επιστολές; Προετοιμασία
Οι επιχειρησιακές επιστολές γράφονται και εκτελούνται με κάποιο τρόπο, με την επιφύλαξη των εγγενών κανόνων και απαιτήσεων τους. Ανάλογα με το στόχο, ο συγγραφέας σκέφτεται λεπτομερώς το περιεχόμενο για να πάρει το αποτέλεσμα που υπολογίζει. Πρέπει να κατανοήσει με σαφήνεια ποιες πληροφορίες γνωρίζει ήδη ο παραλήπτης σχετικά με το θέμα της επιστολής, τι πρέπει να προχωρήσει και ποια θα είναι νέα σε αυτό. Τα επιχειρήματα εξαρτώνται από το σκοπό του δημιουργού. Η διαδικασία της κατάρτισης επιχειρηματικής επιστολής μπορεί να χωριστεί στα εξής στάδια:
- Η μελέτη του θέματος.
- Γράφοντας ένα σχέδιο επιστολής.
- Η συμφωνία του.
- Υπογραφή
- Εγγραφή
- Αποστολή στον παραλήπτη.
Η δομή των επιχειρηματικών επιστολών
Κατά τη σύνταξη ενός γράμματος, είναι απαραίτητο να τον κορεστείτε με πληροφορίες, δηλαδή να βάζετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες εκεί. Μπορεί να είναι απλή ή περίπλοκη. Με απλή επιστολή, το περιεχόμενο σαφώς και συνοπτικά εμφανίζει πληροφορίες που γενικά δεν απαιτούν απάντηση από τον παραλήπτη. Ένα σύνθετο μπορεί να αποτελείται από διάφορα τμήματα, παραγράφους και παραγράφους. Κάθε παράγραφος ορίζει μία πτυχή των πληροφοριών. Τα δείγματα αυτού του τύπου επιχειρησιακού γράμματος συνίστανται συνήθως σε ένα εισαγωγικό, κύριο και τελικό μέρος.
Η καταχώριση περιέχει τη βάση με αναφορά στα σχετικά έγγραφα, με τα γεγονότα και τους σκοπούς της επιστολής. Δείχνει το όνομα, τον συγγραφέα, την ημερομηνία, τον αριθμό και τον τίτλο.
Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα γραφής μιας επιχειρησιακής επιστολής - ένα εισαγωγικό μέρος.
Το κύριο μέρος περιγράφει καταστάσεις, γεγονότα, παρέχει την ανάλυση και τις αποδείξεις τους. Σε αυτό το μέρος είναι πεπεισμένοι ότι είναι απαραίτητο να ενεργήσουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, αποδεικνύουν πώς είναι τα πράγματα και ενημερώνουν για την ανάγκη συμμετοχής σε κάθε περίπτωση, δίνοντας διαφορετικά επιχειρήματα.
Το συμπέρασμα περιέχει συμπεράσματα που γίνονται με τη μορφή προτάσεων, αιτημάτων, υπενθυμίσεων, αρνήσεων και ούτω καθεξής.
Ένα παράδειγμα γραφής μιας επιχειρησιακής επιστολής - το τελευταίο της μέρος - παρουσιάζεται παρακάτω. Συνοψίζει την απαίτηση που περιγράφηκε κυρίως.
Όλες οι πληροφορίες που παρέχονται θα πρέπει να είναι απόλυτα συνεπείς και κατανοητές.
Κάθε γράμμα αρχίζει με ένα ευθυγραμμισμένο κεντρικό μήνυμα. Αυτό το μικρό μέρος είναι εξαιρετικά σημαντικό. Κατά την επιλογή του, ο συγγραφέας πρέπει να εξετάσει:
- Θέση προορισμού
- Η φύση της σχέσης.
- Διατύπωση.
- Εθιμοτυπία.
Η επιστολή πρέπει να περιέχει ευγενική μορφή. Για παράδειγμα: "... εκφράζω την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία (ευχαριστώ για πρόσκληση) ... ". Μετά από αυτές τις φράσεις θα πρέπει να είναι η υπογραφή του συγγραφέα.
Στυλ
Όλες οι επιστολές πρέπει να είναι σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ, που σημαίνει χρήση εργαλείων ομιλίας για επίσημες επιχειρηματικές σχέσεις. Χαρακτηριστικά μιας τέτοιας γλώσσας διαμορφώνονται υπό τις ακόλουθες συνθήκες:
- Οι κύριοι συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές σχέσεις είναι νομικά πρόσωπα, εξ ονόματος των ηγετών και αξιωματικών των οποίων γράφονται επιστολές.
- Οι σχέσεις σε οργανισμούς είναι αυστηρά ρυθμισμένες στη φύση.
- Το θέμα της επικοινωνίας είναι οι δραστηριότητες της εταιρείας.
- Τα έγγραφα διαχειριστικού χαρακτήρα γενικά έχουν συγκεκριμένο παραλήπτη.
- Συχνά, κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του οργανισμού, συμβαίνουν οι ίδιες καταστάσεις.
Από την άποψη αυτή, οι πληροφορίες που περιέχονται στην επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι:
- Επίσημη, απρόσωπη, με έμφαση στην απόσταση μεταξύ των συμμετεχόντων στην επικοινωνία.
- Διεύθυνση προοριζόμενη για συγκεκριμένο παραλήπτη.
- Πραγματική τη στιγμή της σύνταξης του γράμματος.
- Αυθεντικό και αμερόληπτο.
- Τα επιχειρήματα για την παρότρυνση του παραλήπτη να προβεί σε οποιαδήποτε ενέργεια.
- Ολοκληρώθηκε για λήψη αποφάσεων.
Απαιτήσεις
Μια επιχειρηματική επιστολή πρέπει να πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
- Η ομιλία είναι τυποποιημένη σε όλα τα επίπεδα - λεξικά, μορφολογικά και συντακτικά. Περιέχει πολλές επαναστάσεις, όρους και τύπους.
- Ο τόνος της γραφής είναι ουδέτερος, συγκρατημένος και αυστηρός, χωρίς τη χρήση συναισθηματικών και εκφραστικών γλωσσικών εκφράσεων.
- Ακρίβεια και σαφήνεια του κειμένου, χωρίς λογικά λάθη, σαφήνεια και προσεκτική διατύπωση.
- Συνοπτικότητα και συντομία - χωρίς τη χρήση εκφράσεων που έχουν επιπλέον νόημα.
- Η χρήση γλωσσικών τύπων που δημιουργούνται ως αποτέλεσμα επανειλημμένων καταστάσεων.
- Η χρήση όρων, δηλαδή λέξεων ή φράσεων που έχουν ειδικές έννοιες.
- Η χρήση συντομογραφιών, η οποία μπορεί να είναι λεξικολογική (δηλαδή σύνθετες συντετμημένες λέξεις που σχηματίζονται με την αφαίρεση γραμμάτων από τμήματα λέξεων: LLC, GOST κ.λπ.) και γραφικών (δηλαδή, η ονομασία των λέξεων με συντομογραφία: gr-n, τρένο και άλλοι).
- Η χρήση των σχεδίων στις γενικές και βοηθητικές περιπτώσεις.
- Φράσεις με λεκτικά ουσιαστικά ("παροχή υποστήριξης" αντί "υποστήριξης").
- Χρησιμοποιήστε απλές, κοινές προτάσεις.
Τα πιο πάνω δείγματα επιχειρηματικών επιστολών παρουσιάζονται παρακάτω στην πλήρη έκδοση (με το κύριο μέρος). Οι πληροφορίες πληρούν όλες τις απαιτήσεις ενός επίσημου επιχειρηματικού στυλ.
Τύποι επιχειρηματικών επιστολών
Είναι καλύτερο να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή για ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Αν είναι απαραίτητο να επιλύσετε πολλά ζητήματα ταυτόχρονα, συνιστάται η σύνταξη πολλών διαφορετικών επιλογών.
Επιχειρησιακά γράμματα μπορεί να είναι στο περιεχόμενό τους:
- Συνοδεύει. Τέτοιες επιστολές χρειάζονται συνήθως για να επικοινωνήσουν πού να στείλουν τα έγγραφα.
(Πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή; Ένα δείγμα συνοδευτικής επιστολής θα βοηθήσει εκείνους που πρέπει να συνθέσουν αυτό το είδος εγγράφου.)
- Εγγύηση. Είναι γραμμένα για να επιβεβαιώσουν οποιεσδήποτε υποσχέσεις ή προϋποθέσεις. Μπορεί να διασφαλιστεί, για παράδειγμα, η πληρωμή για εργασία, ενοικίαση, χρόνος παράδοσης και άλλα.
- Σας ευχαριστώ. Άρχισαν να χρησιμοποιούνται ιδιαίτερα συχνά πρόσφατα. Αυτά τα γράμματα δείχνουν έναν καλό τόνο για τις συνεργασίες. Μπορούν να εκδίδονται σε τακτική μορφή ή σε έγχρωμο χαρτί με όμορφη εκτύπωση.
(Πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή Ένα δείγμα μιας ευχαριστήρια σημείωσης συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή ανάλογα με τα καθήκοντα που επιλύει.Σε αυτή την περίπτωση, η επιστολή εκφράζει την ουσία της με τη συντομότερη μορφή.Ένα τέτοιο δείγμα, κατασκευασμένο σε έγχρωμο χαρτί με στολίδι, μπορεί να κρεμάσει στον τοίχο του δωματίου επιχειρήσεις σε μια θέση τιμής.)
- Ενημερωτικό.
- Εκπαιδευτικό.
- Συγχαρητήρια.
- Διαφήμιση.
Υπάρχουν επίσης γράμματα:
- Προτάσεις συνεργασίας. Οι πρόσφατα διαδεδομένες, που αποστέλλονται σε οργανισμούς, έχουν συχνά διαφημιστικό χαρακτήρα, όπως το μοντέλο αυτό. Είναι πολύ δύσκολο να γράψετε εμπορικές επιστολές, πρέπει να λάβετε υπόψη πολλές αποχρώσεις για να παρατηρήσετε και ακόμα περισσότερο να ενδιαφέρεστε. Αλλά αν έχει συνταχθεί σύμφωνα με το παρακάτω δείγμα, έχει κάθε πιθανότητα επιτυχίας.
- Προσκλήσεις. Αποστέλλονται, προσφέροντάς τους να συμμετάσχουν σε διάφορες εκδηλώσεις. Συνήθως απευθύνονται στον ηγέτη ή τον αξιωματικό, αλλά μπορούν να απευθύνονται σε ολόκληρη την ομάδα.
- Αιτήματα
- Ειδοποιήσεις.
- Αιτήματα και πολλά άλλα.
Πώς να γράψετε μια απάντηση σε μια επιστολή. Παράδειγμα
Η απάντηση πρέπει να αρχίσει με την επανάληψη του αιτήματος στο πρώτο γράμμα. Στη συνέχεια δίδονται τα αποτελέσματα της εξέτασης και εκφράζεται η έγκριση ή ένας λόγος άρνησης. Η επιστολή απόκρισης επιχείρησης μπορεί να περιέχει μια εναλλακτική λύση στις αναμενόμενες πληροφορίες. Συνήθως πληροί τις ακόλουθες αρχές:
- Η παρουσία ενός συνδέσμου στο πρώτο γράμμα και το περιεχόμενό του.
- Η ίδια γλώσσα σημαίνει.
- Συγκριτικοί τόμοι και πτυχές του περιεχομένου.
- Συμμόρφωση με μια ορισμένη ακολουθία.
Εκκαθάριση
Εκτός από τη χρήση επιστολόχαρτων επιχειρησιακών επιστολών, θα πρέπει να λάβετε υπόψη άλλες λεπτές αποχρώσεις στο σχεδιασμό τους. Αυτά είναι λεπτομέρειες, κανόνες για συντομογραφίες, ορθογραφία της διεύθυνσης, τίτλος, μήκος κειμένου, πλάτος πεδίων και άλλα.
Δείγματα μιας επιχειρησιακής επιστολής συμβάλλουν στη σύνταξή της, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις λεπτές αποχρώσεις και αποχρώσεις. Χρησιμοποιούνται τόσο από αρχάριους όσο και από έμπειρους εργαζόμενους. Χάρη στα σχέδια, μαθαίνουν να γράφουν σωστά γράμματα και να σώζουν πολύ χρόνο.
