Στις δραστηριότητες της επιχείρησης ή σε οποιεσδήποτε περιοχές της ανθρώπινης ζωής, υπάρχουν ορισμένοι στόχοι για την επίτευξη των οποίων θα πρέπει να περιγράφεται μια σαφής σειρά ενεργειών. Η ουσία του σχεδιασμού είναι να αναπτύξει έναν αλγόριθμο υψηλής ποιότητας που θα επιτύχει συγκεκριμένα αποτελέσματα εγκαίρως.
Τι σχεδιάζει;
Η ουσία του σχεδιασμού είναι η κατανομή του χρόνου και των υλικών πόρων, καθώς και η ανάπτυξη ενός αλγορίθμου ενεργειών για την επίτευξη των στόχων. Εάν εξετάσουμε αυτή την έννοια σε σχέση με την επιχείρηση, τότε αυτή είναι μία από τις κύριες λειτουργίες της διαχείρισης. Σε αυτή την περίπτωση, η διαδικασία σχεδιασμού θα μοιάζει με αυτό:
- δήλωση αποστολής της επιχείρησης ·
- σύμφωνα με την προηγούμενη παράγραφο, αναπτύσσονται στόχοι που πρόκειται να επιτευχθούν ·
- κατάρτιση γενικού προγράμματος δράσης ·
- αναζήτηση πόρων που απαιτούνται για την υλοποίηση του σχεδίου ·
- καθορισμός του κύκλου των ερμηνευτών του προγράμματος και παροχή πλήρους πληροφόρησης σε αυτούς ·
- καταγράφοντας τα αποτελέσματα με τη μορφή πιστοποιημένου εγγράφου του καθιερωμένου εντύπου.
Έτσι, η ουσία του σχεδιασμού μπορεί να ερμηνευτεί ως η ανάπτυξη ενός συστήματος στόχων, καθώς και τρόποι για την επίτευξή τους. Ένα αντικείμενο είναι ένας συγκεκριμένος οργανισμός ή η δομική του μονάδα για την οποία καταρτίζεται ένα πολλά υποσχόμενο πρόγραμμα. Όσον αφορά τα θέματα σχεδιασμού, πρόκειται για άτομα ή συγκεκριμένα τμήματα που εκτελούν αυτή τη δραστηριότητα.
Βασικές αρχές
Οι ακόλουθες βασικές αρχές σχεδιασμού διακρίνονται:
- η αρχή της ενότητας είναι ότι όλα τα μικρά καθήκοντα που περιλαμβάνονται στο σχέδιο πρέπει να στοχεύουν στην επίτευξη του τελικού παγκόσμιου στόχου.
- η αρχή της συμμετοχής συνεπάγεται ότι με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, όλοι οι άνθρωποι που θα εργαστούν για την υλοποίηση του έργου θα πρέπει να συμμετέχουν στη διαδικασία σχεδιασμού.
- η αρχή της συνέχειας αναφέρει ότι η εφαρμογή των σχεδίων δεν πρέπει να σταματήσει λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων (θα πρέπει να περιορίσετε τον εαυτό σας στην πραγματοποίηση προσαρμογών).
- η αρχή της ευελιξίας συνεπάγεται τη δυνατότητα αλλαγής του σχεδίου, προκειμένου να προσαρμοστεί στις διαρκώς μεταβαλλόμενες συνθήκες ·
- επιστημονική αρχή - όλες οι διατάξεις πρέπει να αιτιολογούνται σαφώς σύμφωνα με γνωστές θεωρίες.
- Η αρχή της ακρίβειας είναι να περιγράφονται τα τελικά και ενδιάμεσα αποτελέσματα όσο το δυνατόν αντικειμενικά.
Όλες αυτές οι απαιτήσεις είναι δεσμευτικές. Τηρώντας αυτές τις αρχές σχεδιασμού, θα είστε σε θέση να καταρτίσετε ένα ποιοτικό και αποτελεσματικό πρόγραμμα δράσης.
Βασικές μέθοδοι προγραμματισμού πόρων
Ο προγραμματισμός των πόρων στην επιχείρηση μπορεί να πραγματοποιηθεί σύμφωνα με τις ακόλουθες βασικές μεθόδους:
- η μέθοδος του ισοζυγίου περιλαμβάνει την εξεύρεση ισορροπίας μεταξύ των αναγκών των πόρων, καθώς και των πηγών τους ·
- η μέθοδος υπολογισμού και ανάλυσης σας επιτρέπει να λάβετε υπόψη όλους τους παράγοντες που επηρεάζουν την επίτευξη του τελικού αποτελέσματος, καθώς και τη δυναμική τους.
- οικονομικές και μαθηματικές μέθοδοι περιλαμβάνουν τη χρήση ειδικά σχεδιασμένων μοντέλων που σας επιτρέπουν να έχετε τα πιο ακριβή αποτελέσματα.
- η γραφική αναλυτική μέθοδος συνίσταται στη χρήση ειδικών μέσων για την παρουσίαση ενδιάμεσων και τελικών αποτελεσμάτων.
- η μέθοδος στόχου προγράμματος περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός συνόλου μέτρων και καθηκόντων, η υλοποίηση των οποίων εξασφαλίζει την επίτευξη του τελικού αποτελέσματος.
Η επιλογή των μεθόδων σχεδιασμού δεν εξαρτάται μόνο από τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, αλλά και από την κατάσταση που έχει αναπτυχθεί στο εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Οι κύριοι στόχοι του σχεδιασμού
Προκειμένου η επίτευξη των στόχων να είναι πραγματική, είναι απαραίτητο να καταρτιστούν προγράμματα υψηλής ποιότητας και αλγόριθμοι δράσης. Έτσι, τα καθήκοντα σχεδιασμού μπορούν να διατυπωθούν ως εξής:
- κατάρτιση μιας λίστας προβλημάτων προς επίλυση κατά την περίοδο προγραμματισμού ·
- αναζήτηση σεναρίων σύμφωνα με τα οποία μπορεί να αναπτυχθεί η κατάσταση ·
- την τεκμηρίωση των στόχων και τον προσδιορισμό του βαθμού σημασίας τους ·
- αναζήτηση πηγών πόρων, καθώς και ανάπτυξη σχεδίου για τη χρήση τους ·
- καθορισμός των τελικών και ενδιάμεσων αποτελεσμάτων, σύμφωνα με τα οποία θα πραγματοποιηθεί η παρακολούθηση της επίτευξης των στόχων.
Αφού αναπτύξετε ένα παγκόσμιο σχέδιο, είναι σημαντικό να το χωρίσετε σε τοπικά καθήκοντα. Δρουν ως ένα είδος σταδίων, η εφαρμογή των οποίων φέρνει την οργάνωση πιο κοντά στην επίτευξη του τελικού στόχου.
Γιατί πρέπει να κάνετε σχέδια;
Η ανάγκη σχεδιασμού σε όλους τους τομείς δραστηριότητας οφείλεται σε διάφορους λόγους:
- η οικονομική ανάπτυξη χαρακτηρίζεται από υψηλό επίπεδο αβεβαιότητας και η βελτιστοποίηση της χρήσης των πόρων με την εκπόνηση σαφούς σχεδίου συμβάλλει στην εξομάλυνση των στιγμών κρίσης ·
- ο προγραμματισμός συμβάλλει στη δημιουργία ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων λόγω του γεγονότος ότι σε μελλοντικά έγγραφα είναι δυνατόν να προβλεφθούν διακυμάνσεις στο εξωτερικό περιβάλλον, διακοπές της προσφοράς πόρων και άλλα ζητήματα.
- το σχεδιαστικό σύστημα σας επιτρέπει να εφαρμόσετε προγράμματα για την εφαρμογή καινοτομιών και επιτεύγματα της επιστημονικής και τεχνολογικής προόδου.
- μια σταθερή εταιρεία που λειτουργεί με βάση ένα σαφώς προγραμματισμένο πρόγραμμα είναι πιο ελκυστική για επενδύσεις.
- βαθιές διαρθρωτικές αλλαγές που εξασφαλίζουν τη συστηματική επίτευξη στρατηγικών και στρατηγικών στόχων ·
- την κατάρτιση πραγματικών προγραμμάτων με τη συσχέτιση των σημερινών ευκαιριών και των μακροπρόθεσμων σχεδίων.
- τη στοχευμένη ανάπτυξη της οργάνωσης και της κίνησης προς την επιλεγείσα κατεύθυνση ·
- την ικανότητα πρόβλεψης πιθανών προβλημάτων.
- διεγερτικό αποτέλεσμα για τους εργαζομένους όλων των επιπέδων.
- τον εξορθολογισμό των δράσεων διαχείρισης και άλλων δραστηριοτήτων.
Το σωστά σχεδιασμένο σχέδιο επιτρέπει στον αρχηγό και τους υφισταμένους του να ακολουθήσουν συστηματικά την επίτευξη του στόχου. Μετά από έναν σαφή αλγόριθμο, δεν θα χρειαστεί να αποστασιοποιηθείτε από εξωγενείς ενέργειες. Επιπλέον, το σχέδιο συχνά παρέχει επιλογές αντιμετώπισης απρόβλεπτων καταστάσεων και, κατά συνέπεια, θα είναι δυνατή η εξισορρόπηση της κατάστασης χωρίς σημαντικές απώλειες υλικών και χρόνου.
Τι πρέπει να είναι ένα αποτελεσματικό σχέδιο
Προκειμένου να είναι αποτελεσματική η διαδικασία σχεδιασμού, απαιτούνται ορισμένες απαιτήσεις, συγκεκριμένα:
- το πρόγραμμα πρέπει να είναι κατάλληλο και κατάλληλο σε μια συγκεκριμένη κατάσταση ·
- τα σχέδια θέτουν ρεαλιστικούς επιτεύξιμους στόχους και δείκτες ·
- τα έγγραφα απεικονίζουν ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση, καθώς και τη μελλοντική κατάσταση ·
- το σχέδιο καταρτίζεται σύμφωνα με σαφή πρότυπα και κανόνες.
- η συλλογή υποσχόμενων προγραμμάτων πρέπει να είναι συστηματική.
- στο πλαίσιο του σχεδίου είναι απαραίτητο να λειτουργούν με σαφείς αριθμούς και συγκεκριμένες εκφράσεις.
Αξίζει να σημειωθεί ότι ο αλγόριθμος των ενεργειών για την επιχείρηση είναι σημαντικά διαφορετικός από εκείνον που ένα άτομο κάνει για τον εαυτό του. Στην περίπτωση ενός οργανισμού, το σχέδιο είναι αυστηρότερο και επιτρέπει μόνο προσαρμογές σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.
Ο ρόλος του στρατηγικού σχεδιασμού
Ο στρατηγικός σχεδιασμός έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα για την επιχείρηση:
- καθορίζει τη γενική κατεύθυνση της ανάπτυξης, σύμφωνα με την οποία καταρτίζεται πρόγραμμα περαιτέρω εμπορίας και άλλων μελετών ·
- καθορισμός του συνολικού στόχου με τον οποίο θα συνδέονται τα τοπικά προγράμματα όλων των τμημάτων της επιχείρησης.
- Είναι η βάση για την αναζήτηση και τη διανομή των πόρων.
- περιλαμβάνει την ανάπτυξη μιας σειράς εναλλακτικών λύσεων που μπορεί να λάβει η εταιρεία σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων.
- μακροπρόθεσμες προοπτικές, η διοίκηση των δυνάμεων να αναλύσει τις αδυναμίες και να αναζητήσει επίσης τρόπους αντιμετώπισής τους.
Αξίζει να σημειωθεί ότι ο στρατηγικός σχεδιασμός αποτελεί προϋπόθεση για τη λειτουργία της επιχείρησης. Καθορίζει τις γενικές κατευθύνσεις των δραστηριοτήτων, καθώς και τη θέση του οργανισμού στο μέλλον.
Τύποι προγραμματισμού
Η ταξινόμηση των τύπων σχεδιασμού πραγματοποιείται σύμφωνα με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- Σύμφωνα με την περίοδο προγραμματισμού:
- μακροπρόθεσμα (άνω των 5 ετών) ·
- μεσοπρόθεσμα (έως 5 έτη) ·
- βραχυπρόθεσμα (λιγότερο από 1 έτος).
- Σύμφωνα με το επίπεδο σχεδιασμού:
- για τον οργανισμό ως σύνολο (καθορίζει τη γενική κατεύθυνση της δραστηριότητας) ·
- για μια συγκεκριμένη μονάδα.
- για το έργο.
- για τα καθήκοντα ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου.
- Σύμφωνα με το θέμα:
- σχεδιασμός έρευνας
- σχεδιασμός της διαδικασίας παραγωγής ·
- τον προσδιορισμό των όγκων και των διαύλων διανομής ·
- Σχεδιασμός HR
- την παροχή υλικών και οικονομικών πόρων.
- Σύμφωνα με το σκοπό:
- λειτουργικά ·
- στρατηγική.
Διαδικασία στρατηγικού προγραμματισμού
Για την κανονική λειτουργία, κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει μακροπρόθεσμες κατευθυντήριες γραμμές. Έτσι, η διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού περιλαμβάνει την ακόλουθη ακολουθία βημάτων:
- τον ορισμό της αποστολής, η οποία χρησιμεύει ως γενική κατεύθυνση για την ανάπτυξη του οργανισμού ·
- ανάλυση των δυνατών και αδύναμων σημείων εντός του οργανισμού, καθώς και των απειλών και ευκαιριών που υπάρχουν στο εξωτερικό περιβάλλον.
- διατύπωση μακροπρόθεσμων στόχων ·
- ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων.
- επιλογή της βασικής στρατηγικής βάσει της οποίας θα λειτουργεί η επιχείρηση.
Προγραμματισμός προσωπικού
Ο σχεδιασμός του προσωπικού είναι μια σκόπιμη και εύλογη δραστηριότητα του οργανισμού, η οποία συνίσταται στη δημιουργία ενός πλήρους προσωπικού υπαλλήλων σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Πρόκειται για ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα, επειδή οι εργαζόμενοι εξασφαλίζουν τη σταθερή λειτουργία της επιχείρησης. Έτσι, οι στόχοι του σχεδιασμού του προσωπικού μπορούν να διατυπωθούν ως εξής:
- Ανάπτυξη πολιτικής ανθρωπίνων δικαιωμάτων ·
- καθορισμός της ανάγκης για ποσοτικό και ποιοτικό προσωπικό ·
- προώθηση των ελπιδοφόρων εργαζομένων στη σταδιοδρομία ·
- ανάπτυξη σεναρίου έκτακτης ανάγκης ·
- με στόχο την ευθυγράμμιση των στόχων του οργανισμού και του κάθε συγκεκριμένου υπαλλήλου.
- καθορισμός του κόστους διατήρησης και ανάπτυξης του προσωπικού.
Το προσωπικό είναι η βάση του έργου οποιασδήποτε επιχείρησης ως ένας από τους σημαντικότερους πόρους. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να προσεγγίσουμε τον προγραμματισμό του προσωπικού με κάθε ευθύνη, προβλέποντας πλήρεις εργασίες τόσο στην παρούσα όσο και στη μελλοντική χρονική περίοδο.
Η ουσία του τακτικού σχεδιασμού
Ο τακτικός σχεδιασμός μπορεί να οριστεί ως ο καθορισμός της παγκόσμιας στρατηγικής του οργανισμού. Μπορούμε να πούμε ότι πρόκειται για ενέργειες που διασφαλίζουν την αποτελεσματική επίτευξη μακροπρόθεσμων στόχων. Ο τακτικός σχεδιασμός έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- συνεπάγεται την ανάπτυξη λεπτομερών προγραμμάτων που υποδεικνύουν έναν βήμα-προς-βήμα αλγόριθμο των ενεργειών.
- έχει βραχυπρόθεσμο χαρακτήρα.
- για αυτό το είδος του σχεδιασμού είναι ευθύνη του προσωπικού από τη μεσαία διοίκηση.
- περιλαμβάνει την επίλυση ομοιογενών ζητημάτων που επαναλαμβάνονται συχνά.
- οι ενέργειες πρέπει να διεξάγονται σύμφωνα με συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα ·
- περιορισμένο αριθμό εναλλακτικών λύσεων.
Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι η τακτική είναι ένα μέσο επίτευξης στρατηγικών στόχων. Αυτά είναι συγκεκριμένα βήματα, η εφαρμογή των οποίων φέρνει την οργάνωση πιο κοντά στην επίτευξη του τελικού αποτελέσματος.
Συμπεράσματα
Η ουσία του σχεδιασμού είναι η ορθολογική κατανομή του χρόνου και των υλικών πόρων, καθώς και η προετοιμασία ενός σαφούς αλγορίθμου των ενεργειών για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτό δεν είναι μόνο μια υποχρεωτική διαδικασία, αλλά και μια από τις θεμελιώδεις λειτουργίες της διοίκησης. Προκειμένου το σχέδιο να μην είναι δηλωτικό αλλά υποχρεωτικό, θα του δώσει σίγουρα τη μορφή ενός επίσημου εγγράφου. Η εκτέλεση του ελέγχεται από ανώτερα στελέχη. Η παρακολούθηση της επίτευξης των προγραμματισμένων δεικτών πρέπει να πραγματοποιείται όχι μόνο στο τελικό στάδιο της εργασίας αλλά και καθ 'όλη τη διάρκεια της περιόδου. Αυτό σας επιτρέπει να απαντήσετε έγκαιρα στις αποκλίσεις και να κάνετε προσαρμογές στο χρόνο και τις μεθόδους εργασίας.
Όταν σχεδιάζετε, πρέπει να καθοδηγείτε από μια σειρά υποχρεωτικών αρχών. Όλοι οι στόχοι και οι στόχοι δεν πρέπει να αντιβαίνουν ο ένας στον άλλο, αλλά να έχουν μία κατεύθυνση. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι είναι επιθυμητό να εμπλέκονται όλα τα πρόσωπα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του στη διαδικασία κατάρτισης του σχεδίου. Είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι, ανεξάρτητα από τις περιστάσεις, το πρόγραμμα δεν πρέπει να ανασταλεί. Οι διορθώσεις πρέπει να γίνονται σύμφωνα με την τρέχουσα κατάσταση, προκειμένου να διασφαλιστεί η συνέχιση της πλήρους απασχόλησης. Τα σχέδια πρέπει να είναι ευέλικτα. Οι αλγόριθμοι των ενεργειών θα πρέπει να έχουν επιστημονική βάση και τα αναφερόμενα αποτελέσματα θα πρέπει να χαρακτηρίζονται από τη μέγιστη ακρίβεια.
Ο προγραμματισμός είναι μια από τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης. Αυτό οφείλεται κυρίως στο γεγονός ότι η οικονομία χαρακτηρίζεται από ορισμένο βαθμό αβεβαιότητας. Ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο σας επιτρέπει να προβλέπετε και να εξομαλύνετε τις αρνητικές πτυχές εκ των προτέρων. Υπάρχει επίσης η ευκαιρία να υπάρξουν σημαντικά πλεονεκτήματα μεταξύ των ανταγωνιστών. Με τη βοήθεια ενός λεπτομερούς σχεδίου, οι τελευταίες εξελίξεις και τεχνολογίες μπορούν να εισαχθούν συστηματικά στην παραγωγή. Επιπλέον, είναι σημαντικό να προβλεφθούν διαρθρωτικές αλλαγές στην οργάνωση. Η στρατηγική σχεδιασμού πρέπει να προβλέπει τη δυνατότητα εμφάνισης ορισμένων προβλημάτων, καθώς και τρόπους ανταπόκρισης σε αυτά. Μπορούμε να πούμε ότι αυτό δεν είναι μόνο ένας αλγόριθμος των δράσεων, αλλά και ένα εργαλείο για την παρακίνηση των εργαζομένων.
