Έχοντας ένα σχέδιο δράσης σε οποιαδήποτε κατάσταση βοηθά στην επίτευξη του στόχου με πιο οικονομικά μέσα. Οι βασικές αρχές του στρατηγικού σχεδιασμού στη διαχείριση αποτελούν τη βάση για τη διοργάνωση δραστηριοτήτων στην επιχείρηση. Το σχέδιο σας επιτρέπει να συντονίζετε τις ενέργειες όλων των συμμετεχόντων στη διαδικασία και να κατανέμετε σωστά τους διαθέσιμους πόρους. Ως εκ τούτου, στη διαχείριση τόσο μεγάλη σημασία αποδίδεται στις διαδικασίες σχεδιασμού.
Έννοια του σχεδιασμού
Από τη στιγμή που ένα άτομο άρχισε να σκέφτεται τις προοπτικές του, εμφανίζεται ο απλούστερος προγραμματισμός. Σταδιακά, η ανθρωπότητα κερδίζει πείρα, βελτιώνοντας μεθόδους οικοδόμησης προγραμμάτων δράσης που οδηγούν σε αποτελέσματα. Έτσι υπάρχει ο σχεδιασμός, η ουσία, οι βασικές αρχές και οι μέθοδοι που μελετώνται σήμερα από μια ολόκληρη επιστήμη - διαχείριση. Εννοείται ως σύστημα και ακολουθία δράσεων που πρέπει να ολοκληρωθούν για να επιτευχθεί οποιοσδήποτε στόχος. Αυτό είναι ένα είδος γέφυρας μεταξύ της τρέχουσας κατάστασης και της επιθυμητής κατάστασης.
Στρατηγική και Σχεδιασμός
Συνήθως γίνεται διάκριση μεταξύ στρατηγικού και τρέχοντος σχεδιασμού. Οι στόχοι και οι βασικές αρχές του σχεδιασμού της οργάνωσης των εργασιών της επιχείρησης που σχετίζονται με την επίλυση μακροπρόθεσμων καθηκόντων συνδέονται αναγκαστικά με τη στρατηγική της εταιρείας. Η ανάγκη για μια στρατηγική εξηγείται από την ανάγκη διευκόλυνσης της διαδικασίας λήψης διαχειριστικών αποφάσεων. Ο διαχειριστής πρέπει να καταλάβει πού πηγαίνει η εταιρεία, και σε αυτή την κατεύθυνση μπορεί να πάρει αποφάσεις. Η ανάπτυξη της στρατηγικής είναι η υψηλότερη μορφή σχεδιασμού και ήδη στο πλαίσιο της υλοποιούνται απλούστερες μορφές. Ο τρέχων σχεδιασμός είναι αδύνατος ή αναποτελεσματικός χωρίς στρατηγική. Ακριβώς όπως οι τακτικές αποφάσεις εξασφαλίζουν την επίτευξη μακροπρόθεσμων στόχων, αφού είναι αδύνατο να τους φτάσουμε "σε ένα βήμα".
Στόχοι και στόχοι
Οι στόχοι και τα κύρια καθήκοντα, οι αρχές σχεδιασμού, φυσικά, συνδέονται με τις ιδιαιτερότητες της εταιρείας, αλλά υπάρχουν καθολικοί στόχοι που είναι χαρακτηριστικοί για κάθε επιχείρηση. Αυτά περιλαμβάνουν:
- την ανάγκη βελτιστοποίησης της δαπάνης των πόρων (νομισματική, ανθρώπινη, προσωρινή, παραγωγή) ·
- προσαρμογή της επιχείρησης και της διοίκησης στις μεταβαλλόμενες εξωτερικές συνθήκες και τη μείωση των κινδύνων που συνδέονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα ·
- ο συντονισμός όλων των προσπαθειών και διαδικασιών στην επιχείρηση και η αποδέσμευση των πόρων.
- οργανωτική βελτίωση, βελτίωση της δομής της επιχείρησης και των διαδικασιών παραγωγής για την αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας της επιχείρησης.
Βασικές αρχές
Οποιαδήποτε είδος προγραμματισμού Έχει μοναδικές ιδιότητες λόγω των ιδιοτήτων της επιχείρησης. Ωστόσο, υπάρχουν καθολικά αξιώματα που είναι χαρακτηριστικά για κάθε τύπο τέτοιας δραστηριότητας. Ο γάλλος θεωρητικός της διαχείρισης Α. Fayol μίλησε για τους πέντε κανόνες ενός καλού προγράμματος δράσης, για τις βασικές αρχές του σχεδιασμού. Στη διοίκηση σήμερα μπορείτε να βρείτε ένα ευρύ και στενό κατάλογο βασικών διατάξεων. Σύμφωνα με μια στενή λίστα, οι βασικές αρχές σχεδιασμού είναι: η ενότητα, η ακρίβεια, η συνέχεια, η ευελιξία, η συμμετοχή. Σε μια ευρύτερη ερμηνεία, προστίθενται τα ακόλουθα αξιώματα: περιεχόμενο πληροφοριών, οικονομική σκοπιμότητα, καθώς και πολυπλοκότητα, επικαιρότητα, εστίαση, ολοκλήρωση. Οι προαιρετικές αρχές περιλαμβάνουν τη βέλτιστη αξιοπιστία, τη σταθερότητα, τη συνοχή, την ακρίβεια και την μετρησιμότητα κλπ. Ο κατάλογος μπορεί να συνεχιστεί, δεδομένου ότι ο σχεδιασμός είναι μια εξαιρετικά πολύπλοκη και ποικίλη διαδικασία. Ως εκ τούτου, παραδοσιακά στη διαχείριση μιλούν για 5-7 καθολικές αρχές.
Ενότητα
Όλες οι βασικές αρχές του σχεδιασμού υπακούουν στον πρώτο κύριο κανόνα της ενότητας, ή του ολισμού. Δηλώνει: όλα τα στοιχεία σχεδιασμού πρέπει να συνυπάρχουν στο σύστημα και την αλληλεπίδραση. Η ενότητα εκφράζεται με συστηματική προσέγγιση θέτοντας στόχους και την επιλογή των μέσων για την επίτευξή τους. Η σχέση μεταξύ των θεμάτων σχεδιασμού και των διαρθρωτικών στοιχείων της επιχείρησης θα πρέπει να εξασφαλίζεται σε οριζόντια και κάθετα επίπεδα. Είναι αδύνατο να προγραμματίζετε τις δραστηριότητες μιας ενιαίας μονάδας σε απομόνωση από άλλα τμήματα και υπηρεσίες. Οποιεσδήποτε αλλαγές στα σχέδια ενός δομικού στοιχείου του οργανισμού θα πρέπει να αντικατοπτρίζονται και να λαμβάνονται υπόψη στα σχέδια όλων των άλλων τμημάτων. Μόνο ένας ενιαίος, ολοκληρωμένος προγραμματισμός των δραστηριοτήτων του οργανισμού μας επιτρέπει να υλοποιήσουμε τους γενικούς στόχους της εταιρείας και να επιτύχουμε τους ιδιωτικούς στόχους των τμημάτων και των εργαζομένων.
Ευελιξία
Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι ένα σχέδιο δεν είναι δόγμα ή φράση · επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες του εξωτερικού και του εσωτερικού περιβάλλοντος. Ως εκ τούτου, η έννοια, οι βασικές αρχές του σχεδιασμού πρέπει πάντα να πληρούν τον κανόνα της ευελιξίας. Ακόμη και ο καλύτερος και λογικότερος προγραμματισμός δεν είναι σε θέση να προβλέψει τα πάντα, οπότε το σχέδιο θα πρέπει αρχικά να έχει κάποια ευελιξία ώστε να μπορεί να ενημερώνεται έγκαιρα αν υπάρχουν αλλαγές στις συνθήκες και τις συνθήκες της εταιρείας. Ωστόσο, δεν πρέπει να μειωθούν τα άλλα χαρακτηριστικά του σχεδίου: η ακρίβεια, η προσβασιμότητά του, η χρονική βεβαιότητα κλπ. Συχνά, η ευελιξία εκφράζεται στο γεγονός ότι στο σχέδιο προβλέπονται εύλογες πιθανές πρόσθετες επενδύσεις και μεταβλητότητα δράσεων σε ορισμένες καταστάσεις. Για παράδειγμα, σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας ή κρίσης.
Συμμετοχή
Με βάση τις βασικές αρχές σχεδιασμού, θα πρέπει να ασχοληθούμε ιδιαίτερα με τη συμμετοχή: ο μέγιστος δυνατός αριθμός εργαζομένων της εταιρείας θα πρέπει να συμμετέχει στη διαδικασία σχεδιασμού, ιδανικά σε όλους τους εργαζομένους. Η συμμετοχή στον σχεδιασμό επιτρέπει σε ένα άτομο να συναισθηματικά ανταποκριθεί στους στόχους του, και αυτή η συμμετοχή τους παρακινεί να εργάζονται πιο αποτελεσματικά. Ένα συμμετοχικό στυλ σχεδιασμού αποκαλύπτει το δημιουργικό δυναμικό των εργαζομένων, εξασφαλίζει την ενσωμάτωση των προσπαθειών για τη δημιουργία ενός σχεδίου, το οποίο αυξάνει την ποιότητα και την αποτελεσματικότητά του. Η συμμετοχή στον σχεδιασμό ωφελεί επίσης την εταιρεία αναπτύσσοντας έναν υπάλληλο, παρακινώντας τον να προβληματιστεί για την τύχη της επιχείρησης. Η κοινή εργασία στο σχέδιο του οργανισμού δημιουργεί ένα ιδιαίτερο εταιρικό πνεύμα στην εταιρεία, ενισχύει τη δραστηριότητα και την καινοτομία της ομάδας.
Συνέχεια
Παρά το γεγονός ότι το σχέδιο πρέπει πάντα να έχει ένα χρονικό όριο για την εφαρμογή, απαριθμώντας τις βασικές αρχές του σχεδιασμού της οργάνωσης της εργασίας, ο A. Fayol μιλάει για τη συνέχιση αυτής της διαδικασίας. Δεν υπάρχει τέλος στον προγραμματισμό στη διαχείριση, δεδομένου ότι ακόμη και η έναρξη της εφαρμογής ενός προγράμματος δράσης είναι απαραίτητο να παρακολουθείται η κατάσταση και να ελέγχεται η συμμόρφωση του σχεδίου με τις τρέχουσες συνθήκες. Εάν είναι απαραίτητο, μπορούν πάντα να γίνουν προσαρμογές στο σχέδιο. Μετά την επίτευξη των στόχων, είναι απαραίτητο να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα του σχεδίου, λαμβάνοντας υπόψη τα επιτεύγματα και τα λάθη, να ξεκινήσει ένας νέος κύκλος προγραμματισμού. Η πρακτική δείχνει ότι ο διαχειριστής αναπτύσσει για πρώτη φορά μια στρατηγική, σχεδιάζει συνεχείς ενέργειες διαφορετικής επείγουσας ανάγκης και στη συνέχεια πραγματοποιεί εβδομαδιαίο και καθημερινό προγραμματισμό. Έτσι, όλες οι ενέργειές του συνδέονται με τις διαδικασίες σχεδιασμού.
Ακρίβεια
Όπως και άλλες βασικές αρχές σχεδιασμού, η ακρίβεια εξαρτάται από τις εξωτερικές και εσωτερικές επιπτώσεις στον οργανισμό. Ωστόσο, κατά το σχεδιασμό θα πρέπει να επιδιώκεται η μέγιστη δυνατή υλοποίηση και λεπτομέρεια. Όσο πιο ακριβές είναι το σχέδιο, τόσο πιο εύκολο είναι να το εφαρμόσετε. Τυπικά, τα στρατηγικά σχέδια έχουν λιγότερη λεπτομέρεια από τα τρέχοντα και τακτικά.Όσο πιο σύντομη είναι η χρονική περίοδος και πιο κοντά στην παρούσα στιγμή για την οποία αναπτύσσεται το πρόγραμμα δράσης, τόσο πιο συγκεκριμένα μπορείτε να προγραμματίσετε βήματα για την επίτευξη του στόχου. Η ακρίβεια πρέπει να εκφράζεται με τη δυνατότητα μετρήσεως των στόχων, στα καθορισμένα χρονοδιαγράμματα, με τη βεβαιότητα των πόρων που δαπανώνται.
Ενημέρωση
Όλες οι βασικές αρχές του σχεδιασμού βασίζονται σε ευρεία πληροφόρηση. Για να αναπτύξουν αποτελεσματικά σχέδια, οι διαχειριστές πρέπει να κατέχουν πολλά δεδομένα: οικονομικά, βιομηχανικά, κοινωνικά. Η ανάλυση των μακροοικονομικών και μικροοικονομικών συνθηκών, η αποσαφήνιση της θέσης της εταιρείας στην αγορά, η αξιολόγηση της ανταγωνιστικότητας και της σταθερότητας της επιχείρησης - όλα αυτά είναι δυνατά μόνο με την υποστήριξη υψηλής ποιότητας πληροφοριακού σχεδιασμού. Ως εκ τούτου, ο οργανισμός πρέπει να δημιουργήσει ένα αξιόπιστο και αποτελεσματικό σύστημα πληροφοριών που συνοδεύει το έργο του διαχειριστή.
Οικονομική σκοπιμότητα
Οι βασικές αρχές και οι μέθοδοι σχεδιασμού στοχεύουν πάντα στην τελική επίτευξη της οικονομικής επιτυχίας της εταιρείας. Ως εκ τούτου, ο διαχειριστής πρέπει να καταλάβει ότι όλοι οι στόχοι και τα σχέδιά του πρέπει να είναι οικονομικά βιώσιμα για την οργάνωση και οικονομικά δικαιολογημένα. Οποιαδήποτε σχεδιαζόμενη απόφαση θα πρέπει να ληφθεί βάσει οικονομικών κριτηρίων. Το σχέδιο πρέπει να προσπαθήσει να μεγιστοποιήσει την κερδοφορία της εταιρείας, εκτός εάν πρόκειται για κοινωνικό, μη κερδοσκοπικό οργανισμό. Επομένως, οι τελικές αποφάσεις σχεδιασμού θα πρέπει να λαμβάνονται με βάση λεπτομερή ανάλυση του συστήματος, οικονομική πρόβλεψη και αιτιολόγηση.
Στάδια σχεδιασμού
Κάθε προγραμματισμός αποτελείται από περίπου τις ίδιες διαδοχικές ενέργειες. Τα βήματα σχεδιασμού περιλαμβάνουν:
- αξιολόγηση της τρέχουσας εξωτερικής και εσωτερικής κατάστασης στην εταιρεία ·
- καθορισμός στόχων για το σχέδιο.
- δημιουργώντας ιδέες σχετικά με τις δυνατότητες επίτευξης στόχων, αξιολόγησης και κατάταξης αυτών των ιδεών.
- καθορισμός του συνόλου των αναγκαίων και δυνατών δράσεων ·
- ανάπτυξη χρονικών ορίων και σειρά ενεργειών ·
- προσδιορισμό των διαθέσιμων και αναγκαίων πόρων ·
- τη διαμόρφωση του σχεδίου ·
- την προετοιμασία των επιλογών του σχεδίου σε περίπτωση ανωτέρας βίας, την ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος εργασίας και ενός σαφούς προγράμματος δράσης ·
- εφαρμογή του σχεδίου, έλεγχος της πορείας των ενεργειών, διόρθωση του σχεδίου,
- την επίτευξη του αποτελέσματος, την αξιολόγηση της παραγωγικότητας του σχεδίου.
