Μεταξύ του τεράστιου αριθμού επιλογών επαγγελματικής αλληλογραφίας, μια επιστολή επιβεβαίωσης αξίζει ιδιαίτερη προσοχή. Τι είναι και σε ποιες περιπτώσεις πρέπει να καταρτιστεί παρόμοιο έγγραφο;
Κύριος στόχος
Επιχειρησιακή ηθική προβλέπει πάντα αμοιβαίο σεβασμό μεταξύ των μερών. Αυτό αποτελεί προϋπόθεση για την κανονική άσκηση των δραστηριοτήτων. Χωρίς αυτό, είναι αδύνατο να φανταστούμε μια μακροχρόνια και εποικοδομητική συνεργασία. Μια επιστολή επιβεβαίωσης είναι μερικές φορές απλώς απαραίτητη.
Από μόνο του, δεν είναι τόσο σημαντικό. Αυτό είναι μόνο μια χειρονομία ευγένειας. Καθιστά σαφές ότι αυτό που οι εταίροι συμφώνησαν την προηγούμενη μέρα συνέβη. Δηλαδή, μια επιστολή επιβεβαίωσης δηλώνει την εκπλήρωση κάποιου γεγονότος ή ενέργειας. Σε αυτή την περίπτωση, υπάρχουν δύο επιλογές:
- Επιβεβαίωση παραλαβής αγαθών, επιστολών ή άλλων εγγράφων που αποστέλλονται κατόπιν προηγούμενης αίτησης. Εδώ, ένα από τα μέρη ειδοποιεί το άλλο ότι η ενέργεια έχει ολοκληρωθεί.
- Επιβεβαίωση συγκατάθεσης με κάτι συγκεκριμένο (τιμή ή ποσότητα των αγαθών, ημερομηνία των επερχόμενων διαπραγματεύσεων, προϋποθέσεις αποστολής αγαθών και άλλες). Εδώ, οι σύντροφοι εκφράζουν την έγκρισή τους για ορισμένα σημεία συμφωνίας.
Από αυτό είναι σαφές ότι η επιστολή επιβεβαίωσης είναι προαιρετικό έγγραφο. Αλλά η αποστολή για άλλη μια φορά δείχνει τον συνεργάτη με τον οποίο αντιμετωπίζεται η προσοχή και ο σεβασμός.
Κανόνες ορθογραφίας
Για να κατανοήσετε τον τρόπο σύνταξης μιας επιστολής επιβεβαίωσης, πρέπει να γνωρίζετε τους βασικούς κανόνες επεξεργασίας των επιχειρηματικών εγγράφων. Δεν πρέπει να αναλάβετε εργασία έως ότου κατανοηθεί πλήρως η έννοια αυτής της προσφυγής. Στην πραγματικότητα, δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο.
Ένα τέτοιο έγγραφο, όπως και κάθε άλλη επαγγελματική αλληλογραφία, θα πρέπει να αποτελείται από τρία μέρη: επικεφαλίδα, κείμενο και συμπέρασμα. Κάθε ένα από αυτά φέρει το δικό του σημασιολογικό φορτίο:
- Ο τίτλος περιέχει πρώτα όλες λεπτομέρειες με τη μορφή της ημερομηνίας αναχώρησης και του εξερχόμενου αριθμού εγγραφής.
- Το περιεχόμενο χωρίζεται συνήθως σε δύο μέρη: εισαγωγή και κείμενο κειμένου. Ένα τέτοιο γράμμα, κατά κανόνα, αρχίζει με προσφυγή στον παραλήπτη. Αυτοί είναι οι συνήθεις κανόνες καλής μορφής. Στις περισσότερες περιπτώσεις, είναι γραμμένο στο όνομα του επικεφαλής της εταιρίας-εταίρου, αλλά μερικές φορές είναι σκόπιμο να απευθυνθεί σε ένα ειδικό που ασχολείται άμεσα με την επίλυση αυτού του ζητήματος. Για παράδειγμα, η επιβεβαίωση της παραγγελίας μπορεί να σταλεί στον διευθυντή πωλήσεων ή στον αναπληρωτή παραγωγού.
- Συμπερασματικά, είναι συνηθισμένο να εκφράσω ευγνωμοσύνη. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε λίγα λόγια για την επιθυμία να συνεχιστεί η συνεργασία.
Τα μηνύματα αυτά επιτρέπουν στους εταίρους να είναι σίγουροι ο ένας στον άλλο.
Γράφοντας μια επιστολή
Μερικοί άνθρωποι συγχέουν ένα τέτοιο έγγραφο με μια ειδοποίηση. Αλλά υπάρχει μια τεράστια διαφορά μεταξύ των δύο γραμμάτων. Ένας απ 'αυτούς αναφέρει απλώς ένα γεγονός ή ένα γεγονός και το άλλο επιβεβαιώνει την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης ενέργειας βάσει μιας προκαταρκτικής συμφωνίας. Για να αποφύγετε λάθη, πρέπει να ξέρετε τι πρέπει να φαίνεται μια επιστολή επιβεβαίωσης. Το δείγμα μπορεί να ετοιμαστεί ανεξάρτητα, δεδομένου ότι δεν υπάρχει ειδικά εγκεκριμένο έντυπο για μια τέτοια επαγγελματική επιστολή.
Θα πρέπει να εκδίδεται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού αποστολής. Αν η εταιρεία δεν έχει μία, τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια σφραγίδα γωνίας. Οι πληροφορίες πρέπει να τοποθετούνται διαδοχικά:
- Πρώτον, στην αριστερή γωνία σε ειδικές στήλες υποδεικνύεται ο αριθμός και η ημερομηνία σύμφωνα με την καταχώρηση στο ημερολόγιο εγγραφής.
- Στη συνέχεια, στα δεξιά, αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία του παραλήπτη (όνομα και διεύθυνση εταιρείας, θέση και πλήρες όνομα του παραλήπτη).
- Μια βασική φράση είναι γραμμένη παρακάτω, η οποία περιέχει την ουσία αυτού του μηνύματος.
- Το κύριο μέρος ξεκινά με προσφυγή στον παραλήπτη. Είναι καλύτερα να το κάνετε αυτό με το όνομα και την επωνυμία, και στην αρχή προσθέστε τη λέξη "σεβαστή".
- Επιπλέον, με σαφήνεια, είναι απαραίτητο να ενημερωθεί ότι πληρούνται οι όροι της συμφωνίας.
- Μετά από αυτό, θα πρέπει να υπάρχουν λόγια εκτίμησης.
- Μπορείτε να τερματίσετε το κείμενο με τη φράση "Χαιρετισμοί".
Το έγγραφο υπογράφεται από το επικεφαλής, το οποίο πρέπει να επιβεβαιωθεί από τη σφραγίδα του οργανισμού.
