En cualquier organización, la documentación se almacena durante un tiempo específico, después del cual debe transferirse al archivo municipal o estatal. El proceso de transferencia de documentos oficiales para el almacenamiento tiene ciertas características, que pueden variar en diferentes partes del país.
El papeleo es el área de trabajo responsable del proceso de documentación, así como de la ejecución de los documentos oficiales.
El trabajo administrativo archivístico es una actividad especial de las estructuras estatales, las organizaciones y los ciudadanos en materia de contabilidad, almacenamiento y uso de documentos de archivo.
Tipos de documentos
El archivo y el papeleo incluyen muchos términos para designar papeles de diversos tipos. Los documentos son:
- Bien (contiene datos en forma de una imagen de cualquier tipo).
- Documento fotográfico (creado con fotografía o iconografía. Este documento generalmente contiene imágenes de varios objetos de arte).
- Gráfico (usan líneas, claroscuros y trazos).
- Un documento fonográfico (un soporte con datos de sonido instalado por cualquier sistema de grabación de sonido).
- Audiovisual (contiene imágenes y sonidos).
- Documento de película (más a menudo es un documento audiovisual o pictórico; el método cinematográfico se utiliza para compilarlo).
- Un documento escrito (estos son datos que pueden identificarse utilizando cualquier tipo de carta).
- Texto (contiene datos de voz usando grabación de sonido).
- Texto de máquina (la grabación está involucrada en el desarrollo de una de las formas posibles, debido a que la información se procesa usando una computadora electrónica).
- Belova (la forma final del documento copiado a mano o con la ayuda de medios técnicos sin correcciones y errores).
- Escrito a mano (los signos en dicho documento se aplican solo a mano).
- Videograma (imagen que muestra información en la pantalla).
- Documento mecanografiado: implica signos de la carta, aplicados utilizando cualquier medio técnico.
- Borrador de documento: refleja las actividades del autor con todas las manchas y correcciones.
Normas
De acuerdo con la ley rusa, el procedimiento para transferir documentos oficiales al archivo está regulado por GOST R 7.0.8-2013. 12 meses después del final del papeleo, los documentos son obligatorios transferidos al archivo de conformidad con todas las reglas y requisitos. La preparación para la transferencia puede ser realizada por el propio personal de producción o por una empresa de terceros.
El archivo y el papeleo de GOST 2013 contiene definiciones de los términos básicos más comunes que se utilizan en esta área. En el documento puede ver los términos más generales: un formulario o inventario, así como los altamente especializados, por ejemplo, la barra de restricciones de acceso.
Además, el GOST de gestión y archivo de la oficina contiene una definición (interpretación) de términos que se relacionan con el campo de la organización del trabajo con documentos, documentación y otros procesos de la oficina.
Etapas de preparación
Preparación paso a paso de materiales para transferir al archivo:
- asegúrese de que la documentación cumpla con todos los requisitos establecidos por este archivo;
- llevar a cabo la documentación del folleto;
- numerar todas las hojas;
- desarrollar un certificador de casos;
- especificar detalles de la portada;
- desarrollar un archivo de caso interno;
- crear un inventario
Si se espera la transferencia de documentos que se almacenarán durante menos de 10 años, se permite la ausencia de folletos, sistematización, numeración y elementos de certificación.Aquí, en primer lugar, es necesario centrarse en los requisitos de un archivo en particular, ya que los estándares de diferentes instituciones pueden contener uno o todos los problemas anteriores.
La Ley de Asuntos de Archivo y Mantenimiento de Registros enumera los términos principales y sus definiciones en esta área. A continuación consideramos algunos de ellos.
Mantenimiento de registros y archivo: términos y definiciones
- Documentación: fijación de información en cualquier forma, de acuerdo con las reglas dadas.
- Sistema de documentación unificado (DCL): un sistema que contiene información necesaria para la gestión en un área específica de trabajo.
- Reglas de documentación: una lista de reglas y regulaciones sobre el proceso de trabajo con documentos.
- El formulario de documento unificado (UFD): muchos detalles que se establecen en un orden específico en varios soportes de datos para resolver cualquier problema en el campo de actividad.
- Sistema de documentación: muchos documentos que son uniformes en tipo, tipo y propósito, así como los requisitos para su preparación.
- Nombre del documento: el nombre específico del documento en la carta.
- Documento organizativo y administrativo: tiene la solución de diversas tareas organizativas y administrativas, cuestiones de gestión, la regulación del trabajo de los departamentos de producción, las organizaciones, así como las estructuras y autoridades estatales.
- Accesorios: cualquiera de los elementos requeridos del documento oficial. Los accesorios suelen consistir en partes variables y constantes.
- Forma - una muestra de papel. Denota el alcance de uso, preguntas para la construcción y los detalles principales.
- El formulario es un conjunto de detalles que ayudan a identificar al autor de un documento oficial.
- La hoja de informe estandarizada es una lista de UVD aprobados.
- Registro: ingresar en un documento todos los elementos necesarios establecidos por los requisitos del trabajo de oficina.
- El campo de servicio de una forma uniforme, la zona UVD, se fija en los componentes técnicos del almacenamiento y se utiliza para aplicar imágenes especializadas.
Estos son los términos y definiciones básicos del estándar estatal existente para el archivo y el papeleo.
Tipos de detalles
Por separado, vale la pena detenerse en los detalles que se utilizan en la preparación de documentos oficiales:
- Firma: un signo escrito de una persona autorizada.
- Sello de aprobación: expresa una evaluación positiva de la organización o de una persona que no es el autor de los documentos oficiales.
- Fecha: indica el día en que se redactó el documento, así como cuándo fue aceptado, acordado o publicado.
- Sello de límite: una señal que indica que la información está disponible para un número limitado de personas.
- Título: resume la esencia del documento.
- El sello de aprobación: habla sobre la normatividad y la legalidad de la información contenida en el documento.
- Visa: expresa el consentimiento o desacuerdo de la persona autorizada con la información mencionada en el documento.
- Texto: datos grabados por cualquier tipo de letra o sistema de grabación de sonido. Incluye la parte principal de la información del discurso del documento.
Manual de instrucciones
Las reglas, listas, instrucciones para el trabajo administrativo de archivo y otros documentos reglamentarios ayudan a implementar la ley básica. Existen requisitos básicos para el funcionamiento de las estructuras de archivo que se crearon en 2002.
Vale la pena señalar que tales reglas no estaban registradas en el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia. A este respecto, las "Reglas básicas de los archivos departamentales" de 1986 siguen vigentes.
La presencia de estos requisitos en el campo del papeleo y el archivo se debe a la necesidad de coherencia en la contabilidad, el uso, la finalización y el almacenamiento de documentos en archivos, en la organización de todos estos procesos. El enfoque principal de los requisitos está en la nomenclatura.
Entonces, el algoritmo de acciones es el siguiente:
- organizar un examen del valor de los valores;
- preparar documentos para enviar al archivo;
- para formar un negocio;
- elaborar un procedimiento para la asignación de documentos para destrucción;
- envíe el caso al archivo.
Vale la pena señalar que estos requisitos no se aplican a la documentación, cuyo trabajo no está regulado por la ley de la Federación de Rusia del 21 de julio de 1993 "Sobre el secreto de estado".
Organizacion
El almacenamiento archivado de documentos y documentos ayudan a controlar claramente el trabajo con documentos, al tiempo que garantizan su seguridad y accesibilidad. Hay ciertos tipos de documentos que tienen un término específico e incluso un método de almacenamiento.
Al organizar el trabajo administrativo de archivo, los departamentos y organismos estatales transfieren sin falta documentos oficiales a los Fondos de Archivo de la Federación Rusa (AF RF). Las estructuras comerciales, a su vez, tienen una opción más amplia de métodos para almacenar documentación.
Cada grupo de documentos oficiales tiene su propio período de almacenamiento específico, que está regulado de acuerdo con el marco regulatorio de la Federación Rusa. También se crea un inventario en el que se anota la fecha de incautación de documentos en el archivo con la fecha de vencimiento del almacenamiento y una referencia a la disposición pertinente de la ley.
Requisitos para el lugar de almacenamiento de documentos.
Dentro de la empresa, el almacenamiento de documentos se organiza en edificios especializados o en habitaciones separadas y aisladas. Al mismo tiempo, el calentamiento excesivo y la alta humedad en la habitación están estrictamente prohibidos. Estos son los criterios más importantes para almacenar documentos de archivo. Al mismo tiempo, diferentes soportes de datos necesitan su propio modo. A saber:
- Papeles: 18-20 ° С, humedad del aire - 52-57%.
- Películas: blanco y negro - 16 ° С, color - 3-6 ° С. La humedad es del 41 al 44%.
- Cintas y discos magnéticos: 16-19 ° С, humedad del aire - 52-64%.
Es imposible organizar documentos cerca de almacenes con alimentos y productos químicos, así como lugares de comida rápida, comedores. Además, debe haber una sala separada para recibir documentos, en la que se llevará a cabo la aclimatación de la documentación. A veces, estas salas se utilizan para el almacenamiento a corto plazo de varios medios de almacenamiento.
La sala debe contener los estantes de catálogo necesarios, bastidores y carpetas de archivo, cajas especiales. Los documentos especialmente necesarios y económicamente valiosos se colocan en gabinetes de metal con cerraduras seguras. Además de los requisitos básicos, existen otras condiciones no menos importantes:
- Seguridad Las salas de archivo deben ser resistentes al fuego, protegidas de inundaciones, hay una salida de emergencia. La distancia de los documentos desde la fuente de calor (incluidas las ventanas) es de al menos 0,6 m. Está estrictamente prohibido colocar papel cerca de ellos.
- Uso de tuberías aisladas con equipo de protección solamente.
- Tomas selladas ocultas y cableado eléctrico.
- Prohibición estricta del funcionamiento de todos los aparatos de calefacción. Además, no se permiten alimentos ni otros artículos no relacionados con el almacenamiento de la documentación.
- En presencia de debe ser estantes de metal móviles o estacionarios. Los papeles en ellos se colocan mejor en cajas o paquetes. Al mismo tiempo, la distancia en el pasillo principal será de al menos 1.3 m, y entre los estantes - 0.7 m. La distancia desde el cajón inferior - al menos 0.1 m, y desde el estante hasta la pared - no más de 0.5 m.
También es un requisito de almacenamiento obligatorio: la ubicación de los gabinetes es perpendicular a las paredes, ventanas y baterías.
En el edificio de archivo de almacenamiento de papel, la luz artificial y natural son aceptables. Al mismo tiempo, es importante evitar que la luz solar directa entre en la documentación. Si se utilizan lámparas incandescentes, se debe instalar una cubierta protectora encima de cada una. Los dispositivos fluorescentes deben seleccionarse con un pequeño espectro UV.
Tiempo de almacenamiento
Para el almacenamiento de archivos de documentos oficiales, se utiliza un método específico de sistematización de la documentación en producción. Ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones aplicables. El propósito de esto es eliminar la pérdida de información importante.
Al vencimiento del tiempo establecido para almacenar valores en el archivo, la persona responsable destruirá los documentos oficiales y luego creará un acto de liquidación.
Además, hay documentos con un período ilimitado de tiempo de almacenamiento. Se está llevando a cabo un procedimiento de financiación para ellos. Esta es una división de documentos en el trabajo administrativo de archivo para diversos fondos y colecciones.
Documentos reglamentarios
La legislación en el campo del trabajo administrativo archivístico contiene muchas recomendaciones metodológicas y actos legales reglamentarios. Este es un mecanismo regulador complejo, pero lógicamente correcto.
El pilar principal en la regulación de las relaciones es la ley del 22 de octubre de 2004 No. 125-ФЗ “Sobre asuntos de archivo en la Federación de Rusia”. Sobre esta base, se adoptaron leyes a nivel de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia sobre las reglas para trabajar con documentación, listas de documentos con períodos de almacenamiento. También incluye otros documentos reglamentarios sobre la gestión de registros de archivo, acordados con las unidades de archivo.
Estas leyes y reglamentos ayudan a implementar la regulación legal. Obligatorio para cualquier organización e institución de todas las formas de propiedad.
GOST en archivo y documentación se aplica a la documentación de propiedad estatal, municipal y privada. Identificó los principales tipos de documentación que se transfieren al almacenamiento estatal y se incluyen en el Fondo de Archivo de la Federación Rusa. La inclusión de documentos de propiedad privada se lleva a cabo de conformidad con la ley.
El tiempo para la transferencia de documentos oficiales a los archivos municipales y estatales también está estrictamente definido. Esto se aplica a las empresas municipales y estatales, así como a las empresas no estatales que concluyen un acuerdo sobre almacenamiento permanente.
Los archivos estatales y municipales crean listas de organizaciones y las transfieren documentos (listas de selección) para su almacenamiento y posterior transferencia al Fondo de Archivo de la Federación Rusa. La inclusión de empresas no estatales en dichas listas es a pedido de ellos y de conformidad con el acuerdo existente. Además, el archivo puede mantener listas de personal para organizaciones con las que solo se planea la colaboración.
¿Qué sucede con los documentos de archivo cuando una organización se cierra?
Tras la liquidación, reorganización o quiebra de una empresa, toda la documentación de archivo se transferirá a los sucesores que tienen el derecho legal de hacerlo, al archivo fundador, estatal o municipal.
La privatización de organizaciones municipales o estatales le permite dejar en su archivo todos los documentos emitidos como resultado de sus actividades (por ejemplo, órdenes de personal).
Orden de acceso y restricciones
También están regulados por la ley. Las restricciones afectan el turno de acceso a la documentación que contiene secretos estatales (o protegidos por el estado) o información sobre secretos personales o familiares (en este caso, el período de almacenamiento será de 75 años desde el momento en que se compiló el documento).
Cabe señalar que los archivos deben entregar documentos legales (copias o certificados de documentos de archivo) a personas jurídicas y personas de forma gratuita dentro de los plazos establecidos por la ley. Dichos documentos son necesarios para la protección social, pensiones, beneficios e indemnizaciones.
Los documentos archivados incautados como evidencia (de conformidad con las leyes de la Federación de Rusia) deben ser devueltos.
El incumplimiento de las normas, la violación de la legislación de la Federación de Rusia en materia de archivo conlleva responsabilidad administrativa, penal y legal.