La documentación de la auditoría le permite crear una base sobre la cual extraer conclusiones sobre la exactitud del procedimiento y la suficiencia, profesionalismo y precisión de las acciones de los auditores que implementaron el evento. De los documentos elaborados durante la auditoría, puede obtener la cantidad necesaria de datos para el análisis de las actividades de auditoría y su evaluación.
La documentación de la auditoría le permite establecer el control sobre el control, independientemente de si se organizó una auditoría interna o si estuvo involucrada una organización de terceros. Si la situación de conflicto ha llegado al tribunal, son los documentos formados durante la auditoría los que ayudarán a defender su posición en la instancia estatal, incluso si el cliente está convencido de que el servicio se prestó de manera insuficiente.
Documentación: auditoría y papel.
Es inaceptable descuidar el diseño de documentos oficiales. Una de las tareas principales de un especialista en auditoría es compilar cuidadosamente de la manera establecida información que sea al menos de cierta importancia para la conclusión, así como una que pueda usarse para probar la posición de uno. Además, debe recordarse que para la realización de la auditoría, se han introducido normas federales, que deben cumplirse sin falta. La documentación correcta y correcta de la auditoría, los documentos de trabajo del auditor servirán como evidencia del cumplimiento de las reglas establecidas a nivel estatal, lo que ayudará a proteger sus intereses en caso de conflicto con el cliente.
Por documentación, es costumbre comprender dichos materiales, documentos formados durante la auditoría, en los que trabajó el auditor. Esto también incluye datos proporcionados por el cliente al auditor, almacenados por un especialista, según lo requieran las condiciones de verificación. En este aspecto, documentar la auditoría de una pequeña empresa tiene los mismos requisitos que trabajar con una empresa mediana y grande.
¡Descuidar es inaceptable!
¿Por qué la organización de la auditoría siempre incluye la planificación del trabajo con una gran cantidad de documentos oficiales? Existen varias justificaciones para tal flujo de trabajo y funcionarios adoptados entre especialistas y empresas que organizan inspecciones.
Si el auditor puede proporcionar un plan de auditoría y documentación de trabajo, sobre la base de la cual se llegó a una conclusión final, esto significa que la auditoría se realizó de manera completa y de alta calidad. Pero en el caso en que no se formó documentación de trabajo durante la auditoría, dicen que el cheque era "falso". Podemos suponer con seguridad que el informe de auditoría se hizo literalmente desde cero. Si tal posición se puede probar en la corte, la compañía perderá su licencia para actividades de auditoría.
Aspectos importantes
La razón especificada no es la única, que obliga a tratar con cuidado el tema de documentar la auditoría. Por lo tanto, es la presencia de documentos oficiales lo que permite monitorear cuán eficiente y eficientemente la persona responsable de la auditoría cumplió con sus tareas. Los supervisores pueden monitorear el progreso del trabajo y tomar medidas dependiendo de los indicadores.
Si una entidad económica no estaba satisfecha con el informe de auditoría, la documentación generada en el flujo de trabajo puede ser un factor clave para ayudar a defender la posición de uno. En algunos casos, es suficiente presentar estos documentos para corroborar las conclusiones, en otros será necesario probar su caso en los tribunales.Debe recordarse que el tribunal es una instancia bastante burocrática, que presta mucha atención a si todos los documentos se redactaron de manera oportuna. Es decir, el plan de auditoría y otros documentos pueden ser un aspecto decisivo, demostrando la validez de la empresa de auditoría.
¿Qué más buscar?
Los estándares de auditoría, la documentación de auditoría no fueron inventados por casualidad. Es un enfoque minucioso, atento y meticuloso del papeleo que permite lograr la mayor optimización del flujo de trabajo, es decir, minimizar los esfuerzos, el tiempo del personal dedicado a las actividades planificadas. Si los documentos están estandarizados, se ejecutan sistemáticamente, sin perder puntos importantes, entonces el auditor puede procesar rápidamente toda la información en ellos, analizarla y dar un resultado preciso y confiable.
Al mismo tiempo, el auditor tiene el derecho en cada caso de decidir qué volumen de documentación del proceso de trabajo es necesario y qué se convertirá en una pérdida innecesaria de tiempo. Al mismo tiempo, se tienen en cuenta los estándares de documentación de auditoría, pero la clave será la opinión profesional, el "instinto". El examinador considera una gran cantidad de preguntas durante el proceso de trabajo, y de acuerdo con las reglas, no hay necesidad de reflejar cada una de ellas en la documentación. La documentación está hecha solo de aspectos importantes y significativos.
Cargo oficial
Los criterios de auditoría se formularon por primera vez en 2006, cuando entraron en vigor las normas internacionales de auditoría. Incluso entonces se indicó que la documentación de la auditoría se llevó a cabo para que la opinión del auditor se expresara adecuadamente, así como para tener evidencia de la auditoría de acuerdo con las normas internacionales, las leyes y los requisitos aplicables. Los requisitos mismos en el estándar actualizado se revisaron en la dirección del ajuste. Como explicaron los autores de las innovaciones, esto se hizo para mejorar la calidad de los controles realizados.
Además del objetivo principal, es decir, mejorar la calidad, actualizar los requisitos, también hubo una serie de requisitos adicionales, cuyo logro parecía posible a través de la mejora del sistema de gestión de documentos durante las inspecciones. En particular, los auditores pudieron asumir la responsabilidad total de las tareas realizadas, estar al tanto de esto y también probar su posición si el representante del cliente no está de acuerdo. Dado que la documentación se lleva a cabo en todas las etapas de la ejecución del trabajo, los informes generados durante el proceso son bastante completos y dan una idea del grado en que se completan las tareas, lo cual es importante tanto para la auditoría actual como para acumular experiencia útil en el futuro. Si el equipo de auditores tiene la oportunidad de colaborar con un especialista más experimentado en este campo, es a través de los documentos generados durante el proceso de trabajo que recibe una evaluación cualitativa de terceros de la tarea que ha completado.
Aspectos de trabajo
Si recurre a las recomendaciones oficiales sobre el formato y el formato de la documentación de auditoría que refleja el proceso de trabajo, puede encontrar consejos persistentes para excluir documentos innecesarios de los archivos. En particular, no es necesario almacenar proyectos que fueron reemplazados por otros más avanzados en el curso del trabajo; no es necesario almacenar copias de informes que posteriormente se rehicieron y reformularon. Conclusiones, los registros que no contienen información útil, incluidos los resultados preliminares, también están excluidos de los archivos. No es necesario almacenar documentos corregidos en el futuro, así como copias adicionales.
La preparación de documentos relacionados con la auditoría no es una tarea fácil, por lo tanto, se recomienda confiar a los auditores experimentados la comprensión de las reglas de gestión de documentos y trabajo de oficina.Al mismo tiempo, los documentos están formados de tal manera que incluso el especialista que no participó directamente en la auditoría podría sacar conclusiones sobre las características del evento a partir de la documentación. El volumen de trabajo realizado, su naturaleza y el tiempo dedicado a él deberían ser obvios. Asegúrese de reflejar los resultados, la evidencia y las conclusiones hechas para obtener el procedimiento. Se considera importante registrar los aspectos significativos que aparecieron durante la auditoría, así como los resultados obtenidos durante su estudio.
Máxima atención a todo lo importante.
Correctamente, la documentación compilada profesionalmente incluye necesariamente un volumen de información de la que es posible formar un plan de verificación claro, monitorear la ejecución de las tareas de trabajo y sacar una conclusión que refleje la situación real en el tema económico estudiado. La documentación debe incluir información que confirme claramente que la auditoría se implementó teniendo en cuenta las leyes, los requisitos, los actos reglamentarios y legales que rigen esta esfera de prestación de servicios en nuestro país.
Auditoría: un asunto delicado
Una de las tareas importantes del auditor responsable de la documentación del flujo de trabajo es no solo garantizar completamente la auditoría con documentos oficiales, sino también organizarla a tiempo, sin demora. Tan pronto como comienza una etapa específica de trabajo, se prepara un documento para él, que refleja todos los datos para este paso. Al mismo tiempo, la documentación que describe la etapa se puede dividir en tres grupos: formados al comienzo del trabajo, en el proceso, al final del paso de verificación. En el momento de la recepción del informe de auditoría por parte del cliente, todos los documentos en todas las etapas deben estar listos, redactados de acuerdo con las normas de gestión de documentos vigentes en el estado.
¿Es importante o no?
De las normas se deduce que solo los datos que se han documentado de la manera prescrita son significativos. La información transmitida verbalmente por el auditor al cliente no constituye confirmación de que la orden ha sido ejecutada. Los hallazgos orales no pueden ser una opinión de auditoría. Al mismo tiempo, está permitido dar explicaciones verbales, aclaraciones de los datos especificados en la opinión escrita.
La documentación de trabajo contiene datos clasificados como evidencia. Se consideran las principales fuentes de información sobre la base de las cuales se forma una conclusión. Dichos certificados se pueden usar al generar declaraciones de impuestos, así como al procesar otros valores en varios casos.
¡Arreglamos todo!
Cuando el auditor prepara la documentación que describe el flujo de trabajo, su tarea es describir en detalle todos los aspectos importantes. Al caracterizar los procedimientos, el especialista prescribe su naturaleza, los límites de tiempo asignados para la ejecución, la escala de lo realizado, los datos sobre quién trabajó en la tarea. Al mismo tiempo, se supone que los puestos más altos controlan el proceso de trabajo en cada paso, y no se requiere ingresar evidencia de este hecho en ningún lado.
El enfoque correcto para el personal es la clave del éxito
El mantenimiento de la documentación que describe el proceso de verificación de una entidad económica comienza en el momento en que un representante del cliente envía una carta de solicitud a la dirección de la empresa de auditoría. El contratista designará un auditor responsable que será el especialista principal en esta tarea. Es su área de responsabilidad: documentar la auditoría en el marco de la cooperación con un cliente determinado. Los asistentes generalmente se asignan directamente para ayudar al auditor principal, que solo es responsable de controlar al personal. Pero dicho esquema se acuerda preliminarmente con el equipo de gestión, y se obtiene permiso para ello. Se practica un enfoque especial si la empresa de auditoría tiene un gran volumen de pedidos, lo que lleva a una mayor carga de trabajo de los principales especialistas.En tal situación, es posible confiar el trabajo a los asistentes solo si hay información confiable sobre su alto nivel de profesionalismo.