Una nueva palabra inglesa "back office" ha aparecido en la vida cotidiana rusa. Que es esto ¿Qué funciones realiza? ¿En qué empresas existe? Tratemos de entender con más detalle.
Back office Que es esto
Estas unidades existen en muchas organizaciones. Una oficina administrativa es un departamento o departamento de una empresa que tiene ciertas funciones. Se trata de rutina, administración y servicio. Tradicionalmente, las funciones también incluyen tecnología de la información (servicio de administración y soporte), recursos humanos y contabilidad.
En algunas organizaciones, las instrucciones adicionales de trabajo que debe realizar la oficina administrativa se prescriben por separado. Que es esto A menudo, los empleados de este departamento se dedican a la contabilidad estadística y analítica de ventas, compras, saldos de inventario y mantenimiento del archivo.
Si este back office es una división del banco, entonces las funciones incluyen operaciones de compensación, servicios actuales de liquidación de efectivo, etc.
Historial de back office
En las etapas iniciales del desarrollo empresarial, el diseño de las instalaciones de cualquier empresa era especial. El primer plano estaba ocupado por la llamada oficina principal. Esto se hizo para que los clientes tuvieran la oportunidad de encontrar rápida y fácilmente al empleado adecuado. Naturalmente, la gerencia invirtió mucho en esta sala, haciendo costosas reparaciones, limpieza y mobiliario. La oficina principal debería haber causado la mejor impresión, ya que es la "cara" de cualquier empresa.
Sus empleados también deben ser consistentes en el estilo de ropa y comportamiento. Este es el lado público de cualquier empresa.
En el fondo, la oficina administrativa se ha ubicado tradicionalmente. Este es un lugar en el que se realizó la producción en sí, había un sistema de locales administrativos, varios departamentos, almacenes, etc.
Por lo tanto, estos territorios han sido tradicionalmente sucios, sombríos y poco cuidados. La presentación de estos locales no fue muy observada, ya que los clientes nunca aparecieron en ellos. Naturalmente, no se imponen requisitos especiales sobre la apariencia de los empleados. Se prestó más atención a las habilidades profesionales.
Esta división de la oficina en dos grandes divisiones que realizan diferentes funciones se ha demostrado bien y existe hasta el día de hoy.
Los empleados de recepción crean una hermosa "imagen" para la empresa. Al mismo tiempo, es gracias al personal administrativo que la compañía desarrolla y florece. Por qué Echemos un vistazo.
Importancia e importancia del back office para el desarrollo de la empresa.
La práctica muestra cuán grande es el papel de esta unidad para la organización.
En primer lugar, el back office ayuda a mantener la reputación de la empresa en un entorno altamente competitivo. Naturalmente, si los empleados realizan sus tareas bien y con claridad. De hecho, para cualquier cliente, el criterio principal para una buena compañía es un servicio de calidad. Gracias a los empleados administrativos, se realiza un ciclo completo de una operación particular.
En segundo lugar, la gestión de riesgos también la lleva a cabo el back office. ¿Qué aporta esto a la empresa? Son los empleados de este departamento quienes elaboran informes, seleccionan datos, factores y hacen cálculos basados en las decisiones de gestión que se toman. Por lo tanto, su corrección y precisión es muy importante para el futuro de la empresa. Los empleados realizan un trabajo extremadamente responsable, reduciendo significativamente los riesgos.
En tercer lugar, el servicio de back office también está desarrollando nuevos métodos de ahorro y propuestas de racionalización. Naturalmente, los empleados no ganan directamente recursos financieros para la empresa. Pero pueden influir indirectamente en este proceso.
Back office en el banco
Es una unidad de contabilidad operativa. Gracias a su trabajo, las actividades de los principales departamentos están aseguradas.
El back office participa en la contabilidad y el registro de transacciones con valores, gestión de pasivos y activos, así como liquidaciones con clientes. Pero esto es solo la punta del iceberg.
La oficina administrativa realiza operaciones de procesamiento de préstamos. Además, los empleados a menudo se dedican a la apertura de cuentas, la contabilidad y la gestión de riesgos.
Back office Ejecución documental y soporte de una transacción en el mercado de valores.
En los bancos, la oficina administrativa a menudo consta de varias divisiones. Especialmente si la organización realiza una gran cantidad de transacciones en el mercado de valores. Los deberes de los empleados incluyen el procesamiento electrónico y documental, su apoyo. Detengámonos en esto con más detalle.
En primer lugar, el empleado administrativo mantiene un registro de transacciones, elabora un contrato para la venta de valores de un emisor en particular.
A continuación, el proceso de reinscripción de valores. Esta es una transferencia de propiedad. Para comenzar este proceso, el empleado administrativo necesita emitir una orden de transferencia y legitimar la transacción actual.
Después de que se realiza el nuevo registro y se recibe un documento de respaldo, el empleado controla el proceso de liquidación final.
Se impone una gran responsabilidad a un empleado de back office. Si existe una mínima inexactitud en el proceso de papeleo, la transacción se reconoce como no válida. Como resultado, el cliente sufrirá y la compañía sufrirá serias pérdidas.
Además, el back office se dedica a transacciones analíticas (internas) entre departamentos de la organización en el sistema de redistribución de finanzas.
Para el campo del comercio en los últimos años, a menudo utilizan una variedad de programas de automatización de back-office.
Oficina administrativa
Al organizar un negocio, un gerente enfrenta muchos problemas. Es necesario proporcionar bienes en el piso de negociación, automatizar la contabilidad del almacén en la empresa, administrar los precios, interactuar con proveedores y sucursales.
Para resolver estos y muchos otros problemas, como se señaló, hay programas especiales para la oficina administrativa.
En el sistema minorista, los empleados de dicha unidad ayudarán a controlar la llegada y la liberación de bienes, cancelar y mover, reevaluar, hacer devoluciones, efectivo y operaciones bancarias trabajar con equipos comerciales.
El paquete de software puede tener diferentes configuraciones: venta minorista no alimentaria, tienda de conveniencia, tienda de conveniencia o supermercado. Actualmente hay una opción.
Oficina de red
Las principales áreas de trabajo en el comercio en red son:
- haciendo cambios y adiciones a una amplia gama de productos;
- intercambio de datos entre departamentos;
- contabilidad centralizada;
- obtención de informes operativos sobre el funcionamiento de sucursales, etc.
Para facilitar el trabajo y garantizar la interacción de la oficina con una red de puntos de venta, a menudo utilizan una versión automatizada de back-office. Estos programas permiten a la organización trabajar de manera más eficiente y rápida.
Back office en catering
El trabajo del personal de catering de back-office es principalmente operaciones continuas. Tradicionalmente incluyen lo siguiente:
- cometer operaciones obligatorias de rutina;
- realización de contabilidad de productos y almacenes;
- el proceso de control sobre la producción de platos;
- recopilación y análisis de datos;
- informes
Dependiendo del tamaño y la rotación de la organización, la oficina administrativa en el comercio suele ser de tres a trece a quince personas.
Actualmente, como se señaló, existen sistemas automatizados para facilitar la implementación de las operaciones que los empleados deben realizar. Este, por supuesto, es un momento positivo para el jefe de la organización. Pero no siempre para los trabajadores. La práctica muestra que la adquisición de sistemas automatizados que realizan la mayor parte del trabajo de back-office conduce a una reducción en el personal.
