Muchos empresarios no saben qué es EGAIS y por qué es necesario. Por el momento, el Sistema Unificado de Información Automatizada del Estado es una herramienta obligatoria con la que cualquier vendedor o productor de bebidas alcohólicas debe interactuar en el territorio de la Federación Rusa. Es por esta razón que será importante para todos los representantes de este negocio averiguar qué es EGAIS y para qué se utiliza.
¿Por qué es necesario?
La práctica moderna sugiere que aproximadamente el 30% del volumen total de alcohol en Rusia se produce ilegalmente, es decir, cada tercera botella de bebidas alcohólicas es un producto falsificado. Naturalmente, en dicho entorno, la introducción del control es obligatoria, pero de hecho para los empresarios que actualmente ni siquiera saben qué es EGAIS, esto es un estrés adicional.
Si es propietario de una tienda minorista que opera en Rusia, en este caso debe tener en cuenta que, a partir del 01/01/16, debe transferir completamente la información al Sistema de Información Automatizado Estatal Unificado para todas las operaciones de adquisición de alcohol, incluso si si solo vendes cerveza al por menor. En julio, entra en vigor el requisito de que también es necesario crear informes detallados sobre las ventas minoristas y, a través de este sistema, se debe realizar cada unidad de ventas individual.
¿Cómo funciona este sistema en el comercio minorista?
Para comprender cómo funciona el EGAIS, debe considerar la interacción con este sistema en varias etapas. Los pasos son los siguientes:
- entrega
- venta
- después de la venta
- casos de falla
La entrega
Qué es EGAIS, debe comprenderlo desde el comienzo de realizar un pedido. Al recibir bebidas alcohólicas de proveedores, debe realizar una conciliación detallada del número real de botellas con la factura electrónica o en papel que se le proporcionó. Puede confirmar el hecho de comprar a través de este sistema utilizando el documento que le proporcionó el sistema de información por correo electrónico, y en la computadora debe haber un programa especializado de contabilidad de productos que respalde el trabajo con EGAIS. ¿Venden cerveza u otras bebidas alcohólicas, en este caso no importa?
Si los datos convergen, entonces en este caso acepta la factura elaborada por el proveedor, y luego el hecho de la compra finalmente se confirma en EGAIS. Si algunos productos tienen marcas dañadas, entonces, en este caso, el conocimiento de embarque puede ser rechazado por completo o simplemente se emite el correspondiente certificado de discrepancia.
Supongamos que todo salió bien y usted confirmó el hecho de la compra en EGAIS. Se compraron cerveza y otras bebidas, y ahora será necesario descargar todos los datos sobre productos comercializables en el programa de efectivo, que también debe instalarse en una computadora en el comercio minorista de acuerdo con los requisitos básicos del EGAIS.
Se supone que posteriormente en cada botella con alcohol habrá una marca especializada en la que se aplica un código de barras bidimensional con la marca Micro PDF417. Este código de barras incluye información básica sobre la licencia y el fabricante, y también indica las características principales del producto.
Para la venta
Una vez que las botellas ya están completamente colocadas en los estantes, comienza el intercambio.El comercio minorista también tiene una relación directa con EGAIS, por lo que debe mantener registros en todas las etapas.
El comprador selecciona el producto deseado y está listo para pagar su costo. Después de eso, el cajero lee completamente la información en el código de barras usando un escáner 2D, y los productos se eliminan en el cheque. Al mismo tiempo, el programa de caja registradora genera un archivo XML, que se envía al Módulo de transporte universal. Esta es una aplicación especial que intercambia información con el servidor Rosalkogolregulirovanie. Es allí donde se creará un recibo en el que están presentes un código de barras y la firma digital de la tienda, se envía una confirmación al cajero, después de lo cual se puede cerrar el cheque. Por lo tanto, la implementación de cada caja individual o botella de bebidas alcohólicas se marcará en línea a través de EGAIS. El alcohol es controlado por el estado a través de este sistema, a partir de 2016.
Después de la venta
Junto con los bienes comprados, el comprador debe recibir un cheque del cajero, y no debe ser estándar, sino estar equipado con un código de barras bidimensional. Este código confirma que el hecho de la venta de bienes está registrado en EGAIS. El alcohol se puede vender en cualquier cantidad, pero al mismo tiempo solo se marca un código en el cheque. Ahora el comprador ya puede verificar de forma independiente la autenticidad del alcohol comprado leyendo este código usando su teléfono móvil, si proporciona dicha función.
Muchos expertos dicen que si el procedimiento para tal venta de productos alcohólicos se lleva a cabo correctamente, entonces, de hecho, ni siquiera tiene sentido realizar una verificación del código de barras por el propio comprador. Cuando el escáner no puede leer el código en la caja, el sistema registrará automáticamente un intento de implementación alcohol falsificado y, en consecuencia, lo bloqueará completamente a través de EGAIS. El comercio minorista funcionará exactamente con este sistema.
Fracaso
Si el Internet en la tienda desapareció repentinamente, durante un período de tiempo, las bebidas alcohólicas pueden continuar vendiéndose, ya que el programa almacenará completamente los datos sobre las ventas realizadas. Una vez que se restaura la red, la utilidad transmite todos los datos recibidos a través del Sistema de Información Automatizado del Estado Unificado. En este caso, el alcohol se venderá normalmente y los cheques se cerrarán. Por el momento, el trabajo en este modo está permitido durante no más de tres días, y si durante este período no es posible deshacerse de todos los problemas con el alcohol presente, entonces en este caso será necesario suspender la venta de bebidas alcohólicas.
Preguntas populares
A pesar de que la instrucción incluye una cantidad bastante grande de información necesaria para el sistema EGAIS, algunos problemas siguen sin resolverse para muchos.
En primer lugar, muchos no entienden si es necesario escanear constantemente cada botella entrante en el proceso de recibir productos del proveedor. De hecho, no es necesario escanear de alguna manera los productos después de recibirlos. La aceptación y el trabajo con proveedores se llevan a cabo en el marco de la gestión electrónica de documentos en lotes por parámetros de volumen.
Además, muchos no entienden cómo se pueden mover los saldos entre varias tiendas, pero es difícil dar una respuesta definitiva a esta pregunta. De acuerdo con la posición oficial de FS RAR, cualquier movimiento entre divisiones separadas, así como desde la oficina central o el almacén, está permitido solo si la tienda tiene una licencia mayorista. Pero si consideramos este tema desde un punto de vista técnico, UTM brinda la oportunidad de elaborar facturas de viaje, y esto no contradice las reglas que se incluyen en las instrucciones de UGAIS.
Entre otras cosas, la pregunta obvia es si la introducción de este sistema se ha cancelado alkodeclair, pero de hecho, en este momento este sistema todavía está en pleno funcionamiento y, por lo tanto, funcionará incluso antes de 2018. Después de que el sistema EGAIS comience a funcionar normalmente en todas las empresas involucradas en la venta de productos alcohólicos, se cancelará la declaración estándar.
Términos de conexión
A partir del 1 de enero de 2016, cualquier empresa dedicada a la venta minorista de bebidas alcohólicas debe registrar necesariamente cada hecho de compra de este producto. Por lo tanto, el sistema EGAIS se utilizará no solo en puntos de venta urbanos sino también rurales. Otra fecha bastante importante es el 1 de julio del mismo año, ya que a partir de esta fecha, cualquier compañía, además de informar directamente sobre las compras, también tendrá que comprometerse a través de EGAIS y cualquier venta minorista.
Vale la pena señalar que la administración de Rosalkogolregulirovanie dio cierto alivio a los minoristas y proveedores, que será válido hasta abril de 2016. Esto no significa que el Sistema Unificado de Información Automatizada del Estado no deba instalarse a tiempo, pero el Servicio Federal dijo que entienden que en el proceso de poner en funcionamiento este sistema, los usuarios pueden experimentar varias dificultades inicialmente y, por lo tanto, si alguien entonces aparecerá cualquier violación, para esto no habrá sanciones severas.
En este caso, muchos se preguntaban si conectarse a este sistema directamente el 1 de enero, si después de eso no se planea comprar productos alcohólicos durante mucho tiempo. De hecho, en esta situación, puede registrarse un poco más tarde, pero si necesita cancelar los productos o devolverlos al proveedor, entonces, durante estas operaciones, el Sistema de Información Automatizado Estatal Unificado ya debería usarse.
Si aún tiene bienes adquiridos antes del 1 de enero, no necesitará equilibrarlos, es decir, puede participar completamente en su venta sin ninguna preocupación. Pero en el caso de que necesite emitir una factura para una devolución al proveedor o una cancelación de estos productos, todas estas operaciones pueden llevarse a cabo solo después del registro en EGAIS, y para ello, estos productos ya deberían tenerse en cuenta.
Nuevas reglas para la venta de cerveza en 2016
Empresarios privados que venden cerveza y varios bebidas de cerveza así como la sidra, hidromiel y poir, de conformidad con las nuevas normas vigentes desde 2016, deben implementar un procedimiento como el registro en EGAIS. Después de eso, cualquier información sobre la adquisición se transferirá a este sistema. La gran mayoría de los minoristas de alcohol deben hacer esto desde el 1 de enero. La fijación de otros hechos de las ventas de cerveza en 2016 no está prevista en las nuevas reglas.
¿Se requiere EGAIS en la restauración pública?
Dadas las aclaraciones de las autoridades oficiales, la respuesta a la pregunta de si se requiere EGAIS en la restauración pública también es bastante relevante. Las empresas de catering que venden bebidas alcohólicas deben registrar la compra de dichos productos en el sistema EGAIS. Al mismo tiempo, no se proporciona la fijación de ventas de tales bebidas en restaurantes y cafeterías.
Exención de este sistema
Vale la pena señalar algunas reglas, según las cuales algunas empresas que venden bebidas alcohólicas están exentas temporalmente de la necesidad de registrarse en EGAIS.
En primer lugar, se proporciona alivio en esta ley a las empresas cuyo trabajo se lleva a cabo en Crimea y Sebastopol.En particular, esto se aplica a aquellas organizaciones involucradas en la venta minorista de alcohol, así como a empresarios individuales que venden cerveza y varias bebidas con bajo contenido de alcohol en el comercio minorista. En los asentamientos urbanos, el comienzo del registro de los hechos de la adquisición de alcohol en EGAIS debería comenzar a principios de 2017. Si hablamos de asentamientos rurales, entonces para ellos en el EGAIS, el registro deberá llevarse a cabo incluso más tarde, a partir del 1 de enero de 2018.
Varias organizaciones minoristas de alcohol que operan en áreas rurales con una población de hasta tres mil personas, donde Internet aún no está disponible en las tiendas, pertenecen a la categoría de compañías que no deberían registrar productos que contengan alcohol para fijar las ventas, y en este caso hay un retraso hasta el 1 de julio de 2017. Si hablamos de adquisiciones, en este caso, en principio, no hay demoras para los asentamientos rurales.
Además del hecho de que las adquisiciones deben registrarse en EGAIS, incluso no todos los asentamientos rurales están exentos de fijar las ventas. La lista de acuerdos para los cuales se otorgarán tales aplazamientos es aprobada directamente por el sujeto de la federación.
También hay varias categorías de empresas que están exentas de la necesidad de conectar EGAIS:
- fabricantes de bebidas de cerveza, sidra, cerveza, poire o hidromiel, que no producen más de 300,000 decalitros al año;
- productores de champaña o vino elaborado con sus propias uvas;
- en cuanto a la fijación de ventas, la necesidad de conectarse a EGAIS no se brinda a los empresarios individuales que venden las bebidas con bajo contenido de alcohol en el comercio minorista, ni a las organizaciones de restauración, es decir, restaurantes y cafeterías.
También es importante el hecho de que por el momento no existe un apoyo legislativo completo para el comercio legal de alcohol en Internet, pero las autoridades reguladoras dicen que este tema se está considerando activamente. Hasta ahora, se supone que la legislación futura que regule todos estos procesos prescribirá restricciones en el momento de las ventas, así como en la edad de los compradores.
Registro
Mantener una revista de este tipo también es obligatorio desde 2016. Debe contener el número, código de barras, nombre del producto y su código, fecha de venta, así como la cantidad y capacidad en litros. Los datos que informan sobre las características del suministro de alcohol no se mostrarán en dicha revista. La forma de su conducta está aprobada por la orden de "Rosalkogolregulirovanie".
El documento puede conservarse en formato electrónico o en papel. Siempre que esté conectado directamente a EGAIS, los requisitos para mantener una revista de este tipo pueden considerarse completamente implementados, pero también hay ciertas sutilezas. La fijación del comercio minorista de bebidas alcohólicas en EGAIS se vuelve obligatoria solo en julio de 2016, y el diario se ha mantenido desde enero, es decir, será necesario registrar las ventas durante seis meses por separado. Pero en realidad hoy en día existe un número bastante grande de servicios especializados que brindan oportunidades para la implementación de cualquier requisito para mantener un diario de contabilidad.
En relación con todas estas características, se recomienda que comience a estudiar las reglas de operación de este sistema ahora, para que luego no experimente ninguna dificultad.