Un número creciente de empresas rusas están comenzando a estudiar los problemas asociados con los flujos de información. ¿Qué es este fenómeno? ¿Cuál es el significado de los flujos de información para el desarrollo de las organizaciones? ¿Cuáles son las características de la aplicación de la metodología para su estudio en empresas de diferentes industrias?
La importancia práctica de los flujos de información.
Entre las áreas en las que los flujos de información son de mayor importancia práctica se encuentran la gestión empresarial.
Con el fin de aumentar la eficiencia de la producción de bienes, así como su calidad, para dominar la producción de nuevos tipos e introducir tecnologías avanzadas, los líderes de la empresa emplean una amplia gama de métodos científicos y aplicados.
Los flujos de información en la organización contribuyen significativamente al trabajo de calidad de los gerentes en todas las áreas señaladas.
Al explorarlos, las empresas pueden resolver con éxito los problemas asociados con la explotación de los recursos de producción existentes.
El uso de flujos de información en la producción.
Consideremos por qué mecanismos están involucrados los flujos de información en la empresa. Como regla, las compañías intentan construirlos en proyecciones del sistema. La base para la formación de los cuales son los recursos de información (que tienen origen tanto interno como externo).
Tipico modelo de información Los flujos en la compañía, como dijimos anteriormente, reflejan el interés de la administración de la compañía en mejorar la calidad de la administración. Su construcción implica la solución de las siguientes tareas principales:
- introducción de sistemas de control en líneas de producción;
- análisis de la calidad de las fuentes de información, su recopilación, evaluación de la importancia y las perspectivas de participar en negocios;
- modelado de mecanismos de influencia directa de la información en los procesos de producción;
- crear y actualizar una base de conocimiento corporativo;
El algoritmo específico para construir el modelo depende, por regla general, de los detalles de la industria de la empresa. En algunos segmentos, el intercambio de información tanto dentro de la corporación como con el mercado externo puede ser difícil debido al secreto o las dificultades tecnológicas en la compilación de datos en archivos y su posterior transmisión al destinatario.
Tipos de flujos de información
Los criterios de clasificación generalmente aceptados, que permitirían nombrar sin ambigüedad los tipos de flujos de información, aún no se han desarrollado en la moderna escuela de marketing rusa. Demasiados aspectos problemáticos que reflejan la exploración de datos. Sin embargo, entre los expertos existe un modelo bastante extendido que divide los flujos en tipos según la naturaleza de la información. Entonces, pueden ser:
- financiera
- tecnologico;
- comercialización;
Esto, por supuesto, está lejos de ser una clasificación exhaustiva de los flujos de información. Por supuesto, la lista continúa. Los ejemplos específicos de flujos de información pueden ser muy diferentes. Es importante no confundirlos debido a su armonía con los fenómenos de la industria. Por ejemplo, los flujos financieros y de información que implican canales de liquidación de efectivo y no efectivo que reflejan información, estadística o analítica, sobre los flujos de efectivo no son lo mismo. Sin embargo, el primero puede ser suplementado cualitativamente por el segundo.
Involucrando hilos como una herramienta competitiva
Si se introduce un sistema de flujos de información que funcione correctamente en la empresa, esto puede convertirse en una ventaja competitiva significativa de la empresa. ¿En que aspectos?
En primer lugar, en el control de procesos. Cuando los empleados responsables de la empresa reciben de forma adecuada la información necesaria, esto les permite optimizar con mayor eficacia ciertas etapas de producción. La información obtenida por especialistas nos permite identificar las tecnologías que son más significativas desde el punto de vista de la rentabilidad del negocio, así como también introducir aquellas que probablemente se convertirán en tales.
Otra ventaja proporcionada por el análisis de los flujos de información es la mejora de la calidad de la gestión a nivel de personal.
Poseer los datos necesarios, corporativos estructuras de gestión El personal tiene en sus manos una herramienta que permite organizar el trabajo de las estructuras corporativas internas de manera más eficiente.
Otro factor competitivo que una empresa puede obtener utilizando flujos de información en su trabajo es la mejor distribución de recursos financieros y materiales.
Al poseer la información necesaria, los gerentes sabrán en qué volúmenes y dónde dirigir los flujos de efectivo y las materias primas con mayor intensidad, y en qué lugar menos.
Los tres factores señalados fortalecen a la compañía en la confrontación potencial con la competencia. Los flujos de información hacen posible, en primer lugar, superar a los actores del mercado debido a una mejor comunicación entre las estructuras corporativas internas. Como resultado, la producción es más eficiente, la rentabilidad es más alta, los precios son más competitivos y, por lo tanto, aumenta el atractivo para los compradores o clientes de su segmento.
Práctica de gestión de información
¿Con qué mecanismos prácticos las empresas gestionan los flujos de información? Como regla general, la base para el intercambio y análisis de datos es la interacción de los empleados responsables del trabajo en áreas relevantes, a través de documentos corporativos internos, redes y recursos web, a veces fuentes financieras. En ellos, como regla, en la forma más confiable (en contraste con, por ejemplo, negociaciones orales, correspondencia entre empleados, etc.), se describe el estado actual (o planeado) de las cosas en una estructura organizacional particular.
Hay una categoría especial de personas involucradas en la gestión del sistema de información corporativo: generadores de información. Son dueños de la autoría de los tipos de datos discutidos anteriormente. El matiz principal aquí es que en una empresa (especialmente si es una gran empresa) en algunos casos es problemático identificar empleados específicos que participaron en la generación de cierta información. La razón principal es que una parte importante de los documentos (especialmente los financieros) pasan por procedimientos de aprobación y ajuste de múltiples etapas a nivel de varios niveles de gestión.
El trabajo de los "autores" de los flujos de información puede ser espontáneo (es decir, los documentos se forman como un subproducto de la actividad laboral principal) o llevarse a cabo de manera regular; estos pueden ser especialistas cuya tarea es generar la mayor cantidad posible de datos relacionados con las actividades de la empresa.
Los datos extraídos de documentos corporativos internos y otras fuentes con signos de fiabilidad se cargan en el sistema de información (aceptaremos que ya exista en la empresa). Después de eso, se analiza la información y se toma una decisión sobre cómo usar los documentos. Si son prescriptivos (por ejemplo, son instrucciones), los gerentes pueden considerar necesario hacer ajustes en ellos o, por el contrario, dejarlos sin cambios. Si se trata, por ejemplo, de documentos contables, las conclusiones relevantes sobre ellos pueden transferirse al departamento financiero para su posterior análisis y presentación de informes.
Al final, todo se reduce a garantizar que los flujos de información estén involucrados de alguna manera. Y aquellos que no son de uso práctico fueron excluidos de la circulación. La importancia aplicada es el criterio principal para la información en una empresa.
Tecnología de red
Varios expertos consideran que el uso de tecnologías de red es el criterio principal para la calidad del funcionamiento de un sistema de información corporativo. ¿Qué se quiere decir aquí?
El hecho es que el movimiento de los flujos de información, idealmente, según los expertos, debería basarse en el principio de múltiples vectores. Es decir, los canales menos cerrados (así como unidireccionales), mejor. Cuantas más personas competentes participen en la generación y el intercambio de datos, más eficiente será el negocio. Desde un punto de vista tecnológico, la red será el canal más óptimo para su interacción. En la práctica, puede ser un sitio web corporativo. Esto no es necesariamente público: el acceso de los usuarios de Internet puede estar total o parcialmente limitado.
Las tecnologías de red, por supuesto, también son útiles en términos de construir relaciones entre la empresa y los actores externos, que, por cierto, también pueden ser generadores de información. Los flujos de información externa, que vienen, por ejemplo, en forma de solicitudes de clientes u ofertas comerciales de otras organizaciones, en muchos casos son datos de importancia práctica.
Por ejemplo, después de recibir de los clientes un cierto conjunto de solicitudes para la liberación de bienes con características que aún no son características de los productos, la gerencia de la compañía puede decidir lanzar estos productos en producción. Como el comprador quiere verlos en el mostrador, ha informado sobre sus deseos a través del canal de información proporcionado por la empresa. La capacidad de comunicarse con los clientes también puede considerarse una ventaja competitiva en el negocio.
Criterios de calidad de la información
Habiendo considerado cómo se forman los flujos de información externos e internos, podemos estudiar los criterios que determinan la calidad de la información recibida en la circulación corporativa interna. Para tales expertos incluyen:
- relevancia (puntualidad);
- veracidad (verificabilidad);
- relevancia (reflejo de problemas reales);
- utilidad (valor aplicado);
- comprensibilidad (interpretación inequívoca);
- integridad (no es necesario aclarar los hechos);
El proceso, que consiste en verificar la información que circula dentro de la empresa, para los criterios anteriores, algunos expertos llaman control (del control inglés). La tarea de los especialistas responsables de este trabajo es minimizar la presencia de datos que no cumplen con los criterios en el sistema de información de la compañía.
Sobre el control
Varios expertos otorgan un significado adicional al término "control". En particular, existe la opinión de que esta es una actividad relacionada no solo con el análisis de la calidad de la información, sino también con su interpretación, identificando aspectos que afectan la importancia aplicada de la información. Además, hay especialistas que reducen el significado del término "control" solo a las actividades de las estructuras financieras y económicas de la empresa. Es decir, en su opinión, toda la información que está en circulación dentro de la empresa debería, en última instancia, utilizarse para optimizar las ganancias y los gastos. Cualquier esquema de flujos de información de acuerdo con este concepto debe analizarse para determinar el impacto en la rentabilidad del negocio.
Hay expertos que están reduciendo un poco las funciones de los especialistas en control. En su teoría, esta actividad debería limitarse solo a la recopilación de información de diferentes generadores y su distribución a los departamentos competentes. En algunos casos, los controladores pueden formar la estructura óptima del flujo de información, de acuerdo con su evaluación, el formato de su presentación.Los expertos creen que debe ser analizado e interpretado por estructuras especializadas en un área particular de la empresa.
Es decir, relativamente hablando, las estadísticas que reflejan el consumo de pintura durante la producción de juguetes deben transmitirse a especialistas responsables de la etapa de producción correspondiente. Datos financieros: en contabilidad, etc. El control implica solo una función estadística. El estudio de los flujos de información lo realizan las estructuras competentes de la empresa.
El valor de la gestión del flujo de información.
Tratemos de determinar en qué aspectos se expresa el mayor valor de gestionar los flujos de información. Al mismo tiempo, estamos de acuerdo en que el control ocupa una de las funciones centrales en este proceso (y no solo en términos de recopilación de datos y su estructuración).
La característica principal de los flujos de información es la concentración de objetivos de gestión. La totalidad de los datos que circulan dentro de la corporación determina un aumento cualitativo en el nivel de conocimiento de cada uno de los departamentos, en gran parte debido a la interacción con otras estructuras de la empresa y al reconocimiento mutuo de la relevancia de las tareas que enfrenta la empresa.
Trabajar con flujos de información, así como controlar (siempre que su uso sea lo suficientemente profundo) le permite detectar debilidades en el negocio. Se están mejorando los enlaces de producción individuales, los productos de la compañía se están volviendo mejores y más competitivos.
El trabajo con flujos de información implica la concentración de recursos de la compañía (no solo material, sino también personal), identificando los lados más fuertes en el modelo de negocios, encontrando nuevas fuentes de competitividad creciente, introduciendo mecanismos de producción innovadores que no han sido probados en la compañía antes.
El uso de flujos de información en logística.
¿En qué otras áreas se utilizan activamente los flujos de información? En logística, definitivamente. ¿Cuál podría ser la razón de esto?
Las empresas que operan en el campo de la producción y venta de bienes se caracterizan no solo por la información, sino también por una amplia variedad de flujos de materiales: el movimiento de productos desde la fábrica a los consumidores, con y sin intermediarios, dentro y fuera del país. En realidad, esta función es responsabilidad de la logística, que se ha convertido en una industria independiente. Su característica más importante es que en ella se pueden estudiar simultáneamente la información y los flujos de materiales. Como?
Los expertos creen que la gestión efectiva de los flujos de materiales depende directamente de la calidad del procesamiento de la información que se utiliza en los sistemas logísticos.
Aquí, mucho depende del nivel de conocimiento que posean los gerentes y especialistas que llevan a cabo el análisis correspondiente.
El hecho es que la logística es un área relativamente nueva para Rusia. Y esos criterios que son característicos de los sistemas de información, por ejemplo, de tipo bancario o de producción, no son completamente compatibles con esta industria.
En primer lugar, dicen los expertos, a nivel de métodos y principios. Desde un punto de vista tecnológico, el flujo de información logística se puede explorar con herramientas tradicionales. Pero, según los expertos, cómo utilizarlos correctamente en un aspecto metodológico, la logística rusa solo está aprendiendo a comprender.
Al mismo tiempo, los expertos de la industria, como dicen los analistas, están progresando. Esto se debe principalmente a la informatización intensiva del sector logístico. Ahora, la mayoría de los empleados de las empresas rusas tienen acceso a PC y tecnologías de red; se está desarrollando activamente un software relevante para las tareas de investigación y análisis. Las empresas de logística obtienen más oportunidades para abrirse en el marco de las tecnologías de red, tanto en términos de interacción con otros actores del mercado como en términos de intercambio de datos con los clientes.
