La situación en la que los empresarios se enfrentan a la necesidad de flashear documentos está lejos de ser poco común. Se pueden necesitar documentos para la inspección fiscal, el fondo de pensiones o para el almacenamiento en el archivo.
Está estrictamente prohibido pegar documentos o sujetarlos con una grapadora. Para evitar problemas y no ganarse la reputación de una persona analfabeta, debe saber cómo actualizar los documentos de acuerdo con todos los requisitos.
Reglas generales
A primera vista, puede parecer que no deberían surgir dificultades para vincular documentos, pero esto no es del todo cierto. El proceso debe abordarse de manera responsable para que los documentos estén en la forma adecuada. Muchas imprentas pueden hacer este trabajo por una tarifa fija y en poco tiempo, pero no todos los empresarios se arriesgarán a confiar papeles importantes a personas de afuera. Para no utilizar los servicios de profesionales en todo momento, vale la pena descubrir cómo actualizar correctamente los documentos.
Las estructuras de supervisión no brindan a los empresarios una orientación específica sobre este tema, por lo que debe lidiar con eso usted mismo. Se puede obtener información de las pautas en el campo del trabajo de oficina.
Coser papel con hilo
¿Cómo flashear documentos de esta manera? Para hacer esto, prepare los accesorios. Necesita tener hilos, agujas y pegamento. El proceso consta de tres etapas:
- Elaboración de documentos. Todos los papeles deben estar dispuestos en el orden correcto y numerados con un lápiz en la esquina de la hoja. Los agujeros se pueden hacer con un punzón o usar un punzón. En el caso de que haya muchos papeles y sea imposible perforarlos con un punzón, vale la pena usar un clavo afilado y un martillo. El número de agujeros depende de la importancia y el propósito del documento. Los documentos altamente sensibles se grapan en cinco orificios para evitar la suplantación de folletos. Los agujeros deben ubicarse a la izquierda, en el centro del campo libre. La distancia debe ser de aproximadamente tres centímetros de un pinchazo a otro.
- Cancelación Para comprender cómo unir documentos con hilos, debe conocer los matices importantes. En la mayoría de los casos, es costumbre usar hilo o hilo LS-210. También se permiten otros hilos duraderos. Es necesario comenzar el proceso desde la parte posterior del orificio, que se encuentra en el medio. Es habitual engrapar documentos dos veces para obtener la resistencia deseada. El hilo se lleva a la parte posterior de la punción central y se ata con un nudo. Si necesita sujetar papeles que no tienen un valor particular, puede usar un hilo normal.
- Certificación de un documento. Para certificar correctamente el papel, es necesario preparar una hoja pequeña con dimensiones de 4 por 5 cm. Debe pegarse al paquete para que los extremos del hilo estén libres. En la hoja debe indicar el número de documentos presentados en números y palabras, así como el puesto, apellido e iniciales de la persona responsable. Después de eso, el certificador pone su firma y sello, si corresponde. Los bordes de la firma y el sello deben ir más allá de las etiquetas adhesivas.
¿Cómo preparar documentos para la inspección fiscal?
Cualquier emprendedor está obligado a proporcionar varios informes sobre sus actividades, por lo que es necesario saber cómo presentar documentos para el servicio de impuestos. Para evitar inconsistencias, es aconsejable consultar con la persona responsable sobre las reglas para la fijación de documentos.
Para el documento terminado debe haber una lista de todos los documentos adjuntos. La lista debe estar incluida al comienzo del caso y numerarse por separado.También es necesario indicar las fechas de los documentos y el número de hojas. Debe recordarse que el número se coloca en las hojas, no en las páginas. Si el documento tiene varios volúmenes, las hojas de cada volumen se numeran por separado.
Para las autoridades fiscales, debe actualizar los documentos en 3 agujeros, ni más ni menos. La distancia entre los pinchazos debe ser superior a tres centímetros. Debe organizarlos en los campos del lado izquierdo. Los agujeros se hacen usando un punzón o una aguja gruesa. Los pinchazos deben estar en el medio del campo para que el texto sea claramente visible. Todos los agujeros deben hacerse de manera que estén estrictamente uno debajo del otro.
¿Qué hilo coser?
Los documentos para el impuesto deben coserse solo con una aguja perforadora, con hilo o hilo LS-210. En un caso extremo, se permite el parpadeo con un hilo de nylon doblado varias veces.
El hilo se muestra en la parte posterior de la última hoja. Los extremos, cuya longitud no puede ser superior a 6 cm, deben estar atados. La pegatina está hecha de acuerdo con las reglas generalmente aceptadas y está certificada por firma y sello. Los extremos del hilo deben estar libres.
Si el documento se almacenará durante más de diez años, se deben realizar cinco pinchazos. En este caso, la pegatina debe estar hecha de papel de seda.
Cubierta de documentos
Debe saber no solo cómo actualizar los documentos, sino también cómo elegir una cubierta para ellos. Pueden ser de tres tipos: estándar, no estándar y aquellos utilizados para el almacenamiento a largo plazo de papeles. Como regla general, las dimensiones de la cubierta suelen ser de 229 por 324 mm, se utilizan para hojas A4.
Si el documento es más grande, debe hacer una portada personalizada. Para hacer esto, puede comunicarse con la imprenta o hacerlo usted mismo. Los papeles que deben almacenarse durante más de 25 años deben enmarcarse en una cubierta resistente hecha de cartón grueso. Si se supone que el documento debe transferirse al archivo estatal, el material de la cubierta debe estar libre de ácido.
Firmware de 4 agujeros
Dependiendo de cuánto tiempo se almacenan los documentos, la ejecución puede ser de dos tipos:
- Parcial, en el que las hojas pueden no estar numeradas. En este caso, no es necesario compilar un inventario y una hoja de certificación. Este diseño está permitido para documentos que se almacenan durante no más de diez años.
- La ejecución completa es necesaria si los documentos han estado en el archivo por más de diez años. En este caso, debe actualizar los documentos en 4 agujeros.
La cubierta debe ser sólida, hecha de cartón grueso, cuyo grosor sea de 0,35 a 1,5 mm. Los elementos de descripción deben ubicarse de acuerdo con GOST 17914-72. Al presentar el documento, debe recordar que el texto debe leerse bien. Todos los elementos metálicos, como clips y grapas, deben retirarse.
Para el firmware en 4 orificios, debe preparar un punzón, un dispositivo de sujeción, agujas grandes e hilos. Si hay muchas hojas, es mejor hacer un ejercicio.
Las sutilezas de las costuras de archivo
Antes de actualizar los documentos, debe verificar todos los documentos y organizarlos en el orden correcto. Las hojas de inventario deben numerarse por separado. Al final necesitas un testigo.
Si la caja está parcialmente completada, se debe aplicar cartón en la parte superior e inferior. En el caso de un diseño completo, es necesario coser y unir con pegamento PVA.
Para sujetar el paquete, debe usar opresión o un dispositivo especial. La punción inferior y superior debe ubicarse a una distancia de 30 mm de los bordes de los campos. Los dos agujeros restantes se encuentran a una distancia de aproximadamente 80 mm de los pinchazos extremos.
Los extremos del hilo deben enhebrarse en diferentes agujas y mantenerse en los pinchazos del medio en la parte frontal. El hilo se muestra desde la parte posterior a través de los pinchazos extremos en la parte frontal. Más roscado en agujeros adyacentes. Los extremos deben estar atados desde la parte posterior.
Conclusión
La correcta gestión de informes y documentos es uno de los aspectos esenciales de un negocio exitoso. Por lo tanto, los gerentes deben abordar este asunto con toda responsabilidad y saber cómo vaciar correctamente los documentos.
