Es importante que cada empleador sepa qué períodos de almacenamiento de pedidos para el personal tienen lugar. Después de todo, la seguridad de la documentación es responsabilidad de cada empresa. No solo debe recopilar información sobre el personal de los empleados, sino también garantizar su almacenamiento. Y sin falta. Solo que no todos saben lo que implica esta documentación. Y aún más, muchos no entienden los principios de almacenamiento y registro de órdenes para el personal. Todos los detalles sobre estos temas se presentan a continuación. Ayudarán a comprender cuánto y cómo se almacena exactamente la información sobre los empleados, así como otros documentos que pueden atribuirse a la documentación del personal.
Que es esto
El primer paso es descubrir qué está en juego. ¿Qué son los pedidos? en cuanto a personal? Después de todo, antes de comenzar a almacenar algo, debe comprender completamente con qué documentación tiene que trabajar.
Órdenes de personal: documentos reglamentarios relaciones laborales entre empleado y empleador. Esta documentación es todo lo que puede indicar archivos e información relacionada con la actividad. Todos los pedidos se dividen en varias categorías:
- Documentos de almacenamiento a largo plazo.
- Papeles a corto plazo.
- Órdenes temporales.
En consecuencia, cada una de las categorías tiene sus propias características. Por lo tanto, antes de comenzar a estudiar la teoría del almacenamiento y la documentación contable para el personal de la empresa, debe comprender a qué tipo pertenece este o aquel documento. Solo después de eso será posible, sin violar las reglas establecidas, llevar a cabo los procesos estudiados. ¿Cuáles son los períodos de retención para las órdenes de personal? ¿Qué debe saber todo empleador sobre este momento?
Documentos a largo plazo
Ahora es el momento de considerar cada tipo de documentos enumerados anteriormente. Ya se ha dicho que esto ayudará a comprender completamente cuánto conservar la documentación. Pero la contabilidad de todo tipo de valores es la misma. Por lo tanto, la pregunta suele ser sencilla. Tiempo de almacenamiento documentos de personal depende directamente del tipo de papel. El primero son los pedidos de almacenamiento a largo plazo. No es difícil adivinar que el empleador los tendrá en cuenta y los almacenará durante mucho tiempo. Cuanto exactamente Más sobre esto más tarde.
¿Qué se puede atribuir a esta documentación? Estos son documentos que describen la relación laboral entre el empleador y sus subordinados, y también indican factores de trabajo significativos. ¿Qué se les puede atribuir? Esto es:
- Un contrato de trabajo con una orden de trabajo.
- Documentos de traducción.
- Órdenes sobre el establecimiento de un determinado salario en un puesto particular.
- Certificados que confirman la adjudicación o bonificación de los empleados.
- Artículos sobre viajes de negocios (largos, extranjeros).
- Archivos personales.
- Formularios de solicitud completados durante el empleo.
- Órdenes de despido.
No por personal
Ahora está claro qué documentos son a largo plazo. Lo único es que la orden de contratación de un empleado es un documento, que se refiere al personal. Pero hay una ligera excepción a la regla. Debe ser recordado.
De que estas hablando No todas las órdenes de empleo, junto con un contrato de trabajo, son órdenes de personal. Documentos similares tienen una excepción. Existen los llamados pedidos para la actividad principal. Estos incluyen lo siguiente:
- Un contrato de trabajo con un pedido apropiado.
- Cambios en el contrato laboral (por transferencia a otro puesto, por ejemplo).
- Documentos sobre el despido del marco.
Cabe señalar que para la actividad principal, estos valores se considerarán solo en relación con los individuos. Por lo general, se trata de ejecutivos de la empresa, así como contadores, jefes, diputados. Este personal a menudo se prescribe en los estatutos de la empresa. Esta regla debe recordarse si el empleador quiere averiguar cuáles son los términos para almacenar las órdenes del personal. No todos los documentos entran en esta categoría.
Almacenamiento a corto plazo
A continuación, debe comprender qué se puede atribuir a los documentos de almacenamiento a corto plazo. Por supuesto, se realizará algún tipo de contabilidad de las órdenes del personal en esta situación. Pero después de un corto período de tiempo, dichos documentos serán destruidos. ¿Qué se puede atribuir a esta categoría? Los documentos de almacenamiento a corto plazo se denominan pedidos, que regulan rápidamente el desempeño de una actividad laboral particular por parte de un empleado. Es decir, estos no son documentos tan serios como documentos de despido o un contrato de trabajo. Más específicamente, podemos distinguir:
- Ordenes de vacaciones.
- Direcciones en viajes cortos.
- Documentos que indican una variedad de medidas disciplinarias.
- Órdenes para enviar personal a cursos de capacitación o educación continua.
Pero eso no es todo. Las reglas de almacenamiento para los documentos estudiados tienen muchas características y matices. Además de las opciones ya consideradas, se puede distinguir el almacenamiento temporal y el permanente. Estos casos no son muy comunes.
Temporal y permanentemente
Los documentos temporales son órdenes e instrucciones que no juegan un papel importante para el trabajo. Por lo general, son importantes en cierto punto. Y después de que ya no se necesitan, se destruyen. También hay pedidos de almacenamiento permanente. Muy a menudo, solo los archivos personales de gerentes y otros funcionarios prescritos en los estatutos de la corporación pueden distinguirse de los documentos sobre el personal. La contabilidad y el almacenamiento de dicha documentación se lleva a cabo de manera continua. Y se destruye solo después del cierre de la empresa.
Mucho tiempo
¿Cuáles son los períodos de retención para las órdenes de personal? Ya se ha dicho que mucho depende de qué tipo de valores en cuestión. Existe documentación para el almacenamiento a largo plazo. Debe sistematizarse y tenerse en cuenta de acuerdo con las normas establecidas. Y dichos documentos se almacenan durante mucho tiempo.
Dado que solo algunas empresas pueden trabajar durante mucho tiempo después de la apertura, podemos decir que el papel de almacenamiento a largo plazo no debe destruirse de manera continua. Por qué El hecho es que los pedidos de personal de esta categoría se almacenan durante 75 años. Y solo después de este período puedes hacer la destrucción. Solo algunas corporaciones logran trabajar más que el período especificado.
Es corto?
¿Y cuáles son los períodos de almacenamiento de documentos de personal clasificados como a corto plazo? Dicha documentación aún puede pasar por la fase de destrucción sin cerrar o liquidar la organización. Los documentos a corto plazo generalmente se almacenan durante 5 años. En algunos casos (si está prescrito en el estatuto) - 10. Pero no más.
Sobre contabilidad y almacenamiento
¿Cuántas órdenes de personal se almacenan? Responder esta pregunta no es difícil. Ahora puede prestar atención a las reglas de contabilidad para estos documentos. Este es también un punto importante que todo empleador debe saber. Después de todo, si hay documentos que se almacenan durante un cierto período de tiempo, de alguna manera debe mantener un registro de estos, de lo contrario puede perder pedidos importantes.
Ahora hay varios tipos de almacenamiento de documentos. En cualquier empresa, deben implementarse. Ahora las empresas deben crear listas especiales de contabilidad de sus valores para el personal, tanto en papel como en formato electrónico.Por cierto, el segundo puede ser descuidado. Pero la forma de presentación en papel generalmente aceptada es imprescindible. Pero, ¿cómo llevar a cabo la contabilidad? Los principios para las versiones electrónica y material son los mismos. Sobre ellos más lejos.
Principios contables básicos
Por lo tanto, la contabilidad de las órdenes de personal es un asunto responsable y está regulado por estándares generalmente aceptados. Todos los documentos de personal deben estar registrados. Si esto no se hace, no puede almacenar este o aquel papel. Sin registro, sin documento. ¿Qué se entiende por este proceso?
El registro de pedidos de personal es la transferencia de detalles escritos en documentos en formularios de documentación especializados con la asignación posterior de un número y la fecha de aprobación del documento tal como se registra. Es decir, con una interpretación en papel y con una electrónica, es necesario asignar una designación digital a cada pedido. Y también escríbelo de una forma u otra. Este es un artículo requerido.
Los datos se registran en los registros de pedidos de personal. Además, la entrada se lleva a cabo en bases de datos y archivos electrónicos. Esta es la única forma de registrar y almacenar documentos por completo. Las compañías proporcionan la libre elección del formulario para guardar la documentación. La carta debe contener reglas según las cuales todos los pedidos (o específicos) se almacenan tanto en papel como en versión electrónica. Vale la pena señalar que el primer párrafo suele ser obligatorio. Es un documento material que puede confirmar un pedido en particular.
Diario de pedidos
La práctica más común de registrar y almacenar documentación es un libro de pedidos emitido por la compañía para el personal. Este documento es un pequeño cuaderno. Contiene el número de pedidos, así como sus datos principales (detalles). Por ejemplo, nombre y fecha de aprobación. El diario de pedidos registra el papel de almacenamiento permanente, a largo y corto plazo. Pero si estamos hablando de documentación temporal, entonces no debe ingresarse en dicho cuaderno. A menos que la compañía proporcione una carta para un diario separado, destinado exclusivamente a pedidos temporales. Está lleno hasta el final. Tan pronto como terminen las hojas vacías, debe ingresar un nuevo documento contable en operación. El viejo se archiva y se envía para su almacenamiento. Por cierto, este es un documento de contabilidad constante.
Archivos
Independientemente de las órdenes de las que habla el personal, cada compañía proporciona el almacenamiento de documentos para el archivo. Esta es la forma más común de contabilidad en papel. Y todos ellos. No necesariamente en personal. Todos los datos se envían a los archivos una vez que ya no son necesarios. O los que ya se realizan. Por ejemplo archivos personales de empleados. Tan pronto como se firme orden de despido además de que el caso está cerrado, debe enviarse al archivo para su almacenamiento durante un período específico. Hay varios tipos de clasificación de datos, pero más sobre eso más adelante.
Para empezar, debe tenerse en cuenta que los archivos se pueden presentar en papel (obligatorio), así como en formato electrónico. Independientemente de esto, la empresa elige los principios de organización de la información almacenada. Los datos de archivo tienen un inventario. Proporciona una breve lista de toda la documentación almacenada. El almacenamiento archivado de documentos es la forma más conveniente de grabación de datos. Se utiliza tanto en papel como en formato electrónico. Cabe señalar que los documentos temporales no se archivan. Se unen a los principales valores y luego se destruyen. Se recomienda enviar todos los pedidos de almacenamiento temporal a un lugar separado y no combinarlos con pedidos a largo o corto plazo.
Consejos de sistematización
Los períodos de retención de documentos de personal son comprensibles. Usualmente tiene 5 y 75 años. Pero eso no es todo. Se requiere especial atención a los archivos.Después de registrar el pedido, así como colocarlo en el archivo, es necesario sistematizar de alguna manera todos los datos disponibles. Para este propósito, las compañías usan varios principios:
- Almacenamiento de documentación en carpetas separadas con división en documentos a corto y largo plazo. Se recomienda que no apile todos los papeles juntos.
- Sistematización por año, mes y fecha. Cada carpeta con documentos es órdenes de un cierto período de tiempo. En el interior, todos los documentos se presentan teniendo en cuenta su registro en el diario de contabilidad (durante meses y días). Por lo tanto, se facilita la tarea de encontrar un documento en particular.
- Uso de la ubicación por números de orden teniendo en cuenta el orden alfabético. Ya dentro de cada carpeta, se recomienda sistematizar por números de pedido, así como por mayúscula.
Fin de contabilidad
¿Qué hacer después de la expiración del almacenamiento de un documento en los archivos? Un servicio especial en la empresa verifica los papeles. Luego los sistematiza y da ciertas órdenes de destrucción. Por lo general, los documentos se queman o pasan a través de una trituradora. En cualquier caso, las órdenes no se pueden tirar simplemente. Es precisamente para destruirlos. Para asignar documentos a uno u otro tipo, participa una comisión especial. Ella aprecia la importancia de los pedidos, les asigna una vida útil. Y solo entonces se colocan en archivos de una forma u otra.
