Las grandes corporaciones con muchas divisiones inevitablemente enfrentan el problema del flujo de trabajo interno. En las empresas avanzadas, dicho procedimiento está informatizado, en una versión más modesta, esto es correspondencia en los transportistas de papel. Sin embargo, las normas de escritura comercial siguen siendo las mismas para cualquier formato. Por lo general, dicho documento se llama memo.
¿Para qué casos haces una nota?
La relación entre unidades es un asunto delicado y a veces requiere escritura. Supongamos que los empleados de varias unidades geográficamente remotas trabajan juntos en un proyecto. Para intercambiar información confiable, el teléfono no es suficiente, se necesitan fuentes escritas.
U otra opción menos placentera: debe llevar al empleado a una responsabilidad disciplinaria por violación de los deberes oficiales. ¿Cómo probar que tal violación existió y en qué consistió? Por supuesto, con la ayuda de fuentes escritas: resoluciones, correspondencia interna, instrucciones escritas y otras notas similares.
Puede haber ocasiones en que necesite hacer una solicitud o llamar la atención de todos los empleados con información importante. Esto se puede hacer usando un memo.
Es decir, un memo de muestra puede ser útil en una variedad de asuntos de la empresa:
- trabajo
- por acuerdo;
- administrativa y gerencial;
- disciplinario
- administrativo;
- sindicato
- informativo
Y esta lista no es exhaustiva.
Detalles obligatorios
Una nota es, en primer lugar, un documento y, por lo tanto, debe compilarse de conformidad con las reglas del flujo de trabajo empresarial, centrándose en la muestra. Un memo escrito redactado de manera competente es suficiente para resolver un problema de producción. El documento debe contener la siguiente información:
- a quien va dirigido el memorando;
- cuál es su esencia, justificación, referencia a leyes, normas, instrucciones;
- aplicaciones, si las hay;
- quién firmó: el jefe de la unidad, quien tiene derecho a firmar documentos internos;
- quién compiló: el intérprete que compiló directamente la nota de servicio de muestra;
- número de registro del documento y la fecha en que se envió al destinatario.
Como regla, los registros de servicio se compilan por el número de destinatarios en los originales más una copia para el remitente. Si hay muchos destinatarios, se enumeran en jerarquía en la mitad derecha de la hoja.
Cómo escribir un memo
Se puede encontrar un documento de muestra en cualquier publicación de referencia utilizando una carta comercial o en colecciones de documentos comerciales. Forma memo no aprobado específicamente Básicamente, al compilarlo, se guían por las normas de rotación de negocios y la práctica establecida.
Sin embargo, existen los llamados estándares estatales que rigen la forma de la documentación. Imponen ciertos requisitos en la documentación interna de la empresa, se prescribe dónde deben ubicarse estas o esas inscripciones, cómo indicar correctamente las iniciales o firmar correctamente los documentos al suplente en ausencia del jefe.
Considerando todo lo escrito, puede usar la nota de servicio de muestra a continuación. Por supuesto, la lógica de presentación y justificación a la que se refiere el compilador debe estar bien pensada, porque el formato determinará la percepción del documento y, por lo tanto, su efectividad. Un documento sólido y bien pensado siempre es más creíble.
Memo de muestra
Director de recursos humanos
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Memorando
Sobre la entrega del documento al empleado
No. 214 / OK de fecha 06/03/14
31/05/14 la compañía recibió una carta del alguacil, según la cual la empleada Degtyareva Irina Pavlovna debería ir a verlo, ya que es una deudor por decisión judicial de recuperar el monto a favor del Centro de Empleo.
Según los datos disponibles, el empleado especificado trabaja en la división de Electricidad como despachador.
De conformidad con los requisitos del agente judicial, le pido que garantice con urgencia la entrega de la citación adjunta a Degtyareva Irina Pavlovna contra la firma y envíe una copia con la firma por correo al agente judicial.
Apéndice: convocatoria en 2 copias.
Saludos
Jefe de departamento legal
M.V. Blanche
Espanol Oleva I.R.
5027982
En este formato, puede plantear cualquier pregunta, lo principal es centrarse en la nota de servicio de muestra y no descuidar la justificación de los requisitos establecidos.
Memo - Documento interno
Un ejemplo de una nota da una idea del procedimiento para su preparación. Debe recordarse que este documento, cualquiera que sea el tema, sigue siendo un asunto interno de la empresa.
Típicamente, una empresa emite una orden especial para determinar información con acceso limitado, en referencia a la cual, es posible negarse a emitir copias o, además, originales de documentación oficial a pedido de terceros.
Sin embargo, debe recordarse que a solicitud de las autoridades policiales y judiciales, la correspondencia oficial puede pasar a ser propiedad del investigador o juez. Además, estos documentos tienen derecho a solicitar organismos de inspección. Dada esta posibilidad, es mejor redactar un documento de forma correcta y prudente de inmediato, porque lo que está escrito con un bolígrafo no se puede cortar con un hacha. Para esto, la nota de servicio de muestra es la mejor opción.
