El inventario es un procedimiento durante el cual la empresa revela la presencia, la condición y las propiedades principales del inventario, los activos fijos y otros activos que son propiedad de la empresa en un derecho de propiedad, arrendado o administrado por otros mecanismos legales. ¿Cuáles son los matices más importantes de este procedimiento? ¿Qué documentos se usan en el inventario?
¿Cuál es la esencia del inventario?
Comencemos con el aparato conceptual sobre el tema que se discutirá en nuestro artículo. Un inventario de los bienes de la organización es un procedimiento que implica contabilizar el inventario almacenado en la empresa (o inventario) u otros activos en el momento del evento.
La frecuencia de tales actividades está fijada en el cronograma aprobado por el CEO de la empresa. El inventario lo lleva a cabo una comisión especial, que también establece el liderazgo de la empresa. Sus participantes, así como la persona materialmente responsable, verifican la disponibilidad de bienes y materiales u otros activos, si es necesario, miden ciertas propiedades de bienes y recursos. Hay 3 tipos principales de inventario en una tienda, en un almacén, en una empresa de fabricación: planificada, selectiva y opcional. Difieren principalmente en términos de tiempo. El contenido de todos los tipos de inventario es generalmente similar. Los objetivos de su implementación coinciden. Estudiamos sus detalles con más detalle.
Metas de inventario
Se consideran los principales objetivos del inventario:
- conciliación de los bienes de propiedad de la empresa o mantenidos y contabilizados por la oficina de contabilidad para garantizar su almacenamiento efectivo, así como para identificar activos que no se contabilizan;
- determinación del volumen real de recursos materiales involucrados por la empresa en la producción;
- identificación de excedentes y escasez de recursos propiedad de la empresa;
- evaluación de la corrección de la reflexión en el departamento de contabilidad de una empresa de información sobre recursos de inventario;
- obtener datos relevantes sobre las características de la propiedad de la organización para su posterior evaluación del mercado;
- verificar los estándares de operación de los recursos de la compañía
El inventario implica, como señalamos anteriormente, el establecimiento de una comisión especial por parte de la gerencia de la empresa. Estudiaremos qué funciones básicas realiza.
Las principales funciones de la comisión de inventario.
La estructura corporativa interna correspondiente lleva a cabo los principales tipos de inventario: verificaciones planificadas, selectivas y, si es necesario, adicionales en el período comprendido entre el primero y el segundo. En este caso, la comisión puede tener un estado permanente. A su vez, la compañía también puede establecer unidades de trabajo con el propósito apropiado. Su tarea es realizar inventarios en empresas con infraestructura distribuida geográficamente.
Las competencias centrales de la comisión
La competencia clave de la comisión de inventario es verificar la disponibilidad de bienes y materiales en la empresa y otros activos con las credenciales. Pero, además de esto, esta estructura puede tener poderes asociados con la evaluación:
- grado de seguridad del objeto;
- la exactitud de la conclusión de contratos de la compañía con empleados sobre responsabilidad;
- el grado de cumplimiento de las posiciones de los empleados responsables de la preservación de los valores de los productos básicos, los detalles de los poderes que les fueron otorgados por la gerencia;
- El nivel de equipamiento de las personas materialmente responsables con los recursos necesarios para resolver las tareas.
Consideremos con más detalle cómo se realiza el inventario en la empresa en términos de su contenido, así como el reflejo de sus procedimientos constitutivos en documentos especiales.
Preparación del inventario: documentos clave
En primer lugar, debe prepararse para la inspección de bienes y materiales. Para esto, el jefe de la empresa debe emitir un pedido de inventario. Esta fuente local debe estar registrada en un diario separado.
Después del establecimiento de una comisión de inventario. Debe incluir representantes de la gerencia de la compañía, contadores y otros empleados competentes que puedan llevar a cabo una auditoría de alto nivel del inventario de la compañía. Se recomienda un acto legal separado para indicar la lista de propiedad que está sujeta a verificación. Si se asume no solo un inventario de activos fijos, sino también las obligaciones de la empresa, su lista también debe registrarse en una fuente especial.
El tema de la verificación es una comparación de la cantidad y las características de los valores identificados por la comisión, así como los datos contables. Por lo tanto, a disposición de los empleados que realizarán un inventario, debe haber una lista de bienes y materiales y otros activos en los registros contables. El jefe de la comisión debe aceptar todos los documentos disponibles que reflejen las operaciones de ingresos y gastos, y poner en ellos un registro que refleje el hecho de que se formaron antes del inventario.
¿Cómo se tienen en cuenta los resultados del inventario?
Por lo tanto, los principales participantes en el procedimiento en cuestión son la comisión especial, así como la persona materialmente responsable. Su tarea principal es recalcular conjuntamente inventarios y otros activos, medirlos y registrar los resultados en documentos contables. Puede haber muchos de ellos.
Para fijar los resultados del inventario de bienes y materiales, por ejemplo, se utiliza el formulario INV-3 aprobado por ley. Es necesario indicar la cantidad total, tipo, artículo y otras propiedades de cada tipo de bienes y materiales. En algunos casos, la comisión puede recibir nuevos inventarios en el proceso de inventario. En este caso, la información sobre ellos se refleja en un inventario separado. Al final del procedimiento, estos valores se capitalizan. A su vez, en el proceso de inventario, algunos bienes y materiales pueden estar sujetos a abandono, por ejemplo, si el comprador los compra. En este caso, la información sobre los valores de eliminación también se registra en un inventario separado. Es posible una variante en la que se requiere un inventario de mercancías en tránsito, por ejemplo, del almacén de un proveedor ubicado en otra ciudad. En este caso, los datos sobre valores se registran en forma de INV-6, que también está aprobado por ley. Es posible un escenario en el que la comisión revela bienes que se envían al cliente, pero que no se pagan. En este caso, la información sobre los valores relevantes se ingresa en el formulario INV-4.
Un inventario de bienes y materiales puede requerir la contabilización de valores ubicados en almacenes de otras empresas. En este caso, se usa la forma INV-5. Al contabilizar los valores en el proceso de inventario de la comisión, así como a la persona financieramente responsable, también se puede requerir información de los documentos primarios. Si los resultados de la inspección revelaron una discrepancia entre las características de los bienes y materiales registrados de hecho con los datos contenidos en la contabilidad, entonces se elabora una hoja de comparación sobre la base de otro formulario aprobado por la ley: INV-19.
El documento principal, que registra los resultados del procedimiento en cuestión, es un acto de inventario, a veces llamado inventario. Debe estar firmado por todos los participantes en la auditoría: representantes de la comisión, así como los empleados cuya competencia es garantizar la seguridad de los valores de los productos. La ley de inventario debe mantenerse en el archivo de la empresa durante 5 años.
Será útil considerar cómo se elaboran los resultados de la auditoría en contabilidad.
Inventario contable
Un inventario de propiedades puede tener 3 resultados posibles: cumplimiento total de los datos reales con los contenidos en la contabilidad, identificación de excedentes o escasez. Como regla general, las mayores dificultades en la práctica son causadas por la correcta reflexión en la contabilidad de los hechos que reflejan la presencia de bienes y materiales en exceso o faltantes. En caso de escasez, la información sobre el mismo se registra en la cuenta 94.
Si los inventarios faltantes y otros activos se identifican en volúmenes que no exceden los límites de pérdida establecidos, entonces los valores correspondientes se cancelan en las cuentas asociadas con la producción. Pero si la escasez en el inventario excede las normas de pérdida, entonces ya está registrada en las cuentas propiedad de la persona materialmente responsable, que posteriormente debe compensar la pérdida de la empresa.
La contabilidad, a su vez, de los excedentes se lleva a cabo mediante su correlación con el valor de mercado en las cuentas D-t 20 o, por ejemplo, 23 y 44, así como en la cuenta K-t 94.
Por lo tanto, se realiza un inventario en contabilidad. Pero todavía hay bastantes matices de su implementación. Por ejemplo, aquellos asociados con la determinación de sus términos.
Tiempo de inventario
La frecuencia del inventario depende del tipo específico de valores de inventario tomados en cuenta. En general, se lleva a cabo en el cuarto trimestre del año de referencia. Es decir, de octubre a diciembre. Sin embargo, un inventario de activos fijos puede realizarse con menos frecuencia, una vez cada 3 años. Si estamos hablando de verificar las colecciones de la biblioteca, se puede hacer una vez cada 5 años. A su vez, se realiza un inventario en las organizaciones minoristas con bastante frecuencia, aproximadamente 1 vez por trimestre. Los minoristas a intervalos específicos pueden verificar, por ejemplo, almacenes o cajas registradoras. Para cuando el inventario comience en la empresa, todos los documentos que sean necesarios para la implementación del procedimiento en cuestión deben estar listos.
La duración del inventario, por regla general, no está estrictamente establecida en ninguna fuente legal. Lo principal es cumplir con los plazos establecidos para un tipo particular de valor de los productos básicos.
Automatización de la contabilidad como factor en el inventario correcto.
¿Cómo realizar un inventario de la manera más correcta y eficiente posible? Uno de los factores para la solución exitosa de tal problema puede ser la automatización oportuna de los procedimientos de contabilidad para los artículos de inventario. Se puede implementar en la infraestructura empresarial a través de software especializado. Las soluciones modernas del tipo correspondiente permiten contabilizar la mayoría de las operaciones asociadas con el movimiento de bienes y materiales dentro de la empresa. Esta opción permite, en primer lugar, ahorrar significativamente tiempo en la preparación y verificación de la exactitud de los documentos utilizados en el inventario.
¿Qué propiedad debe ser verificada?
En el caso general, la empresa realiza un inventario de bienes y materiales de su propiedad. Sin embargo, los expertos también recomiendan mantener registros de aquellos activos que no solo son propiedad, sino que también son administrados por la organización, por ejemplo, cuando se trata de propiedades arrendadas. Lo principal es que la información está presente en la contabilidad.
A su vez, cuando se trata de la propiedad de la empresa, puede representarse en una amplia gama de variedades. Muy a menudo, los activos fijos de la empresa, los activos intangibles, las existencias y los artículos de inventario se inventarian. También es posible registrar las obligaciones financieras de la empresa relacionadas, por ejemplo, con el reembolso de los préstamos. Estudiaremos una serie de matices prácticos de inventario mediante el ejemplo de la implementación del procedimiento apropiado para contabilizar activos fijos, activos intangibles y también materiales de inventario.
Inventario del sistema operativo
¿Cómo hacer un inventario de los activos fijos más correctamente? En primer lugar, se recomienda verificar la disponibilidad de la empresa:
- tarjetas de inventario, inventarios, registros y otras fuentes de contabilidad;
- las hojas de datos necesarias y otros tipos de documentación sobre el sistema operativo propiedad de la empresa;
- documentos para el sistema operativo alquilado por la empresa y los que están almacenados en él.
Si falta algún documento, debe estar preparado. Si tienen errores, necesitan ser reparados. En el proceso de inventario del sistema operativo, la comisión establecida por la gerencia de la compañía inspecciona los recursos disponibles y también registra su cantidad y características principales en el inventario. Si hablamos de contabilidad de maquinaria y equipo, en los inventarios es necesario registrar sus números de serie de acuerdo con la hoja de datos, el año de fabricación, el propósito y también la capacidad.
Si los resultados del inventario muestran que la empresa tiene sistemas operativos defectuosos, la comisión debe elaborar un inventario que registre datos que reflejen el hecho de que los sistemas operativos no están operativos, así como que indique el motivo de la evaluación correspondiente.
En algunos casos, puede ser necesario incluir en los documentos contables información que refleje un cambio en el importe en libros de los activos fijos debido a cambios de diseño identificados. Por ejemplo, esto puede ser la mejora de las instalaciones a través de la modernización o, por el contrario, una disminución de sus características operativas debido al desgaste de ciertas partes.
Inventario de activos intangibles.
¿Cómo hacer un inventario de los activos intangibles de una empresa? La tarea principal de la comisión en este caso es verificar si la compañía tiene documentos que confirmen su derecho a disponer de ciertos activos intangibles. Pueden ser certificados, certificados, patentes, contratos para la transferencia de derechos, etc. Cabe señalar que los activos intangibles incluyen la reputación comercial de la empresa. Si una empresa creó activos intangibles por sí misma, por ejemplo, si se trata de un programa informático, su presencia también requiere evidencia documental.
Es importante que todos los tipos de activos cumplan con criterios tales como:
- falta de conexión directa con otros bienes de la empresa;
- uso en los procesos de producción de la empresa por más de 12 meses;
- utilizar como un activo que aporta beneficios económicos a la empresa.
Inventario de bienes y materiales.
¿Cómo realizar un inventario de inventario? La característica principal de este procedimiento es su implementación en relación con la ubicación de bienes y materiales. Al mismo tiempo, la sala donde se realizó la verificación de disponibilidad e investigación de bienes y materiales, como norma, está sellada. Si se realiza un inventario del almacén, la comisión generalmente lleva a cabo su trabajo en presencia de la persona que lo administra.
Comprueba la presencia de bienes y materiales, la determinación de su cantidad, el pesaje y, si es necesario, otras operaciones con valores de productos. La información sobre bienes y materiales se ingresa en el inventario, que indica el tipo de valor, sus grupos, número de artículo y otros parámetros. Los activos que están disponibles para la empresa durante el inventario se toman en presencia de una comisión. Sin embargo, su capitalización se lleva a cabo después de la verificación. En realidad, ya dijimos anteriormente sobre esto, así como sobre la contabilización de los objetos de valor en el camino, así como los enviados, pero no pagados. Lo más importante en el inventario de bienes y materiales es certificar correctamente todas las operaciones con ellos a través de inventarios especiales.
Los detalles de los inventarios de cheques que están en camino o que tienen el estado de enviado pero no pagado, así como los que se encuentran en los almacenes de otras compañías, son la necesidad de justificar los montos monetarios que se reflejan en las cuentas. Es importante que todos sean confirmados por fuentes primarias. Por ejemplo, con respecto a los bienes y materiales en tránsito, estos pueden ser documentos de liquidación. Los datos sobre los bienes y materiales enviados pueden estudiarse teniendo en cuenta las órdenes de pago disponibles o sus copias. La información sobre objetos de valor almacenados en los almacenes de terceros puede estar contenida en los recibos de aceptación de bienes y materiales para el almacenamiento.Como señalamos anteriormente en el artículo, sobre el hecho de tomar inventario hoja de colación.
Resumen
Esta es la especificidad de realizar inventarios en empresas rusas. Es importante que la empresa elabore los documentos correctos que certifiquen cada etapa de este procedimiento, teniendo en cuenta las características específicas de los activos específicos. Durante el inventario, es necesario llevar a cabo una contabilidad consistente de la cantidad, condición y otras propiedades clave de bienes y materiales, activos fijos, activos intangibles y pasivos. La gerencia de la compañía necesita emitir una orden de inventario, formar una comisión y dotarla de las funciones que mejor se adapten a las tareas que se asignarán a la estructura corporativa interna correspondiente.
