Auditoría de caja: procedimiento y elaboración de un acto.

La operación exitosa de cualquier empresa depende principalmente del estado impecable de la caja y la calidad de las operaciones. La legislación actual regula claramente esta área. Las normas prevén varios tipos de controles de facturación financiera en las empresas. Una de ellas es la auditoría de la caja en la empresa. Consideremos con más detalle qué es esta verificación.

Información general

La auditoría de efectivo en la caja es un conjunto de medidas para evaluar el cumplimiento de las transacciones con la ley, la puntualidad y la corrección de su implementación. Dicho inventario puede actuar como un control independiente o ser una de las etapas de control por parte de los organismos autorizados. Una auditoría de caja se considera una de las actividades de supervisión obligatorias y regulares.

Pasos de verificación

La auditoría de la caja registradora implica las siguientes etapas:

• Nuevo cálculo de efectivo y comparación de los datos obtenidos al informar valores con montos reales.
• Seguimiento del cumplimiento de la disciplina financiera.

La auditoría de caja y el análisis de información forman una idea confiable de cómo se utilizan los fondos en la organización, así como las direcciones negativas y positivas de la empresa. La importancia de estos eventos es difícil de sobreestimar. El inventario analiza la experiencia positiva de la empresa en el campo de la gestión. Además, se realiza una evaluación de violaciones y abusos. Como cualquier otra operación de control, la caja se audita utilizando métodos especiales que aseguran su implementación sistemática.

Propósito del procedimiento.

La auditoría de la caja y la supervisión del cumplimiento de la disciplina financiera tienen como objetivo establecer la confiabilidad de la información proporcionada en los estados de cuenta comparando los datos con el estado actual de las cosas. Otro propósito del procedimiento es la identificación y supresión de violaciones de la ley en el campo de rotación de fondos. Los resultados de la auditoría de la caja registradora permiten al auditor o inspector formarse una opinión objetiva sobre los estados financieros de la empresa, refutando o respaldando su reputación comercial.

Marco legislativo

El procedimiento para auditar la caja está estrictamente regulado. De conformidad con la ley, autorizada para realizar este procedimiento:

• Los representantes de los organismos de control de la empresa son empleados competentes de la empresa.
• Empleados de Rosfinnadzor.
• Inspectores de impuestos.

La auditoría de caja puede ser iniciada en la empresa y directamente por su gerente. En este caso, el director de la empresa celebra un acuerdo con un auditor independiente o una empresa con la acreditación correspondiente. Hasta 2012, los bancos tenían la autoridad para realizar procedimientos de control. Hoy, la ley no prevé tales controles.

Detalles del procedimiento

El procedimiento para la auditoría de la caja es desarrollado y aprobado por las regulaciones locales en el marco de la ley. Por ejemplo, el Reglamento sobre la implementación del control financiero interno establece:

• Formación de una comisión autorizada.
• La lista de objetos controlados.
• Frecuencia de retiro de efectivo.
• Reglas según las cuales se realiza la ejecución y auditoría de la caja.

Los inspectores de la Inspección del Servicio de Impuestos Federales que llevan a cabo medidas de supervisión evalúan la integridad de la capitalización y la contabilidad de los ingresos de las actividades principales y adicionales de la empresa. De acuerdo con las regulaciones administrativas, los funcionarios pueden verificar cualquier compañía que produzca liquidación en efectivo con o sin caja registradora, pero con el uso de tarjetas de pago con derecho a emitir documentos de recibo elaborados en estrictos formularios de contabilidad de acuerdo con un recibo de efectivo.

Sujetos

La oficina de impuestos puede realizar una auditoría repentina de la caja en cualquier empresa, independientemente de su titularidad. Según la cláusula 5.14.1 del Reglamento N ° 278, el control ejercido por los órganos del Servicio Federal de Supervisión del Servicio Federal de Supervisión de Comunicaciones y Supervisión de la Federación de Rusia está dirigido principalmente a empresas que:

1. Recibir fondos de fondos estatales. Estos incluyen asistencia financiera, garantías gubernamentales, préstamos presupuestarios y préstamos, inversiones de fuentes extrapresupuestarias y el presupuesto federal.
2. Utilizan bienes y activos materiales que son propiedad del estado.

Frecuencia de inspección

La auditoría de caja en el marco de la auditoría interna se lleva a cabo:

• al menos 1 vez por medio año o trimestre;
• en el primer día del año que sigue al año de informe;
• cuando transfiere casos por parte del cajero o especialista, reemplazándolo, a otro empleado;
• en otros casos, a discreción del director de la compañía, de acuerdo con la política financiera adoptada de la compañía.

Las empresas con una gran rotación de efectivo, por regla general, practican cheques mensualmente o el último / primer día de cada mes.

Inspección no programada

La gerencia tiene el derecho de iniciar un inventario cuando lo considere necesario. Tal control se considera repentino. Su diferencia con el procedimiento planificado radica solo en el hecho de que la fecha de su implementación no está determinada. En algunos casos, dicha auditoría de la caja es causada por el estado de alerta del director o por la presencia de sospechas directas de abuso entre los empleados responsables de mantener la disciplina financiera en la empresa. Las inspecciones realizadas por los inspectores de la Inspección de Inspección de Inspecciones Tributarias o el Servicio Federal de Supervisión de Inspección del Servicio Federal de Supervisión de Emergencias generalmente no están programadas. La directiva que regula el procedimiento de auditoría no establece directamente el término "sorpresa". Sin embargo, garantizar la no divulgación y la no divulgación de las etapas de preparación de la auditoría actúa como uno de los requisitos obligatorios para los empleados calificados.

Términos de inventario

El registro de la caja se lleva a cabo en primer lugar por el pedido:

• Director de la empresa, si se trata de una auditoría interna.
• El jefe (o su adjunto) del Servicio Federal de Supervisión Financiera o la Inspección del Servicio Federal de Impuestos.

La orden indica el momento del procedimiento y confirma la autoridad del grupo de control. Además, el auditor o comisión certifica su identidad presentando los documentos relevantes. Solo después de realizar estas acciones obligatorias, la compañía puede proporcionar los valores necesarios, muchos de los cuales contienen secretos comerciales y efectivo.

Requisitos del revisor

Al comenzar la auditoría, el inspector debe guiarse por las reglas establecidas. En particular, el empleado debe garantizar mediante sus acciones:

• Competencia
• Sorpresa
• Validez

En la práctica, desafortunadamente, estas cualidades no siempre se manifiestan por los inspectores. Sin embargo, el auditor debe tener en cuenta la profesionalidad en cualquier situación. El sesgo lleva a la necesidad de realizar auditorías repetidas, retrasando el proceso de identificación de circunstancias en las que ha habido violaciones. Otro factor importante es la continuidad de la auditoría. Durante la auditoría, el inspector u otra persona autorizada no debe distraerse. Todas las acciones iniciadas deben completarse sin interrupción.

Punto importante

Incluso los indicadores intermedios obtenidos durante el inventario deben discutirse solo con la administración de la empresa. Esto es especialmente importante en los casos en que se lleva a cabo una auditoría de la caja de efectivo de un banco u otra gran organización financiera.Tal discusión ayuda a eliminar las deficiencias y errores que se cometieron durante la auditoría, además de ahorrar mucho tiempo y guía a los inspectores a la objetividad en la evaluación de la situación.

Orden general

La aparición de un auditor externo o interno, como se indicó anteriormente, está necesariamente acompañada por la emisión de una orden apropiada. Actúa como la base para la implementación de medidas de control. Un inventario en efectivo debe ser realizado por una comisión. Además del auditor mismo, en este proceso hay un cajero, un contador y una persona desinteresada. La orden de inspección incluye todos los puntos importantes del procedimiento:

• Se determina el círculo de personas que son miembros de la comisión.
• La fecha límite para eventos y entrega de resultados.

La misma información está contenida en la notificación, que es enviada por las autoridades supervisoras competentes.

Preparación

El inventario comienza con la preparación. Durante el mismo, el cajero entrega a la comisión autorizada el último informe de la transacción, elabora un recibo que confirma la ausencia de efectivo no correspondido y documentos no contabilizados. El presidente del grupo de control respalda y fecha todos los documentos recibidos. Al mismo tiempo, están marcados "Antes de la revisión", ya que aún no se han registrado en los registros y las operaciones en ellos ya se han completado.

Retiro de efectivo

Esta es la siguiente etapa de la auditoría. El retiro de dinero se lleva a cabo mediante la conversión de hojas y la comparación de los montos recibidos con los datos del informe. Además, se verifica el movimiento de fondos y la disponibilidad de formularios contables. Esto se realiza comparando saldos reales con información de los registros. Al final de estas acciones, la información se registra en una auditoría especial de la caja. Se compila en 2 copias.

Verifique los requisitos de retención de efectivo

Durante la auditoría, se establece:

• ¿Hay cajas fuertes con cerraduras reparables en la habitación?
• ¿Cómo es el transporte de efectivo y garantizar su seguridad durante el transporte?

Además, se realiza un estudio de los resultados de inspecciones previas y un análisis de su frecuencia.

Evaluación de disciplina

Durante la auditoría, se verifica el cumplimiento del diseño de los documentos primarios con los requisitos de la ley. En particular, se establece la presencia de los detalles y firmas necesarios en los valores que autorizan la ejecución de las operaciones. Los inspectores verifican la corrección de la compilación calculada y nómina la presencia en ellos del momento de los pagos, firmas, certificar la recepción de fondos y permitir su emisión. También se deben cumplir los requisitos de diseño. libro de caja.

Debe numerar constantemente las páginas, las entradas deben estar en orden cronológico. Si hay correcciones, se requieren comentarios correctivos. La Comisión también verifica la validez de los pagos para ciertas necesidades económicas, asistencia material, bonificaciones y otras cosas. En el curso de las medidas de control, se realiza una auditoría completa de la integridad y oportunidad de la capitalización de los fondos recibidos del banco, y el establecimiento de discrepancias en la secuencia de eventos cuando se transfiere efectivo a la organización que atiende la cuenta (si corresponde). La puntualidad de la entrega de saldos recibidos según el informe o no utilizados en viajes de negocios está sujeta a verificación.

Documentación de auditoría de caja

La legislación establece una forma unificada de la forma en que se ingresa la información obtenida durante la auditoría. El registro de los resultados de la auditoría de caja se realiza de acuerdo con f. No. INV-15. Se ingresará lo siguiente en el formulario:

1. Información sobre los montos de fondos para el informe y la disponibilidad real.
2. Información sobre la comparación de las posiciones anteriores.
3. El resultado de la comparación.

Las posiciones para informar y el estado real pueden ser las mismas. En este caso, el estado de las cosas en la caja es bueno.Si la cantidad de fondos informados es mayor que la disponibilidad real, entonces hay una escasez. Si la situación es la opuesta, y hay más dinero en la taquilla que en los documentos, entonces hay un excedente. Toda esta información se resume y se ingresa en el formulario. El certificado de auditoría de la caja está redactado en forma de texto. Como conclusión, aboga por una sección sobre conclusiones y propuestas. Brevemente, enumera las violaciones identificadas y proporciona recomendaciones para su eliminación.

Plazos de inventario

Están establecidos por ley. El marco de tiempo para cada empresa en particular dependerá de la cantidad de datos a verificar. Sin embargo, en cualquier caso, no debe ser más de 45 días. Sin embargo, en casos excepcionales, la ley también permite su extensión. En particular, esto ocurre en situaciones en las que es necesaria la intervención de las autoridades investigadoras. La auditoría de la caja para inspectores de impuestos está limitada a 20 días.

¿Cuáles son las consecuencias de las violaciones?

Si, en el proceso de recuento de efectivo, los inspectores revelaron una discrepancia con los datos del informe, el cajero debe dar explicaciones por escrito de sus razones. El excedente descubierto se acepta para contabilizar el mismo día, y la escasez debe recuperarse de la persona responsable. En caso de violaciones graves de la ley, el auditor tiene el derecho de remitir el caso a las autoridades investigadoras u otras autoridades para iniciar procedimientos administrativos. En estos casos, al jefe de la empresa o persona financieramente responsable Se puede imponer una gran multa. Como regla general, dicha responsabilidad tiene lugar en caso de violaciones graves y reiteradas de los requisitos legislativos. Un resultado de auditoría negativo requerirá que el director de la compañía tome inmediatamente las medidas apropiadas para eliminar las violaciones. Las medidas necesarias se desarrollan durante la discusión de los datos recibidos por la comisión durante la verificación. Las medidas de liquidación se registran en el protocolo correspondiente.

Evaluación del estado del control.

Una auditoría de la caja y la verificación del cumplimiento de la disciplina financiera actúan como una forma efectiva de monitorear el flujo de efectivo en la empresa. En la mayoría de los casos, el uso de esta herramienta le permite detener o prevenir infracciones en la empresa a tiempo.

Hay ciertos signos, según los cuales es posible evaluar la insuficiencia o la ausencia total de supervisión interna del movimiento de las finanzas en la caja de la empresa. Estos incluyen, en particular:

1. La falta de un sistema claramente establecido para realizar auditorías repentinas con un recuento completo de efectivo disponible y otros objetos de valor a controlar.
2. Formalidad de tales inventarios.
3. El nombramiento de las mismas personas para el grupo de control está en curso.
4. Realizar un inventario en un momento predeterminado, cuando el cajero tiene la oportunidad de prepararse para la auditoría.
5. Falta de responsabilidad material de la persona en preparación para la auditoría. Esto indica que tal evento no es habitual para él.
6. La ausencia de un contrato con el cajero que establezca su plena responsabilidad. Si no se concluye dicho acuerdo, la identificación de una escasez no tendrá ninguna consecuencia legal.
7. La presencia de los hechos de la firma de warrants en lugar del contador y gerente por parte de terceros no autorizados por la orden escrita del director de la entidad comercial para ello.
8. Asignación de los deberes de un cajero en caso de su ausencia temporal (por enfermedad, en relación con las vacaciones y por otras razones) al empleado sin el consentimiento del jefe. En tales situaciones, no solo se debe adoptar la orden escrita del director, sino que también se debe celebrar un contrato apropiado con el empleado bajo su total responsabilidad. De lo contrario, dicha cita será ilegal.