El momento de una auditoría interna dependerá en gran medida de dónde se lleve a cabo. Para realizar una verificación, necesita algún tipo de evento o información sobre este evento. Solo después de esto, el gerente puede designar una auditoría interna. Lo contaremos con más detalle.
El concepto
Una auditoría interna es una actividad que tiene como objetivo establecer la culpabilidad de un empleado y las circunstancias de un accidente. Como tal, el término "auditoría de servicios" no existe, al menos para las empresas. Pero para el servicio público, está disponible y consagrado en decretos reglamentarios.
Pero las organizaciones comerciales aún realizan auditorías internas, están aprobadas en los actos reglamentarios locales de la empresa. Incluso en ausencia de una ley que rija una investigación interna, debe llevarse a cabo de conformidad con todas las normas.
Objetivo de verificación
Antes de hablar sobre el momento de la auditoría interna, debe averiguar cuál es el propósito de los líderes, realizar una auditoría interna. La gerencia de la organización quiere establecer todas las razones, circunstancias o condiciones bajo las cuales el empleado cometió un acto ilegal. Esta acción debería afectar a los empleados de la organización, su líder. Como regla general, los organismos estatales que tienen poderes tampoco se hacen a un lado.
Los resultados de inspección ejecutados correctamente pueden ser una prueba de acciones legítimas del jefe o una fuente informativa para organismos autorizados.
¿En qué casos es la verificación?
El momento de la auditoría interna, por supuesto, debe saberlo, pero la información no menos importante es en qué casos se lleva a cabo.
Entonces, una auditoría interna se lleva a cabo si:
- El empleado no vino a trabajar.
- Un empleado no está en su lugar de trabajo sin una buena razón o un ciudadano está intoxicado, intoxicado o intoxicado.
- El empleado deja el trabajo antes del final de la jornada laboral.
- El empleado se niega a someterse a un examen médico oa un viaje de negocios, aunque no hay buenas razones para ello.
- El empleado no va a trabajar en un día festivo o un día libre, aunque esto no es una violación del Código Laboral.
- Se niega a someterse a una prueba de conocimiento o capacitación sobre protección laboral.
- Un empleado gasta dinero extra intencionalmente.
- El empleado almacena o registra incorrectamente los activos tangibles de la empresa.
- Un empleado intencionalmente estropea o destruye materias primas, productos terminados o materiales.
- El empleado se niega a recibir parte de la propiedad o en su totalidad por poder.
- Un empleado ha cometido un delito o acto ilegal.
- Un empleado viola el cronograma para pagar salarios, beneficios o pensiones sin una buena razón.
- Causar daños a la propiedad por culpa del empleado a personas físicas o jurídicas o al estado. Este debería ser un hecho establecido, respaldado por una decisión judicial que ha entrado en vigor.
- Múltiples infracciones del procedimiento legal para considerar solicitudes de ciudadanos, personas jurídicas o empresarios individuales Esto también incluye la negativa a considerar las apelaciones de ciudadanos, personas jurídicas y empresarios, si es competencia del organismo.
- Múltiples casos de proporcionar información incorrecta o incompleta a organismos autorizados.
- Actitud negligente ante la observancia de la disciplina laboral por parte de los subordinados.Además, el desempeño de una auditoría interna se ve afectado por el ocultamiento de violaciones por parte de subordinados de la disciplina ejecutiva y laboral o la falta de responsabilidad por tales acciones.
- El empleado violó las normas de seguridad o salud que resultaron en la muerte o lesiones de otro empleado.
- El empleado no tomó medidas para eliminar las violaciones dentro del período prescrito por la ley, o no pagó una indemnización por el daño causado.
Métodos de verificación
El momento de la auditoría interna depende directamente de la opción que elija el jefe de la empresa.
Solo hay dos de ellos.
- Se está creando una comisión especial, que debe ocuparse de la situación en el momento de la realización de la auditoría interna con respecto al empleado.
- Un cierto empleado es designado como revisor; como regla, él es el jefe de la unidad en la que se cometió la violación.
Procedimiento de inspección de la Comisión
El procedimiento y los términos para realizar una auditoría interna en este caso serán los siguientes:
- Primero, aparece la base para la verificación. Esto puede ser documentos o información que indica que el empleado ha cometido un acto ilegal. Esto incluye declaraciones, peticiones, protocolos, apelaciones, decisiones y más.
- La verificación debe comenzar dentro de los tres días desde el momento en que se recibió la información o los documentos. El período de diligencia debida es de treinta días a partir de la fecha en que fue designado. Esto se debe al hecho de que el artículo 192 del Código del Trabajo especifica el período de tiempo en que se puede aplicar una sanción disciplinaria a un empleado.
- Las fechas de realización de una auditoría interna con respecto a un empleado, así como sus condiciones y procedimiento, se prescriben en el orden u orden del jefe de la organización. Además de estos datos, el documento contiene los motivos por los cuales comenzó la auditoría, los poderes y la composición de la comisión, la fecha límite para proporcionar el jefe de los resultados de la auditoría.
Típicamente, la comisión incluye empleados del departamento de personal, legales y contables de la empresa. Si es necesario, incluya a los empleados de otros departamentos.
Lo importante es que la persona que cometió el acto no puede ser incluida en la comisión. Las personas que son familiares o amigos del delincuente no están incluidas en la comisión de inspección.
Si una organización tiene un sindicato, su representante también debe ser incluido en la comisión.
El trabajo de la comisión es supervisado por su líder. Es responsable de la objetividad de la auditoría, el cumplimiento de los plazos y la integridad de la auditoría. Todos los miembros de la comisión deben firmar una orden para realizar una auditoría. Este último también está firmado por el delincuente.
Las actividades de la comisión se registran en el acta o en el informe de la reunión.
Derechos de comisión
Los miembros de la comisión y su presidente pueden:
- Reciba explicaciones por escrito de los empleados de la organización u otra información que lo ayudará a realizar la auditoría.
- Examine los documentos de la organización y, si es necesario, adjúntelos a los materiales de verificación.
- Requerir información o documentos relacionados con la verificación por parte de los empleados de la organización. La comisión tiene el derecho no solo de familiarizarse, sino también de retirar los documentos necesarios para la comunicación.
- Si el jefe de la empresa lo ha permitido, la comisión tiene derecho a consultar con un tercero especialista. Esto se aplica solo a esas preguntas para las respuestas a las que necesita tener un conocimiento especial. Además, la comisión puede solicitar documentos a personas físicas, jurídicas o agencias gubernamentales.
- Toda la información recibida debe ser documentada.
Responsabilidades de la comisión
Además de los derechos, la comisión tiene sus propias responsabilidades. Entre ellos están:
- Tomar todo tipo de medidas para estudiar el diseño de información sobre un acto comprometido.
- Consideración e inclusión en los materiales de verificación de las solicitudes que vienen durante el mismo o se relacionan con él.
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos de auditoría, la no divulgación de sus resultados hasta que el jefe los apruebe.
- Elaboración de conclusiones sobre los resultados de la investigación.
- Preparación de propuestas sobre el grado de responsabilidad del empleado infractor.
- Presentación de los resultados de la auditoría a tiempo al jefe.
Derechos del infractor
Se debe observar el plazo para realizar una auditoría interna en el departamento de asuntos internos o en una organización no gubernamental, pero esto no significa que se deben violar los derechos de la persona que se está inspeccionando. Y tiene los siguientes derechos:
- No dé una explicación por escrito del acto.
- Exigir que los materiales y documentos presentados se adjunten a la auditoría.
- Envíe una declaración al líder para que algunos miembros de la comisión sean reemplazados y discuta esto.
- Después de la auditoría, familiarícese con la conclusión y los materiales del caso y firme el documento. Si un empleado se niega a firmar, se elabora un acto sobre este tema.
- No reconozca los resultados de la auditoría y las acciones del jefe y apele al tribunal.
- Rechazar daños voluntarios.
Fechas de verificación en las organizaciones.
La organización tiene un período de auditoría comercial de treinta días. Comienza a contar después de que se haya registrado un documento, que es elaborado por el iniciador de la verificación. Esto puede ser una declaración de uno de los empleados o una orden del supervisor inmediato.
Los términos de la auditoría interna no incluyen licencia por enfermedad y licencia de empleado. Después de tomar la decisión final, esta última debe ser acordada con la comisión. Esto puede llevar hasta seis meses, y este período tampoco está incluido en el período. Independientemente del momento de la inspección, las sentencias para el empleado culpable son limitadas en cada caso de diferentes maneras. Por ejemplo, por una violación disciplinaria, puede ser castigado por seis meses, mientras que por fraude con las finanzas el plazo será más largo por un año y medio.
Verificar en caso de no presentarse en el lugar de trabajo
Para que la ausencia de un empleado en el lugar de trabajo se considere absentismo escolar, se necesitan motivos. Si bien no están allí, una persona está ausente debido a circunstancias inexplicables. Si la falta de comparecencia causó serias consecuencias que afectaron el trabajo de la empresa, el empleado puede ser despedido o reprendido. Tanto para eso como para otro, las bases son necesarias. Solo se pueden encontrar durante la auditoría interna. Dado que el plazo para realizar una auditoría interna no puede exceder los treinta días, debe pasar rápidamente.
Comenzará solo después de que aparezca una nota. Su autor puede ser un supervisor directo o cualquier otro empleado. Cuando un empleado aparece en el trabajo, debe explicar la razón de su comportamiento. Los siguientes se consideran válidos:
- Enfermedad de un empleado o familiar. Es necesario confirmar esto con un certificado de baja por enfermedad o certificado médico.
- Tardanzas por falta de transporte. Por ejemplo, un accidente en las vías del tranvía.
- Circunstancias que no dependen de la voluntad del empleado. Un ejemplo es un accidente automovilístico.
El Código Laboral dice que si un empleado no está en el trabajo todo el día, esto se puede llamar absentismo escolar. Es el día del absentismo escolar que se elabora un determinado acto, que registrará la violación.
Fechas policiales
Un período de registro policial es de catorce días. Comienzan a contarlo tan pronto como el jefe recibe información sobre la violación. El período de tiempo para realizar una auditoría interna no incluye el tiempo de vacaciones del empleado, licencia por enfermedad, viaje de negocios o ausencia del servicio por una buena razón. Cualquiera de estas circunstancias debe ser confirmada por un documento, ya sea un certificado del departamento de personal u otro documento.
No se puede realizar una auditoría interna por más de treinta días.Incluso si el final de este período cae en un día festivo o un día libre, el término para realizar una auditoría interna por parte de la policía no debe ser violado, todos los eventos deben finalizar antes del feriado o día libre.
No hace mucho tiempo, se aprobó una ley federal para extender el período de inspección. Ahora, si el jefe de la autoridad ejecutiva o su adjunto decidieron extender las actividades, entonces el plazo de la auditoría interna puede extenderse por otros treinta días.
El procedimiento para la verificación oficial en el Ministerio del Interior
No difiere de lo que se acepta en las organizaciones ordinarias.
Primero, se emite una orden para realizar una auditoría. Debe indicar la fecha de la cita, la comisión y los motivos para la verificación. En cuanto a la comisión, debe constar de al menos tres empleados. Deben tener suficiente conocimiento y experiencia. El jefe es nombrado jefe de una de las divisiones estructurales del Ministerio del Interior.
La orden para llevar a cabo la inspección se le da a un empleado autorizado teniendo en cuenta su rango y la posición del empleado infractor.
Diseño de informe
Si dentro de treinta días los eventos no produjeron ningún resultado especial, entonces la extensión del plazo de la auditoría interna se extiende por otros treinta días. Después de lo cual se establece una conclusión sobre los resultados del trabajo. La conclusión se divide en la parte introductoria, descriptiva y final.
La parte introductoria debe contener las iniciales y el apellido del empleado, su puesto. Si la inspección fue realizada por la comisión, se indica información sobre cada uno de sus miembros.
En la misma parte indique los datos del empleado culpable. La información general se complementa con educación, experiencia laboral, el número de recompensas y sanciones y la presencia o ausencia de sanciones disciplinarias.
La segunda parte contiene una descripción de los motivos para la verificación, cuánto tiempo lleva llevar a cabo una auditoría interna, explicaciones del empleado, el hecho de la violación, las consecuencias y las circunstancias de este acto, los hechos que se descubrieron durante la investigación y las circunstancias atenuantes o agravantes.
La parte final contiene información sobre los tipos de responsabilidad y las medidas que se pueden aplicar al autor. Así como conclusiones que se relacionan con las razones del acto y las circunstancias. La parte final también debe contener recomendaciones sobre la transferencia del caso a las autoridades investigadoras y la prestación de asistencia social y psicológica al empleado.
Conclusión
En el artículo, examinamos el momento de una auditoría interna en el Ministerio del Interior y organizaciones comerciales. Como te diste cuenta, no difieren entre sí. Y en eso, y en otro caso, hay comisiones involucradas para la verificación, que estudian las circunstancias del caso.
El período de inspección también es el mismo, excepto por la posibilidad de extender la inspección en el Ministerio del Interior por otros treinta días. De lo contrario, no hay diferencias; incluso la licencia y la licencia por enfermedad en ambos casos no se incluyen en el período de inspección.
Esto es, por supuesto, información seca que me gustaría diluir con consideraciones morales y éticas. Si es un empleado, debe comprender las consecuencias de las violaciones de la disciplina, las reglas de seguridad y otras regulaciones del lugar de trabajo. Por lo tanto, asegúrese de tener suficiente evidencia de su propia inocencia si se realiza una auditoría en su contra. Pero es mejor, por supuesto, no permitir tales errores. Después de todo, puede poner en peligro no solo su trabajo, sino también la vida de otra persona. Por lo tanto, siga todas las reglas, precauciones de seguridad en el trabajo y advierta a la gerencia de antemano acerca de sus problemas. Y luego la verificación del servicio no le afectará.