El campo de información de la empresa se puede dividir en tres grandes grupos: datos técnicos, operativos, comerciales. Todos ellos son necesarios para el correcto y pleno funcionamiento. Cierta información está disponible para todos, la otra está clasificada y constituye un secreto comercial.
¿Qué datos hay?
Los comerciales son aquellos relacionados con productos fabricados por la empresa, así como ideas sobre volúmenes. Esto incluye datos sobre las contrapartes con las que se realizan las transacciones, los precios a los que se entregan los bienes al cliente. Finalmente, la información comercial es el concepto de los costos de fabricación, almacenamiento y venta de un producto.
La información técnica le permite aprender todo sobre el producto, sobre cómo se crea. De estos datos se deduce qué materiales y componentes son necesarios para la fabricación del producto, maquinaria y equipo, tecnologías y herramientas utilizadas en el proceso de trabajo. Ella responde a la pregunta de cuál es la secuencia de fabricación de un producto de calidad.
Finalmente, los datos operativos son aquellos que regulan el trabajo del personal, es decir, dan una idea de las tareas y también se utilizan en el control de los empleados. La información operativa revela cómo se regula el proceso de producción en la empresa, cómo se pueden ajustar las medidas comerciales y de gestión. La ventaja de estos datos es la capacidad de vincular todos los procesos en un solo complejo, lo que permite crear un producto de alta calidad en cantidades suficientes a un costo mínimo.
Cuando los datos son riqueza
¿Por qué la empresa necesita un decreto en la lista de información que constituye un secreto comercial? ¿De dónde viene la información a clasificar? ¿Por qué ocultar datos?
Debe comprender que la información puede tener un cierto valor empresarial. La divulgación de dichos datos puede conducir a la inseguridad de la empresa desde un punto de vista económico. En base a esto, existen tres grandes grupos de información relacionados con el trabajo de cualquier empresa moderna:
- abierto para su uso en círculos amplios;
- limitado, accesible a las autoridades cuyos derechos están prescritos por la ley (por ejemplo, investigadores, fiscales, inspectores de impuestos);
- accesible solo dentro de la empresa para una cantidad de empleados, y algunas veces solo para el equipo directivo.
Tanto el segundo como el tercer grupo son datos que se incluyen en la lista de información que constituye un secreto comercial de la empresa. Esto significa que tienen un cierto nivel de confidencialidad (determinado individualmente) y existen restricciones estrictas en la distribución. Su violación puede llevar a consecuencias bastante serias.
Ley y orden
Para que cierta información sea confidencial, debe ingresar el documento apropiado en la empresa: una lista de información que constituye un secreto comercial. Determine qué incluir en él, en función de las características del trabajo de una organización en particular. Documentar este paso es un paso muy importante. Si en el futuro, alguien divulga información clasificada, puede ir a la corte y probar una violación de intereses solo si el flujo de documentos internos de la compañía contiene la disposición relevante y una orden para que entre en vigencia.
¿Quién determina la lista de información que constituye un secreto comercial? El desarrollo de la lista se realiza conjuntamente por la alta gerencia, los jefes de departamento y la persona responsable del flujo de trabajo, pero la aprobación es la preferencia del director general. La lista debe tener detalles de acuerdo con las reglas del flujo de trabajo, almacenados en un medio tangible. Es importante que en el sistema general de documentación de sus detalles haya sido suficiente para una rápida búsqueda e identificación.Los datos especificados en dicha lista deberían ser suficientes para dar una idea de lo que debe mantenerse en secreto, pero no para revelar nada superfluo.
Seguridad - Seguridad
La lista de información que constituye un secreto comercial (centro médico, complejo de fabricación, despacho de abogados: no importa en qué área opera la empresa, el efecto de la ley es igualmente aplicable a todos) es necesaria por alguna razón. Si se ingresó información, las leyes de nuestro país garantizan su secreto. Se distinguen los siguientes grupos de secretos protegidos por normas legales:
- banca
- comercial;
- estado
- los militares
- oficial
Comercial es un término equiparado con secretos comerciales.
¿Y si es más simple?
Si reúne todo lo que se mencionó anteriormente, puede llegar a la siguiente conclusión: se entiende que los secretos comerciales significan un derecho tan inalienable de cualquier compañía que permite que algunos datos en el interior se denominen secretos y los protejan. Además, la información no será un secreto a nivel estatal. El misterio está asociado con las actividades de la empresa, con sus decisiones de gestión, desarrollos tecnológicos, aspectos monetarios. Un indicador clave para clasificar cierta información como secretos comerciales es el daño a la situación económica de la organización en caso de publicación de datos.
No solo la información que ya es valiosa desde un punto de vista comercial, sino también cualquier información que podría convertirse en una puede clasificarse como un secreto. La lista de información que constituye un secreto comercial oficial contiene todos esos tipos de datos que no deben recaer en terceros para que la empresa no sufra pérdidas. Legalmente, no se puede obtener acceso a dicha información, pero la empresa debe tomar medidas de protección.
Es posible y es imposible
La lista de información que constituye un secreto comercial de una empresa determina qué datos pueden divulgarse a terceros y qué debe mantenerse en secreto. Pero vale la pena entender: qué tipo de información no se puede incluir en ella. En 1991, Rusia adoptó una resolución bajo el número 35. Enumera todas esas categorías de información que no pueden ocultarse.
Entonces, no puedes esconderte:
- documentación constituyente;
- datos de los que se deduce que la empresa tiene derecho a trabajar;
- información en formularios de informe, que permite verificar si los impuestos y otros pagos están regulados correctamente, según lo regula la ley aplicable;
- el número de empleados en la empresa, el nivel de remuneración, las condiciones de producción, las vacantes;
- información que refleje el cumplimiento de las normas sobre contribuciones obligatorias, pagos, así como las leyes que rigen la protección del medio ambiente, la protección laboral;
- datos relacionados con leyes antimonopolio;
- información que confirma que la compañía vendió bienes que perjudicaron la salud de los ciudadanos;
- datos que confirman que los funcionarios también participan en sociedades anónimas, cooperativas y otras empresas.
¿Es para todos?
Entonces, al crear una lista de información que constituye el secreto comercial de una organización, es imposible incluir todo lo anterior en él; la ley dice eso. Al mismo tiempo, para todos en una fila, esta información tampoco es necesaria para revelar. Los datos no pertenecen a la categoría de acceso abierto.
La forma más fácil de explicar esto es con un ejemplo. Por lo tanto, la información sobre qué tan altos son los salarios y en qué estado están disponibles los informes financieros está disponible solo para las autoridades estatales especializadas. Las autoridades envían a la empresa una solicitud de divulgación de esta información, y el empresario solo abre lo que se le solicitó, de la manera prescrita por la ley.
Algunas entidades legales tienen derecho a solicitar acceso a ciertos datos de la lista anterior. Su lista se puede encontrar en las leyes del país.Los clientes pueden exigir que proporcionen los estatutos de la empresa, así como varios certificados y licencias que confirman que la empresa opera legalmente y tiene el nivel necesario de calificación en su campo.
Proteger la información es difícil
¿Por qué es tan difícil compilar una lista de información que constituye un secreto comercial de una organización? Ni siquiera es una cuestión de restricciones legislativas. Por un lado, un cliente puede sentirse atraído proporcionándole datos completos sobre sus ventajas. Cuanta más información tenga un cliente potencial, cuanto más completa sea su comprensión de la empresa, mayor será la probabilidad de tomar una decisión a favor de esta organización en particular.
Por otro lado, los competidores no deberían obtener demasiados datos sobre la empresa para estar siempre un paso atrás. Solo una pequeña torcedura ya conduce a una fuga, que en las condiciones de feroz competencia del mercado moderno puede conducir a una pérdida instantánea de una posición dominante.
Un ejemplo de una lista de información que constituye un secreto comercial.
- Términos de los contratos existentes.
- Procesos utilizados en la producción.
- Planes, prospectos, pasos propuestos para el desarrollo de la empresa.
- Estándares de procesos de negocio.
- Datos relacionados con negociaciones con ciertas personas (inversores, clientes, socios).
- Ideas, investigación, know-how.
- Financiamiento (interno, externo).
- Riesgos, planificación fiscal.
La lista de información que constituye un secreto comercial en cada empresa se compila individualmente. Al mismo tiempo, se tienen en cuenta los detalles del campo de actividad y las características de los procesos de trabajo. ¿Es posible introducir en la empresa una lista de información que constituye un secreto comercial, una muestra de la cual se toma de la World Wide Web? Tenga en cuenta: en Internet todas estas transferencias se dan en términos generales, por lo que debe estudiar detenidamente la opción que desee para cumplir con los detalles específicos del trabajo de su empresa. Aunque, por supuesto, como un "esqueleto" al crear una lista de información que constituye un secreto comercial, la muestra es útil.
Secreto comercial: más
En primer lugar, es necesario considerar con más detalle las características del desarrollo estratégico de la empresa. Los datos clasificados asociados con esto son la clave para el desarrollo exitoso de una compañía que los competidores no pueden adelantar. La lista de información que constituye un secreto comercial en esta área:
- know-how, innovaciones de fabricación, tecnologías secretas;
- planes de desarrollo empresarial, programas, planificación que refleja información;
- inversiones, métodos para atraer inversiones;
- procesos de negocios, las reglas de acuerdo con las cuales se establecen, tecnologías de gestión empresarial;
- características de la configuración y funcionamiento del aparato administrativo de la organización;
- información que refleja los detalles de la seguridad de la empresa.
¿Qué hay del dinero?
En esta área, una lista aproximada de información que constituye un secreto comercial es la siguiente:
- acuerdos, contratos celebrados por la empresa, sus condiciones, contenido;
- la estructura de precios de productos, el costo de bienes manufacturados, servicios entregados;
- presupuesto, características de su formación;
- información que refleja los ingresos de la empresa, la rentabilidad de la empresa y qué tan grande es el volumen de productos vendidos;
- valor de la demanda, oferta;
- datos sobre la propiedad de la empresa, incluidos tamaño, composición, acciones, oportunidades de efectivo;
- la circulación de bienes y dinero en la empresa;
- información que muestra efectivo, operaciones bancarias, inversiones, saldos de cuentas, préstamos, pasivos;
- resultados de investigaciones de mercado;
- datos sobre los salarios de los empleados, incluidos premios, pagos en especie, bonificaciones.
Información personal
La lista de información que constituye un secreto comercial en el campo de la estructura de la empresa y los datos personales:
- contratos celebrados en nombre de la empresa con empleados;
- direcciones, estado civil de los empleados, números de teléfono;
- información que refleje cambios planificados en el personal de la empresa.
Relación con los demás
Un secreto comercial implica esconderse de datos extraños sobre qué empresas deben trabajar, qué pasos se han tomado en esta dirección, si las negociaciones están en curso y en qué etapa se encuentran. Además, se clasifican los datos que reflejan los pedidos, las ofertas recibidas por la empresa y llevadas a trabajar.
Además de la información listada directamente, los secretos indirectos relacionados con ella también se clasifican como secretos comerciales. Por ejemplo, al analizar información clasificada, el producto resultante son datos que también son inadmisibles para divulgación.
¿Qué más escondemos?
Además de lo anterior, también puede agregar a la lista adoptada por la empresa datos relacionados con los tipos de equipos utilizados y las características de su ubicación. Puede clasificar la información sobre las decisiones relacionadas con diversos problemas del funcionamiento de la organización, desde la gerencia hasta la científica.
Puede dar el estado de los secretos comerciales de la información relacionada con las reuniones celebradas en la empresa, o más bien, los temas discutidos en su marco. En este caso, no será posible divulgar los objetivos de las reuniones y los métodos para organizarlos, así como los resultados de los eventos.
Si una empresa participa en subastas, licitaciones, tiene derecho a clasificar información al respecto. En particular, los planes de la empresa con respecto a las subastas, las medidas de preparación para el evento no están sujetos a divulgación. También puede declarar cerrados los resultados de las ofertas.
La tecnología es lo primero
En la práctica, la información secreta más frecuente en una empresa se asigna a información relacionada con las finanzas de la organización y sus logros en el campo de la ciencia y la tecnología. Esto no es sorprendente, porque en muchos aspectos las tecnologías innovadoras son las que garantizan la supervivencia en el mercado en el futuro cercano.
Puede ocultar datos sobre qué tipo de investigación científica se está llevando a cabo, qué se planifica, qué tareas se establecen para los científicos y qué programas utilizan en su trabajo. No divulgue las ideas principales de la empresa en esta área.
Puede declarar confidencial las características de los productos, los parámetros de los procesos durante los cuales se producen. En este caso, los terceros no tendrán acceso a cuánto volumen y tamaño se producen los productos, a partir de qué componentes están hechos, en qué condiciones. Si durante el trabajo fue posible detectar patrones previamente desconocidos, también se pueden clasificar independientemente de la forma de expresión: análisis, gráficos.
Y finalmente
Finalmente, se deben mencionar los aspectos de seguridad. Por supuesto, cualquier empresa debe proteger los secretos asociados con el proceso de producción y las innovaciones, perspectivas y planes, pero solo una ley, como usted sabe, no salvará a los competidores. Vale la pena recurrir a las últimas y más efectivas medidas de seguridad. Y cómo es exactamente un asunto privado del empresario, el jefe de la empresa. Revelar las características del sistema de seguridad creado para su empresa es una tarea arriesgada.
Por ley, puede llamar a datos confidenciales sobre cómo se organiza la seguridad en la empresa, cómo funciona el control de acceso y qué tipo de alarma está instalada. Si hay algún procedimiento para proteger los secretos comerciales, también debe protegerse de personas no autorizadas y emitirse como confidencial. Finalmente, si la empresa tiene acceso a los datos secretos de los socios, también debe protegerlos de la divulgación.