El registro de los documentos de la organización es una parte importante del trabajo laborioso. El objetivo principal de este proceso es dar fuerza legal a los documentos. Además, gracias a esto, se tienen en cuenta, se supervisan y se buscan rápidamente si surge una necesidad urgente. La obtención de la información necesaria sobre los documentos, independientemente de la etapa de trabajo con ellos, se puede hacer fácilmente en un corto período de tiempo si se siguen todas las reglas establecidas para la circulación de documentos.
El concepto
El registro de documentos de una organización es una fijación de su formación o ingreso al aplicar un índice e indicar ciertos datos en formas especiales. El índice incluye un número en orden, complementado por otros índices de nomenclatura, clasificadores y otros componentes. Las partes del índice que se suceden están separadas por una barra inclinada.
El registro de documentos de la organización se crea para recibir certificados de naturaleza planificada, contable, administrativa, de informes, financiera y de otro tipo. Se usan internamente y también se envían a otras estructuras o provienen de ellas. Tanto los documentos escritos a mano como los impresos con dispositivos técnicos modernos están sujetos a registro.
Objetivos
En la organización del papeleo, el lugar principal pertenece al proceso de registro. Solo con operaciones bien establecidas, una tras otra, las tareas de gestión operativa se resuelven fácilmente. Para esto, los empleados deben proporcionar cualquier documento en poco tiempo, tanto internos como los recibidos de otras compañías.
Al registrar documentos de la organización en formas especiales, se indican los hechos más importantes, incluido el período de creación, envío o recepción. Por lo tanto, el documento se convierte en legal. Hasta este punto, se considera como si no existiera. Es decir, la organización no es responsable de su preservación, ni de su recepción.
Valor
El registro es una de las primeras etapas del trabajo después del procesamiento inicial al recibir el documento, o el penúltimo si se envía a otra estructura. Después de esta etapa, los documentos salientes se sellan en sobres y se envían por correo u otros canales de comunicación.
El registro se considera una de las operaciones más laboriosas y responsables en el papeleo. Por lo tanto, si surge la pregunta de racionalizar el flujo de trabajo, entonces comienzan con este proceso.
Las tareas
Las principales tareas de registro incluyen:
- Contabilidad
- Control de ejecución.
- Trabajo de referencia.
Al contabilizar, se obtiene información cuantitativa sobre el volumen de trabajo, el análisis de ambos documentos como un todo y tipos individuales, por estructura y otros elementos. En el futuro, se forma una base de datos en forma de un motor de búsqueda especial.
Las reglas
Solo si es necesario, el uso adicional es la organización del trabajo con documentos. El registro de documentos no es necesario si se aceptan solo para información. Cada empresa debe haber aprobado una lista de documentos que no deben registrarse. Como regla general, está contenido en el anexo de las instrucciones para los empleados, pero también puede estar compuesto en forma de un documento independiente. Debe actualizarse si la situación lo requiere.
Por lo general, los valores no registrados incluyen:
- Materiales promocionales.
- Felicidades
- Invitaciones a seminarios y conferencias.
- Libros y otros medios impresos.
- Paquetes "personales" recibidos por correo.
- Copias de documentos gubernamentales.
- Cartas informativas.
Durante el registro, a cada documento se le asigna un número correspondiente. Los documentos entrantes tienen su propio sistema de números, que está impreso en el recibo.
El procedimiento se lleva a cabo solo una vez. Esta es una de las principales reglas para organizar el trabajo con documentos. El registro de documentos en una gran empresa se lleva a cabo en el departamento administrativo. Si se trata de una empresa pequeña, la secretaria se ocupa de este problema. En una empresa con divisiones y otros grupos estructurales, este proceso puede llevarse a cabo de manera descentralizada. Sin embargo, esto solo se aplica a los documentos internos. Su registro debe llevarse a cabo el día de la recepción, aprobación o envío.
Métodos de producción
Los documentos se pueden obtener de las siguientes maneras:
- Por correo
- A través de servicios de mensajería.
- Por fax
- Por correo electrónico
Se llevan a cabo diferentes formas de organización del registro de documentos en relación con la siguiente correspondencia:
- Bandeja de entrada
- Saliente
- Interior
Información de registro
Para un documento entrante, datos como:
- Fecha de recibo.
- Número entrante
- Fecha de compilación del documento.
- Indice
- Número de registro
- El autor del documento.
- Nombre
- Resolución
- Período de ejecución.
- Contratista
- El progreso del trabajo.
- El número del caso donde él va tras las manipulaciones necesarias.
Introducir información
Primero, se lleva a cabo la organización del registro de documentos primarios, que no están completamente llenos, ya que aún no se han presentado al jefe y no tienen una resolución adecuada, así como un período de ejecución designado y un contratista. Los datos restantes se indican después de familiarizarse con personas autorizadas. Si se ha establecido una buena relación con el líder y él revisa la correspondencia todas las mañanas, primero puede mostrarle el documento y, después de tomar la decisión adecuada, ingrese de inmediato todos los datos necesarios.
Si hablamos de la organización del registro y el control sobre la ejecución de documentos internos, los datos pueden indicarse en la forma apropiada con la posibilidad de cambios y adiciones posteriores. La fecha de recepción en ellos, por supuesto, está ausente. Por lo tanto, a diferencia de un documento entrante, un documento interno tiene un solo número de registro.
Cualquier empresa tiene derecho a cambiar y complementar los datos del documento entrante teniendo en cuenta los detalles de la actividad. Por ejemplo, a menudo indica el número de hojas y aplicaciones.
Formas
Los formularios de inscripción son en forma de:
- Revistas
- Tarjeta
- Sistemas electrónicos automatizados.
Consideremos cada formulario por separado.
Revistas
Un sistema de diario es útil cuando una organización maneja una pequeña cantidad de documentos. Si la empresa tiene un gran volumen de flujo de trabajo, ya no se usa, ya que en muchos aspectos es inferior a otros sistemas más avanzados.
La información se indica en los diarios de registro de documentos de la organización en el orden en que se reciben. Este proceso involucra a una persona. Por lo tanto, cuando llegan muchos documentos, el registro lleva mucho tiempo. Naturalmente, esto ralentiza enormemente el flujo de trabajo.
Además, la operación debe duplicarse, ya que se requiere información tanto en la oficina como en las unidades estructurales individuales, donde el documento se ejecutará en el futuro. Como resultado, en la misma compañía, los mismos valores deben registrarse 3-5 veces en diarios separados.
Al mismo tiempo, se hace imposible obtener información de referencia en poco tiempo, ya que las entradas del diario se mantienen en orden cronológico. Para obtener información, debe saber al menos aproximadamente cuándo se registró el documento.
No será posible controlar los plazos, ya que todos tienen los suyos y no se pueden clasificar por separado.Por lo tanto, donde la función de control tiene prioridad, use el sistema de tarjeta.
Tarjetas
El sistema de registro de tarjetas resuelve las deficiencias que existen al realizar trámites para revistas. Apareció a principios del siglo pasado y es muy común en los países europeos. En Rusia, se generalizó durante el desarrollo del Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros del Estado. Este sistema de registro de documentos en la organización es necesario para hacer frente a un gran volumen de valores sin problemas. Tiene las siguientes ventajas:
- El proceso de registro puede ser manejado por varios empleados a la vez.
- Los documentos se pueden producir en la cantidad que sea necesaria para el buen funcionamiento de la organización.
- Las tarjetas se pueden sistematizar, así como crear archivos de tarjetas. Esto hace que la función de ayuda esté disponible.
- Se puede transferir una instancia específica para ejercer control sobre la ejecución de documentos.
- La forma y la indicación de los detalles se determinan directamente en la organización y se prescriben en las instrucciones para el papeleo.
- El formulario de tarjeta seleccionado se puede propagar con una fotocopiadora. Para mantener registros, debe tener una circulación suficiente durante al menos 1 año.
Una organización puede tener tantas copias de tarjetas como sea necesario. Por lo general, debe completar al menos dos. Después de eso, una copia se almacena en un archivador temporal y la otra en el departamento de información y referencia. El documento en sí se envía al contratista para el trabajo. Pero a menudo usan tres cartas para transferir la última también al intérprete.
Dicho sistema es adecuado tanto para documentos para registrar una organización pública como para realizar trabajos de oficina en una institución estatal. Los archivos de la tarjeta de referencia se crean en varios temas, por ejemplo, por región. Entonces su número aumenta automáticamente. Por supuesto, este sistema requiere mucha mano de obra y solo se puede formar de manera efectiva en organizaciones donde el servicio de administración de la oficina realiza sus funciones sin problemas. Un sistema más moderno ayudó a eliminar la necesidad de llenar una gran cantidad de tarjetas. Se hizo posible gracias a la introducción de la tecnología informática.
Sistemas Electronicos Automatizados
Esta forma de documentación se lleva a cabo a través de software (o software). Se instala en una PC, servidor o varias PC integradas. Cuando se utiliza un sistema automatizado, la información se ingresa en una tarjeta electrónica, que se almacena en la base de datos correspondiente. Para garantizar la seguridad, en paralelo, la información se almacena en una base de datos adicional (de respaldo).
Es esta forma la que ha recibido la mayor aplicación en la actualidad, ya que tiene ventajas significativas en comparación con las dos opciones anteriores. En particular, estos son:
- Búsqueda rápida sobre cualquier base, por ejemplo, fecha.
- Generación de informes e información analítica en modo automático.
- La capacidad de registrarse desde diferentes lugares de trabajo al mismo tiempo.
- La posibilidad de gestionar documentos de forma descentralizada en unidades separadas con la integración de información en una única base de datos.
- Otras características
La propia organización puede desarrollar un programa para registrar documentos. Sin embargo, en la gran mayoría de los casos, se utilizan soluciones listas para usar que facilitan el trabajo con un gran volumen de documentos, comenzando desde la etapa de creación y terminando con su ejecución o envío a otra empresa.
En un sistema automatizado, se puede recopilar y almacenar la información más completa sobre todos los documentos. Gracias a esto, se implementa un control efectivo y se lleva a cabo un trabajo de referencia y, si es necesario, un inventario interno.
Conclusión
Actualmente, en cualquier empresa e institución se genera un gran volumen de documentos. El trabajo de oficina, debidamente establecido de acuerdo con la ley y que cumple con todas las tareas establecidas, aumenta la eficiencia administrativa muchas veces. Las computadoras personales, los programas y las nuevas tecnologías han hecho que este proceso sea más organizado. Un sistema automatizado acelera y facilita el trabajo en su conjunto, así como el registro y la contabilidad de los documentos en la organización, en particular.
Este proceso es importante a lo largo del ciclo administrativo. Gracias al trabajo organizado, puede encontrar fácilmente la información necesaria y un documento específico en poco tiempo. Y esto, a su vez, proporciona una solución operativa a los problemas.
Las tarjetas, que hasta hace poco se distribuían en todas partes, se están reemplazando gradualmente por un sistema automatizado, incluso para el registro en una organización de documentos sin fines de lucro. Todo el proceso se lleva a cabo en un modo acelerado, incluido el control efectivo sobre el flujo de documentos.