Se lleva a cabo una auditoría interna en los casos en que ha ocurrido un incidente que requiere una investigación, cuando no es posible establecer y luego castigar al empleado culpable. Muy a menudo, esto se debe a negligencia o robo en el trabajo. Cada gerente debe saber cómo y en qué plazo se lleva a cabo una auditoría interna en la empresa.
Cheque de oficina: ¿qué es?
Una auditoría interna es una investigación durante la cual se establece cuál de los empleados es culpable de un incidente y por qué razones ocurrió. Como regla general, se lleva a cabo como parte del servicio público, aunque a menudo las empresas comerciales también deben ser controladas. Pero en este caso, los actos locales son necesariamente aprobados. Por lo general, los controles se llevan a cabo en grandes preocupaciones.
A pesar de que la ley no detalla el procedimiento para realizar una investigación en estructuras comerciales, todas las medidas deben llevarse a cabo correctamente y la auditoría interna debe completarse exactamente a tiempo. Cada etapa está documentada, es obligatoria durante la cual se debe encontrar evidencia sólida de la culpabilidad del empleado. Si los inspectores no se adhieren a las reglas básicas, entonces la persona con quien se está procediendo el procedimiento tiene el derecho de contactar a la inspección del trabajo.
La legislación de la Federación de Rusia detalla solo el concepto de verificación, que se lleva a cabo en relación con los servicios públicos. Todas las reglas se detallan en la Ley Federal No. 79 de 2017. Y si los controles se llevan a cabo en relación con los órganos del Ministerio del Interior, la orden núm. 161 de 2013 es válida para ellos.
¿En qué casos se programa un cheque?
El Código del Trabajo de Rusia no tiene el concepto exacto de "investigación interna", pero las sanciones por negligencia están prescritas por un conjunto de reglas. Sin embargo, no se impone ninguna sanción disciplinaria sin justificación solo si hay hechos y están documentados.
Para esto, las declaraciones explicativas de todos los empleados son obligatorias, se estima la magnitud del daño causado y es importante averiguar si las acciones del empleado tuvieron intenciones maliciosas. Una auditoría interna debe completarse a tiempo y no un día más.
Se lleva a cabo una inspección oficial en varios casos:
- si el empleado no vino a trabajar y no advirtió;
- si se ha causado daño material;
- si se revela el hecho de que el empleado ha abusado de su puesto.
Se puede imponer una sanción disciplinaria a un empleado por cometer un delito; puede ser despedido en virtud del artículo y obligado a pagar todos los daños causados a él. Para que las acciones del empleador estén justificadas, es necesario llevar a cabo una auditoría interna, y debe completarse precisamente en el tiempo establecido por la ley.
Las principales tareas de verificación
Durante una investigación interna, es importante descubrir las siguientes tareas:
- Para establecer el hecho de que fue este empleado quien cometió la mala conducta, y solo sobre esta base se le impone una sanción disciplinaria.
- Identifique el tiempo y las circunstancias de lo que sucedió, analice todas las acciones, determine el daño exacto causado a la empresa o a una persona específica.
- Encuentra al empleado que cometió el acto.
- Determinar la culpa de la persona.
- Analizar los motivos del acto perfecto, circunstancias adicionales.
El jefe de la compañía necesariamente debe aprobar las recomendaciones sobre la implementación de medidas preventivas, que son simplemente necesarias para eliminar todas las causas de una violación disciplinaria.
Procedimiento de investigacion
Primero, el jefe de la empresa recibe información de que el acto fue cometido, después de lo cual es él quien aprueba la decisión de iniciar una investigación interna. El plazo de una auditoría oficial no es más de un mes. En la mayoría de los casos, lleva al menos 3 semanas, pero en algunas circunstancias puede llevar más tiempo, lo que debe ser motivado. Un empleado o comisión especialmente designado realiza una investigación solo sobre la base de una orden o documentación administrativa especial, que debe incluir dicha información:
- razón para sostenerse;
- miembros de la comisión y su presidente;
- período máximo para realizar una auditoría interna;
- poderes de la comisión;
- términos en los cuales el jefe de la empresa debe recibir los resultados de la investigación.
Como norma, la comisión incluye personal del departamento de personal, un representante de seguridad y finanzas. El presidente es responsable de su trabajo.
La comisión no debe incluir a familiares y parientes del empleado culpable (incluido él). Esto puede resultar en una solución sesgada.
Todos los miembros de la comisión, así como la persona acusada de negligencia, deben firmar una orden para comenzar a trabajar en la comisión, que debe indicar los términos de la auditoría oficial de un funcionario público.
Acción de la comisión si el empleado no fue a trabajar
Un empleado recibe ausentismo solo si no ha aparecido en su lugar de trabajo durante 4 horas o más. Pero es importante tener en cuenta las razones de su falta de aparición, ya que pueden ser graves. Hasta que se aclaren, se cree que el empleado no vino a trabajar por una razón inexplicable. Si el empleado no tiene una buena razón, y su falta de comparecencia ha tenido graves consecuencias, el proceso de trabajo se ha interrumpido, entonces el empleado puede ser reprendido o despedido. Pero debe haber razones serias para esto, por lo que no hay forma de hacerlo sin verificación.
Inicialmente, es necesario corregir el hecho de que el empleado estaba realmente ausente del lugar de trabajo.
Una nota puede ser escrita directamente por el gerente o cualquier otro empleado. Después de aparecer en el trabajo, se toma una explicación por escrito del empleado por qué razón no estaba en el lugar de trabajo. Buenas razones para considerar:
- Enfermedad del empleado o de sus familiares. Este hecho debe documentarse, un certificado emitido por una institución médica o licencia por enfermedad.
- Retraso debido al hecho de que no había transporte que entregara al lugar de trabajo. Por ejemplo, si ocurrió un accidente en la carretera o se formaron ventisqueros, lo que provocó una parada del transporte público.
- Circunstancias imprevistas independientes de la voluntad del trabajador. Por ejemplo, durante un viaje al trabajo, su transporte tuvo un accidente.
Según el artículo 81 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, si una persona no ha aparecido en el trabajo durante todo el día, este hecho puede considerarse ausentismo. Un acto elaborado el mismo día ayudará a corregir una falla en aparecer.
El documento se compila en forma libre, lo más importante, debe contener con precisión hechos sobre la ausencia de un empleado en el lugar de trabajo, así como el tiempo. Debe estar firmado por los miembros de la comisión.
Si al día siguiente el empleado no apareció en el trabajo, entonces es necesario redactar otro acto.
¿Qué acciones se realizan cuando se hace daño?
Daños materiales pueden ser causados a la compañía debido a negligencia o uso intencional malicioso Se lleva a cabo una auditoría interna a tiempo, y esto es obligatorio. Durante su implementación, es importante averiguar por qué motivo y cómo se causó exactamente el daño:
- los productos fueron hechos con defectos;
- los servicios son de calidad inadecuada;
- hay una apropiación de la propiedad de la empresa;
- se registra el hecho de incumplimiento de las normas de seguridad;
- Daño de hardware detectado.
En esta situación, debe establecer la cantidad de daño. En caso de robo, se realiza un inventario y se elabora un acto. El daño a la propiedad requerirá un examen adicional, y estas condiciones también deben cumplirse si se han violado las normas de seguridad. Por ejemplo, si un trabajador dejó el trabajo y olvidó apagar el dispositivo de calefacción, lo que provocó un incendio. En este caso, solo la comisión de expertos puede averiguar la cantidad de daño.
Los funcionarios deben completar una auditoría interna a tiempo, y en el curso de la misma, es necesario averiguar la motivación del empleado. Es importante comprender si la mala conducta es negligente o si el empleado sufrió daños maliciosos.
Acciones de abuso
El abuso de posición significa el uso de la posición de uno con fines de lucro. En este caso, los intereses de toda la empresa y sus empleados pueden verse afectados. Un ejemplo de ello es la celebración de un contrato para el suministro de bienes a un precio inflado cuando la contraparte paga "prima".
Identificar tales violaciones puede ser mucho más difícil de lo que parece. A menudo, los auditores profesionales y los auditores no pueden prescindir de la ayuda.
Auditoría interna en el Ministerio del Interior: normas y términos
A menudo, la policía realiza inspecciones, donde es necesario establecer las circunstancias, los motivos y la naturaleza del delito disciplinario cometido por uno de los empleados. Durante la investigación, se establecen necesariamente los hechos especificados en el Artículo 29 de la Ley Federal No. 3. El procedimiento puede llevarse a cabo a solicitud de uno de los empleados.
El jefe instruye a la persona autorizada a realizar una auditoría interna del oficial de policía, el plazo se establece, de conformidad con la Orden No. 161, para lo cual se emite una resolución correspondiente. Se permite elaborar un acto específico o completar un formulario especial, que indica la fecha y el número del documento al que se refiere.
La orden 161 también estipula el período de tiempo para llevar a cabo una auditoría interna. Debe completarse a más tardar 30 días después de redactado y firmado el documento al comienzo de la reunión.
El período asignado para la auditoría interna no incluye la incapacidad del empleado para trabajar cuando está de vacaciones, viaje de negocios o baja por enfermedad, si está ausente del servicio por otras buenas razones. Todas las circunstancias deben ser confirmadas por un certificado emitido por el departamento de personal.
Los términos de la auditoría interna en el Ministerio del Interior no deben exceder un mes a partir de la fecha de emisión de la orden sobre su conducta. Si el último día de la inspección cae en un día festivo o un día libre, entonces el día de su finalización debe considerarse el día hábil anterior.
¿Cómo verificar?
El jefe tiene derecho a castigar a su empleado solo si se observan todos los pasos del procedimiento de sanciones, que se describen con precisión en el artículo 193 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Si se viola al menos uno de los párrafos del protocolo, el empleado acusado tiene el derecho de apelar la decisión en la corte y llevar a la administración a responsabilidad penal.
Todas las personas incluidas en la comisión deben seguir las reglas de procedimiento y adherirse a dichos principios:
- todos los hechos descubiertos deben evaluarse objetivamente; en ningún caso se debe permitir que los gustos y aversiones personales personales influyan en el curso de la investigación;
- hasta que se demuestre su culpabilidad, lo que confirman los hechos, el empleado se presume inocente;
- Todas las acciones de la comisión deben llevarse a cabo con estricta observancia de las instrucciones y órdenes.
El gerente debe seguir estrictamente la ley y usar instrucciones especiales:
- emitir una orden para iniciar una investigación;
- recibir una declaración por escrito de un empleado acusado de negligencia;
- memo de la cabeza;
- quejas de la parte afectada o clientes;
- notas de otros empleados;
- un acto de inventario que confirma la escasez;
- un acto del auditor;
- nombramiento de miembros de la comisión;
- el plazo está estipulado, la auditoría interna debe completarse a más tardar en la fecha especificada.
Es muy importante obtener una nota explicativa del empleado infractor. En él, debe explicar necesariamente por qué lo hizo, lo que lo llevó a no ir a trabajar o abusar de su puesto. Si se niega a explicar algo, entonces se elabora un acto.
Otras actividades dependen de si el delincuente da una explicación o no.
Fechas para realizar una auditoría interna
La ley de la Federación de Rusia permite un período de no más de un mes para la inspección oficial por parte de la policía, y en otras organizaciones no debe exceder este número de días. Se calcula el período a partir de la fecha de firma del pedido. Esto se establece en el artículo 192 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Pero el tiempo para el juicio puede aumentarse si el empleado, acusado de negligencia, no estaba en el lugar de trabajo en ese momento debido a un tratamiento hospitalario u otras circunstancias válidas.
De acuerdo con la Ley Federal No. 133, la auditoría interna debe completarse a más tardar 6 meses después de la fecha de firma de la orden.
Si la comisión por el período de tiempo asignado no ha tomado ninguna decisión, entonces el empleado no puede ser considerado culpable, incluso si en el futuro la conclusión no está a su favor. Si la comisión logró encontrar evidencia de la culpabilidad del empleado, entonces debe ser sentenciado a más tardar 6 meses después de la fecha del acto final.
¿Cómo se validan los resultados de la verificación?
Después de que se hayan recopilado y procesado todos los datos, se programa una reunión. En él, todos los miembros de la comisión deberían discutir varios temas importantes:
- ¿Se reveló una violación de la actividad laboral, en qué se expresa?
- ¿Qué causó este acto?
- ¿Cuál es la naturaleza de las acciones del empleado culpable?
- ¿Cuáles fueron las consecuencias de este incidente, cuáles son?
- ¿Existen circunstancias especiales que ayudarán a eliminar los cargos de él?
Solo la discusión puede ayudar a aclarar todos estos puntos. Todos los argumentos deben registrarse en el protocolo. Una vez finalizado el debate, se elabora un acto final, que necesariamente consta de 3 partes:
- La parte introductoria consiste en una descripción de la naturaleza de las acciones del empleado. Describe qué sucedió exactamente, a qué hora. Se ingresan los datos sobre los miembros de la comisión y sus cargos. Indica cuándo deben realizar una auditoría interna los funcionarios públicos o los representantes del servicio público.
- La segunda parte describe todas las acciones que se tomaron para establecer la culpabilidad del empleado, y cómo se recopiló exactamente la evidencia.
- La conclusión, donde se harán las conclusiones de la comisión.
Se debe adjuntar un paquete de documentos a esta ley:
- memos y memos;
- órdenes;
- Conclusión de la Comisión;
- y otros documentos con hechos que confirman la culpabilidad del empleado.
La ley y todos sus anexos están firmados por cada miembro de la comisión.
Conclusión
Solo una auditoría interna, que debe completarse exactamente a tiempo, puede acusar al empleado de un delito. Es imposible culpar a una persona sin evidencia en ningún caso. Es imposible culpar a una persona sin fundamento, porque tiene todo el derecho de ir a la corte con una demanda contra un líder que lo ha calumniado.