La aplicación práctica de la información es la base para la unificación de todas las formas de presentación y formalización de los datos de origen para su fijación, transmisión y percepción precisa por parte del destinatario.
Cuando la información es presentada por un documento, es específica, está en el campo de las normas, disposiciones legislativas y requisitos generalmente aceptados y unificados de un proceso social o de producción. Estas son siempre formulaciones precisas y una cierta forma de expresión de significado para lograr un objetivo claramente definido.
Creación y contenido de un documento.
Los sistemas de documentación unificados no juegan ningún papel, es muy habitual crear documentos todos los días por iniciativa propia y conocimiento, o completarlos de acuerdo con ciertas reglas.
La vida en sí misma es un torbellino de información, pero en todo momento, la naturaleza humana es componer y arreglar algo de alguna manera. Según la costumbre no escrita, los sistemas de documentación unificada se forman en la mente de todas las personas en la escuela, si no antes. Pero en la etapa inicial de su desarrollo, una persona no les atribuye el valor esencial que se merecen.
Un documento puede ser de dos tipos fundamentalmente diferentes:
- forma
- estructura y contenido.
Formalmente, los documentos en blanco son formas ordinarias en las que se registra información estrictamente definida. Los documentos de este tipo se tratan constantemente (jardín de infantes, escuela, clínica, trabajo, oficina de pasaportes, ...).
Los documentos reales tienen en cuenta los requisitos existentes para su diseño. De lo contrario, serán entendidos mal por el destinatario y no se obtendrá el resultado deseado.
Cada documento debe ejecutarse en forma, tener una estructura clara y contenido esperado, expresado en un cierto estilo.
Formalmente, uno puede referirse a documentos como obras de arte, artículos, diplomas, disertaciones, libros y otras obras escritas y gráficas, pero esto es un resultado mucho más borroso en estructura y contenido de convertir la información en una forma estricta para la percepción de un cierto círculo de consumidores (receptores).
La esencia de los sistemas de unificación.
La información es extensa, pero incluso si no tiene en cuenta las fuentes externas, cada estructura estatal, empresa, empresario individual y persona común está en condiciones (requisitos) de elegir un estándar específico de la variedad de normas unificadas.
Los sistemas estatales de documentación unificada existentes en casi todos los casos son de naturaleza consultiva. En particular, de acuerdo con la normativa aplicable.
- La fecha del documento está redactada en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año.
- Día del mes y mes: dos pares de números arábigos, a través de un punto; año: cuatro dígitos (4 de diciembre de 2017 = 4 de diciembre de 2017 según GOST R 6.30-2003).
- Al mismo tiempo, este GOST permite la indicación verbal del nombre del mes.
- El mismo GOST "permite" el orden inverso: año, mes y día.
Una parte importante de los documentos "sirve" al ámbito de la gestión. Las situaciones de trabajo se repiten, las acciones tomadas son similares, pero siempre hay características. GOST R 6.30-2003 simplifica enormemente la creación de documentos, y no solo para el ámbito de gestión.
Por opinión común, la unificación es una reducción en la cantidad y variedad de documentos, requisitos de diseño, la lógica del contenido y la estructura. La unificación también incluye los procesos de creación, procesamiento y ejecución de documentos.El tamaño de los medios es importante si es un documento en papel, o el formato de datos si es un documento electrónico.
Áreas de flujo de trabajo y semántica de documentos.
La gestión de la organización es un área importante pero no la única con la que los sistemas de documentación unificados están directamente relacionados. El departamento de contabilidad de cualquier empresa utiliza no solo formularios en blanco, incluidos formularios de informes estrictos, sino también una amplia gama de documentos de redacción "gratuitos" de conformidad con las normas locales y legislativas aceptadas, las disposiciones GOST.
Según el clasificador de toda Rusia, operan varios sistemas temáticos:
- sector bancario;
- área financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias;
- esfera de informes y estadística;
- sistema de documentación laboral;
- esfera de comercio exterior, etc.
Los sistemas de documentación unificada de la Federación de Rusia sobre temas cubren toda la infraestructura socioeconómica del país. Pueden tener detalles específicos por región, por industria, por área de competencia de la empresa.
Si se adhiere al Clasificador de toda Rusia, puede asignar un código de ocho dígitos a cada tipo de documento y mantener un registro separado. La mayoría de las organizaciones utilizan los requisitos existentes para el papeleo y aprueban sus propias reglamentaciones sobre la base.
Posiciones clave
El propósito del documento requiere ciertos detalles. La falta del requisito necesario puede conducir a la invalidez del documento o la imposibilidad de su ejecución. En este caso, la lealtad de GOST R 6.30-2003 no importa.
La orden de trabajo contiene un rango específico de posiciones. El orden para crear el departamento es otro. La descripción del trabajo se compila completamente diferente al informe trimestral del departamento financiero.
Al mismo tiempo, muchos detalles tienen características de aplicación. Por ejemplo, la fecha puede tener diferentes significados: el momento de firmar la orden, el momento del despido del empleado, el momento del inicio de la producción, el acuerdo multilateral. En este último caso, no solo se puede proporcionar la fecha de firma del acuerdo por cada parte, que siempre tiene importancia legal, sino también la fecha general, por ejemplo, el comienzo de la validez de las disposiciones acordadas.
Elección de palabras y frases
El flujo de trabajo de cualquier empresa, como un programa de computadora, en el caso general es un proceso estrictamente formalizado. A diferencia de un programa, no es una computadora lo que funciona aquí, sino una persona. Redacción inexacta es posible. Pero el esquema general al crear documentos se determina de acuerdo con GOST 6.30-2003 lo más cerca posible de sus requisitos.
La desviación de la práctica generalmente aceptada y los requisitos de GOST son inapropiados aquí: una orden, disposición, declaración, orden, etc. no son obras de arte, y no hay necesidad de buscar una forma de expresión de pensamiento.
No solo el vocabulario es bienvenido, sino también las partes del discurso necesarias en cada caso particular y el caso correcto. Según la práctica establecida, los absurdos, las palabras faltantes, las oraciones a menudo se encuentran en los documentos, existen inconsistencias que no son características del discurso coloquial. Pero es habitual, y hacerlo a su manera no es práctico.
Con respecto a los dibujos, sus firmas y designaciones, es habitual utilizar la experiencia de desarrollar documentación de diseño cuando sea obviamente necesario. Sin embargo, nada impide el diseño de un dibujo regular de la misma manera íntima.
Con respecto a las tablas, las disposiciones de GOST también tienen sentido a tener en cuenta. Esta es una práctica bien establecida, y cualquier tabla en un documento de trabajo es principalmente una guía de acción o información para tomar una decisión.
Vocabulario, estructura y lógica de presentación.
El texto siempre debe estar conectado. Las frases se determinan mutuamente o hacen refinamientos. Se usan palabras y frases específicas. Para reclutar a una persona, el director escribe una breve resolución sobre una declaración escrita correctamente.
Una solicitud de empleo, escrita por un empleado en la forma prescrita, se aprueba en las unidades de la empresa y pasa por un proceso de aprobación preliminar. Este todavía no es un documento, pero ya es la base para la decisión final del jefe de la empresa en la forma de una frase específica "en orden".
Escribir cualquier otra cosa en la resolución es permisible, no está prohibido, pero en cualquier situación debe tener un valor razonable. Por ejemplo, un graduado universitario. Se puede proporcionar una frase en el texto de la declaración o de acuerdo con la lógica de la empresa; esto se deja al director decidir.
Una característica esencial y tradicional de muchos documentos son dos partes:
- razón (fundamento, propósito);
- conclusión (decisión, conclusión, solicitud).
Esto no es importante, pero donde es lógico, es necesario dividir claramente todas las frases necesarias en dos componentes. Gosstandart, los sistemas de documentación unificados y las disposiciones locales de la propia empresa deberían servir de base para construir estructuras en las que el tema del documento determine cómo inventar la razón y la conclusión.
En la práctica real, este enfoque acelera la creación de documentos importantes, le permite centrarse no en todo el texto, sino solo en la parte variable.
Documentos locales de la empresa.
La unificación y estandarización de documentos es característica de cada empresa. Algunos hacen esto por escrito, otros se adhieren a la práctica oral. Todo depende del tamaño del negocio y el nivel de responsabilidad.
La mayoría de las disposiciones locales se elaboran durante la creación de una empresa sobre la base de la legislación vigente, GOST, datos reglamentarios aplicables en la industria o en un área comercial específica.
Dichos sistemas de documentación unificados son únicos y, a menudo, los conocimientos de una empresa en particular, se basan en el software utilizado y constituyen un secreto comercial. Raramente cambian, y los cambios están asociados con las etapas del crecimiento de la compañía, la expansión de su esfera de competencia o nivel comercial.
Documentos locales importantes son planes de producción, especificaciones técnicas, horarios de trabajo. Aquí, la unificación y estandarización de los documentos son análogos. Cada nuevo plan de calendario, por ejemplo, se realiza a semejanza del anterior, y la nueva contabilidad en la política contable se formula sobre la base del anterior teniendo en cuenta los cambios en los requisitos externos (legislación, impuestos, organismos de control estatal, ...)
Flujos de información.
Un flujo de documentos bien depurado de la empresa, especialmente cuando la lógica, la estructura y el vocabulario del sistema de documentación unificado se implementa en forma de un sistema de gestión de software técnico, permite no solo simplificar el negocio y la funcionalidad de los empleados, sino también administrar su actividad en la dirección correcta, proporcionando automatización de la creación de documentos, control sobre su procesamiento y ejecución.
La infraestructura empresarial, implementada en forma de flujos de información internos y externos, cronometrados y de contenido, le permite transferir la administración de la empresa a un nivel superior.
Muchos sistemas de información modernos han estado trabajando durante mucho tiempo a nivel de tarea, proporcionando la formulación de los datos de entrada requeridos y la preparación de informes. El papel de los trabajadores en dicho sistema reside en el campo de la creatividad y los objetivos de la empresa, y no en el contexto de cómo elaborar un documento en particular.
Comportamiento de la empresa y los empleados.
GOST R 6.30-2003 y otros documentos reglamentarios determinan la forma de los documentos, detalles, palabras y frases, especifican la lógica de expresión y los tamaños de los medios de papel, sangría, márgenes, bordes de figuras, tablas y otros detalles técnicos; todo esto es importante y apropiado de considerar.
El trabajo normal de la empresa es el flujo de trabajo habitual en el que se regula y se espera el papel de cada empleado.
En este contexto y en relación con las características del nivel moderno de desarrollo de la tecnología de la información, el tema del comportamiento de los empleados se ha vuelto relevante. En el contexto de la variante esperada del desarrollo de ciertos eventos, se pueden detectar trabajos, documentos, desviaciones.
Este aspecto no es menos significativo para construir la infraestructura de la compañía. Es importante no solo organizar el trabajo correcto con los documentos, sino también garantizar el control sobre el proceso de trabajo con documentos.