Henkilöasiakirjat ovat valtion viranomaisten myöntämiä asiakirjoja, jotka sisältävät henkilökohtaisia tietoja omistajan tunnistamiseksi. Niitä vaaditaan tekemällä kauppoja kiinteistöjen kanssa, ottamalla lainoja tai ostamalla lippuja. Sekä työsuhteiden rekisteröinti.
Asiakirjaluokitus
Asiakirjojen luokittelu alkuperä- ja samankaltaisuusperiaatteen mukaisesti.
Alkuperän mukaan on olemassa erityyppisiä asiakirjoja:
- yksityinen;
- virallisia.
Yksityistä alkuperää oleva asiakirja on paperi, jonka ihminen on luonut henkilökohtaisessa elämässään ja joka ei liity hänen työelämänsä tai julkisten tehtäviensä piiriin. Tällaisia asiakirjoja ovat kirjeet, yksityismuistiot, päiväkirjat, valokuva-albumit.
Virallinen asiakirja on tietolähde, jonka oikeushenkilö, yksittäinen yrittäjä on luonut suorittaakseen lakisääteiset tehtävänsä ja vaikuttaa sosiaali- ja työelämään.
Asiakirjatyypit
Erota virkamiesten joukossa nämä henkilökohtaiset asiakirjat:
- henkilöllisyyskortit;
- erikoisuuden, koulutuksen ja pätevyyden vahvistaminen;
- vanhuuden vahvistaminen;
- luonteeltaan henkilökohtaista.
Työtä on mahdotonta löytää, jos yllä olevia asiakirjoja ei toimiteta henkilöstöpalvelulle. Tätä työntekijän velvoitetta säännellään Venäjän federaation työlain 65 §: llä. Tärkein henkilöllisyyttä osoittava asiakirja on passi.
Passin lisäksi on myös paljon asiakirjoja, jotka voivat tarvittaessa korvata sen, henkilöllisyystodistukset. Tämä on merimiehen, armeijan, armeijan todistus, oleskelulupa, syntymätodistus, ulkomaan passi jne.
Työhön liittyvät asiakirjat
Työntekijä evätään, jos virka edellyttää ammattitaitoa ja hakijalla ei ole koulutusta koskevaa asiakirjaa. Lääketieteen työntekijöille tämä on lääketieteellisen laitoksen tutkintotodistuksen ja harjoittelujakson lisäksi todistus syventävästä koulutuksesta ja todistus oikeudesta tarjota lääketieteellisiä palveluita tietyllä erikoisalueella.
Henkilökohtaisia asiakirjoja ovat valitukset, valitukset, kirjalliset vaatimukset, selittävät asiakirjat.
Henkilökohtainen tiedosto
Organisaation päällikkö hyväksyy nimikkeistöasioiden luettelon. Henkilökohtainen tiedosto ei ole pakollinen yrityksille. Poikkeus hallitusjärjestöille, joissa ne myönnetään kaikille. Työnantaja päättää itsenäisesti luodaanko vai ei. Käytännölliset edut: Henkilökohtaiset tiedostot tarjoavat nopeita, oikea-aikaisia ja täydellisiä tietoja jokaisesta työntekijästä. Jos tarkastusviranomaisten suorittamat tarkastukset edellyttävät kiireellisesti useita työntekijöiden asiakirjoja, tällaisten tapausten suorittaminen yksinkertaistaa menettelyä huomattavasti. Kaikkien kansioiden luomiseen tarvittavien asiakirjojen antaa työntekijä itse, mutta joskus työnantaja kerää itsenäisesti tietoja vasta palkatun työntekijän varmentamiseksi esimerkiksi ominaisuudet ja suositukset.
Työn aikana työntekijä on mukana työprosessissa: se on mahdollista siirtää muihin osastoihin tai muihin tehtäviin määräämällä kurinpitoseuraamuksia tai palkintoja. Kaiken tämän lisäksi julkaistaan henkilöstöasiakirjat, jotka täydentävät työntekijän henkilökohtaisia tiedostoja. Se sulkeutuu työsuhteiden päättymisen jälkeen työntekijään. Ennen 01.01.2003 lomautettujen työntekijöiden henkilöstöasiakirjojen säilytysjakso on 75 vuotta ja 01.01.2003 jälkeen lomautettujen työntekijöiden 50 vuotta. Organisaation johtajien, minkä tahansa tason edustajien, palkintojen ja palkintojen saaneiden työntekijöiden tapauksia säilytetään toistaiseksi.
Asiakirjojen sääntelyrakenne
Henkilökohtaisten tiedostojen koostumusta ei ole säännelty. Työnantajat määrittävät asiakirjaluettelon itsenäisesti organisaation erityispiirteiden perusteella. Saapuvat asiakirjat on jaettu useisiin luokkiin.
On henkilökohtaisia asiakirjoja, joita tarvittiin työsopimuksen tekemisessä. Niiden perusteella työsopimus täytetään, tiedot syötetään 1C-ohjelmaan. Ei ole mitään tekemistä ilman työsopimusta, passia, työhistoriaa, TIN: tä, SNILSiä.
Jos ehdokas hakee ammatillista koulutusta vaadittavaa tehtävää, tutkintotodistus. Jos ehdokas vastaa asevelvollisuudesta, niin armeijan kortti. Joillekin työntekijäryhmille lääketieteellisen tutkimuksen tuloksiin perustuva lääketieteellinen selvitys on pakollinen.
Seuraava luokka on asiakirjat, jotka on luotu organisaation työn aikana. Tähän sisältyy kopioita siirtomääräyksistä, sulkemisesta.
Ja viimeinen luokka ovat asiakirjat, jotka muodostettiin työsuhteen päättyessä. Irtisanomisen perusteista riippuen tämä on erokirja, irtisanomisilmoitus, jäljennös kuolemantodistuksesta ja jäljennös irtisanomispäätöksestä.
Menettelytapavelvoitteet asiakirjan
Henkilöstön työnkulun ylläpidosta vastaavan pääjohtajan määräyksellä nimittämät työntekijät ovat henkilökohtaisesti vastuussa asiakirjojen turvallisuudesta. Jos työntekijää koskevat tiedot muuttuvat, henkilökohtaista tiedostoa täydennetään, mutta vanhaa asiakirjaa ei voi poistaa. Kansioiden, joissa on kotelot, tulee olla erityisessä metallisessa kaapissa tai tallelokerossa. Työntekijöiden henkilökohtaisten asiakirjojen säilyttäminen käsittelytavoitteiden saavuttamisen jälkeen on kielletty. Kun tavoite, jota varten asiakirjoja pyydettiin, on saavutettu, ne olisi suljettava pois tapauksesta ja palautettava omistajalle allekirjoituksen alla. Jos palauttamismahdollisuuksia ei ole, ne hävitetään erityisesti nimitetyn komission toimesta.