Kaikki yrityksen työntekijöiden toimet, jotka liittyvät materiaalien, tavaroiden tai muiden arvoesineiden vastaanottamiseen ja toimittamiseen, on suoritettava asianmukaisesti. Yksi tällaisen menettelyn toteuttamiseen tarvittavista asiakirjoista on valtakirja tavaroiden ja materiaalien hankkimiseen. Mikä se on ja kuinka oikein täyttää tällainen lomake?
Asiakirjan kuvaus
Missä tahansa yrityksessä tai organisaatiossa on palvelu, joka käsittelee toimitukset. Toimituskohteina voivat olla raaka-aineet, materiaalit, erilaiset tavarat ja muut arvot. Kaikki tämä on välttämätöntä, jotta tuotanto jatkaa keskeytymätöntä työtä joka päivä. Tämän prosessin tekniikka on yksinkertainen. Ota ensin yhteyttä toimittajiin. Sitten sinun on maksettava etukäteen sopimuksen mukaan. Ja vasta sen jälkeen voit mennä tavaroiden hankkimiseksi, ottamalla mukanaan valtakirjan, jolla voit vastaanottaa tavaroita ja materiaaleja.
Mitä tämä asiakirja antaa ja miksi se on niin tärkeä? Ensinnäkin se vahvistaa työntekijän auktoriteetin ja sen, että hän toimii tietyn yrityksen etujen mukaisesti. Kuinka muuten toimittaja voi varmistaa, että hän toimittaa tavarat oikealle henkilölle? Toiseksi valtakirja tavaroiden ja materiaalien vastaanottamiseen vahvistaa, että työntekijä toimii aikaisemmin tehdyn sopimuksen puitteissa. Saatuaan tavarat työntekijän on toimitettava se tavaralle rahtikirja. Joskus tarvitset myös mukanasi maksua vahvistavan asiakirjan. Mutta useimmissa tapauksissa asian taloudellinen puoli olisi neuvoteltava etukäteen.
Valtakirjan tyypit
Jotta vastaanottaessasi sovittuja tavaroita ei olisi ongelmia, sinun on oltava varovainen saateasiakirjojen valmistelussa. Ja tätä varten ehdottomasti kaiken on tiedettävä jokaisesta heistä. Joten on huomattava, että valtuutuksella tavaroiden ja materiaalien hankkimiseksi voi olla erilainen voimassaoloaika. Enimmäismäärä on enintään viisi vuotta. Tällaisia pitkäaikaisia asiakirjoja käytetään harvoin. Varsinkin kun kyse on tiettyjen tavaroiden ja materiaalien hankkimisesta. Tässä kaikki toteutetaan sopimuksen perusteella. Siksi tällaiset valtakirjat ovat useimmiten luonteeltaan kertaluonteisia. Yleensä ne annetaan enintään kymmenen päivän ajaksi. Lisäksi on pidettävä mielessä, että ostaja voi uskoa tavaroiden vastaanottamisen työntekijänsä lisäksi myös henkilölle, joka ei ole yrityksen jäsen. Tässä on tietty riski. Voit välttää vaarat vain, jos teet sellaisen luvattoman henkilön kanssa, että hän takaa maksaa kaikki kulut tavaroista, jos ne katoavat.
Hyvä esimerkki
Valtakirjan laatiminen tavaroiden ja materiaalien vastaanottamiseksi ei ole ollenkaan vaikeaa. Sinun ei tarvitse olla näytteitä käsillä. Tärkeintä on tietää, mitkä tiedot olisi ilmoitettava tässä asiakirjassa.
Esimerkiksi se menee postitoimistoon kirjeenvaihtoa varten tai myyjä menee kauppaan vastaanottamaan paperitavaraa. Mitä hän tarvitsee tähän? Tietysti on ensin tehtävä sopimus, jonka perusteella lasku laaditaan. Siinä luetellaan kukin kohta kohdalta ja ilmoitetaan yksiköiden lukumäärä. Nyt jää vain siirtää se valtuutetulle henkilölle yrityksestä. Kuinka toimittaja tietää, mitkä työntekijät saapuvat vastaanottamaan tavaroita? Millä perusteella hänen pitäisi uskoa häneen? Suullisesti tällaisia kysymyksiä ei ratkaista. Tätä varten on valtakirja tavaroiden ja materiaalien vastaanottamiseen. Näyte voidaan tehdä mielivaltaisesti. Tärkeintä on, että seuraavat seikat mainitaan selvästi asiakirjassa: kuka, minkä perusteella ja mitä pitäisi vastaanottaa.Jos kaikki nämä tosiseikat ilmoitetaan paperilla ja vahvistetaan pään allekirjoituksella, toimittajalla ei ole epäilyksiä.
Tyhjä lomake
Jos tavaroiden toimitus ja vastaanotto ovat pysyviä, on tarpeen laatia nopeasti valtakirja tavaroiden ja materiaalien vastaanottamiseksi. Tyhjä tässä tapauksessa olisi sopivin vaihtoehto. Sinun ei tarvitse keksiä tekstiä joka kerta uudelleen ja valita oikeat sanat. Jää vain täyttää puuttuvat sarakkeet, ja voit jatkaa tiellä.
Kaikkien tarvittavien näkökohtien huomioon ottamiseksi sinun on tiedettävä, että kaikissa tämän tyyppisissä valtakirjoissa on oltava seuraavat tiedot:
- yrityksen tai organisaation täydellinen nimi;
- itse asiakirjan nimi ja sen yksityiskohdat;
- myöntämispaikka ja -päivämäärä (vaaditaan sanoin);
- yrityksen tiedot;
- työntekijää tai asianajajaa koskevat tiedot (asema, F. I. O., passitiedot);
- tehtävä työntekijälle (mitä on tehtävä);
- kansalaisen viimeinen voimassaolopäivä.
Tietojen on oltava mahdollisimman täydellisiä ja ymmärrettäviä, jotta kukaan ei voi haastaa valtakirjaa vastaanottaa tavaroita ja materiaaleja. Lomakkeessa on välttämättä oltava päällikön (joskus pääkirjanpitäjän) allekirjoitus sekä yrityksen pyöreä sinetti.
Valtakirja
Jokaisella yrityksellä on työntekijä, jonka on pidettävä kirjaa ja annettava valtakirja tavaroiden ja materiaalien vastaanottamista varten. Asiakirjan muotoa voidaan tässä tapauksessa käyttää sekä omaa että valtion kehittämää. On tiedossa, että Venäjän federaation Goskomstat hyväksyi lokakuussa 1997 päätöksessään nro 71a kaksi tyypillistä alojen välistä valtakirjamuotoa: M-2 ja M-2a.
Ne ovat hyvin samankaltaisia toisiinsa ja eroavat toisistaan vain siinä, että ensimmäisellä niistä on lisätaulukko, jossa kaikki esitetyt tiedot on kopioitu. Leikkausviivalla se erotetaan päämuodosta ja annetaan vastaanottajan käsiin. Tämän avulla valtuutettu edustaja voi vahvistaa hänelle osoitetun tehtävän suorittamisen. Muuten molemmat muodot ovat identtisiä. Niiden täyttäminen ei ole vaikeaa. Kirjoita etupuolelle seuraava:
1. Asiakirjan nimi, myöntämispäivä ja voimassaoloaika.
2. Tiedot vastaanottajayrityksestä (nimi, tili ja palvelupankin nimi).
3. Täydelliset tiedot valtuutetusta edustajasta.
4. Toimittajan nimi.
5. Tavaroiden vastaanoton perusta (tilinumero).
Kääntöpuolella todetaan:
1. Aineellisten hyödykkeiden nimi ja niiden määrä.
2. Vastaanottajan, yhtiön johtajan ja pääkirjanpitäjän allekirjoitus.
3. Tulostaminen.
Kun sinulla on tällainen muoto kädessä, voit turvallisesti mennä tavaroiden hankkimiseen.
