Mikään nykyaikainen yritys ei voi toimia ilman asiakirjoja. Siksi työnkulun pätevä organisointi on yksi tekijä, joka vaikuttaa yrityksen yleiseen suorituskykyyn. Mitä tämä käsite sisältää? Mitkä ovat työnkulun tyypit ja järjestelmä? Tarkastelemme kaikkea tätä artikkelissa.
Työnkulku ja paperityöt
Ensi silmäyksellä nämä ovat identtisiä käsitteitä. Mutta jos tarkastellaan tarkkaan, voit nähdä eron. Paperityössä on kolme vaihetta:
- Taloudellista toimintaa koskevan asiakirjan luominen - dokumentointi.
- Arvopapereiden kirjanpidon järjestäminen ja niiden liikkuminen koko organisaatiossa ja sen ulkopuolella on asiakirjavirta.
- Asiakirjojen säilytys - arkistointi.
Asiakirjavirta on yksi toimistotyön vaiheista. Tämän prosessin sisällä erotetaan myös vaiheet tai virrat:
- Saapuva dokumentaatio on mitä tulee yritykselle ulkopuolelta.
- Lähtevä - jonka yritys lähettää vastapuolille.
- Sisäinen dokumentaatio on mitä organisaatiossa luodaan ja jota käytetään johtamistoimintoihin.
Prosessin asianmukainen järjestäminen antaa sinun hallita asiakirjan liikettä kaikissa vaiheissa luomisesta hetkestä tallennuksen vastaanottamiseen saakka. Tämä antaa milloin tahansa tietää, missä paperi on, millaista työtä sillä tehdään.
Asiakirjojen käsittelyvaiheet
Jokainen yrityksessä saapuva asiakirja käy läpi tietyt vaiheet. Polun pituus riippuu järjestyksessä, joka on kiinteä organisaatiossa. Kaikki saapuva kirjeenvaihto voi aluksi mennä pöytään pään päälle ja vasta sitten esiintyjille. Tämä on pidempi tapa, sitä ei käytetä niin usein.
Lyhyempi tapa on, kun sihteeri käsittelee osastojen jakoa. Tätä vaihtoehtoa käytetään useammin. Sen etu on ilmeinen: asiakirjat saapuvat urakoitsijalle nopeammin.
Jokainen saapuva asiakirja käy läpi rekisteröintimenettelyn. Tämä tehdään erityislehdessä. Vastaanottopäivämäärä ilmoitetaan samoin kuin ennalta määrätty sarjanumero.
Erityisen tärkeitä asiakirjoja voidaan valvoa. Käsittelyn viimeinen vaihe on asiakirjan lähettäminen arkistovarastoon.
Työnkulun organisoinnin periaatteet
Työnkulun järjestämisellä pyritään vähentämään dokumenteille kuluvaa aikaa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi on kehitetty tiettyjä periaatteita:
- Keskitetty vastaanotto, esikäsittely ja toimitus. Pienissä organisaatioissa sihteeri harjoittaa tätä, suuressa yrityksessä koko osasto voi suorittaa tehtäviä.
- Asiakirjan ohituspisteiden vähentäminen, mikä estää sen palauttamisen.
- Työnkulkukaavioiden ja asetusten kehittäminen.
- Papereiden rekisteröinti.
- Johdanto asiakirjojen käsittelyn alustavaan vaiheeseen.
Näiden sääntöjen noudattaminen eliminoi ajankäytön päällekkäisissä toimissa, luo yhdenmukaisen kuorman paperien parissa työskenteleville.
Mikä on asiakirjavirta?
Joten on tapana kutsua asiakirjoja, jotka ovat tarkoitukseltaan tai tyypiltään samanlaisia ja joilla on yksi tarkoitus noudattaa.
Virtaukselle on ominaista rakenne, taajuus ja tiheys. Kauppaorganisaatiossa, joka toimittaa tavaroita päivittäin lukuisiin vähittäiskauppoihin, asiakirjavirralla on tasainen rakenne, päivittäisyys ja suuri tiheys. Jos yritys harjoittaa kalliiden teollisuuslaitteiden tuotantoa, sen virtauksella on erilaiset ominaisuudet.
Sähköinen asiakirjojen hallinta
Se, että klassisessa asiakirjakierrossa on asiakirjan materiaali, aiheuttaa useita vakavia ongelmia. Lehdet on jotenkin siirrettävä organisaatiosta toiseen. Tätä varten käytetään kuriireja tai postia. Tämä vaatii taloudellisia ja aikakustannuksia, lisäksi toimitushäiriöt ja inhimillisistä tekijöistä johtuvat virheet ovat mahdollisia. Asiakirjavirta on vakava taloudellinen ja aikakustannus.
Paperi on säilytettävä jossain. Jos organisaatio on suuri, varastointiin tarvitaan suuria alueita. Ylivoimaisen esteen olosuhteissa asiakirjojen kuolema on mahdollista ilman mahdollisuutta myöhemmin palauttaa. Ja tämä on kaukana kaikista ongelmista.
Sähköinen asiakirjojen hallinta on järjestelmä, josta on tulossa yhä suositumpaa, koska sillä ei ole edellä mainittuja haittoja. Tiedonsiirtoon käytetään nykyaikaisia suojattuja järjestelmiä, mikä varmistaa nopean ja tarkan toimituksen, vähentää asiakirjojen vaihtoaikaa ja varmistaa luotettavan tallennuksen. 
Hallituksen organisaatiot, kuten verovirasto tai eläkerahasto, arvioivat nopeasti tiedon jakamisen edut sähköisesti, joten ne yrittävät saada mahdollisimman monet organisaatiot raportoimaan.
Selkeä työnkulku on kyky löytää nopeasti tarvittavat tiedot ja lähettää ne osoitteeseen vähiten aikaa.
