Kuka tahansa organisaatio, riippumatta omistusmuodosta ja toimialasta, luo asiakirjoja. Tilaukset, pöytäkirjat, kirjeet, elektroniset ja paperit. Kaikki ne ovat osa yrityksen yleistä ja henkilöstöhallintoa. Yrityksen menestys ja yrityksen vauraus riippuvat suoraan siitä, kuinka vakaa tämä prosessi on.
Toimistotyön organisoinnin yleiset perusteet
Paperityö on prosessi, jolla luodaan ja levitetään organisaation kaikkia asiakirjoja. Sisältää heidän vastaanoton, käsittelyn, lausunnon valvonnasta ja toteuttamisesta. Yrityksessä tämän toiminnan suorittaa sihteeri, toimistopäällikkö tai koko yksikkö, jota johtaa johtava asiantuntija - asiakirja-asiantuntija.
Toimistotyön päävaiheet ovat:
- Asiakirjojen luominen tai vastaanottaminen, mukaan lukien niiden rekisteröinti.
- Valvo asiakirjan täytäntöönpanoa, sen siirtämistä osoitetulle virkamiehelle, allekirjoittamista, vastaamista ja muita toimia.
- Paperityöt operatiivista tai arkistointia varten. Joissain tapauksissa tiedostojen ja paperien tuhoaminen on mahdollista.
Tietojenkäsittely yrityksessä voidaan järjestää monin tavoin, seuraavat tyypit ovat yleisimmät:
- hajautettu - asiakirjat luodaan, hyväksytään ja käsitellään erikseen kussakin yksikössä. Tämä pätee suuriin yrityksiin, joilla on monipuolista toimintaa;
- keskitetty - organisaatiolla on erityisyksikkö, joka harjoittaa yksinomaan dokumentointia. Tämä voi olla sihteeristö, toimistoosasto tai yksi työntekijä, joka suorittaa näitä toimintoja. Ominainen pienille ja keskisuurille yrityksille;
- sekoitettu - sisältää kahden ensimmäisen tyypin yhdistelmän.
Paperityön järjestämisestä riippumatta - tämän pitäisi heijastua yrityksen sääntelyasiakirjoissa.
Kirjanpito ja asiakirjojen hallinta yrityksessä - organisatorinen välttämättömyys
Yrityksen toiminnan taloudellinen menestys riippuu suoraan siitä, kuinka hyvin työnkulku on organisoitu. Johtajan tulisi valita pätevä henkilöstö, säännöllisesti myrkyttää sihteereitä jatkokoulutusta varten ja seurata lainsäädännön muutoksia.
Missä tahansa organisaatiossa paperityö on itse asiassa yrityksen "verenkiertoelin". Pätevällä lähestymistavalla se toimii sujuvasti toimittamalla tarvittavat paperit vastuuhenkilöille, lähettämällä kirjeitä ja poistamalla tarpeettomat asiakirjat varastointiin.
Jokainen yritysjohtaja ymmärtää, että paperityö on järjestelmä, jonka on toimittava selkeästi ja osaavasti. Tarvittaessa harkitse erilaisia vaihtoehtoja sähköisille avustajille ja kouluta vastaavasti henkilökuntaa työskentelemään näissä järjestelmissä.
Henkilöstörekisterien hallinta on yrityksen vakaan toiminnan perusta
Suurimmassa osassa suuria yrityksiä ne harjoittavat aktiivisesti paitsi yleisesti myös henkilöstörekisterien hallintaa. Toisin sanoen järjestelmä, joka sisältää työntekijöiden henkilötietoihin ja työhön liittyviä asiakirjoja.
Henkilöstörekisterien hallinnalle on ominaista paljon tiukempi sääntely. Suurin osa asiakirjoista annetaan vakiolomakkeilla. Kaikkien sanamuotojen ja huomautusten on oltava lain, erityisesti työlain, mukaisia. Lisäksi yrityksellä on omat lait, jotka säätelevät työsuhteita työntekijöihin.
Henkilöstörekisterien hallinnan organisointi on aina yrityksen erillinen yksikkö.Jos yritys on pieni, se voi olla yksi työntekijä, mutta tässä tapauksessa hänen tehtävänsä on määriteltävä työsopimuksessa.
Yksiköiden nimet voivat olla hyvin erilaisia:
- "Henkilöstöosasto";
- "Henkilöstöpalvelu";
- "HR-johtajat";
- HR-osasto.
Toimistotyön ja työnkulun sääntely
Yrityksen toimistotyön rakenne on määriteltävä paikallisissa säännöksissä.
Se voi olla:
- työehtosopimus;
- ohjeet organisaation toimistotyölle;
- asiakirjoihin liittyvään työskentelyyn suoraan liittyvien työntekijöiden kuvaus
- yrityksen peruskirja.
Yrityksen henkilöstöä ja yleistä toimistotyötä koskevat sääntelyasiakirjat eivät saisi olla ristiriidassa nykyisen lainsäädännön kanssa.
Oikein järjestetty henkilöstö ja yleinen paperityö ovat yrityksen vakaan toiminnan perusta.
